Thanh toán các dự án đầu tư, sửa chữa
- Thanh toán chi phí tư vấn, xây dựng và mua sắm thiết bị của Dự án, Thanh toán chi phí khác
4.1/Quy trình thực hiện chung:
Bước 01:Đơn vị, bộ phận lập: Dự toán chi phí cho dự án
- Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy
- Trong trường hợp phó trưởng đơn vị, bộ phận ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính.
Bước 02:Đơn vị, bộ phận mang "Giấy đề nghị, đề xuất" giám đốcsau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ).
Bước 03:Kế toán trưởng ký chính trình “Giấy đề nghị” và làm tờ trình (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)
Chú ý: Nếu là tài sản có giá trị lớn thì nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp).
- Giám đốc ký duyệt chi giao lại đơn vị, bộ phận trực tiếp thi hành.
+ Giấy đề nghị thanh toán ( theo mẫu 05-TT)
+ Đề xuất, Dự toán chi phí dự án đầu tư, sửa chữa (Bản gốc)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Hồ sơ liên quan (Hợp đồng,Thanh lý HĐ…nếu có)
+ Quyết toán khối lượng chi phí sửa chữa
+ Biên bản nghiệm thu công trình
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc hoặc bản copy tùy theo từng trường hợp)
Lưu ý: Ghi rõ thanh toán cho dự án nào trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán ĐTXD cơ bản
Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Tổng giá trị thanh toán nếu:
- Dưới 5 triệu cần 1 – 3 báo giá cạnh tranh.
- Từ 5 triệu -> dưới 20 triệu phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng.
- Từ 20 triệu -> dưới 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chon, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng.
- Từ 100 triệu trở lên phải làm thủ tục đầu thầu, thủ tục đấu thầu mau hàng hoá liên hệ vói phòng kế toán để được hướng dẫn.
Bước 04:Đơn vị, bộ phận mang hồ sơ đầy đủ nêu trên gửi phòng kế toán sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ = > Kế toán trưởng ký và trình Giám đốc xem xét và phê duyệt chi tiền
- Sau khi được duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ..
-Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi
