ERP Triển khai ERP - Quản lý kho hàng (Nguyễn Ngọc Mai - PC WORLD Tháng 12 năm 2005)

Thảo luận trong '[QC] Phần mềm kế toán, giải pháp quản trị DN' bắt đầu bởi lehoanglinh, 12 Tháng mười hai 2005.

8,106 lượt xem

  1. lehoanglinh

    lehoanglinh Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    1
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Ha Noi
    Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm từ việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa đến quản lý những giao dịch phát sinh, hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ. Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP. Các DN triển khai ERP thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng giúp họ quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.

    NHỮNG TỒN TẠI CHÍNH

    Tồn tại đầu tiên và cơ bản nhất trong quản lý kho hàng là cách đặt bộ mã khi muốn đưa hàng hóa, vật tư vào quản lý. Thông tin trên bộ mã như thế nào là vừa đủ, không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã cồng kềnh gây khó khăn khi xử lý số liệu. Vấn đề này thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả nhu cầu lên bộ mã. Cũng vì nhu cầu muốn đưa thông tin quản lý lên mã, khi có nhu cầu quản lý mới phát sinh, cấu trúc bộ mã bị phá vỡ không còn thống nhất. Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống.

    Việc bộ mã không thống nhất dẫn đến khó khăn trong quản lý số liệu tồn kho, nhất là đối với những hoạt động trên địa bàn rộng. Doanh nghiệp (DN) không nhìn thấy được tình hình tồn kho tổng quát của cùng một loại mặt hàng do mặt hàng đó đang tồn tại dưới nhiều mã khác nhau.

    Khó khăn tiếp theo là DN chưa thể nắm bắt thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác, một trong những nguyên nhân là do việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, DN phải chờ có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu - thừa vật tư, gây khó khăn cho DN trong sản xuất kinh doanh.

    Phân hệ quản lý kho hàng trong ERP sẽ đáp ứng các yêu cầu sau đây:

    • Bộ mã vật tư, thành phẩm thống nhất trên toàn hệ thống.

    • Số liệu tồn kho thể hiện tức thời ngay khi phát sinh thực tế.

    • Giảm vật tư tồn kho, đặc biệt nhận biết hàng tồn kho lâu để có hướng xử lý.

    CÁC ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ
    Quản lý hệ thống kho

    Hệ thống kho trong ERP được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu DN có nhu cầu quản lý.

    Bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt

    Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do người sử dụng tự định nghĩa. Bước này cần có người tư vấn giúp DN lựa chọn cấu trúc phù hợp và cần đưa thông tin nào vào bộ mã.

    Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều
    Do DN thường muốn chuyển tải thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê vào bộ mã, gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Ví dụ, cùng một mặt hàng, bộ phận kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh phân theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân theo góc độ của qui trình sản xuất. Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng.

    Lưu trữ nhiều thông tin vật tư, hàng hóa

    Trong hệ thống ERP hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm: kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và một số file đính kèm (bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh...).

    Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của DN.

    Hệ thống đơn vị tính qui đổi linh động

    Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng.

    Kiểm soát hàng tồn kho

    Tùy theo từng loại mặt hàng mà DN xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ. Hệ thống ERP cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hóa: quản lý phiên bản (nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng); quản lý theo lô (lô vật tư, ngày hàng hóa nhập kho, theo đơn hàng nào, nhà cung cấp nào); quản lý theo số ******; quản lý vị trí trong kho.

    Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

    Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong hệ thống ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, DN cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

    Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ nếu việc ghi nhận nhập xuất sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình.

    Nhiều phương pháp tính giá tồn kho

    Hệ thống ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho, tùy thuộc vào đặc thù của từng DN, như cách tính FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào DN cũng có con số về giá trị tồn kho của mình.

    Chính sách tồn trữ

    Hệ thống quản lý tồn kho cho phép người quản lý thiết lập chính sách tồn trữ. Ví dụ, DN có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu.

    Kế toán ở khắp mọi nơi trong ERP

    Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng giảm tải cho kế toán.

    LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI

    Khi xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa

    Hệ thống ERP đã hỗ trợ lưu trữ nhiều thông tin về một vật tư, hàng hóa, do vậy nên cân nhắc khi đưa yêu cầu quản lý thể hiện lên bộ mã. Cấu trúc bộ mã là điều nên cân nhắc kỹ vì đây là xương sống của hệ thống, một khi đã đưa vào sử dụng sẽ không thể thay đổi được cấu trúc này trừ khi phải làm lại hoàn toàn.

