Hướng dẫn xử lý các lỗi khi nộp tờ khai thuế, nộp thuế, khai hải quan qua mạng

[VNPT-BHXH]

Bài 1. Tránh lỗi "tờ khai không đúng định dạng ...", tránh mất dữ liệu HTKK

Lý do: Phần mềm HTKK là phần mềm có mã vạch, khi nâng cấp lên phiên bản mới rất dễ xảy ra lỗi (thường cảnh báo lỗi tờ khai không đúng định dạng ...).

Phương án xử lý.
Khi phải nâng cấp HTKK, Quý khách cần lưu ý làm theo 3 bước sau đây:
Bước 1) Sau lưu dữ liệu lại (khi sao lưu, HTKK sẽ sao lưu toàn bộ dữ liệu của tất cả các MST đang có trong HTKK lại).
Cách làm: Mở HTKK, chọn Công cụ/Sao lưu dữ liệu


Lưu file lại, lưu ý không nên lưu tại Desktop hoặc trên ổ C.


Bước 2) Gỡ bỏ tất cả các HTKK có trong máy, khởi động lại máy.
Bước 3) Tải và cài HTKK bản mới nhất (nhấn vào đây để tải HTKK bản mới nhất). Cài xong khởi động lại máy rồi mới sử dụng.

Lưu ý: File sao lưu là file dự phòng nhằm chuyển dữ liệu HTKK từ máy này sang máy khác, hỗ trợ phục hồi dữ liệu khi máy bị hỏng hoặc phần mềm bị lỗi; thông thường khi gỡ HTKK ra cài lại thì file data chứa dữ liệu cũ vẫn còn và sẽ tự động phục hồi dữ liệu.

 

[VNPT-BHXH]

Bài 2: Nộp tờ khai nhanh bằng tính năng "kê khai trực tuyến"

Hiện nay các tờ khai thường rất ít dữ liệu, do đó khi có đủ dữ liệu thì lên tờ khai chỉ mất chừng 1 phút là xong, Người nộp thuế (NNT) có thể làm tờ khai tại mục "KÊ KHAI TRỰC TUYẾN" trong trang nộp tờ khai (www.noptokhai.gdt.gov.vn), việc làm này có 1 số điểm lợi sau:

• Không cần vào HTKK để làm tờ khai (tránh phải nâng cấp HTKK);
• Tránh được lỗi "tờ khai không đúng định dạng: ...".

Để thực hiện, NNT làm như sau:

1. Đăng nhập vào trang www.noptokhai.gdt.gov.vn, vào mục "KÊ KHAI TRỰC TUYẾN";
2. Lựa chọn loại tờ cần kê khai, kỳ cần kê khai, tiến hành kê khai (giao diện giống HTKK);
3. Khi làm xong nhấn vào nút "Hoàn thành kê khai" -> NNT kiểm tra lại dữ liệu, nếu sai nhấn "Sửa lại", nếu đúng nhấn "Ký và nộp tờ khai".

Lưu ý: NNT cần nhấn nút "Lưu bản nháp" khoảng 30 giây 1 lần.

Trong quá trình kê khai gặp lỗi, NNT có thể gọi đội hỗ trợ: 0938 164 239 – 0914 397 089 – 0934 006 239 - 0938 41 25 39 - 0901 491 239 - 0984 79 1244 - 0938 105 639

 

[VNPT-BHXH]

Bài 3: Các cách lấy lại mật khẩu trang nộp tờ khai (www.noptokhai.gdt.gov.vn), trang nộp thuế điện tử (nopthue.gdt.gov.vn)

Tới nay (tháng 11/2016) chỉ có 3 cách để thực hiện, cụ thể như sau:

Cách 1: Lấy lại mật khẩu bằng cách vào mục "Lấy lại mật khẩu"
Nếu NNT có giữ Chữ ký số: tiến hành vào mục "Đăng nhập", nhấn vào dòng chữ "Lấy lại mật khẩu" -> NNT cắm token vào, làm theo hướng dẫn tại mục lấy lại mật khẩu là được. Nếu gặp lỗi:

