Xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán

[thandong_it]

:banana: Hải đăng À.
Cách của bạn chính là bài viết phía dưới của mình đấy. Và nên nhớ Cách nào nó cũng có ưu và nhược điểm của nó đấy Hải Đăng À


Nếu bạn cần trao đổi trực tiếp nào nữa thì mình đây....

YM. Thandong_it@yahoo.com


:banana: :banana:

 

[duo]

Mình đặt thêm tình huống cho vấn đề trên nhé:
Trong tháng 9/05 có 2 lần nộp TM vào NH đều 50tr (lần 1 vào ngày 15/9, lần 2 vào 30/09). Không hiểu do nhầm lẫn/hay nộp tiền vào cuối giờ chiều; Kế toán NH lại nhận được báo có vào các ngày 15/9 và 1/10. Như vậy theo cách loại trừ bút toán NH (Ưu tiên bút toán tiền mặt) thì kết quả không có gì sai. Nhưng mình vẫn không yên tâm (Thử nhìn riêng chứng từ của Tháng 10 mà xem. Nếu không phải là TM với NH mà là NH với NH thì chuyện chênh lệch như trên sẽ thường xảy ra)

Không phải tự khen giải pháp của chính mình, nhưng mình thấy cách qua tài khoản trung gian (trong cách hạch toán ở bài số 8) sẽ không còn bút toán trùng như trên nữa, và không phải lo chuyện loại trừ.

em xin tham gia tí nhé :
em có cái ví dụ như sau thì các bác sẽ rõ :
công ty em ở hanoi, có mở tài khoản tiền gửi tại hcmc. ngày 1/1/05 em rút tiền mặt ở hcmc, 50tr nhé, đi tàu hoả 5 ngày mới ra được hanoi, nộp tiền vào sáng ngày 6/1/05. vậy dòng tiền của em sẽ hạch toán thế nào ạ ???
các bác nghĩ sao nào ???
không phải là dùng tk 113 như tk trung gian. nó phải được sử dụng để phản ánh 50tr của công ty đang được em mang đi = tàu hoả trong 5 ngày.
cái số dư ở tk 113 trong 5 ngày nó phản ánh cái chuyện em cầm tiền của công ty trong 5 ngày trên tàu hoả nên ý nghĩa nó khác hẳn. thế sau ngày 6/1/05 em cứ không nộp tiền vào quỹ ở hanoi thì chắc các bác phải biết nó nằm ở đâu để tìm chứ ???
vả lại, khi quy định hệ thống chứng từ tiền mặt và hệ thống chứng từ ngân hàng rõ ràng thì không thể có bút toán dạng [nợ 111/có 112] được
với các nội dung kinh tế khác cũng có các cách tư duy tương tự.
em chào các bác
[ps : cái hồi em bị mắc cái này, ông sếp họp cả phòng lại, chỉ hỏi và bắt trả lời, cuối cùng ông í chả phải giảng giải gì, toàn anh em nói ra, ngu thế chứ lị]
à quên, cái chương trìh kế toán của tụi em, chỉ khi nhập liệu thì data được sắp xếp theo [chứng từ], bất cứ chứng từ nào vào trùng thì tự nó văng ra, có muốn trùnh cũng chả được, thích phết

 

[duo]

