Định mức sản phẩm, nó còn là một khái niệm khá xa lạ với nhiều bạn kế toán. Nhiều bạn không hình dung được, định mức, nó là cái gì. Tôi ví dụ, để làm ra được 1kg thép tròn phi 6, cần 1.2kg phôi thép, thì đó chính là định mức, hay để đi được 100km, xe tiêu thụ hết 7 lít xăng, thì đó cũng chính là định mức.
Và để nói về Định mức, có rất nhiều vấn đề các bạn cần quan tâm. Trong bài viết này, sẽ trả lời cho bạn những vấn đề các bạn vướng mắc:
- Doanh nghiệp nào phải xây dựng định mức?
- Định mức có phải nộp cho cơ quan thuế không?
- Hồ sơ xây dựng định mức gồm những gì?
- Khi vượt định mức, xử lý như thế nào?
Thứ nhất: Doanh nghiệp nào phải xây dựng định mức?
Tại điểm 2.3 khoản 2 điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:
“2.3. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá phần vượt mức tiêu hao hợp lý.
Doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá sử dụng vào sản xuất, kinh doanh. Định mức này được xây dựng từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất sản phấm và lưu tại doanh nghiệp"
Trường hợp một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hoá Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao thì thực hiện theo định mức của Nhà nước đã ban hành.”
==>Vậy, tất cả những doanh nghiệp có sử dụng đến Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng trong quá trình sản xuất đều phải xây dựng định mức, như doanh nghiệp sản xuất, vận tải, nhà hàng,….và tất cả các doanh nghiệp sử dụng những hàng hóa có tiêu hao trong quá trình tiêu thụ cũng phải xây dựng định mức, như doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu,….
Và định mức do Doanh nghiệp tự xây dựng, trừ trường hợp một số Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao thì thực hiện theo định mức của Nhà nước đã ban hành.
Thứ hai: Định mức có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Ngày 19/06/2013, quốc hội ban hành luật số 32/2013/QH13 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2014. Theo đó, bỏ quy định doanh nghiệp phải đăng ký định mức với cơ quan thuế kể từ kỳ tính thuế 2014 trở đi, chỉ phải xây dựng và lưu tại doanh nghiệp, xuất trình khi cơ quan thuế xuống kiểm tra. (Trước kỳ tính thuế 2014, DN phải xây dựng và nộp cho cơ quan thuế).
Thứ ba: Hồ sơ xây dựng định mức gồm những gì?
Định mức, nó liên quan trực tiếp đến giá vốn của sản phẩm. Và sẽ là chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí của Doanh nghiệp. Và đương nhiên, cơ quan thuế khi vào kiểm tra sẽ chăm sóc nhiều đến vấn đề định mức của Doanh nghiệp, chỉ cần Doanh nghiệp vượt định mức là sẽ loại ngay chi phí và truy thu thuế.
==>Vậy, làm sao để xây dựng định mức chặt chẽ, được cơ quan thuế chấp nhận?. Các bạn tham khảo bộ hồ sơ xây dựng định mức sau:
+ Quyết định thành lập hội đồng xây dựng định mức tiêu hao vật tư: Thành phần hội đồng gồm Giám đốc, kỹ thuật, kế toán.
+ Tài liệu kỹ thuật để áp dụng định mức: Như bản vẽ sản phẩm, từ bản vẽ, nhân viên kỹ thuật sẽ bóc tách ra được sản phẩm này cần những nguyên vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu.
+ Bảng tính định mức vật liệu chính đối với từng sản phẩm: Từ tài liệu kỹ thuật để áp dụng định mức, các bạn sẽ ra được một bảng tính định mức vật liệu chính (Bảng tính này theo lý thuyết)
+ Bảng phân bổ vật liệu phụ: Nếu sản phẩm của các bạn có nguyên vật liệu phụ, các bạn cần có thêm bảng phân bổ vật liệu phụ.
