– Theo dõi doanh thu, chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh
– Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe
– Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh
– Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa
*Vấn đề 01. Kế toán chi phí Kinh Doanh vận tải gồm:
– Tiền lương của lái xe, phụ xe. Tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác….
– Trích BHXH, BHYT, BHTN trên tiền lương.
– Nhiên liệu.
– Vật liệu phụ
– CP săm lốp
– CP sửa chữa phương tiện.
– CP khấu hao phương tiện
– CP CCDC
– CP dịch vụ mua ngoài.
– Các khoản CP khác.
2. Đối tượng tập hợp CP KD vận tải được tập hợp theo từng đội xe, đoàn xe chi tiết thành đối tượng
– Vận chuyển hành khách
– Vận chuyển hàng hóa kí gửi.
*Vấn đề 02. Phương pháp tập hợp chi phí Giá thành:
– Chi Phí nguyên liệu : Căn cứ vào số Km xe chạy và định mức tiêu hao nhiên liệu để xác định tổng nhiên liệu tiêu hao theo Công Thức:
Nhiên liệu tiêu hao = Số km xe chạy x định mức tiêu hao
– Nhằm mục đích quản trị Ở 1 số công ty thực hiện khoán Chi Phí nhiên liệu cho lái xe thì nhiên liệu tiêu hao được xác định trên cơ sở Hợp Đồng khoán và thanh lý hợp đồng khoán.
* Chi phí xăng xe:
– Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
– Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
– Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường
– Chi Phí nhân công trực tiếp : là tiền lương phải trả cho lái xe, phụ xe và trích các khoản BHXH, BHYT…..
Chi phí lương lái xe:
– Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca
– Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được
– Chi Phí săm lốp xe : Gồm Chi Phí mua, sửa chữa săm lốp. Đây là 1 khoản Chi Phí phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ, vì thế khoản Chi Phí này sẽ tiến hành trích trước. và được theo dõi trên bảng phân bổ cuối kỳ tiến hành trích và phân bổ
*Cách xác định như sau:
Số tiền trích trước = Tổng số tiền mua, sửa săm lốp/ số tháng sử dụng ước tính ( thường là 1 năm)
– Chi Phí khấu hao phương tiện ( KH TSCĐ)
– Chi Phí khác : Chi Phí nguyên liệu phụ, công cụ dụng cụ để sửa xe, điện thoại, Chi Phí quản lý đội xe, vé cầu đường….những Chi Phí này được coi là Chi Phí SXC để phân bổ.
Chi phí sửa chữa
– Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe
*Vấn đề 03: Xây dựng đựng mức nhiên liệu
– Các doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu cho các hoạt động của doanh nghiệp và gửi cho cơ quan thuế, thuận lợi cho việc kiểm tra chi phí khi kiểm tra quyết toán sau này.
– Định mức là do doanh nghiệp tự xây dựng và tự lập. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để xây dựng định mức phù hợp.
– Căn cứ để xây dựng định mức là các thông số kỹ thuật của phương tiện vận tải mà doanh nghiệp đang sử dụng. việc xây dựng không xây dựng cao quá mức, vì bên thuế họ có kinh nghiệm, họ sẽ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành khi thanh kiểm tra sẽ bóc chi phí rất mạo hiểm
– Kế toán căn cứ cung đường định chuyển và định mức đã lập để làm căn cứ phân bổ chi phí Nguyên Vật Liệu sử dụng cho phù hợp khi tính giá thành
– Nếu công ty xe không đứng tên công ty thì phải có hợp đồng thuê mượn xe.Nếu giao khoán cho đơn vị thứ 3 vận chuyển công ty bạn chỉ là trung gian ăn hoa hồng thì không đưa thêm tài xế, xăng dầu vì đã giao khoán thì bên nhận giao khoán đã đầy đủ các thủ tục trên họ phải lo tất cả
– Có lương tài xế, nếu không có tài xế thì hợp đồng thuê xe phải thuê luôn tài xế.