bi giờ thì em xin nói thêm về việc trùng chứng từ và cách xử lý trong chương trình kế toán. em nói trước là chỉ ví dụ với nội dung rút tiền ngân hàng nhập quỹ thôi, các nội dung kinh tế khác tương tự.
-----------------------------
cần phải làm rõ thế nào là trùng chứng từ.
1. nếu như các bác tả trong cái ví dụ rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ và hạch toán [nợ 111/có 112] thì đó không phải là trùng chứng từ. cách xử lý em nói bên dưới kia
2. trùng chứng từ là trong hệ thống dữ liệu trong máy tính có từ 2 bút toán trở lên, giống y hệt nhau và phản ánh chỉ 1 nội dung kinh tế. ví dụ trong 1 ngày có 2 lần đi ngân hàng, 2 lần cùng rút 50tr đem về nộp quỹ ngay trong ngày thì có 2 bút toán giống nhau là đương nhiên, đâu có trùng. cách xử lý em nói bên dưới.
-----------------------------
cách xử lý nè:
1. với tình huống 1, cần phân định rõ phân hệ tiền mặt, phân hệ ngân hàng hay bất cứ phân hệ kế toán nào khác, quy định rõ kế toán nhập liệu, cách hạch toán/nhập liệu, hệ chứng từ, quy định rõ về mã hiệu chứng từ từng phân hệ [ví dụ hệ tiền mặt có tiền tố “TM” trong số chứng từ, hệ ngân hàng có tiền tố “NH” trong số chứng từ].
2. với tình huống 2, chương trình kế toán cần có 1 tool, show ra các bút toán “trông có vẻ” trùng để kế toán kiểm tra lại các nội dung kinh tế có phù hợp không. ví dụ trong 1 ngày có 2 bút toán giống nhau, cùng rút 50tr từ ngân hàng về nhập quỹ, cái tool đó phải show được ra, kế toán kiểm tra có đúng là trong ngày đó có 2 tấm séc rút tiền cùng số tiền, có hiệu lực thực thi và có số seri khác nhau. cái máy tính thì nó hơi ngu, có thể nó không phát hiện được có 2 nội dung kinh tế nên nếu viết chương trình để nó tự xử thì mệt đấy.
-----------------------------
nói chung là khi viết soft thì cần chú ý vài cái tool kiểu đó là ok thôi, tiện lợi mà sức mạnh nó thể hiện ở đó chứ lập báo cáo tài chính thì soft nào chả phải làm. tool kiểu như tìm chứng từ trùng, tìm ngày chứng từ không nằm trong niên độ kế toán, tìm tài khoản không có trong hệ thống tài khoản, tìm khách hàng không có trong danh sách khách hàng …
-----------------------------
dài dòng quá nhể, các bác thông cảm nhá, em newbie mà

 

[BinhLeClick007]

Có một cách nữa để xử lý BT trùng đấy là: suwr dungj TK trung gian. Cụ thể

Ví dụ: Khi mua hàng trả bằng tiễn mặt. Kế toán vật tư sẽ không cần biết hàng đã được thanh toán hay chưa sẽ ghi

Mua hàng Thanh toán tiền

Nợ TK Hàng hóa (15X)
Có TK Phải trả người bán (331)

Căn cứ vào các hóa đơn chứng từ để kế toán công nợ hay tiền mặt làm chứng từ ghi sổ kế toán ngjiệp vụ trên

Nợ Phải trả ( 331) ghi giảm khoản phải trả nói trên
Có TK Tiền ( Số tiền chi ra mua hàng hóa vật tư)
Kết thúc giao dịch số dư TK 331 =0 (TK trung gian)

Cách làm này tương tự cho việc.

Bán hàng thu tiền mặt

Nợ TK Phải thu (131)
Có TK Doanh thu bán hàng (511)

Sau đấy kế toán tiền hay công nợ sẽ làm tiếp

Nợ TK Tiền (Số tiền thu từ việc bán hàng trên)
Có TK Phải thu (Ghi giảm khoản phải thu trên)
Kết thúc giao dịch số dư TK 131 =0 (TK trung gian)

Pác làm như vậy thì không thoả mãn điều kiện của TK công nợ rồi (TK131, TK331) tức là : Không được hạch toán vào TK công nợ những khoản thu tiền ngay, thanh toán ngay.

Pác nào còn tuyệt chiêu gì thì Post bài cho các mem tham khảo zới !! Hihihi

Chào !

 

[hai2hai]

Pác làm như vậy thì không thoả mãn điều kiện của TK công nợ rồi (TK131, TK331) tức là : Không được hạch toán vào TK công nợ những khoản thu tiền ngay, thanh toán ngay.

Pác nào còn tuyệt chiêu gì thì Post bài cho các mem tham khảo zới !! Hihihi

Chào !