+ Bảng tính giá thành sản phẩm: Từ định mức của vật liệu chính, và bảng phân bổ vật liệu phụ, các bạn sẽ tính ra được giá thành của sản phẩm (Giá thành trên lý thuyết)
+ Bảng xác định tỷ lệ hao hụt NVL trong sản xuất: Nhân viên kỹ thuật sẽ đưa ra được tỷ lệ hao hụt NVL trong sản xuất là bao nhiêu %, dựa vào chi tiết bản vẽ sản phẩm. (Bảng xác định này theo lý thuyết)
+ Bảng theo dõi nhật ký sản xuất để theo dõi định mức, phế liệu, hàng hỏng: Trong sản xuất, chắc chắn sẽ có hao hụt, phế liệu,...và để đưa ra được tỷ lệ % hao hụt, các bạn phải có bảng theo dõi nhật ký sản xuất trong một thời gian. Từ đó mới đưa ra được tỷ lệ % hao hụt này. Không có căn cứ, các bạn tự ý đưa ra tỷ lệ % hao hụt, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận.
+ Các báo cáo về kiểm kê vật tư, thành phẩm tồn kho theo tháng, quý, năm: Dựa vào các báo cáo này, các bạn sẽ so sánh được, sản phẩm của các bạn có bị vượt định mức hay không?. Và sẽ ra được một báo cáo định mức sản phẩm ==> Báo cáo này rất quan trọng, nó chứng minh cho các bạn được là, chi phí của các bạn không bị vượt định mức.
Thứ tư: Khi vượt định mức, xử lý như thế nào?
Trong quá trình sản xuất, nếu các bạn không quản lý tốt, vấn đề vượt định mức là chuyện không thể tránh khỏi. Khi vượt định mức, các bạn sẽ xử lý như thế nào?
Tình huống: ĐAM MÊ KẾ TOÁN xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 500tr. Kế toán vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm.
==> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
- Về mặt quản lý: Đứng trên góc độ là người quản lý, các bạn phải nắm được sản xuất có bị vượt định mức hay không? Nếu vượt thì phải tìm ra nguyên nhân, và có biện pháp xử lý. Nói về nguyên nhân vượt định mức, có rất nhiều nguyên nhân có thể kể đến như: NVL đầu vào kém chất lượng, máy móc thiết bị xuống cấp, tay nghề công nhân chưa cao, hay không loại trừ nguyên nhân bị thất thoát trong quá trình sản xuất do quản lý chưa chặt. Khi xác định được nguyên nhân, thì sẽ đưa ra được biện pháp xử lý, tránh lãng phí, thất thoát trong quá trình sản xuất.
- Theo chế độ kế toán: Chi phí vật tư vượt định mức, doanh nghiệp không được hạch toán vào 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào tài khoản 632: Giá vốn hàng bán, và lên báo cáo tài chính
Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632: 500.000.000
Có TK 152: 500.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 500.000.000
Có TK 632: 500.000.000
- Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 500.000.000 vượt định mức tiêu hao ==> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ ==> Và để xử lý vấn đề này, ĐAM MÊ KẾ TOÁN đã có bài viết: “BẬT MÍ CÁCH XỬ LÝ CÁC KHOẢN CHI KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI QUYẾT TOÁN THUẾ TNDN”, các bạn có thể xem lại cách xử lý ở bài viết đó nhé.
- "Lách luật thuế": Chi phí bị vượt định mức, không được tính vào chi phí được trừ. Nhưng thực tế thì, hầu hết các doanh nghiệp đều bị vượt định mức, nếu cứ để như vậy, và không được tính vào chi phí được trừ, phần thiệt sẽ thuộc về doanh nghiệp. Giải pháp của các bạn là gì?. Chỉ cần không bị vượt định mức, sẽ được tính vào chi phí được trừ? Và để không bị vượt định mức, thì Doanh nghiệp phải quản lý tốt, nhưng, nếu đã chót để vượt định mức rồi, thì giải pháp cuối cùng là phải xây dựng lại định mức một cách chặt chẽ theo như hồ sơ hướng dẫn ở nội dung phía trên, làm sao để không bị vượt định mức là ok. Và khi xây dựng lại định mức (tăng định mức), các bạn chú ý đến hai từ: “HỢP LÝ”.
Nguồn: Nguyễn Biên Cương
Và để nói về Định mức, có rất nhiều vấn đề các bạn cần quan tâm. Trong bài viết này, sẽ trả lời cho bạn những vấn đề các bạn vướng mắc:
- Doanh nghiệp nào phải xây dựng định mức?
