ERP Triển khai ERP - Quản lý bán hàng (Ngọc Mai - Chuyên viên tư vấn FPT - ERP)

  • Thread starter lehoanglinh
  • Ngày gửi
L

lehoanglinh

Sơ cấp
25/10/04
1
0
0
36
Ha Noi
#1
(Trích từ Tạp chí PCWORLD Tháng 10 Năm 2005)
Khi triển khai ERP, tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau, trong đó, phân hệ "Quản lý bán hàng"(Order Management - OM), liên quan trực tiếp đến doanh số, đầu ra của doanh nghiệp.
Thông thường, OM được hiểu là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in hóa đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu chỉ dừng ở góc độ này thì OM chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận, thống kê không hơn không kém, trong khi điều quan trọng đối với doanh nghiệp (DN), ERP nói chung hay OM nói riêng phải là công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, bao gồm đủ các khâu lên kế hoạch, theo dõi, phân tích và ra quyết định.
Yêu cầu của quản lý bán hàng
Một quy trình bán hàng chuẩn thường bắt đầu khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng. Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau:
1.Quản lý quá trình thương thảo
Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.
Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán ... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).
Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì "hẹn giao hàng" là một mục tiêu quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo được chức năng này, hệ thống ERP phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó ... Hỗ trợ DN thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng ...
2.Quản lý giá bán
Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán ... Danh sách "giá" này cần được phân quyền để đảm bảo được chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo được tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.
3.Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu
Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào ...
4.Kiểm tra hạn mức tín dụng
Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán công nợ trước rồi mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng được chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể được bán nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).
5.Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng
Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với nhưng đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hhình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng ... Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.
6.Hình thức bán hàng đa dạng
Thực tế, hình thức bán hàng của một DN sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống ERP không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số hình thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp của hai hình thức trên); bán dịch vụ.
7.Những điều cần chú ý
Một vấn đề quan trọng trong việc triển khai ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Cần đặc biệt chú ý đối chiếu với hai số liệu: kế toán và kho.
Yếu tố quản lý dữ liệu tập trung cũng là một điểm cần chú ý, nhất là với công ty có nhiều chi nhánh ... Nhờ quản lý tập trung, phần mềm giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất trên toàn quốc; quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hóa hàng tồn kho. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: bánh trung thu, điện thoại di động ... thì thông tin bán hàng là yếu tố sống còn để ra quyết định.
Khả năng ứng dụng online cũng là một yếu tố cần quan tâm. Phân hệ OM chỉ phát huy tác dụng khi DN sử dụng online trên hệ thống. Thông thường khi triển khai phân hệ này, thời gian đầu DN phải nhập đuổi số liệu do tồn kho đầu kỳ. Để khắc phục, DN nên chuẩn bị số đầu kỳ càng nhanh càng tốt khi đưa hệ thống vào vận hành; nếu số đầu kỳ có trễ, phải sắp xếp nhân viên nhập đuổi số liệu trong thời gian ngắn nhất nhằm nhanh chóng đưa phân hệ OM vào vận hành chính thức.
Lời kết
Trên đây là một số vấn đề mà DN nên quan tâm khi triển khai phân hệ OM. Tất nhiên, đây chỉ là một số vấn đề cơ bản của việc bán hàng, nhưng để làm tốt, đòi hỏi DN phải ý thức được vấn đề và nỗ lực thực hiện. Có như vậy hệ thống ERP nói chung và phân hệ OM nói riêng mới thực sự mang lại giá trị thặng dư cho DN trong quá trình kinh doanh.
 
Sửa lần cuối:
B

bibinew

Sơ cấp
20/5/06
20
0
0
36
TP HCM
#2
Bibinew đang tìm hiểu về quy trình bán hàng chuẩn! Các bác nào có tài liệu chuẩn, chi tiết hơn xin chia sẻ cho bibinew với! Thanks
 
erpvn

erpvn

Don't know what is erp!
28/1/04
416
0
16
42
Miền đất hứa
www.erpvna.com
#3
Qui trình bán hàng rất khó chuẩn thường là mỗi DN sẽ khác nhau vì thế khỏi mất công tìm kiếm. Có thể tham khảo qui trình sau nhé:

- Tạo đơn bán hàng
- Xác nhận đơn hàng (kiểm tra tồn kho/tín dụng)
- Chuẩn bị giao hàng (soạn hàng)
- Giao hàng, xác nhận giao hàng
- Phát hành hóa đơn
- Theo dõi và thu hồi công nợ

have fun.
 
P

PAT

PAT
10/12/04
287
3
18
56
Ho chi Minh city
#4
bibinew nói:
Bibinew đang tìm hiểu về quy trình bán hàng chuẩn! Các bác nào có tài liệu chuẩn, chi tiết hơn xin chia sẻ cho bibinew với! Thanks
Với kinh nghiệm của mình thì mình thấy các quy trình chuẩn cho bán hàng không khó lắm. Giống như bài báo của Ngọc Mai và erpvn đã nêu rồi.