Ngoài mua/bán hàng qua công nợ (131,331) như thandong_it nói thì:

Nếu mua hàng, trả tiền NCC ngay bằng tiền (11*) thì ở trong A-Excel định khoản:
Nợ 15*
Nợ 1331
. Có 11*

Ngoài Chứng từ/Hóa đơn GTGT đầu vào, chương trình tự động sinh ra phiếu chi tương ứng (người dùng ko phải làm, vào sổ Nhật ký Chi tiền mà xem và in Phiếu Chi)::
Nợ 15*
. Có 11*

Tương tự, Bán hàng, khách hàng thanh toán ngay (và hết) bằng tiền thì:
Nợ 11*
Nợ 33311
. Có 5111
Ngoài Chứng từ/Hóa đơn GTGT đầu ra, chương trình tự động sinh ra phiếu thu tương ứng (người dùng ko phải làm, vào sổ Nhật ký Thu tiền mà xem và in phiếu thu):
Nợ 11*
. Có 5111

Chẳng thấy trùng lắp gì ở đây cả.

 

[tuanna_itsoft]

Ngoài mua/bán hàng qua công nợ (131,331) như thandong_it nói thì:

Nếu mua hàng, trả tiền NCC ngay bằng tiền (11*) thì ở trong A-Excel định khoản:
Nợ 15*
Nợ 1331
. Có 11*

Ngoài Chứng từ/Hóa đơn GTGT đầu vào, chương trình tự động sinh ra phiếu chi tương ứng (người dùng ko phải làm, vào sổ Nhật ký Chi tiền mà xem và in Phiếu Chi)::
Nợ 15*
. Có 11*

Tương tự, Bán hàng, khách hàng thanh toán ngay (và hết) bằng tiền thì:
Nợ 11*
Nợ 33311
. Có 5111
Ngoài Chứng từ/Hóa đơn GTGT đầu ra, chương trình tự động sinh ra phiếu thu tương ứng (người dùng ko phải làm, vào sổ Nhật ký Thu tiền mà xem và in phiếu thu):
Nợ 11*
. Có 5111

Chẳng thấy trùng lắp gì ở đây cả.

Nếu giải quyết bằng phương pháp của bác hai2hai thì cũng được nếu:
1. Công ty đó có ít nhân viên và không tách biệt kế toán tiền mặt và kế toán bán hàng.
2. Công ty đó không quan tâm đến sổ quỹ
Vì:
1. Mỗi kế toán viên đều có sổ theo dõi riêng của mình vì vậy nếu chương trình tự động tạo ra 1 phiếu thu hoặc phiếu chi thì kế toán thanh toán sẽ ko theo dõi được số chứng từ và những chứng từ đã được tạo ra tự động
2. trường hợp khách hàng thanh toán 1/2 số tiền ghi trên hóa đơn: tổng giá trị tiền ghi trên hoá đơn là 100tr nhưng khách hàng thanh toán 50tr bằng tiền mặt và 50 tr bằng tiền gửi thì sao
3.....
Các bác góp ý thêm:
.....

 

[hai2hai]

Nếu giải quyết bằng phương pháp của bác hai2hai thì cũng được nếu:
1. Công ty đó có ít nhân viên và không tách biệt kế toán tiền mặt và kế toán bán hàng.
2. Công ty đó không quan tâm đến sổ quỹ

Ah, về chuyện này thì có thể nói như sau:
Đây là cách nói của "IT point of view": Luồng nghiệp vụ thì nằm ở "bên trên". Có thể các chứng từ tách biệt nhau ra và "thừa kế" dữ liệu của nhau. Chỉ khác nhau về bản chất và trang thái của chứng từ. Trên thực tế thì dữ liệu "bên dưới" đã tự động được sinh ra rồi. Hầu hết các ứng dụng được phát triển như vậy. Dữ liệu ở dưới thì đã OK, link với nhau hết rồi, chỉ còn vài thông tin là thuộc về quá trình sau thôi.
Cụ thể trong trường hợp ở trên:
1. Bán hàng
Actor: Kế toán bán hàng
Action(s):
- Viết hóa đơn bán hàng
2. Xử lý
Actor: System
Action(s)
- Tạo chứng từ bán hàng (Chứng từ/Hóa đơn GTGT)
- Tạo phiếu thu tương ứng cho hoa đơn bán hàng
3. Kế toán tiền mặt
Actor: Kế toán tiền mặt
Action(s):
- Xem/xác nhận phiếu thu do system tao ra với phiếu thu thực tế (ghi chú: nếu mà kế toán tiền mặt phải nhập phiếu thu vào máy thì thà làm bằng tay còn hơn vì như thế đâu có tận dụng được tính năng của phần mềm)

