Cách lập "Chứng từ ghi sổ"

[Flower_corn]

Chào các anh chị!
Các anh chị cho hỏi một chút về cách lập "Chứng từ ghi sổ" với ạ!
Em mới làm kế toán cho một đơn vị kinh doanh ô tô, đơn vị này dùng hình thức sổ kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ", nhưng em không biết phải lập chứng từ như thế nào theo một trong 2 cách sau:
VD: Trong 5 ngày đầu tháng phát sinh 3 chứng từ thu tiền của khách hàng thanh toán nợ với tổng số tiền là 150 000 000 (Chi tiết Ct1: 15 triệu, Ct2: 20 triệu, Ct3: 115 triệu).
Em đã hạch toán Nợ TK 111/Có TK 131 cho từng khách hàng
Nhưng bây giờ vào chứng từ ghi sổ thì phải làm sao:
C1: Chứng từ ghi sổ có một dòng Nợ TK 1111/ Có TK 131 số tiền là 150 triệu
C2: Chứng từ ghi sổ có 3 dòng chi tiết
Dòng 1: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 15
Dòng 2: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 20
Dòng 3: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 115
Em chưa biết phải làm theo cách nào cho đúng. Xin nhờ các anh chị chỉ giùm
Mong sớm nhận được sự trợ giúp của các anh chị
Cảm ơn các anh chị rất nhiều.

 

[hat]

Bạn làm theo cách này là đúng:

C2: Chứng từ ghi sổ có 3 dòng chi tiết
Dòng 1: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 15
Dòng 2: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 20
Dòng 3: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 115
Em chưa biết phải làm theo cách nào cho đúng. Xin nhờ các anh chị chỉ giùm
Mong sớm nhận được sự trợ giúp của các anh chị
Cảm ơn các anh chị rất nhiều.

Bạn có thể tham khảo thêm về cách lập CTGS ở đây:
http://webketoan.com/forum/showthread.php?t=16322&highlight=CTGS

 

[Flower_corn]

Cám ơn bạn nhiều!
Nhưng tại sao mình vẫn thấy có người hướng dẫn lập theo cách 1.
Mình có thể tham khảo tài liệu nào (Sách in thì tốt) để có VD cụ thể về cách lập CTGS trong các trường hợp khác nhau.
Xin các bạn chỉ giùm
Xin cảm ơn nhiều

 

[valentine]

Trường hợp này bạn có thể ghi theo cách 2,nhưng phải chi tiết cho từng khách hàng nhe
chúc thành công

 

[levanton]

Trường hợp này bạn có thể ghi theo cách 2,nhưng phải chi tiết cho từng khách hàng nhe
chúc thành công

Trường hợp của bạn Flower_corn : bắt buộc ghi theo cách 2 chứ không phải là có thể

 

[Hien]

Trường hợp của bạn Flower_corn : bắt buộc ghi theo cách 2 chứ không phải là có thể

Anh Tồn à.
Theo em trong trường hợp này DN có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại (bảng tổng hợp phiếu thu) để lập CTGS theo cách 1.
Làm như vậy sẽ giảm được khối lượng công việc vào sổ cái.
Có gì chưa đúng mong các bác thỉnh giáo!

 

[levanton]

Anh Tồn à.
Theo em trong trường hợp này DN có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại (bảng tổng hợp phiếu thu) để lập CTGS theo cách 1.
Làm như vậy sẽ giảm được khối lượng công việc vào sổ cái.
Có gì chưa đúng mong các bác thỉnh giáo!

Chào Hiền!

Vì ở trên bạn nếu cách 1 và cách 2, mà không nói việc lập bảng kế chứng từ cùng loại, và được hướng dẫn là có thể..., trong khi thực tế chỉ có 3 chứng từ mà lập thêm một bảng kê nữa thì mất thời gian và tốn giấy mực quá, phải không nhỉ?

 

[vicashuong]

Trong chứng từ ghi sổ 01 mà bạn thể hiện 3 dòng và phần định khoản thì dòng cuối cùng là dòng tổng cộng : 150 trđ. Như thế mới khớp với sổ cái, khi kiếm tra ngưới ta không phải cộng lại các dòng trên chứng từ ghi sổ. Chào bạn nha.