*Vấn đề 04: Xây dựng cung đường vận chuyển
*Trang website hữu dụng trong việc lâp khoảng cách nơi đi nơi đến hiệu quả:
–Website: chọn nơi đi nơi đến => khoảng cách KM tương đối chính xác
http://maps.vietbando.com/maps/?fp=11.3140921,106.749923|10.8631627,106.654788;1;1;0,0&t=2&st=0&l=10&kv=11.0879536,106.706156
*Vấn đề 05: Hạch Toán kế toán
– Mua xăng dầu, nhiên liệu:
+Phiếu nhập kho
+Hóa đơn tài chính
+Chứng từ thanh toán
+Chứng từ hạch toán: Chi tiền hoặc hạch toán kế toán
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
*Chú ý: Nếu xăng dầu mua thường xuyên liên tục thì lập hợp đồng kinh tế: hàng ngày lấy phiếu xăng, cuối tháng căn cứ bảng kê chi tiết đối chiếu phiếu xuất 01 hóa đơn hoặc mua bán giao dịch phát sinh lần nào lấy hóa đơn chứng từ lần đó
– Xuất kho nhiên liệu cho xe:
+Phiếu yêu cầu nhiên liêu nếu có
+Phiếu xuất kho
+Phiếu cấp xăng dầu
Nợ TK 621 (Nếu theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC là TK 1541)
Có TK 152
– Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe: phương pháp này áp dụng để mục đích tránh tình trạng lái xe gian lận tiền xăng dầu hút ra khi chạy xe để bán riêng thu lợi bất chính
+ Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:
Nợ TK 141
Có TK 1111
+ Cuối kỳ thanh lý Hợp đồng khoán:
Nợ TK 621
Nợ TK 133
Có TK 141
– Kết chuyển toàn bộ CP nhiên liệu trong kỳ:
+ Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC (Thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT–BTC):
Nợ TK 154
Có TK 621
+ Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC:
Nợ TK 154
Có TK 152
*CHI PHÍ NHÂN CÔNG
– Tính lương lái xe:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 334
– Trích BHXH, BHYT, BHTN:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 3383
Có TK 3384
Có TK 3388
– Trả lương:
Nợ TK 334
Có TK 1111, 112
*CHI PHÍ KHẤU HAO PHƯƠNG TIỆN (KH TSCĐ)
Nợ TK 627 (Nợ TK 15413 nếu QĐ48)
Có TK 214
*CHI PHÍ KHÁC
Nợ TK 627 (Nợ TK 15418)
Có TK111,112,331
*TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ XĂM LỐP
– Khi mua hoặc sửa lốp:
Nợ TK 142,242
Có TK 1111, 1121
– Phân bổ (12 tháng):
Nợ TK 627 (TK 15413)
Có TK 142,242
– Ngoài ra cần có CP Quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112
*DOANH THU
– Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 33311
– Nếu có chiết khấu, giảm giá:
Nợ TK 521
Nợ TK 33311
Có TK 111, 112, 131
*CUỐI KỲ KẾT CHUYỂN
– Kết chuyển CP vào giá vốn :
+ Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC (Thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT–BTC):
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
+ Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC thì ngay từ đầu đã hạch toán Nợ TK 154
– Tập hợp giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 154
– Kết chuyển giá vốn:
Nợ TK 911
Có TK 632
– Kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 511
Có TK 911
– Kết chuyển CP Quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911
Có TK 642
– Xác định kết quả Kinh doanh:
+ Lỗ :
Nợ TK 421
Có TK 911
+ Lãi:
Nợ TK 911
Có TK 421
*Chú ý:
– Cuối năm lâp bảng đối chiếu công nợ
– Bảng tính giá thành phải chi tiết từng đơn hàng, hoặc đơn vận chuyển hành khách, càng chi tiết càng dễ giải trình thuế
– Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe
– Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh
– Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa
*Vấn đề 01. Kế toán chi phí Kinh Doanh vận tải gồm:
– Tiền lương của lái xe, phụ xe. Tiền lương bộ phận bán hàng, văn phòng, quản lý khác….