- Định mức có phải nộp cho cơ quan thuế không?
- Hồ sơ xây dựng định mức gồm những gì?
- Khi vượt định mức, xử lý như thế nào?
Thứ nhất: Doanh nghiệp nào phải xây dựng định mức?
Tại điểm 2.3 khoản 2 điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về các khoản chi không được trừ khi quyết toán thuế TNDN:
“2.3. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá phần vượt mức tiêu hao hợp lý.
Doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá sử dụng vào sản xuất, kinh doanh. Định mức này được xây dựng từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất sản phấm và lưu tại doanh nghiệp"
Trường hợp một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hoá Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao thì thực hiện theo định mức của Nhà nước đã ban hành.”
==>Vậy, tất cả những doanh nghiệp có sử dụng đến Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng trong quá trình sản xuất đều phải xây dựng định mức, như doanh nghiệp sản xuất, vận tải, nhà hàng,….và tất cả các doanh nghiệp sử dụng những hàng hóa có tiêu hao trong quá trình tiêu thụ cũng phải xây dựng định mức, như doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu,….
Và định mức do Doanh nghiệp tự xây dựng, trừ trường hợp một số Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao thì thực hiện theo định mức của Nhà nước đã ban hành.
Thứ hai: Định mức có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Ngày 19/06/2013, quốc hội ban hành luật số 32/2013/QH13 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2014. Theo đó, bỏ quy định doanh nghiệp phải đăng ký định mức với cơ quan thuế kể từ kỳ tính thuế 2014 trở đi, chỉ phải xây dựng và lưu tại doanh nghiệp, xuất trình khi cơ quan thuế xuống kiểm tra. (Trước kỳ tính thuế 2014, DN phải xây dựng và nộp cho cơ quan thuế).
Thứ ba: Hồ sơ xây dựng định mức gồm những gì?
Định mức, nó liên quan trực tiếp đến giá vốn của sản phẩm. Và sẽ là chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí của Doanh nghiệp. Và đương nhiên, cơ quan thuế khi vào kiểm tra sẽ chăm sóc nhiều đến vấn đề định mức của Doanh nghiệp, chỉ cần Doanh nghiệp vượt định mức là sẽ loại ngay chi phí và truy thu thuế.
==>Vậy, làm sao để xây dựng định mức chặt chẽ, được cơ quan thuế chấp nhận?. Các bạn tham khảo bộ hồ sơ xây dựng định mức sau:
+ Quyết định thành lập hội đồng xây dựng định mức tiêu hao vật tư: Thành phần hội đồng gồm Giám đốc, kỹ thuật, kế toán.
+ Tài liệu kỹ thuật để áp dụng định mức: Như bản vẽ sản phẩm, từ bản vẽ, nhân viên kỹ thuật sẽ bóc tách ra được sản phẩm này cần những nguyên vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu.
+ Bảng tính định mức vật liệu chính đối với từng sản phẩm: Từ tài liệu kỹ thuật để áp dụng định mức, các bạn sẽ ra được một bảng tính định mức vật liệu chính (Bảng tính này theo lý thuyết)
+ Bảng phân bổ vật liệu phụ: Nếu sản phẩm của các bạn có nguyên vật liệu phụ, các bạn cần có thêm bảng phân bổ vật liệu phụ.
+ Bảng tính giá thành sản phẩm: Từ định mức của vật liệu chính, và bảng phân bổ vật liệu phụ, các bạn sẽ tính ra được giá thành của sản phẩm (Giá thành trên lý thuyết)
+ Bảng xác định tỷ lệ hao hụt NVL trong sản xuất: Nhân viên kỹ thuật sẽ đưa ra được tỷ lệ hao hụt NVL trong sản xuất là bao nhiêu %, dựa vào chi tiết bản vẽ sản phẩm. (Bảng xác định này theo lý thuyết)
+ Bảng theo dõi nhật ký sản xuất để theo dõi định mức, phế liệu, hàng hỏng: Trong sản xuất, chắc chắn sẽ có hao hụt, phế liệu,...và để đưa ra được tỷ lệ % hao hụt, các bạn phải có bảng theo dõi nhật ký sản xuất trong một thời gian. Từ đó mới đưa ra được tỷ lệ % hao hụt này. Không có căn cứ, các bạn tự ý đưa ra tỷ lệ % hao hụt, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận.
