ERP Quản Lý Dự án Erp

  • Thread starter erpvn
  • Ngày gửi
erpvn

erpvn

Don't know what is erp!
28/1/04
416
0
16
42
Miền đất hứa
www.erpvna.com
#1
Bài của anh Quang Nguyen, gởi mọi người tham khảo.
--------------------------------------------------------------------------------------------------




QUẢN LÝ DỰ ÁN ERP
Công tác quản lý thay đổi trong dự án triễn khai ERP

Quang Nguyen





Công tác quản lý thay đổi (Change Management) nhìn chung được định nghĩa như sau:
“là nỗ lực quản lý con người vượt qua những diễn biến tâm trạng thất thường khó có thể tránh khỏi khi một tổ chức trải qua thay đổi mang tầm vóc vĩ mô.” (Nah & Sieber, 2001).
Xét về mặt một tổ chức, Goff (2000) định nghĩa công tác quản lý thay đổi như sau:
“ một phương pháp nhằm thích ứng với thay đổi kỹ thuật. Phương pháp này bao gồm hệ quy trình đánh giá tác động của thay đổi đó lên 2 đối tượng: con người và công việc họ tiến hành. Phương pháp này cũng sử dụng kỹ thuật khiến mọi người chấp nhận sự thay đổi này và theo đó thay đổi thái độ của họ nhằm tận dụng lợi ích do CNTT mới đem lại”

Khi các công ty quyết định sử dụng IT là công cụ chủ đạo để hiện đại hoá hoạt động kinh doanh của họ, việc triễn khai ERP sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Điểm mấu chốt trong khái niệm ERP là sự tích hợp qui trình của tất cả các phòng ban, do đó, quá trình triễn khai này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận, từ kế toán, kinh doanh, thu mua đến kiểm kê. Nhiều trường hợp ứng dụng ERP đã dẫn đến việc cải tổ toàn bộ bộ máy hoạt động của công ty. Để xử lý những thay đổi to lớn này trong công tác quản lý và những nguyên tắc hoạt động cần phải có sự hoạch định và thực hiện chu đáo để tránh gây nên sự rối loạn và chống đối từ các phòng ban. Chúng tôi muốn nêu lên một số biện pháp nhằm giúp sự chuyển đổi này diễn ra suôn sẻ cho cả hai quá trình trước và sau khi ứng dụng ERP. Bài viết này tất nhiên không thể thay thế được những phương pháp chuyên nghiệp do các công ty tư vấn ERP thiết kế dành cho phần công tác quản lý này.

Làm việc với nhân viên
TạI Việt Nam, kể từ khi cải tổ kinh tế, trong quá trình cải cách, mọi nhân viên công chức đã tập thích nghi với những thay đổi công nghệ diễn ra nhanh chóng. Tuy nhiên, có lẽ họ ít chuẩn bị cho những thay đổi lớn và đột xuất trong quá trình phát triển của công ty, chẳng hạn như việc cổ phần hoá, thành lập tổng công ty, sát nhập hoặc tái cấu trúc. Việc ứng dụng ERP cũng tạo nên những thay đổi to lớn tương tự như vừa nêu ra.
Ngay cả khi thông tin rất khả quan - hệ thống mới, chu trình kinh doanh mớI - một số nhân viên sẽ vẫn tỏ ra lưỡng lự. Lý do là mỗi người có phản ứng khác nhau với sự thay đổi. Nhiều người đã quen với cách làm truyền thống nên không muốn thay đổi bất kể đến những lợi ích tiềm tàng. Một số lo sợ phải đối mặt với những cái mới mình chưa biết, một số khác lại lo lắng công việc nhiều thêm. Rất nhiều người quan niệm sai rằng áp dụng CNTT là thay thế con người, suy diễn rằng ERP có thể làm họ mất việc. Sự thật là hầu hết hệ thống ERP nhằm củng cố hoạt động của công ty thông qua điều phối nhân lực theo một cấu trúc hợp lý hơn, không phải thay thế họ bằng máy tính.
Do đó, để khuyến khích mọi người hoà nhịp với thay đổi này, bạn cần một chiến lược rõ ràng.
Dưới đây là một số lời khuyên hi vọng sẽ ít nhiều giúp cho bạn sẳng sàng hơn:
Khởi động công việc sớm: Chia sẻ thông tin với nhân viên của bạn càng nhiều càng tốt và phải có sự đóng góp của họ vào những quyết định chủ chốt. Ví dụ, nếu công ty của bạn có kế hoạch cổ phần hoá, hãy hỏi ý kiến ban CNTT sẽ làm thế nào để xử lý nhu cầu tăng cao đối với công tác báo cáo tài chính; hãy yêu cầu bộ phận tài chính kế toán nghiên cứu nhu cầu báo cáo mới. Đối với việc áp dụng ERP, hãy bắt đầu bằng cách thăm dò ý kiến tất cả các ban ngành trong công ty thông tin nào quan trọng nhất cho công việc của họ.
Thông qua việc khuyến khích mọi người tham gia và giao tiếp cởi mở, bạn sẽ làm cho họ cảm thấy mình là một phần của sự thay đổi này và sẽ đạt được sự hỗ trợ của họ đối với dự án.
Bạn nhớ là hãy chờ đến khi việc tiến hành dự án là chắc chắn trước khi thông báo cho nhân viên. Nếu rủi ro xảy ra, dự án có thể không thực hiện được, bạn không muốn tạo ra những lo lắng thái quá. Mọi nhân viên thường thờ ơ với những thông tin thay đổi trong tương lai nếu họ cho rằng những thay đổi đó chưa chắc sẽ diễn ra.