Vì:
1. Mỗi kế toán viên đều có sổ theo dõi riêng của mình vì vậy nếu chương trình tự động tạo ra 1 phiếu thu hoặc phiếu chi thì kế toán thanh toán sẽ ko theo dõi được số chứng từ và những chứng từ đã được tạo ra tự động
2. trường hợp khách hàng thanh toán 1/2 số tiền ghi trên hóa đơn: tổng giá trị tiền ghi trên hoá đơn là 100tr nhưng khách hàng thanh toán 50tr bằng tiền mặt và 50 tr bằng tiền gửi thì sao
3.....
Các bác góp ý thêm:
.....

Như đã nói ở bài trên, đó là trả lời câu hỏi là mua/bán hàng, thanh toán ngay bằng tiền mà ko qua công nợ

Còn việc mua/bán hàng hàng mà thanh toán một phần hoặc chưa thanh toán thì phải qua tài khoản 131/331 và phải có chức năng quản lý công nợ để theo dõi các khoản nợ của từng hóa đơn đối với từng khách hàng/nhà cung cấp.

Mỗi kế toán viên đều có sổ theo dõi riêng của mình vì vậy nếu chương trình tự động tạo ra 1 phiếu thu hoặc phiếu chi thì kế toán thanh toán sẽ ko theo dõi được số chứng từ và những chứng từ đã được tạo ra tự động

Tuy chương trình tự động tạo ra phiếu thu/phiếu chi nhưng kế toán tiền mặt vẫn có thể theo dõi được các chứng từ sinh tự động đó - dĩ nhiên là trên phần mềm máy tính (số chứng từ có thể sinh theo quy luật mà người dùng có thể định nghĩa sao cho khớp với số chứng từ thực tế ở ngoài). Ví dụ: theo hình thức sổ nhật ký chung thì người dùng có thể theo dõi sổ nhật ký thu/chi, sổ quỹ, sổ chi tiết,...

Nói tóm lại, hiện nay có một số phần mềm ko mang tính chất liên kết dữ liệu, ít có tính tự động hóa cao (sorry nếu phần mềm nào ko phải thế), và thường chỉ mô tả lại quy trình kế toán tay thì chỉ mang tính chất ... ghi chép thông tin thực tế vào máy mà thôi chứ ko có tính cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả gì cả.

 

[hieppm]

Liên kết dữ liệu

Các phần mềm kế toán hiện nay trên thị trường (cả Solomon lẫn oracle App) sự liên kết dữ liệu không được tốt cho lắm (Nếu không muốn nói là wá tồi)

 

[congvinh]

Theo tớ xử lý bút toán trùng do yếu tố con người mới là chính. Một bộ phận kế toán được phân công và quản lý tốt thì sẽ không có bút toán trùng (nếu có thì cũng rất ít và có thể sữa rất dễ dàng). Còn xử lý trùng trên phần mềm thì xem ra không hiệu quả, giả sử phần mềm xử lý đúng 100% thì cũng không hiệu quả do 1 bút toán bị nhập 2 lần thì sẽ tăng công việc lên gấp 2, chưa nói đến yếu tố phần mềm xử lý sai vì vấn đề này khá phức tạp.

Còn theo như các ý kiến trên: Rút tiền NH nhập TM ta quản lý như sau: Khi đi rút tiền ở NH về kế toán NH tự nhập vào máy và k đưa chứng từ cho kế toán TM thì kế toán Tm lấy đâu ra chứng từ mà nhập. Hoặc ngược lại, kế toán NH không nhập mà đưa chứng từ cho kế toán TM nhập thì cũng k xảy ra trùng được, các nghiệp vụ khác cũng tương tự.

 

[congvinh]

Nhân tiện đây xin các bạn giải quyết vấn đề sau:

Các bạn quan tâm đến kỷ thuật máy tính nhiều hơn là quan tâm đến việc tố chức bộ phận kế toán như thế nào. Vậy giải quyết vấn đề sau bằng cách nào là tốt nhất:

Trong ngày doanh nghiệp A rút tiền 2 lần ở cùng ngân hàng B và số tiền giống nhau mỗi lần 100 triệu và đã nhập lần đầu vào quỹ thì xử lý trùng như thế nào?

 

[hieppm]

Chào các bạn;


Về phần quản lý chứng từ mỗi phòng kế toán có cách quản lý khách nhau, tùy từng người. Nếu tổ chức tốt thì việc sai sót sẽ ít đi chứ không thể nào là ... không có sai được.

Về phần chương trình kế toán, có những bút toán có sự liên quan với nhau thì chương trình có thể nhận ra sự trùng lắp được tuy nhiên cũng có những bút toán độc lập thì việc kiểm tra trùng lắp thì phải do con ngừoi làm.

- Hàng hoá, vật tư -> hóa đơn -> công nợ -> thanh toán: có thể kiểm tra trùng lắp
- Tiền mặt -> thu chi khác có chứng từ gốc kèm theo: có thể kiểm tra được
- Chứng từ ngân hàng -> thanh toán công nợ: có thể kiểm tra trùng lắp được
- Tiền mặt -> thu chi khác không có chứng từ: không thể kiểm tra trùng lắp
- Ngân hàng -> rút tiền nhập quỹ tiền mặt: không kiểm tra được, con người phải làm việc này thông qua chứng từ sổ phụ ngân hàng
- Các bút toán hạch toán tổng hợp bằng tay: không kiểm tra được

Nói về phương diện của người làm chương trình, thì phải có cơ sở thì phần mềm mới có thể kiểm tra được sự hợp lệ của các chứng từ nhập vào, nếu không có cơ sở thì chỉ là do chủ quan của con người mà thôi.!!!

Thân chào!

 

[congvinh]

Đúng vậy, lập trình viên k cần phải băn khoăn đến vấn đề này lắm.

 

[vananh0702]

Chào Các bác !!

Các bác nào có phưưong pháp xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán hiện nay cho em vài ý kiến với.


Rất mong được sự trao đổi với các bác

 

[Vando]

Cách nhập chứng từ vào tất cả các phân hệ (VD rút tiền mặt từ NH vừa vào CT phần tiền mặt, vừa vào CT phần ngân hàng) thực chất là định khoản đơn.
Do vậy một vế của hạch toán có thể thêm ô chọn " chưa hạch toán" hay chưa vào sổ ... để chờ vế kia nhập nốt chứng từ vào máy và đối chiếu.
Vấn đề xảy ra với chế độ kế toán Việt Nam là cùng một nghiệp vụ với cách ghi sổ như trên sẽ có hai số chứng từ khác nhau. Đây sẽ là vấn đề lớn, PM sẽ phải thiết kế để làm sao 2 (hoặc nhiều hơn) số chứng từ này liên kết với nhau. Khi tìm kiếm chứng từ này sẽ phải chỉ ra được chứng từ liên kết với nó.

 

[bhau2006]

bút toán trùng là một nghiệp vụ mà có 2 chứng từ xử lý như sau:
kế toán thủ công : Bỏ bớt 1 chứng từ nhưng phải kẹp chung nó vào với nhau (ví dụ rút TGNH nhập quỹ TM ta kẹp chung phiếu thu và giấy báo nợ lại với nhau)
Xử lý bằng phần mềm
phương pháp 1: bỏ bớt 1 chứng từ không nhập liệu
phương pháp 2 : sử dụng tài khoản trung gian ta có thể sử dụng tài khoản nào cũng được nhưng tài khoản này bình thưởng phải không có số dư vì những tài khoản có số dư bình thường ta nhập hay không nhập thì nó vẫn có số dư vì vậy ta sẽ không kiểm soát được ( phần mềm ERP cho sử dụng tài khoản trung gian)
Phương pháp 3: nhập cả 2 chứng từ, người nhập chứng từ sẽ tự động bỏ 1 chứng từ không lên sổ cái giống chức năng bỏ ghi của phần mềm Misa.
Phương pháp 4: Nhập cả 2 chứng từ chương trình sẽ tự động loại bỏ 1 chứng từ để không ghi lên sổ cái dựa vào thứ tự ưu tiên các loại chứng từ.

