Trao đổi kinh nghiệm Xin chào DoHung và các Bạn,
Qua ứng dụng của Bạn DoHung, tôi xin được trao đổi một số kinh nghiệm về vấn đề chúng ta đang quan tâm "Viết chương trình kế toán với Access".
Về cấu trúc các file của ứng dụng:
rất cần thiết nên tách ứng dụng ra thành 3 file sau:
+ file xử lý: trong đó bao gồm các thành phần dùng để xử lý và trình bày dữ liệu như: Query, Form, Report, Macro, Module. Trong file này có thể còn bao gồm các bảng dữ liệu dùng để ghi tạm trong quá trình xử lý (Tables)
+ file dữ liệu: trong đó chứa các bảng dữ liệu thô (Tables), đó chính là các chứng từ phát sinh và chi tiết của chúng. Dưới đây xin gọi tắt là "dữ liệu nguồn"
+ file ghi phương pháp hạch toán thống nhất: trong đó chứa các bảng dữ liệu thô (Tables) ghi lại các phương pháp hạch toán thống nhất của chế độ kế toán. Các phương pháp này đồng thời được tổ chức dưới 2 dạng: dạng mặc định và dạng các khai báo tùy biến của người sử dụng.
Sau đây xin giải thích vì sao cần tổ chức ứng dụng như trên: 1. Cần phải tách file chứa dữ liệu các chứng từ phát sinh ra riêng vì: + Sẽ dễ dàng cho chúng ta khi cần sửa đổi, bổ sung (nói chung là cập nhật) ứng dụng. Thực chất của quá trình này chủ yếu là cập nhật việc xử lý dữ liệu.
+ Bảo đảm an toàn cho nguồn dữ liệu của ứng dụng, bởi đây mới chính là cái đáng giá nhất và mất nhiều công sức nhất của người sử dụng. Nếu cứ để chúng chung nhau 1 file, đến một lúc nào đó do việc xử lý bị lỗi sẽ dễ dàng gây tổn hại đến dữ liệu nguồn.
Như vậy làm sao để nạp dữ liệu nguồn cho ứng dụng? Vấn đề này ta giải quyết bằng cách viết 1 function để link dữ liệu nguồn vào (từ file chứa dữ liệu nguồn) khi khởi động ứng dụng. Vấn đề này chúng ta đã bàn rồi nên xin không đề cập sâu hơn (
http://www.webketoan.com/forum/showthread.php?t=19077).
+ Ở đây có vấn đề cần phải hết sức lưu tâm là việc tổ chức cấu trúc của file dữ liệu nguồn: đây chính là khâu hết sức quan trọng và là khâu phải quan tâm đến đầu tiên trước khi bắt tay vào việc thiết kế file xử lý dữ liệu. Nếu không chú ý làm trước việc này, mà để tự phát kiểu "phát sinh tới đâu bổ sung tới đó" sẽ làm khổ cho cả tác giả thiết kế lẫn người sử dụng và làm mất tính ổn định của dữ liệu.
2. Cần phải có file ghi phương pháp hạch toán riêng vì: + Chế độ kế toán đòi hỏi việc hạch toán phải tuân theo những chuẩn mực xác định (không được tùy ý), trong khi đó người sử dụng khi làm việc với ứng dụng còn bị nhiều yếu tố khác chi phối dễ dẫn đến những nhầm lẫn trong quá trình thao tác, nhất là trong khi nhập dữ liệu vào (ghi bút toán nhầm chẳng hạn). Để tránh điều này, trong file xử lý cần có 1 module làm nhiệm vụ căn cứ vào các phương pháp hạch toán đã chỉ định trong file phương pháp hạch toán để thực hiện việc xử lý một cách chính xác và thống nhất.
+ Trong file này cần tổ chức đồng thời ở 2 dạng: phương pháp hạch toán mặc định và phương pháp hạch toán tùy biến để bảo đảm cho người sử dụng có thể linh hoạt trong phạm vi chuẩn mực cho phép của chế độ kế toán. Lỡ lúc nào say quá thành "tẩu hỏa nhập ma" thì cho khôi phục phương pháp hạch toán theo mặc định.
Xin các bạn bàn thêm nhé.
Chúc DoHung và các Bạn nhiều thành công.