 

[levanton]

Bạnvicashuong ơi, nếu bạn nói vậy thì mình phải lập CTGS cho từng tài khoản hả ? Chỉ có vậy thì tổng CTGS đó mới đúng gtrị ghi trong Sổ cái đúng không ? VD :
CTGS01 là của cặp tài khoản : 111/131
CTGS02 là của cặp tài khoản : 111/334
CTGS03 là của cặp tài khoản : 111/511
CTGS04 là của cặp tài khoản : 334/642
.......
Nếu như vậy thì bao nhiêu giấy mà in cho đủ hả bạn vicashuong ?
Bạn thấy cách mình nói không đúng thì giải thích cụ thể cho mình với nhé, cám ơn bạn nhiều nhiều nghen.

Kể ra thì hình thức kế toán CTGS cũng làm tốn nhiều giấy tờ đấy, nhưng không đến mức đó đâu:
CTGS số 1 : Ghi có 111
CTGS số 2 : ghi Nợ 111
CTGT số 3 : Ghi Có 112 ( loại ra các nghiệp vụ ghi có 112/Nợ 111 đã có trong CTGT số 2)
CTGT số 4 : Ghi Nợ 112 ( loại ra các nghiệp vụ ghi Nơ 112/Có 111 đã có trong CTGT số 1)
CTGT số 5 : ghi Nợ 156 ( loại trừ các Ghi Nợ 156/ Ghi có 111, 112 đã ghi trong các CTGS 1-4)
.......

Có như vậy mới đảm bảo nguyên tắc: Tổng số số phát sinh trên các sổ cái = Tổng số số phát sinh trong bảng cân đối số phát sinh và = Số phát sinh trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

 

[lequanghuy]

Đối với nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt mình có thể bút toán tập trung để làm một chứng từ ghi sổ ghi Nợ 111 và CTGS ghi Có 111 cho đơn giản. Còn các TK khác nếu phát sinh nghiệp vụ nào thì có một chứng từ ghi sổ tương ứng kèm theo. Mình thấy như thế sẽ đơn giản hơn rất nhiều và cũng không khó để lập CTGS. Với công ty nhỏ cũng không cần lập sổ đăng ký chứng từ ghi số mà từ CTGS có thể vào số chi tiết và sổ cái luôn. Đây là hình thức ghi số khá phổ biên ở các DN vừa và nhỏ.

 

[Pham Cong]

Kể ra thì hình thức kế toán CTGS cũng làm tốn nhiều giấy tờ đấy, nhưng không đến mức đó đâu:
CTGS số 1 : Ghi có 111
CTGS số 2 : ghi Nợ 111
CTGT số 3 : Ghi Có 112 ( loại ra các nghiệp vụ ghi có 112/Nợ 111 đã có trong CTGT số 2)
CTGT số 4 : Ghi Nợ 112 ( loại ra các nghiệp vụ ghi Nơ 112/Có 111 đã có trong CTGT số 1)
CTGT số 5 : ghi Nợ 156 ( loại trừ các Ghi Nợ 156/ Ghi có 111, 112 đã ghi trong các CTGS 1-4)
.......

Có như vậy mới đảm bảo nguyên tắc: Tổng số số phát sinh trên các sổ cái = Tổng số số phát sinh trong bảng cân đối số phát sinh và = Số phát sinh trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Chào bạn Levanton.
Tự nhận là kinh nghiệm còn non nớt nhưng minh chẳng thấy ai lập chứng từ ghi sổ như bạn và cũng chẳng có sách nào hướng dãn làm như vạy bạn ạ.
Mình lập CTSG theo hoặc một bên nợ hoặc một bên có chứ.
Hiện tại mình đang làm cho một công ty nhỏ và mình lập CTGS theo TK nợ phát sinh trong kỳ vd

CTGS01 Nợ TK111/Có 112,156,211....
CTGS02 Nợ tk 112/Có TK 111,331,...
......

Như vậy thì việc theo dõi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều mà không xảy ra sự trùng lặp. Tổng số phát sinh trong BCĐ = Tống ps sổ đăng ký CTGS

 

[mualantan]

Chào bạn Levanton.
Tự nhận là kinh nghiệm còn non nớt nhưng minh chẳng thấy ai lập chứng từ ghi sổ như bạn và cũng chẳng có sách nào hướng dãn làm như vạy bạn ạ.
Mình lập CTSG theo hoặc một bên nợ hoặc một bên có chứ.
Hiện tại mình đang làm cho một công ty nhỏ và mình lập CTGS theo TK nợ phát sinh trong kỳ vd

CTGS01 Nợ TK111/Có 112,156,211....
CTGS02 Nợ tk 112/Có TK 111,331,...
......