    Ghi nhận ngay nghiệp vụ nhập xuất kho theo thực tế

    Điều này có hai lý do: một, thể hiện thông tin tức thời về tồn kho giúp DN nắm bắt chính xác thông tin tồn kho của mình, tránh gặp trường hợp hàng đã vào kho, sau đó đã xuất luôn đi sản xuất mà vẫn chưa thể hiện trong hệ thống; hai, nếu không ghi nhận vào hệ thống thì các bước tiếp theo sẽ bị đình trệ không xử lý tiếp được vì đầu ra của bước này là đầu vào của bước kế tiếp.

    LỜI KẾT

    Quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cốt lõi của ERP mà DN cần đầu tư nhiều công sức. Nền tảng ban đầu của nó là việc xây dựng bộ mã và tiếp theo đó là thay đổi các qui trình làm việc để phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới. Vai trò tư vấn ở đây là giúp DN xây dựng mô hình nền tảng phù hợp với hoạt động của DN để đảm bảo tận dụng hết khả năng của hệ thống ERP, phục vụ yêu cầu hiện tại và hướng phát triển trong tương lai, góp phần vào sự thành công của một dự án ERP.
     
    #1
  2. AMG55

    AMG55 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    38
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HN
    Hay quá, tiếp nữa đi bạn ơi. Cảm ơn bạn nhiều
     
    #2
  3. dongqot68

    dongqot68 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    19
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Bình Định
    VỀ HỆ THỐNG ĐƠN VỊ TÍNH
    Đối với một số đơn vị có sản phẩm đặc thù thì việc tính toán theo trọng lượng thể tích (dài, rộng, cao) của thành phẩm hoặc bán thành phẩm cũng cần chú trọng. Từ đây người ta có thể tính toán bài toán về không gian kho, tính toán được các bài toán về bao bì, và container phục vụ cho công tác vận chuyển cũng như lựa chọn phương tiện vận chuyển.
    các thông tin về đơn vị sản phẩm/ gói cũng cần được chú trọng, mục đích phục vụ cho công tác xuất hàng cho các đơn hàng sỉ.

    VỀ CÔNG TÁC MÃ HÓA _ XÂY DỰNG BỘ MÃ VẬT TƯ HÀNG HÓA
    Thông thường với một số phần mềm có qui mô nhỏ (hoặc do thiết kế theo dõi thông tin ban đầu của vật tư bị thiếu). khi xây dựng bộ mã, người ta có khuynh hướng đưa vào bộ mã vật tư một số ký tự nhận dạng, điều này dẫn đến một số hạn chế khi phát triển bộ mã theo thời gian, dễ trùng lắp ký tự đại diện và mất đi định hướng ban đầu, dẫn đến sự rối loạn trong bộ mã vật tư. Kết quả là DN không thể kiểm soát chính xác lượng tồn kho vật tư hiện tại.
     