Có gì mong các bạn góp ý với nhé.

 

[yumi87]

Chào Các bác !!

Các bác nào có phưưong pháp xử lý bút toán trùng trong phần mềm kế toán hiện nay cho em vài ý kiến với.


Rất mong được sự trao đổi với các bác

ui, em đọc bài các bác viết mà thấy nhiều vấn đề quá. EM có thể hiểu xử lý bút tòan trùng có nghĩa là: ví dụ bác A làm mảng kế toán tiền, bác B làm mảng kế bán hàng. Bình thường công ty bán hàng mà chưa thanh toán thì bác B vào màn hình bán hàng của mình khai chứng từ và ghi nợ 131. Khi nào thu đươc tiền thì bác A mới mở màn hình phiếu thu ghi nợ tiền và có 131. Tuy nhiên, ở trường hợp này, khách hàng mua hàng và trả tiền ngay, thì bác B ghi nợ 111, bác A cũng ghi nợ 111, thế là 2 bác này trùng nhau cùng 1 làm tăng tiền. Như phần mềm em dùng thì trong hệ thống có mục khai báo khử trùng. Ở đấy đã được setup tất cả các mục có thể xảy ra bút toán trùng nhau (cái này tùy từng phần mềm), các bác có thể vào đấy và khai báo, Ví dụ, bên cột bán hàng ta thêm tài khoản 111, 112 vào có nghĩa là khử trùng cho tài khỏan 111, 112. những nghiệp vụ khác tương tư.
Em vẫn làm như vậy và khách hàng nhà em vẫn làm như vậy đêu ổn cả.
Thêm nữa, bác thandong_it sao không hỏi luôn nhà cung cấp ây, cái này là trách nhiệm họ phải giải thích cho mih mà

 

[hai2hai]

Thêm nữa, bác thandong_it sao không hỏi luôn nhà cung cấp ây, cái này là trách nhiệm họ phải giải thích cho mình mà

Box này là trao đổi các vấn đề liên quan tới phần mềm kế toán nói chung (công nghệ, nghiệp vụ, phương pháp triển khai, tiêu chí lựa chọn,...) chứ ko phải KH vào đây hỏi nhà cung cấp để trở thành 1 box quảng cáo, vì đã có 1 khu vực quảng cáo riêng rồi. Bạn hiểu rồi chứ?

Ví dụ ở trong box này đã từng trao đổi về System Auditing (hay còn gọi là System Log). Cái này là yêu cầu của bất cứ 1 phần mềm nào cũng phải có, nhưng như đã trao đổi, ko phải PM nào cũng làm như nhau. Ví dụ các bạn có thể nói: Phần mềm chúng tôi ghi nhận lại được các hành động sửa xóa.... thế nhưng có hacker ko thông qua phần mềm mà tìm cách vào thẳng CSDL của bạn (CSDL online) thì các bạn có ghi nhận lại được ko?

Thế nên box này sinh ra để trao đổi (chuyên sâu), thậm chí là cả cách làm vấn đề đó như thế nào.

 

[bedoan92]

thương bút toán trùng do phần mềm là do bút toán k\kết chuyển vừa làm tay và vừa cập nhật tư động ,bút toán trtu2ng do có thể nhập 2 lần, kiểm tra chứng từ bằng cách là dò chứng tứ gốc đính kèm , thì thấy ngay so lại với sổ cái ghi bút tioán điều chỉnh, VD; N 642/111 - 50.000 (2 lấn) thì ghi huỷ N642/111 (50.000)