– Trích BHXH, BHYT, BHTN trên tiền lương.
– Nhiên liệu.
– Vật liệu phụ
– CP săm lốp
– CP sửa chữa phương tiện.
– CP khấu hao phương tiện
– CP CCDC
– CP dịch vụ mua ngoài.
– Các khoản CP khác.
2. Đối tượng tập hợp CP KD vận tải được tập hợp theo từng đội xe, đoàn xe chi tiết thành đối tượng
– Vận chuyển hành khách
– Vận chuyển hàng hóa kí gửi.
*Vấn đề 02. Phương pháp tập hợp chi phí Giá thành:
– Chi Phí nguyên liệu : Căn cứ vào số Km xe chạy và định mức tiêu hao nhiên liệu để xác định tổng nhiên liệu tiêu hao theo Công Thức:
Nhiên liệu tiêu hao = Số km xe chạy x định mức tiêu hao
– Nhằm mục đích quản trị Ở 1 số công ty thực hiện khoán Chi Phí nhiên liệu cho lái xe thì nhiên liệu tiêu hao được xác định trên cơ sở Hợp Đồng khoán và thanh lý hợp đồng khoán.
* Chi phí xăng xe:
– Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ
– Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe
– Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường
– Chi Phí nhân công trực tiếp : là tiền lương phải trả cho lái xe, phụ xe và trích các khoản BHXH, BHYT…..
Chi phí lương lái xe:
– Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca
– Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được
– Chi Phí săm lốp xe : Gồm Chi Phí mua, sửa chữa săm lốp. Đây là 1 khoản Chi Phí phát sinh 1 kỳ với số tiền lớn nhưng lại liên quan đến nhiều kỳ, vì thế khoản Chi Phí này sẽ tiến hành trích trước. và được theo dõi trên bảng phân bổ cuối kỳ tiến hành trích và phân bổ
*Cách xác định như sau:
Số tiền trích trước = Tổng số tiền mua, sửa săm lốp/ số tháng sử dụng ước tính ( thường là 1 năm)
– Chi Phí khấu hao phương tiện ( KH TSCĐ)
– Chi Phí khác : Chi Phí nguyên liệu phụ, công cụ dụng cụ để sửa xe, điện thoại, Chi Phí quản lý đội xe, vé cầu đường….những Chi Phí này được coi là Chi Phí SXC để phân bổ.
Chi phí sửa chữa
– Hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe
*Vấn đề 03: Xây dựng đựng mức nhiên liệu
– Các doanh nghiệp tự xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu cho các hoạt động của doanh nghiệp và gửi cho cơ quan thuế, thuận lợi cho việc kiểm tra chi phí khi kiểm tra quyết toán sau này.
– Định mức là do doanh nghiệp tự xây dựng và tự lập. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình để xây dựng định mức phù hợp.
– Căn cứ để xây dựng định mức là các thông số kỹ thuật của phương tiện vận tải mà doanh nghiệp đang sử dụng. việc xây dựng không xây dựng cao quá mức, vì bên thuế họ có kinh nghiệm, họ sẽ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành khi thanh kiểm tra sẽ bóc chi phí rất mạo hiểm
– Kế toán căn cứ cung đường định chuyển và định mức đã lập để làm căn cứ phân bổ chi phí Nguyên Vật Liệu sử dụng cho phù hợp khi tính giá thành
– Nếu công ty xe không đứng tên công ty thì phải có hợp đồng thuê mượn xe.Nếu giao khoán cho đơn vị thứ 3 vận chuyển công ty bạn chỉ là trung gian ăn hoa hồng thì không đưa thêm tài xế, xăng dầu vì đã giao khoán thì bên nhận giao khoán đã đầy đủ các thủ tục trên họ phải lo tất cả
– Có lương tài xế, nếu không có tài xế thì hợp đồng thuê xe phải thuê luôn tài xế.