Giữ vai trò dẫn dắt: Nhân viên của bạn sẽ mong chờ sự hướng dẫn từ phía bạn, nên bạn phải làm gương tốt. Nếu bạn than phiền về những bước phát triển gần đây, các nhân viên rất có khả năng bị những suy nghĩ tiêu cực này ảnh hưởng.
Bạn vừa phải tìm hiểu những khó khăn tiềm tàng, vừa phải trấn an nhân viên bằng cách chia sẻ với họ kế hoạch vượt qua thử thách. Và hãy thực tế. Nếu bạn nói với nhân viên của mình rằng những khó khăn về mặt CNTT trong quá trình ứng dụng ERP “sẽ không quá nghiêm trọng”, có thể họ sẽ nghĩ bạn thờ ơ với những lo lắng có thật, và sự chống đối có thể sẽ gia tăng.
Ngay cả khi không có gì để báo cáo, bạn vẫn phải thông báo cho mọi người điều đó hơn là để họ tự suy đoán. Một số nhân viên sẽ kết luận rằng mọi chuyện đang diễn ra một cách tồi tệ nhất nếu họ nhận được ít thông tin. Hãy thông tin thường xuyên đến nhân viên và bạn cũng phải sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi nếu có yêu cầu.

Cách nói: Những điều bạn nói thường không quan trọng bằng cách bạn nói.
Hãy chú ý đến cách bạn truyền đạt thông tin và nhận về ý kiến đóng góp. Một số nhân viên thích thảo luận theo nhóm, một số khác thích thảo luận trực tiếp với bạn với tư cách cá nhân. Do đó, hãy nhớ phân bổ thời gian cho việc thảo luận cá nhân sau những buổi họp tập thể.
Ngoài ra, chú ý đến nhóm “sứ giả”. Trong số nhân viên, ai là người được tôn trọng nhất? Đây là những người đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm sự ủng hộ của nhân viên đối với sự phát triển của công ty, bạn phải nhanh chóng giành được sự hỗ trợ của họ. Bằng lòng nhiệt tình của mình, họ có khả năng thay đổi thái độ của nhân viên từ, lưỡng lự sang hợp tác. Hãy chọn ra một vài người như thế và cung cấp đầy đủ thông tin cho họ để họ hợp tác và giúp đỡ. Trong hệ thống ERP, đây được gọi là “sứ giả”, và là người truyền bá cho hệ thống mới của bạn.

Hãy thống nhất. Thành ngữ có câu: "Hành động quan trọng hơn lời nói”. Nếu bạn hỏi ý kiến của nhân viên, bạn phải xem xét nghiêm túc những câu trả lời của họ. Nếu bạn không thể áp dụng mọi đề xuất, hãy thực thi những đề nghị hay nhất, nếu không nhân viên của bạn sẽ nghĩ rằng ý kiến của họ chẳng bao giờ được đánh giá cao.
Một số nhân viên cần nhiều thời gian để thích ứng với thay đổi hơn những người khác. Cố gắng truyền tải thông tin về dự án ngay từ lúc đầu và cập nhật thường xuyên để mọi người hiểu rõ hoạt động của dự án. Tạo điều kiện cho mọi thành viên tham gia dự án bằng cách tiếp thu ý kiến và đề cập tới những lo lắng của họ. Bạn sẽ có sự ủng hộ, duy trì tinh thần của nhân viên và bảo đảm được thành công cho dự án.

Nguồn tham khảo:
Davenport, T. (2002). Mission critical: Realizing the promise of enterprise systems. Boston: Harvard Business School Press.
Goff, L.J. (2000). Change management, 2000. Retrieved September 2002, from http://www.computerworld.com/news/2000/story/0,11280,41308,00.html.
Tiểu sử:
Quang Nguyen là giám đốc của PA Consulting Group tạI văn phòng Singapore. Trước đây, Quang là giám đốc của Dịch vụ Tư vấn, công ty PricewaterhouseCoopers (Vietnam) (PwC). Tại Việt Nam,anh đã chỉ đạo thành công những dự án ứng dụng ERP lớn nhất cho công ty bảo hiểm Bảo Minh, S-fone, Kinh Đô. Trước khi chuyến sang Việt Nam, Quang là giám đốc dự án EAI của PwC ở Mỹ. Anh đồng thời cũng là người sáng lập và giám đốc Hạ tầng kỹ thuật của Collaborex (VA, Mỹ), và giám đốc dự án tổ chức ISSC của IBM. Khách hàng của anh bao gồm những công ty đa quốc gia ở Mỹ, Đức, Pháp, Hàn Quốc, Campuchia. Quang có bằng cử nhân ngành điện, và thạc sĩ quản trị kinh doanh ở UCSD và FAU. Mọi liên hệ xin email về địa chỉ: quang.nguyen@paconsulting.com
 

Thành viên trực tuyến

  • daongocnam0603
  • Boemzan
  • xediengiatot
  • HoangLoc99
  • thuongdan
  • nhanot
  • hoangquangbinh

Xem nhiều