Như vậy thì việc theo dõi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều mà không xảy ra sự trùng lặp. Tổng số phát sinh trong BCĐ = Tống ps sổ đăng ký CTGS

Hình thức chứng từ ghi sổ hướng dẫn : ... căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ, như vậy theo cách của Levanton cũng đã lập chứng từ ghi sổ theo chứng từ cùng loại, không có gì sai và đảm bảo không bị trùng.
Việc chỉ chọn cách lập chứng từ hoặc một một bên nợ, hoặc một bên có như Pham Cong mình thấy sẽ có những tình huống khó cho việc giải thích:
Ví dụ 1 : Nếu bạn lập chứng từ ghi Nợ : Khi trích khấu hao, định khoản là
Nợ 642
Nợ 641
Nợ 627
Có 214
Như vậy các chứng từ ghi sổ
CTGS**: Nợ 642/ Có các TK...
CTGS**: Nợ 641/ Có các TK...
CTGS**: Nợ 627/ Có các TK...
sẽ không có chứng từ kèm theo diễn giải cho định khoản khấu hao tính vào giá thành và hạch toán vào chi phí

Ý kiến của mình là vậy, mong được các bạn góp ý để mình hiểu thêm.

 

[levanton]

Chào bạn Levanton.
Tự nhận là kinh nghiệm còn non nớt nhưng minh chẳng thấy ai lập chứng từ ghi sổ như bạn và cũng chẳng có sách nào hướng dãn làm như vạy bạn ạ.
Mình lập CTSG theo hoặc một bên nợ hoặc một bên có chứ.
Hiện tại mình đang làm cho một công ty nhỏ và mình lập CTGS theo TK nợ phát sinh trong kỳ vd

CTGS01 Nợ TK111/Có 112,156,211....
CTGS02 Nợ tk 112/Có TK 111,331,...
......

Như vậy thì việc theo dõi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều mà không xảy ra sự trùng lặp. Tổng số phát sinh trong BCĐ = Tống ps sổ đăng ký CTGS

Mình viết bài trên là theo kinh nghiệm thực tế đã làm trước đây, khi bạn góp ý như vậy, mình đã tìm đọc sách HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH SỔ SÁCH KẾ TOÁN, LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH & BÁO CÁO THUẾ GTGT của các tác giả TS. Bùi Văn Dương, TS Võ Văn Nhị - Cao học Đặng Văn Sáng do NXB Lao động -Xã hội xuất bản năm 2004 có hướng dẫn lập CTGS đều đồng thời lập cả bên Nợ, Bên Có như cách của mình.
Bạn xem lại có gì khác thì nói cho mình học hỏi thêm.
Chân thành cám ơn !

 

[NTH-CKMD]

Cho mình tham gia chuyên đề này với, mình cũng đang lúng túng khi lập CTGS. Mình thì tổng hợp các chứng từ cùng loại (trong vòng 3,5,7 ngày) rồi ghi vào 1 CTGS.Ví dụ như nhập hàng thì mình ghi trên 2 dòng của CTGS: Nợ TK156/Có TK111 và Nợ TK133/Có TK111. Ui mình thấy linh tinh quá. Mong mọi người cho ý kiến.

 

[levanton]

Cho mình tham gia chuyên đề này với, mình cũng đang lúng túng khi lập CTGS. Mình thì tổng hợp các chứng từ cùng loại (trong vòng 3,5,7 ngày) rồi ghi vào 1 CTGS.Ví dụ như nhập hàng thì mình ghi trên 2 dòng của CTGS: Nợ TK156/Có TK111 và Nợ TK133/Có TK111. Ui mình thấy linh tinh quá. Mong mọi người cho ý kiến.

