P
phanmembravo
Guest
- 5/8/16
- 0
- 0
- 0
- 34
Hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều phần mềm giải pháp ERP khác nhau khiến cho người sử dụng băn khoăn không biết chọn cái nào hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số tư vấn để doanh nghiệp bạn có thêm kinh nghiệm trong việc lựa chọn triển khai phần mềm.
Các vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi lựa chọn hệ thống ERP là mục tiêu dự án không rõ ràng, tính năng hệ thống không đáp ứng yêu cầu, chi phí vượt quá ngân sách, lịch trình triển khai không diễn ra như dự tính, thậm chí còn làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy trình nào để DN chọn lựa hệ thống ERP?
Tùy theo điều kiện nội tại của từng doanh nghiệp, quy trình đánh giá, lựa chọn một hệ thống ERP cho các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên, có những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP
Để xác định mục tiêu của dự án ERP, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện ra những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP.
Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Nếu chiến lược kinh doanh doanh nghiệp đặt ra càng dài hạn thì đời sống hữu ích của hệ thống ERP càng lâu, nguy cơ thay đổi và chỉnh sửa hệ thống ERP càng được giảm thiểu.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay có mục tiêu khá mơ hồ và rất chung về dự án triển khai ERP và không đưa ra được các lý do hay mục đích cụ thể để triển khai ERP. Chính vì những mục tiêu mơ hồ và không cụ thể này mà kết quả dự án triển khai ERP sau đó của nhiều doanh nghiệp cũng mơ hồ theo. Thông thường, mục tiêu của dự án ERP nên được giao cho một nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tổ chức triển khai thực hiện.
Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống
Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự thích ứng và đồng bộ giữa các cấu phần này với nhau. Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau:
Quy trình sản xuất - kinh doanh: cần tìm hiểu và nhận diện quy trình sản xuất - kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng càng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình sản xuất - kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét lựa chọn ERP.
Cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc các vị trí trong doanh nghiệp.
Hệ thống: bao gồm việc xác định hiện trạng về phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau
Chính sách kinh doanh: bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.
Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, doanh nghiệp sẽ tìm ra các điểm yếu, trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề khó khăn và thách thức của hệ thống đối với doanh nghiệp. Tùy trường hợp, doanh nghiệp còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, giúp nhận diện các cơ hội để cải thiện hiệu năng làm việc và đưa ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống ERP mới mà doanh nghiệp sắp sửa chọn để triển khai.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu
Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:
Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.
Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.
Thông thường, phòng công nghệ thông tin có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.
Trên thực tế, có một số doanh nghiệp không mở thầu mà có thể liên hệ làm việc trực tiếp với các đối tác đã tìm hiểu từ trước.
Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP. Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá và trọng số thường được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.
Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị. Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.
Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công bằng và nhanh chóng.
Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP
Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức. Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các bảng trả lời của nhà cung cấp. Việc đánh giá, tính điểm sẽ dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá được nêu ở bước 4.
Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo). Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được doanh nghiệp xác định.
Trong các tình huống nghiệp vụ phức tạp, nhóm đánh giá ERP có thể phải chuẩn bị các tình huống sử dụng, dùng kiểm tra xem cách thức xử lý của các hệ thống ERP (thực hiện tại buổi demo phần mềm) để xem có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Sau khi kết thúc, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng tổng kết trên phiếu đánh giá kết quả demo của các nhà cung cấp.
Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của doanh nghiệp với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp.
Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP
Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để lấy ý kiến phê duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.
Nắm vững được quy trình này là tiền đề để các doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp với yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được hệ thống ERP hoạt động tốt thì việc lựa chọn được nhà cung cấp thôi là chưa đủ. Quá trình làm việc với nhà cung cấp để triển khải phần mềm sẽ là bước tiếp theo trong quy trình đưa hệ thống này vào hoạt động tại doanh nghiệp.
Bản quyền thuộc về Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO
HN - 043 776 2472 ; ĐN - 0511 363 3733 ; HCM - 083 930 3352
Các vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi lựa chọn hệ thống ERP là mục tiêu dự án không rõ ràng, tính năng hệ thống không đáp ứng yêu cầu, chi phí vượt quá ngân sách, lịch trình triển khai không diễn ra như dự tính, thậm chí còn làm ngưng trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy trình nào để DN chọn lựa hệ thống ERP?