    #3
  4. dongqot68

    dongqot68 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    19
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Bình Định
    MỘT BỘ MÃ VẬT TƯ HÀNG HÓA NHƯ THẾ NÀO LÀ KHOA HỌC???
    Như vậy, xây dựng bộ mã vật tư như thế nào là khoa học.
    Thiết lập một form chuẩn, liệt kê toàn bộ các thông tin cần kiểm soát của một vật tư hàng hóa.
    Cố gắng điền thật đầy đủ các thông tin, cố gắng suy nghỉ theo cách tất cả các thông tin đều quan trọng như nhau.
    Phân chia nhóm, chủng loại vật tư theo các cụm thông tin bằng cách làm phép tính giản lược các phân tử thông tin giống nhau (không phải là thông tin trùng lắp).
    Sau đó mapping toàn bộ thông tin này vào hệ thống ERP. Mục tiêu xác định rõ các thông tin nào không thể quản lý được trong hệ thống ERP hoặc thiết kế ban đầu của hệ thống thiếu những thông tin này.
    Quyết định đâu là các thông tin cần dùng ký tự đại diện để nhận định theo cảm quan và nhãn quan. Tuy nhiên, cần hạn chế tối đa việc đưa thông tin đại diện vào bộ mã vật tư. Tối ưu nhất là không có bất kỳ ký tự đại diện nào hiện diện trong bộ mã (rất khó!!! Vì vậy nên hạn chế càng ít càng tốt).
    Tiến hành thống kê các nhóm thông tin. Nếu trong hệ thống ERP có thiết kế ban đầu là quản lý các nhóm loại bằng một thông tin riêng đi kèm. Cố gắng không đưa các nhóm ký tự đại diện vào bộ mã vật tư (nếu có thể). Ngược lại, cần quyết định độ dài tối đa của các nhóm ký tự này hiện diện trong bộ mã là bao nhiêu.
    Quyết định độ dài và cấu trúc của bộ mã vật tư. Bao gồm các nhóm ký tự đại diện cho nhóm, loại, chủng loại và các ký số riêng của từng vật tư trong mỗi nhóm, loại, chủng loại đó. Tập hợp tất cả độ dài của các ký số này lại ta có bộ mã vật tư hoàn chỉnh.
    Tuy nhiên, cần phải nhắc lại theo quan điểm của riêng mình (tác giả), cần tránh đưa các ký tự đại diện vào bộ mã được bao nhiêu thì càng tốt bấy nhiêu cho công tác quản lý và phát triển bộ mã sau này. Có thể, chúng ta sẽ tạo ra một bộ mã hoàn toàn mới, nhưng nó cũng sẽ quen dần với nhân viên thao tác hệ thống. Đừng băn khoăn về điều này, vì bản chất của ERP là hoạch định lại nguồn tài nguyên của doanh nghiệp mà!!! phải không các bạn.
    bye,
     
    #4
  5. SCM

    SCM Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    35
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Ho Chi Minh
    Gửi dongqot68,
    Còn một điều quan trọng khi xây dựng bộ mã vật tư là lường trước được khả năng mở rộng của độ dài mã.
     
    #5
  6. yukos

    yukos bsdinsight.com

    Bài viết:
    188
    Đã được thích:
    4
    Giới tính:
    Nam
    Nơi ở:
    bsdinsight.com
    chán, sao cứ băng khoăng cái món không đâu thế nhẻ - nên mất vài ngày cho nó thôi - và nếu thay đổi thì các ERP ngày nay cho phép các bác thay đổi các item code mà, nên tập trung vào cái lớn hơn thôi (theo em nghĩ thì người viết bài này hoàn toàn chưa bao giờ đi implement cho 1 cty nào đâu toàn là đọc lý thuyết, rồi bùa ra thôi - đó là suy nghĩ của em - vì theo em, người nào đã có kinh nghiệm implement rồi thì đọc bài này gần như không có chút value nào cả, mà là cực nhàm chán, không đâu)
     
    Last edited: 19 Tháng mười 2006
    #6
  7. SCM

    SCM Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    35
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Ho Chi Minh
    Bác nói nghe thì hay lắm. Cứ cho là bác đã có kinh nghiệm implement rồi nhưng bác có sống luôn với nó, cùng doanh nghiệp phát triển không. 5/10 năm sau, nếu là người sống với nó bác sẽ thấy khốn nạn khi SKU nó phình ra một cách không thương tiếc. Đầu tiên quy hoạch nhà mặt tiền số chẵn-lẻ rất đẹp. Khi có hẻm lớn thì thêm /số. Khi có hẻm nhỏ thì /chữ. Rồi bức tranh sau đó là bác có một master code rất hoành tráng ("vì ERP ngày nay cho phép các bác thay đổi các item code mà") đủ thứ hùm bà lằng. Tính toàn vẹn của dữ liệu còn đâu nữa. Có bao giờ bác nghe user than rằng "không biết thằng nào setup ban đầu chỉ cho code có 6 ký tự?". Đó là một kinh nghiệm nhỏ nhưng thực tế đấy. Bác cứ tiếp tục với cái cho là hoành tráng nhá.
     
    #7
  8. khanhpq

    khanhpq Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    102
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    Sài Gòn
    Tại sao không đánh stt từ 100001 đến 999999 cho nó dễ.

    Tra cứu thì dùng trường phụ, alias

    Phân loại thì dùng các trường phân loại.