• Lỗi: Nhấn vào nút "cập nhật" mà không thấy chạy tiếp, lúc này máy tính đang bị lỗi Java (NNT tiến hành gỡ toàn bộ Java trên máy, cài bản Java của thuế cung cáp (nhấn vào đây để tải về), nễu vẫn lỗi tiếp hãy gọi đội hỗ trợ 0938 164 239 – 0914 397 089 – 0934 006 239 - 0938 41 25 39 - 0901 491 239 - 0984 79 1244 - 0938 105 639).
• Lỗi: Chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan thuế: NNT tìm lại Token đã đã dùng để kê khai lần gần nhất để lấy lại mật khẩu;
  Chữ ký số của NNT vừa mới gia hạn hoặc mới mua mà chưa cập nhật Chữ ký số lên trang thuế thì cũng gặp lỗi này, nếu không còn token cũ NNT thực hiện theo cách 2 hoặc 3 dưới đây.
  
• Lỗi: Chữ ký đã hết hạn: thực hiện theo cách 2 hoặc 3 dưới đây.

Cách 2: Lấy lại mật khẩu bằng cách nhờ cơ quan thuế gửi lại mật khẩu qua email.
Thông thường, trong mục "tài khoản" của trang nộp tờ khai hoặc trang nộp thuế đều có mục thư điện tử, mục đích là để khi NNT gửi tờ khai thuế, tiền thuế... qua mạng sẽ có 1 email gửi phản hồi từ TCT xác nhận đã nhận được tờ khai, giấy nộp tiền ... của NNT, do đó NNT khi quên mật khẩu trang nộp tờ khai hoặc trang nộp thuế thì cung cấp cho cán bộ tin học của cơ quan thuế quản lý trực tiếp email đã đăng ký tương ứng của từng trang thì sẽ được CQT gửi mật khẩu mới về cho NNT.

Nếu NNT không nhận được các email phản hồi này thì không thể sử dụng cách này được, NNT có thể dùng cách 1 hoặc 3.

Cách 3: Liên hệ trực tiếp với CQT để lấy lại mật khẩu
NNT viết 1 giấy giới thiệu, nội dung ghi: "Liên hệ cơ quan Thuế để lấy lại mật khẩu trang nộp tờ khai/trang nộp thuế điện tử" và đến phòng Tuyên truyền của cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để lấy lại mật khẩu.

Trân trọng.

 

[VNPT-BHXH]

Bài 4: Nút chọn tệp tờ khai không hiện lên, nhấn 1 số nút (tính năng) đợi hoài không chạy.

Thông thường lỗi này là lỗi Java.

Không phải Java cài 1 lần là chạy được mãi mãi.

Cách xử lý cơ bản nhất:

1. Gỡ sạch các bản Java đang tồn tại trên máy tính.
2. Cài phiên bản Java của thuế (nhấn vào đây để tải) hoặc vào trang www.noptokhai.gdt.gov.vn, vào mục hỗ trợ, tải "Phần mềm Java plug-in".

Các lỗi Java khá phức tạp, do đó nếu NNT thực hiện như trên rồi nhưng vẫn lỗi, vui lòng gọi 0938 164 239 – 0914 397 089 – 0934 006 239 - 0938 41 25 39 - 0901 491 239 - 0984 79 1244 - 0938 105 639 để được hỗ trợ.

 

[VNPT-BHXH]

Bài 5: Tự kiểm tra thời gian còn lại của Chữ ký số

NNT tự kiểm tra hạn sử dụng của Chữ ký số bằng cách sau:

• Cách 1: Kiểm tra giấy chứng nhận thời gian sử dụng (chính xác nhất).
  
• Cách 2: Khi ký số, thông thường sẽ hiện lên thông tin hết hạn của Chữ ký số.
• Cách 3: Mở phần mềm Token manager lên, đăng nhập, trong mục Chứng thư số, NNT tìm Chứng thư số và mở lên xem.
  Lưu ý: NNT kiểm tra định dạng ngày tháng năm của máy tính để đọc đúng thời gian còn lại của Chứng thư số.
• Cách 4: Liên hệ với đơn vị cung cấp để yêu cầu cung cấp thời gian chính xác.

Lưu ý: Do quy định pháp luật, thời gian hiển thị ngày hết hạn tối đa của 8 nhà cung cấp (tính đến tháng 11/2016) như sau:

Nhà cung cấp​	Ngày hết hạn (hiển thị tối đa trên token)
VNPT​	16/12/2019​
Nacencomm (CA2)​	23/09/2020​
Viettel​	02/10/2020​
FPT​	21/10/2020​
Bkav​	15/05/2020​
Vina-ca (SmartSign)​	26/11/2017​
New-CA​	22/11/2018​
Sefe-CA​	02/10/2017​

[TBODY] [/TBODY]

(nguồn: Rootca, TCT).

=> NNT kiểm tra nếu thấy thời gian hết hạn của Token của mình trùng với ngày hết hạn trong bảng trên thì thời gian hết hạn thực tế còn nhiều hơn, để biết chính xác =>NNT kiểm tra Giấy chứng nhận thời gian sử dụng mà đơn vị cung cấp giao cho NNT hoặc liên hệ với đơn vị cung cấp để yêu cầu cung cấp thời gian chính xác.

Trân trọng.

 

[VNPT-BHXH]

Bài 6: Các lỗi hay gặp khác

1. Lỗi: "Chữ ký số chưa được đăng ký với cơ quan thuế" - xử lý: Cắm token vào máy, vào mục tài khoản.

• Trên trang www.noptokhai.gdt.gov.vn: vào mục "thay đổi thông tin", nhấn vào nút "Nhập lại số serial", làm theo hướng dẫn là được.
• Trên trang www.nopthue.gdt.gov.vn: nhấn vào nút "nhập lại số serial nộp thuế", đợi khoảng 5s, sau đó nhấn vào nút "Cập nhật", tiếp tục làm theo hướng dẫn của trang hiện ra là được.

2. Lỗi: Tờ khai chưa đến kỳ nộp, lỗi này là do NNT đang nộp tờ khai có kỳ cao hơn kỳ đã đăng ký bắt đầu nộp cho TCT (ví dụ NNT đăng ký nộp tờ khai GTGT theo tháng qua mạng kể từ tháng 12/2016 nhưng vào ngày 19/11/2016 NNT tiến hành nộp tờ khai GTGT theo tháng kỳ tháng 10, lúc này trang thuế sẽ báo lỗi trên). Để khắc phục, NNT vào mục "Tài khoản", chọn loại tờ khai cần nộp, nhấn vào nút "Đăng ký ngừng tờ khai" -> khi hoàn thành việc đăng ký ngừng, NNT vào lại mục Tài khoản", nhấn vào nút "Đăng ký thêm tờ khai", chọn tờ khai và kỳ kê khai đúng và nhấn nút "tiếp tục", làm theo hướng dẫn hiện lên là được.

3. Lỗi: "Tờ khai chưa đăng ký với cơ quan thuế". NNT tiến hành vào mục "Tài khoản", kiểm tra xem tờ khai cần nộp đã hiện trong bảng "Danh sách tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng" chưa? kỳ nộp (tháng/quý) có đúng không?

• Nếu chưa thấy hiện trong bảng "Danh sách tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng" => tiến hành nhấn vào nút "Đăng ký thêm tờ khai" để đăng ký tờ khai (lưu ý chọn đúng kỳ nộp (tháng/quý, thời gian bắt đầu)).
• Nếu đã đăng ký nhưng loại kỳ nộp (tháng/quý) bị sai, NNT tiến hành đăng ký ngừng tờ khai và đăng ký lại.

4.Lỗi: Nhấn chọn vào mã Chương, mã ngành không được: Khi nộp thuế điện tử, tại mục "Tra cứu danh mục", NNT nhấn chọn "Mã NDKT" nhưng không thấy chạy, cách xử lý là NNT nhớ số "Mã NDKT", sau đó ra mục "Lập giấy nộp tiền", nhập số vào ô mã NDKT là được.

Còn nhiều lỗi khác, mình sẽ cố gắng bổ sung tiếp, mong cả nhà thông cảm.

 

[VNPT-BHXH]

Bài 7: Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

Bước 1: Scan hóa đơn mẫu (liên 2-giao cho người mua) ra dạng file hình, sau đó bỏ vào file Word (word 2007 trở lên).
Bước 2: NNT cần tiến hành nộp tờ khai "TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn " qua mạng thành công.
Bước 3: Vào mục "Tra cứu", tìm tờ khai Thông báo phát hành hóa đơn đã nộp thành công, nhấn vào nút biểu tượng đính kèm phụ lục, chọn file word có chưa hóa đơn mẫu nêu trên rồi tiến hành gửi là được.