*Vấn đề 04: Xây dựng cung đường vận chuyển
*Trang website hữu dụng trong việc lâp khoảng cách nơi đi nơi đến hiệu quả:
–Website: chọn nơi đi nơi đến => khoảng cách KM tương đối chính xác
http://maps.vietbando.com/maps/?fp=11.3140921,106.749923|10.8631627,106.654788;1;1;0,0&t=2&st=0&l=10&kv=11.0879536,106.706156
*Vấn đề 05: Hạch Toán kế toán
– Mua xăng dầu, nhiên liệu:
+Phiếu nhập kho
+Hóa đơn tài chính
+Chứng từ thanh toán
+Chứng từ hạch toán: Chi tiền hoặc hạch toán kế toán
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
*Chú ý: Nếu xăng dầu mua thường xuyên liên tục thì lập hợp đồng kinh tế: hàng ngày lấy phiếu xăng, cuối tháng căn cứ bảng kê chi tiết đối chiếu phiếu xuất 01 hóa đơn hoặc mua bán giao dịch phát sinh lần nào lấy hóa đơn chứng từ lần đó
– Xuất kho nhiên liệu cho xe:
+Phiếu yêu cầu nhiên liêu nếu có
+Phiếu xuất kho
+Phiếu cấp xăng dầu
Nợ TK 621 (Nếu theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC là TK 1541)
Có TK 152
– Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe: phương pháp này áp dụng để mục đích tránh tình trạng lái xe gian lận tiền xăng dầu hút ra khi chạy xe để bán riêng thu lợi bất chính
+ Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu:
Nợ TK 141
Có TK 1111
+ Cuối kỳ thanh lý Hợp đồng khoán:
Nợ TK 621
Nợ TK 133
Có TK 141
– Kết chuyển toàn bộ CP nhiên liệu trong kỳ:
+ Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC (Thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT–BTC):
Nợ TK 154
Có TK 621
+ Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC:
Nợ TK 154
Có TK 152
*CHI PHÍ NHÂN CÔNG
– Tính lương lái xe:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 334
– Trích BHXH, BHYT, BHTN:
Nợ TK 622 (TK 15412)
Có TK 3383
Có TK 3384
Có TK 3388
– Trả lương:
Nợ TK 334
Có TK 1111, 112
*CHI PHÍ KHẤU HAO PHƯƠNG TIỆN (KH TSCĐ)
Nợ TK 627 (Nợ TK 15413 nếu QĐ48)
Có TK 214
*CHI PHÍ KHÁC
Nợ TK 627 (Nợ TK 15418)
Có TK111,112,331
*TRÍCH TRƯỚC CHI PHÍ XĂM LỐP
– Khi mua hoặc sửa lốp:
Nợ TK 142,242
Có TK 1111, 1121
– Phân bổ (12 tháng):
Nợ TK 627 (TK 15413)
Có TK 142,242
– Ngoài ra cần có CP Quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112
*DOANH THU
– Khi xuất hóa đơn GTGT cho khách:
Nợ TK 131, 111, 112
Có TK 511
Có TK 33311
– Nếu có chiết khấu, giảm giá:
Nợ TK 521
Nợ TK 33311
Có TK 111, 112, 131
*CUỐI KỲ KẾT CHUYỂN
– Kết chuyển CP vào giá vốn :
+ Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC (Thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT–BTC):
Nợ TK 154
Có TK 621
Có TK 622
Có TK 627
+ Theo quyết định 48/2006/QĐ–BTC thì ngay từ đầu đã hạch toán Nợ TK 154
– Tập hợp giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 154
– Kết chuyển giá vốn:
Nợ TK 911
Có TK 632
– Kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 511
Có TK 911
– Kết chuyển CP Quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911
Có TK 642
– Xác định kết quả Kinh doanh:
+ Lỗ :
Nợ TK 421
Có TK 911
+ Lãi:
Nợ TK 911
Có TK 421
*Chú ý:
– Cuối năm lâp bảng đối chiếu công nợ
– Bảng tính giá thành phải chi tiết từng đơn hàng, hoặc đơn vận chuyển hành khách, càng chi tiết càng dễ giải trình thuế