    Như vậy mã chỉ là mã, duy nhất mà thôi. Còn phân loại thì thay đổi theo thời gian, cách quản lý, cách nhìn theo chiều nào...

    Không rõ khi dùng data mining/analysis gì đó thì có thể mining/analysis theo các trường phụ được không?

    Xin được chỉ giáo, vì chưa bao giờ nhìn thấy cái mining/analysis bao giờ cả.
     
    #8
  9. dongqot68

    dongqot68 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    19
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Bình Định
    to khanhpq
    khanhpq nói rất đúng và hợp ý với dongqot68 (ở hai câu kết của dongqot68). Cần tránh các ký tự đại diện hiện diện trong bộ mã càng nhiều càng tốt, như vậy bộ mã rất dễ quản lý khi bị phình to ra.
    còn theo bác yukos nói thì cũng đúng nhưng tương đối thôi, vì khi các qui trình đã setup xong, thì việc tương tác với dữ liệu (là các bộ mã) mới là vấn đề. nếu setup bộ mã không khoa học, thì rất phản tác dụng. Giời ạ, tìm một Item để insert vào đơn hàng muốn đỏ con mắt luôn...
     
    #9
  10. dongqot68

    dongqot68 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    19
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Bình Định
    to SCM;
    quả nhiên khi triển khai phải lường trước cái vụ phát triển của bộ mã thì thật là khủng, dongqot68 đã từng tranh luận với một khách hàng cả 03 ngày 03 đêm mới đả thông tư tưởng được, khách hàng này có một văn phòng và 05 chi nhánh (làm trong ngành xây dựng), đuối luôn...
     
    #10
  11. smallgent

    smallgent Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    55
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    HCMC
    Các bác tranh luận kiểu gì thì kiểu...chỉ cần dùng bộ mã 12 con số thì ra tất tần tật..thử nghĩ xem với 12 con thì cơ hội tạo ta rất nhiều mặt hàng. Thế nhé.

    @donggot68: có gì đâu mà đuối bác, theo như em hiểu ý bác thì 5 cái chi nhánh đấy chỉ cần dùng chung 1 bộ mã hàng và trong module MM sẽ dùng STO để điều phối lượng hàng hóa giữa các chi nhánh thui....để giảm inventory hhahah...
     
    #11
  12. smallgent

    smallgent Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    55
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    HCMC
    Em nghĩ nhiều cũng còn nhiều anh em chưa biết về ERP mà bác. Cứ để mọi người củng chia sẻ thông tin và học hỏi bác ạ. Đọc ý kiến của bác xong e nghỉ bác đã có kinh nghiệm triển khai ERP nhiều rồi nên nếu có dịp bác cứ post bài chia sẻ với mọi người. :cool2:
     
    #12
  13. hodutu

    hodutu Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    11
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Hà nội
    Bác có thể nói thêm về Module MM và STO là gì được không?
    Cảm ơn bác nhiều!
     
    #13
  14. daoconsetre

    daoconsetre Thành viên hoạt động

    Bài viết:
    38
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    GO VAP -TP HCM
    NHẠP KHO THÀNH PHẨM chưa có giá

    chào các bạn
    trường hợp nhạp kho thành phẩm chưa có giá, vì cuối tháng mới tính dược giá thành, được xử lý như thế nào trong erp-inventory, xin góp ý.
     
    #14
  15. ISKATA

    ISKATA Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    77
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    Cố đô
    Bạn tạm nhập theo giá kỳ trước, hoặc giá kế hoạch, cuối kỳ sau khi tính giá thực tế, bạn update sẽ được. Cốt lõi ở chỗ là bạn tạo option cho phép người dùng update hay không. Phần này thuộc ngôn ngự lập trình, mình chỉ là người sự dụng.
     
    #15
  16. ERPSolution

    ERPSolution Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    191
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HCMC
    Khi dùng PMKT, sử dụng giá mặc định hay giá kỳ trước
    Nhưng khi có hệ thống ERP đúng nghĩa, hệ thống sẽ tự tính cho bạn theo giá thành định mức (Perpeptual) ngay khi bạn mới lập đơn hàng hay kế hoạch SX xong.

    Cuối tháng, hệ thống sẽ ính theo giá cuối kỳ (Periodic- PAC) khi mà chúng ta đã có được các chi phí mua hàng, gia công đầy đủ...
     
    #16

Chia sẻ trang này