Tùy theo điều kiện nội tại của từng doanh nghiệp, quy trình đánh giá, lựa chọn một hệ thống ERP cho các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau. Tuy nhiên, có những bước cơ bản có thể được áp dụng chung cho các doanh nghiệp như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu dự án triển khai ERP
Để xác định mục tiêu của dự án ERP, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những khó khăn thực tế trong việc quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Chính những khiếm khuyết của hệ thống quản lý hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện ra những mục tiêu và yêu cầu cần thiết cho hệ thống ERP.
Bên cạnh đó, mục tiêu của dự án còn được xác định dựa trên nền tảng chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm các chiến lược phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. Nếu chiến lược kinh doanh doanh nghiệp đặt ra càng dài hạn thì đời sống hữu ích của hệ thống ERP càng lâu, nguy cơ thay đổi và chỉnh sửa hệ thống ERP càng được giảm thiểu.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay có mục tiêu khá mơ hồ và rất chung về dự án triển khai ERP và không đưa ra được các lý do hay mục đích cụ thể để triển khai ERP. Chính vì những mục tiêu mơ hồ và không cụ thể này mà kết quả dự án triển khai ERP sau đó của nhiều doanh nghiệp cũng mơ hồ theo. Thông thường, mục tiêu của dự án ERP nên được giao cho một nhóm đánh giá, lựa chọn ERP tổ chức triển khai thực hiện.
Bước 2: Xác định hiện trạng hệ thống
Việc lựa chọn ERP nào để triển khai cần phải xem xét sự thích ứng và đồng bộ giữa các cấu phần này với nhau. Để xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý, chúng ta thường đánh giá dựa trên 4 yếu tố cơ bản sau:
Quy trình sản xuất - kinh doanh: cần tìm hiểu và nhận diện quy trình sản xuất - kinh doanh từ các phòng, ban và đơn vị thành viên trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP nào có khả năng đáp ứng càng nhiều yêu cầu quản lý từ quy trình sản xuất - kinh doanh càng được đánh giá cao khi xem xét lựa chọn ERP.
Cơ cấu tổ chức: cần xác định rõ sơ đồ tổ chức hiện tại và tương lai, vai trò trách nhiệm của các phòng, ban và bản mô tả công việc các vị trí trong doanh nghiệp.
Hệ thống: bao gồm việc xác định hiện trạng về phần cứng, phần mềm, sự giao tiếp dữ liệu giữa các ứng dụng hiện có và hệ thống mạng nối kết giữa các phòng, ban, đơn vị với nhau
Chính sách kinh doanh: bao gồm quy định về đặt hàng, quản lý hạn mức tín dụng và các tiêu chí đánh giá hiệu năng công việc.
Thông qua việc xác định hiện trạng hệ thống thông tin quản lý ở trên, doanh nghiệp sẽ tìm ra các điểm yếu, trong hệ thống hiện tại; nhận diện các vấn đề khó khăn và thách thức của hệ thống đối với doanh nghiệp. Tùy trường hợp, doanh nghiệp còn có thể mở rộng tổ chức khảo sát, đánh giá hiệu năng hoạt động của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, giúp nhận diện các cơ hội để cải thiện hiệu năng làm việc và đưa ra hướng xử lý cho các vấn đề khó khăn và thách thức hiện tại trên hệ thống ERP mới mà doanh nghiệp sắp sửa chọn để triển khai.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu
Dựa trên mục tiêu của dự án và hiện trạng chi tiết về hệ thống được xác định ở 2 bước trên, nhóm đánh giá dự án ERP sẽ tổ chức thảo luận, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu dự thầu. Hồ sơ này bao gồm 2 nội dung chính:
Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu nghiệp vụ.
Bảng liệt kê, mô tả các yêu cầu kỹ thuật, hệ thống.
Thông thường, phòng công nghệ thông tin có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.
Trên thực tế, có một số doanh nghiệp không mở thầu mà có thể liên hệ làm việc trực tiếp với các đối tác đã tìm hiểu từ trước.