Việc khó nhất là làm sao định nghĩa, hoạch định kiểm soát được chính sách giá bán, chính sách chiết khấu, thưởng bán hàng, khuyến mãi, tính điểm, quà tặng kiểm soát khách hàng thân thiết.... và mapping xuống chương trình ERP. Mà mỗi công ty lại có một chính sách này riêng cho mỗi thị trường, cách phân phối sản phẩm, nhóm hàng, dự án, khuyến mãi đơn, khuyến mãi kép ....

Từ các vấn đề này cần chú ý thêm một quy trình nữa là kiểm soát hàng trả lại. Sự việc sẽ phức tạp hơn nếu hàng trả lại nằm trong chương tình khuyến mãi đơn, khuyến mãi kép nữa

Có gì bibinew tiếp tục trao đổi nhé

pat
 
B

bibinew

Sơ cấp
20/5/06
20
0
0
36
TP HCM
#5
Chào các bác!
Mấy hôm nay máy bibinew có vấn đề không vào mạng được.
Bibinew xin tóm tắt một số vấn đề mà bibinew đang tìm hiểu về “Quản lý bán hàng”
Lợi ích của Quản lý bán hàng:
Bán được nhiều hàng hóa, dịch vụ với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất
Có quan hệ tốt với khách,mở rộng khách hàng, chăm sóc các khách hàng tiềm năng(một phần của CRM).
Kiểm soát được tín dụng của khách hàng, giảm thiểu các khoản quá hạn, các khoản khó đòi
Có chính sách bán hàng, các thỏa thuận bán hàng hợp lý với từng nhóm khách hàng
Giảm thiểu thời gian bán hàng
Dự đoán được lượng hàng hóa sẽ bán; dự báo được lượng tiền thu vào

Các quy trình cần thực hiện trong Quản lý bán hàng:
Quản lý chính sách giá, chiết khấu, hoa hồng.
Quản lý đơn mua hàng
Quản lý việc xuất hóa đơn, phiếu giao hàng.
Quản lý các dịch vụ chuyên chở hàng hóa
Quản lý hàng trả lại

Các chỉ tiêu đánh giá một hệ thống Quản lý bán hàng tốt:
Tổng lượng hàng hóa tiêu thụ
Tổng thời gian và chi phí để bán hết hàng
Số lượng các POS
Thời gian thực hiện một đơn đặt hàng
Trên đây chỉ là ý kiến của Bibinew khi đọc một số tài liệu về bán hàng.
Mong các bác thảo luận thêm.
 
yukos

yukos

bsdinsight.com
19/8/04
188
4
18
46
bsdinsight.com
www.bsdinsight.com
#6
hehe, đó là viết báo, và nói theo từ tiếng Tây mà em học được là làm "PR" thôi - he he vào thực tế thì viết ra bấy nhiêu ăn thua gì - và ở bán hàng thì lý thuyết "vô biên" được áp dụng và được xây dựng trên Kim Mộc Thủy Hỏa Thổ (rất đơn giản).

He he - tùy vào từng cty, nhân viên tư vấn triển khai ERP sẽ triển khai thôi
 
B

bibinew

Sơ cấp
20/5/06
20
0
0
36
TP HCM
#7
Bác yukos nói vậy em biết thế nào! Em đang tìm hiểu mà! Vậy hôm nào bác với các bác "Yêu ERP" tổ chức một buổi nói chuyện về ERP để hướng mở đường cho anh em với!
 
congvinh

congvinh

Trung cấp
21/4/06
108
1
0
Ho Chi Minh City
#8
Đúng là tùy theo tình hình thực tế mà triển khai, ai cũng muốn có 1 hệ thống OK cả (SAP chẳng hạn) nhưng nhiều lúc nguồn lực k cho phép. Do đó để có 1 hệ thống tối ưu thì phải căn cứ vào thực tế của mình kết hợp với nhà tư vấn (có kinh nghiệm thực tế) lúc đó mới tạo ra dc 1 hệ thống tối ưu cho từng đối tượng.

Trước kia mình cũng đi tư vấn và triển khai như vậy, đúng là muôn hình vạn trạng "phê" quá nên nghỉ 1 thời gian và chuyển sang làm việc khác, giờ lại thấy thích đi tư vấn lại, chắc vài hôm nữa kiếm chổ nào để tái xuất mới được.
 