+ Các báo cáo về kiểm kê vật tư, thành phẩm tồn kho theo tháng, quý, năm: Dựa vào các báo cáo này, các bạn sẽ so sánh được, sản phẩm của các bạn có bị vượt định mức hay không?. Và sẽ ra được một báo cáo định mức sản phẩm ==> Báo cáo này rất quan trọng, nó chứng minh cho các bạn được là, chi phí của các bạn không bị vượt định mức.
Thứ tư: Khi vượt định mức, xử lý như thế nào?
Trong quá trình sản xuất, nếu các bạn không quản lý tốt, vấn đề vượt định mức là chuyện không thể tránh khỏi. Khi vượt định mức, các bạn sẽ xử lý như thế nào?
Tình huống: ĐAM MÊ KẾ TOÁN xây dựng định mức tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất, do không kiểm soát tốt, nên bị vượt định mức là 1%, tương đương giá trị vật tư 500tr. Kế toán vẫn hạch toán vào tài khoản 621, cuối kỳ kết chuyển vào 154 để tính giá thành sản phẩm.
==> Các bạn xử lý như thế nào trong trường hợp này?
- Về mặt quản lý: Đứng trên góc độ là người quản lý, các bạn phải nắm được sản xuất có bị vượt định mức hay không? Nếu vượt thì phải tìm ra nguyên nhân, và có biện pháp xử lý. Nói về nguyên nhân vượt định mức, có rất nhiều nguyên nhân có thể kể đến như: NVL đầu vào kém chất lượng, máy móc thiết bị xuống cấp, tay nghề công nhân chưa cao, hay không loại trừ nguyên nhân bị thất thoát trong quá trình sản xuất do quản lý chưa chặt. Khi xác định được nguyên nhân, thì sẽ đưa ra được biện pháp xử lý, tránh lãng phí, thất thoát trong quá trình sản xuất.
- Theo chế độ kế toán: Chi phí vật tư vượt định mức, doanh nghiệp không được hạch toán vào 621 để tập hợp tính giá thành sản phẩm, mà phải hạch toán vào tài khoản 632: Giá vốn hàng bán, và lên báo cáo tài chính
Ghi nhận giá trị vật tư vượt định mức:
Nợ TK 632: 500.000.000
Có TK 152: 500.000.000
Và kết chuyển lên tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 500.000.000
Có TK 632: 500.000.000
- Theo chính sách thuế: Không được tính vào chi phí được trừ giá trị 500.000.000 vượt định mức tiêu hao ==> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN VÀ THUẾ ==> Và để xử lý vấn đề này, ĐAM MÊ KẾ TOÁN đã có bài viết: “BẬT MÍ CÁCH XỬ LÝ CÁC KHOẢN CHI KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI QUYẾT TOÁN THUẾ TNDN”, các bạn có thể xem lại cách xử lý ở bài viết đó nhé.
- "Lách luật thuế": Chi phí bị vượt định mức, không được tính vào chi phí được trừ. Nhưng thực tế thì, hầu hết các doanh nghiệp đều bị vượt định mức, nếu cứ để như vậy, và không được tính vào chi phí được trừ, phần thiệt sẽ thuộc về doanh nghiệp. Giải pháp của các bạn là gì?. Chỉ cần không bị vượt định mức, sẽ được tính vào chi phí được trừ? Và để không bị vượt định mức, thì Doanh nghiệp phải quản lý tốt, nhưng, nếu đã chót để vượt định mức rồi, thì giải pháp cuối cùng là phải xây dựng lại định mức một cách chặt chẽ theo như hồ sơ hướng dẫn ở nội dung phía trên, làm sao để không bị vượt định mức là ok. Và khi xây dựng lại định mức (tăng định mức), các bạn chú ý đến hai từ: “HỢP LÝ”.
Nguồn: Nguyễn Biên Cương