Bước 4: Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Sau khi hoàn tất hồ sơ mô tả các yêu cầu nghiệp vụ và kỹ thuật, đội đánh giá, lựa chọn ERP sẽ xây dựng phương pháp và các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP. Bên cạnh các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu chức năng, các tiêu chí đánh giá cho yêu cầu phi chức năng như ngân sách và lịch trình dự án cũng được xem xét. Song song với các tiêu chí đánh giá là những trọng số cho biết mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các tiêu chí đánh giá và trọng số thường được trình bày thành bảng tiêu chí đánh giá phần mềm.
Bên cạnh đó, các tiêu chí đánh giá năng lực của nhà cung cấp cũng được chuẩn bị. Tiêu chí này thường bao gồm các yếu tố như năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, khả năng tổ chức huấn luyện người dùng, khả năng chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu, dịch vụ bảo hành hệ thống và nâng cấp phiên bản cập nhật do những thay đổi theo luật định.
Bảng tiêu chí đánh giá phần mềm và đánh giá năng lực nhà cung cấp là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có được quyết định lựa chọn ERP khách quan, công bằng và nhanh chóng.
Bước 5: Thực hiện đánh giá các hệ thống ERP
Sau khi hồ sơ yêu cầu dự thầu được gửi đi, thường vài tuần sau các nhà cung cấp sẽ nộp bảng trả lời cho yêu cầu dự thầu và hồ sơ dự thầu chính thức. Nhóm đánh giá, lựa chọn ERP sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và cho điểm các bảng trả lời của nhà cung cấp. Việc đánh giá, tính điểm sẽ dựa trên cơ sở từ bảng tiêu chí đánh giá được nêu ở bước 4.
Dựa trên kết quả tính điểm này, nhóm đánh giá ERP sẽ chọn ra từ 3 đến 5 nhà cung cấp ERP để mời đến trình diễn phần mềm (demo). Đây là cơ hội tiếp xúc, chất vấn trực tiếp giữa nhóm đánh giá ERP với các nhà cung cấp ERP nhằm xác định rõ hơn khả năng đáp ứng của các hệ thống ERP đối với yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật và yêu cầu khác đã được doanh nghiệp xác định.
Trong các tình huống nghiệp vụ phức tạp, nhóm đánh giá ERP có thể phải chuẩn bị các tình huống sử dụng, dùng kiểm tra xem cách thức xử lý của các hệ thống ERP (thực hiện tại buổi demo phần mềm) để xem có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không. Sau khi kết thúc, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng tổng kết trên phiếu đánh giá kết quả demo của các nhà cung cấp.
Sau cùng, nhóm đánh giá ERP sẽ lập bảng so sánh giữa yêu cầu của doanh nghiệp với những giải pháp cung ứng từ các nhà cung cấp cũng như lập biểu đồ so sánh khả năng đáp ứng yêu cầu giữa các nhà cung cấp với nhau, để từ đó đưa ra đề xuất lựa chọn ERP phù hợp.
Bước 6: Đề xuất và quyết định chọn lựa ERP
Dựa trên kết quả thực hiện ở bước 5, nhóm đánh giá ERP sẽ có văn bản trình bày các đề xuất chọn lựa, trình lên ban lãnh đạo doanh nghiệp để lấy ý kiến phê duyệt. Kết thúc việc đánh giá, chọn lựa ERP và có ý kiến phê duyệt của ban lãnh đạo doanh nghiệp, đội đánh giá dự án ERP sẽ bắt tay vào chuẩn bị lộ trình triển khai dự án ERP.
Nắm vững được quy trình này là tiền đề để các doanh nghiệp lựa chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp với yêu cầu và thực trạng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được hệ thống ERP hoạt động tốt thì việc lựa chọn được nhà cung cấp thôi là chưa đủ. Quá trình làm việc với nhà cung cấp để triển khải phần mềm sẽ là bước tiếp theo trong quy trình đưa hệ thống này vào hoạt động tại doanh nghiệp.
Bản quyền thuộc về Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO
HN - 043 776 2472 ; ĐN - 0511 363 3733 ; HCM - 083 930 3352