congvinh

congvinh

Trung cấp
21/4/06
108
1
0
Ho Chi Minh City
#9
(Trích từ Tạp chí PCWORLD Tháng 10 Năm 2005)
Khi triển khai ERP, tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau, trong đó, phân hệ "Quản lý bán hàng"(Order Management - OM), liên quan trực tiếp đến doanh số, đầu ra của doanh nghiệp.
Thông thường, OM được hiểu là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in hóa đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu chỉ dừng ở góc độ này thì OM chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận, thống kê không hơn không kém, trong khi điều quan trọng đối với doanh nghiệp (DN), ERP nói chung hay OM nói riêng phải là công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, bao gồm đủ các khâu lên kế hoạch, theo dõi, phân tích và ra quyết định.
Yêu cầu của quản lý bán hàng
Một quy trình bán hàng chuẩn thường bắt đầu khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng. Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau:
1.Quản lý quá trình thương thảo
Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.
Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán ... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).
Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì "hẹn giao hàng" là một mục tiêu quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo được chức năng này, hệ thống ERP phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó ... Hỗ trợ DN thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng ...
2.Quản lý giá bán
Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán ... Danh sách "giá" này cần được phân quyền để đảm bảo được chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo được tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.
3.Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu
Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào ...
4.Kiểm tra hạn mức tín dụng
Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán công nợ trước rồi mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng được chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể được bán nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).
5.Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng
Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với nhưng đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hhình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng ... Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.
6.Hình thức bán hàng đa dạng
Thực tế, hình thức bán hàng của một DN sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống ERP không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số hình thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp của hai hình thức trên); bán dịch vụ.
7.Những điều cần chú ý
Một vấn đề quan trọng trong việc triển khai ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Cần đặc biệt chú ý đối chiếu với hai số liệu: kế toán và kho.
Yếu tố quản lý dữ liệu tập trung cũng là một điểm cần chú ý, nhất là với công ty có nhiều chi nhánh ... Nhờ quản lý tập trung, phần mềm giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất trên toàn quốc; quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hóa hàng tồn kho. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: bánh trung thu, điện thoại di động ... thì thông tin bán hàng là yếu tố sống còn để ra quyết định.
Khả năng ứng dụng online cũng là một yếu tố cần quan tâm. Phân hệ OM chỉ phát huy tác dụng khi DN sử dụng online trên hệ thống. Thông thường khi triển khai phân hệ này, thời gian đầu DN phải nhập đuổi số liệu do tồn kho đầu kỳ. Để khắc phục, DN nên chuẩn bị số đầu kỳ càng nhanh càng tốt khi đưa hệ thống vào vận hành; nếu số đầu kỳ có trễ, phải sắp xếp nhân viên nhập đuổi số liệu trong thời gian ngắn nhất nhằm nhanh chóng đưa phân hệ OM vào vận hành chính thức.
Lời kết
Trên đây là một số vấn đề mà DN nên quan tâm khi triển khai phân hệ OM. Tất nhiên, đây chỉ là một số vấn đề cơ bản của việc bán hàng, nhưng để làm tốt, đòi hỏi DN phải ý thức được vấn đề và nỗ lực thực hiện. Có như vậy hệ thống ERP nói chung và phân hệ OM nói riêng mới thực sự mang lại giá trị thặng dư cho DN trong quá trình kinh doanh.
Nhân có bài của bạn ghi là "... tư vấn ERP của FPT..." nên cho mình hỏi 1 vấn đề ngoài lề nhé.

Từ lâu ai cũng biết đến FPT và hiện giờ nó đã là 1 thương hiệu rất nổi tiếng và rất mạnh, không chỉ có ở VN mà còn vươn ra World nữa. Thường thì tên của công ty là hay được viết tắt đi kèm theo chữ viết tắt là chi tiết của chữ viết tắt đó Ví dụ: HP - Hewlet Packard... . Vấn đề mình cần biết là chữ FPT thì chi tiết nó như thế nào, và suy nghĩ mãi mà cũng không thấy nó liên quan nhiều đến công nghệ chỉ có chữ T mình đoán là Technology, còn lại các chữ khác thì chịu. Bạn nào rõ về lai lịch cho mình biết với nhé.
 
A

anhductms

Sơ cấp
23/4/07
4
0
0
ha noi
#10
Theo em thì với quản lý bán hàng này chỉ áp dụng với các Mô hình doanh Nghiệp lớn. Chứ em thấy các doanh nghiệp nhỏ họ bán hàng theo dạng khác, và với mỗi doanh nghiệp kinh doanh nghành nghề khác nhau thì cũng đã có cái khác rồi.
 
K

ketoandn

Sơ cấp
15/12/07
21
0
0
137 To Hieu
www.gimasys.com
#11
Cho mình hỏi 1 tí (Trên Oracle). Về hạn mức tín dụng, thì rõ là so với tổng công nợ rồi.
Tuy nhiên, nếu khách hàng có 1 deposit cho 1 hợp đồng mới. Hoặc có 1 cái guarantee (bởi 1 ngân hàng) cho hợp đồng đó. Cái hợp đồng này được duyệt (Có thể là manual release phần hạn mức tín dụng). Vậy total Order Amount sẽ bị ảnh hưởng.

Cái Deposit hoặc guarantee trên AR có giải quyết được vấn đề này không nhỉ?
 

Thành viên trực tuyến

  • lilpianovn
  • daongocnam0603




Xem nhiều