Bạn làm như vậy đúng rồi, làm riết rồi cũng thấy quen thôi. Lưu ý : Số liệu trên chứng từ ghi sổ dùng để ghi sổ cái, trong khi 1 chứng từ có nhiều Nợ/ 1 Có, hoặc ngựoc lại, và trình tự phát sinh cũng có thể xen vào nhau, nên khi lập chứng từ ghi sổ, chúng ta nên liệt kê lần lượt theo nội dung.
Ví dụ : Ngày 18/12 : Phiếu chi 18 Nợ 642 : 200.000, Nợ :133 20.000/ Có 111 : 220.000. Phiếu chi 19: Nợ 156 : 500.000, Nợ 133:50.000/ Có 111 550.000.
Ngày 19/12 : Phiếu chi 20 Nợ 642 : 100.000, Nợ :133 10.000/ Có 111 : 110.000. Phiếu chi 21 : Nợ 141 : 300.000/ Có 111.
Thì khi lập chứng từ ghi sổ , bạn lần lượt liệt kê cho các nội dung Nợ TK... sau đó sang dòng ghi cho Nợ TK khác. TK nào ghi Nợ 2 dòng trở lên phải có dòng cộng.
Như vậy, CTGS ghi trình tự như sau:
- PC18 : Nội dung Nợ 642/ Có 111 : 200.000
- PC 20: nội dung Nợ 642/ Có 111 : 100.000
Cộng 300.000
- PC18 : Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 20.000
- PC 19: Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 50.000
- PC 20: nội dung Nợ 133/ Có 111 : 10.000
Cộng 80.000
- PC 19: Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 500.000
- PC 21 Nội dung Nợ 141/ Có 111 : 300.000
Tổng cộng : 1.180.000

 

[levanton]

Hiii hiiiii wên nữa, anh Tồn ơi, một CTGS em cho thành hai trang A4 được không anh? Em làm cho một tháng luôn vì chỉ có tháng 2,3 là có phát sinh nhiều thôi chứ mất tháng kia có 1/2 tờ à . Anh cho em biết ý kiến nha, hy vọng là in hai trang được hihiiii
Chào anh

CTGS chỉ nên làm trong 1 trang, nếu dài quá, bạn lập bảng kê chứng từ cùng loại. Ví dụ : nhiều nội dung ghi Nợ 156/ Có 111; Nợ 133/ Có 111 bạn lập bảng kê chứng từ cùng loại cho 2 định khoản này, Trên CTGS, bạn ghi cả bảng kê thành 1 dòng, các nghiệp vụ khác ghi bình thường trong cùng CTGS đó.
Thân chào!

 

[hoakhai]

Bạn làm như vậy đúng rồi, làm riết rồi cũng thấy quen thôi. Lưu ý : Số liệu trên chứng từ ghi sổ dùng để ghi sổ cái, trong khi 1 chứng từ có nhiều Nợ/ 1 Có, hoặc ngựoc lại, và trình tự phát sinh cũng có thể xen vào nhau, nên khi lập chứng từ ghi sổ, chúng ta nên liệt kê lần lượt theo nội dung.
Ví dụ : Ngày 18/12 : Phiếu chi 18 Nợ 642 : 200.000, Nợ :133 20.000/ Có 111 : 220.000. Phiếu chi 19: Nợ 156 : 500.000, Nợ 133:50.000/ Có 111 550.000.
Ngày 19/12 : Phiếu chi 20 Nợ 642 : 100.000, Nợ :133 10.000/ Có 111 : 110.000. Phiếu chi 21 : Nợ 141 : 300.000/ Có 111.
Thì khi lập chứng từ ghi sổ , bạn lần lượt liệt kê cho các nội dung Nợ TK... sau đó sang dòng ghi cho Nợ TK khác. TK nào ghi Nợ 2 dòng trở lên phải có dòng cộng.
Như vậy, CTGS ghi trình tự như sau:
- PC18 : Nội dung Nợ 642/ Có 111 : 200.000
- PC 20: nội dung Nợ 642/ Có 111 : 100.000
Cộng 300.000

- PC18 : Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 20.000
- PC 19: Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 50.000
- PC 20: nội dung Nợ 133/ Có 111 : 10.000
Cộng 80.000
- PC 19: Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 500.000
- PC 21 Nội dung Nợ 141/ Có 111 : 300.000
Tổng cộng : 1.180.000

Anh Tồn ơi cho em hỏi mốt tí. Thế lúc vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ thi ghi là:
CTGS số 1: Gồm PC 18,19,20:
tổng cộng là: 1.180.000 đồng .

 

[hoakhai]

Bạn làm như vậy đúng rồi, làm riết rồi cũng thấy quen thôi. Lưu ý : Số liệu trên chứng từ ghi sổ dùng để ghi sổ cái, trong khi 1 chứng từ có nhiều Nợ/ 1 Có, hoặc ngựoc lại, và trình tự phát sinh cũng có thể xen vào nhau, nên khi lập chứng từ ghi sổ, chúng ta nên liệt kê lần lượt theo nội dung.
Ví dụ : Ngày 18/12 : Phiếu chi 18 Nợ 642 : 200.000, Nợ :133 20.000/ Có 111 : 220.000. Phiếu chi 19: Nợ 156 : 500.000, Nợ 133:50.000/ Có 111 550.000.
Ngày 19/12 : Phiếu chi 20 Nợ 642 : 100.000, Nợ :133 10.000/ Có 111 : 110.000. Phiếu chi 21 : Nợ 141 : 300.000/ Có 111.
Thì khi lập chứng từ ghi sổ , bạn lần lượt liệt kê cho các nội dung Nợ TK... sau đó sang dòng ghi cho Nợ TK khác. TK nào ghi Nợ 2 dòng trở lên phải có dòng cộng.
Như vậy, CTGS ghi trình tự như sau:
- PC18 : Nội dung Nợ 642/ Có 111 : 200.000
- PC 20: nội dung Nợ 642/ Có 111 : 100.000
Cộng 300.000
- PC18 : Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 20.000
- PC 19: Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 50.000
- PC 20: nội dung Nợ 133/ Có 111 : 10.000
Cộng 80.000
- PC 19: Nội dung Nợ 133/ Có 111 : 500.000
- PC 21 Nội dung Nợ 141/ Có 111 : 300.000
Tổng cộng : 1.180.000

Anh Tồn ơi cho em hỏi mốt tí. Thế lức vào sổ Đắng ký chứng từ ghi sổ thi ghi là:
CTGS số 1: Gồm PC 18,19,20:
tổng cộng là: 1.180.000 đồng .
Có đúng không hở anh. Mong anh trả lời giúp. Vì em lăn tăn cái vụ sổ đắng ký CTGS này lâu rồi.

 

[levanton]

Anh Tồn ơi cho em hỏi mốt tí. Thế lức vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ thi ghi là:
CTGS số 1: Gồm PC 18,19,20:
tổng cộng là: 1.180.000 đồng .
Có đúng không hở anh. Mong anh trả lời giúp. Vì em lăn tăn cái vụ sổ đăng ký CTGS này lâu rồi.

Trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chỉ ghi:
Số chứng từ ghi sổ ; ngày CTGS, cột số tiền: ghi 1.180.000 , không ghi chi tiết. không ghi gồm chứng từ số ....

 

[NG Tùng Điển]

Chào các anh chị!
Các anh chị cho hỏi một chút về cách lập "Chứng từ ghi sổ" với ạ!
Em mới làm kế toán cho một đơn vị kinh doanh ô tô, đơn vị này dùng hình thức sổ kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ", nhưng em không biết phải lập chứng từ như thế nào theo một trong 2 cách sau:
VD: Trong 5 ngày đầu tháng phát sinh 3 chứng từ thu tiền của khách hàng thanh toán nợ với tổng số tiền là 150 000 000 (Chi tiết Ct1: 15 triệu, Ct2: 20 triệu, Ct3: 115 triệu).
Em đã hạch toán Nợ TK 111/Có TK 131 cho từng khách hàng
Nhưng bây giờ vào chứng từ ghi sổ thì phải làm sao:
C1: Chứng từ ghi sổ có một dòng Nợ TK 1111/ Có TK 131 số tiền là 150 triệu
C2: Chứng từ ghi sổ có 3 dòng chi tiết
Dòng 1: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 15
Dòng 2: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 20
Dòng 3: Nợ TK 1111/Có TK 131 số tiền 115
Em chưa biết phải làm theo cách nào cho đúng. Xin nhờ các anh chị chỉ giùm
Mong sớm nhận được sự trợ giúp của các anh chị
Cảm ơn các anh chị rất nhiều.

bạn có thể xem trong cuốn: chế độ kế toán doanh nghiệp _ quyển 2 _BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TOÁN Theo quyết định số 15/2006QĐ/BTC phần hình thức chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ. mình thấy hướng dẫn cũng rất chi tiết về v6n1 đề mà bạn đang hỏi.
chúc bạn sẽ có cách giải quyết tốt nhất và hợp lý!
:0frown: