Một số rủi ro về Thuế và cách phòng ngừa khi mua hàng hóa và dịch vụ
Phàm những điều mà người ta không ngờ, hậu quả của nó xảy ra một cách nghiêm trọng thì được coi là rủi ro. Khi người ta biết mức độ rủi ro cao, thì hành động sẽ trở nên thận trọng. Vấn đề là, thận trọng như thế nào để tránh được rủi ro thì không phải ai cũng biết, nhất là đối với những người mới vào nghề. Bài viết đưa ra một vài chia sẻ, đối với những người quan tâm đến lĩnh vực kế toán. Câu hỏi đặt ra là: Kế toán nhìn nhận vấn đề rủi ro về thuế như thế nào, khi doanh nghiệp (DN) mua các yếu tố đầu vào (gọi tắt là mua hàng)?
Nếu trả lời được câu hỏi này, thì phần nào sẽ biết được cách phòng ngừa rủi ro, nói cách khác là sẽ biết cách thận trọng.
Trước khi phân tích các yếu tố có thể gây ra những rủi ro về thuế của một nghiệp vụ mua hàng, chúng ta nên hình dung qua về mức độ rủi ro nếu cơ quan thuế bác bỏ chi phí mua hàng của DN. Nếu một nghiệp vụ mua hàng không có đủ chứng từ, nội dung chứng từ không phù hợp, các chứng từ liên quan không ăn khớp nhau, thiếu tính logic, chặt chẽ và đặc biệt là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp thì cơ quan thuế có quyền xuất toán các chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng trên. Khi đó, DN sẽ bị truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và tiền phạt chậm nộp thuế tính từ kỳ phát sinh chi phí đến ngày cơ quan thuế phát hiện theo lãi suất 0,03%/ngày (trước ngày 01/07/2016 mức lãi suất áp dụng cho tiền phạt chậm nộp thuế là 0,05%/ ngày). Trường hợp, DN sử dụng hóa đơn bất hợp pháp thì bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần so với giá trị ghi trên tờ hóa đơn.
Ví dụ, vào tháng 3/2013, một DN mua một lô nguyên vật liệu có giá trị 1 tỷ đồng, Thuế GTGT 10% được khấu trừ là 100 triệu đồng. Tháng 5/2017, Cơ quan thuế vào quyết toán DN này, đã phát hiện bộ chứng từ của lô hàng trên không đầy đủ và thiếu sự logic, số liệu trên các chứng từ không ăn khớp, nói tóm lại, bộ chứng từ có vấn đề. Cơ quan thuế yêu cầu, DN xuất toán chi phí của bộ chứng từ trên. Hậu quả là, DN bị truy thu thuế GTGT mà kế toán đã kê khai khấu trừ 100 triệu đồng. Đồng thời, khi bị xuất toán 1 tỷ đồng chi phí thì lợi nhuận của năm 2013 tăng lên đúng 1 tỷ đồng. Do vậy, tiền thuế TNDN 20% bị truy thu là 200 triệu đồng. Ngoài ra, số ngày cơ quan thuế tính từ kỳ khai thuế GTGT đến ngày bị phát hiện là 1.515 ngày, tiền phạt chậm nộp thuế GTGT là: 1.515 ngày x 0,03% x100 triệu đồng = 45, 45 triệu đồng. Số ngày tính từ kỳ nộp thuế TNDN năm 2013 đến ngày cơ quan thuế phát hiện là 1.245 ngày, tiền phạt chậm nộp thuế TNDN là: 1.245 ngày x 0,03% x 200 triệu đồng = 74, 7 triệu đồng. Như vậy, khi Cơ quan thuế xuất toán chi phí mua nguyên vật liệu của tháng 3/2013 thì tổng số tiền truy thu thuế và nộp phạt mà DN phải nộp là: 100 + 200 + 45,45 + 74,7 = 420, 15 triệu đồng (trong ví dụ này tác giả không tính mức lãi suất phạt chậm nộp 0,05%/ ngày áp dụng trước ngày 01/07/2016, nếu tính cẩn thận như vậy thì sẽ dài dòng và phức tạp hơn, số tiền phạt chậm nộp sẽ lớn hơn). Trong trường hợp tệ hại hơn, nếu tờ hóa đơn trên là hóa đơn bất hợp pháp (hoá đơn không đăng ký phát hành hoặc mua của DN bỏ trốn) thì mức phạt sẽ nghiêm trọng hơn. Theo quy định hiện nay, số tiền phạt mà DN phải nộp về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sẽ dao động trong phạm vi từ 1 đến 3 lần giá trị ghi trên tờ hóa đơn, tức là DN phải nộp phạt từ 1 đến 3 tỷ đồng.
Qua ví dụ trên, bạn đọc đã hình dung được phần nào mức độ rủi ro của một nghiệp vụ mua hàng. Vậy chúng ta phải làm gì để bảo vệ được với Cơ quan Thuế về những chi phí đã phát sinh là có thật và không bị xuất toán?
Tất cả chúng ta ai cũng biết, hoạt động mua các yếu tố đầu vào của DN đều phải thể hiện trên bộ chứng từ. Theo lẽ thông thường, nếu hoạt động mua của DN là có thật thì bộ chứng từ hiển nhiên sẽ được Cơ quan Thuế công nhận và do đó không có rủi ro về thuế. Điều này chưa hẳn đã đúng. Tại sao lại như vậy? Để trả lời câu hỏi này, trước hết kế toán cần phải biết: Muốn bảo vệ với cơ quan Thuế về một nghiệp vụ mua hàng của DN là có thật thì bộ chứng từ phải bao gồm những gì? Trên thực tế, không phải ai cũng biết. Có những người cho rằng: Khi mua hàng chỉ cần có tờ hóa đơn GTGT với đầy đủ chữ ký và con dấu của người bán, là đủ điều kiện cho kế toán hạch toán vào chi phí được trừ. Điều này cũng không đúng. Kế toán nên nhớ rằng, điều kiện trước tiên để bảo vệ với cơ quan thuế về một nghiệp vụ mua hàng trong nước là có thật thì phải có một bộ chứng từ đầy đủ gồm:
1- Hợp đồng, Phụ lục Hợp đồng và Thanh lý Hợp đồng (nếu có).
2- Có hóa đơn chứng từ hợp pháp.
3- Có chứng từ thanh toán (Phiếu thu nếu thanh toán bằng tiền mặt có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, nếu lớn hơn 20 triệu đồng thì không được thanh toán bằng tiền mặt).
4- Biên bản bàn giao vật tư, hàng hóa (đối với DN thương mại), Biên bản nghiệm thu công trình (đối với DN xây dựng), Biên bản nghiệm thu khối lượng dịch vụ hoàn thành (đối với DN cung cấp dịch vụ).
5- Các chứng từ liên quan đến việc mua bán khác như: Hóa đơn chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử (nếu có), phí cầu đường,...
Ngoài ra DN còn có thể bổ sung thêm các chứng từ như: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho có ghi rõ số lượng, chủng loại từng mặt hàng hoặc Bản kê chi tiết số lượng, chủng loại từng mặt hàng.
Như vậy, câu hỏi đơn giản nhất đã được trả lời. Qua câu hỏi này, tác giả muốn gửi tới những bộ phận, cá nhân liên quan tới việc mua các yếu tố đầu vào cho DN một thông điệp rằng: “Hãy lấy nhiều nhất có thể các chứng từ của người bán”.
Câu hỏi thứ hai đặt ra là: Nếu một nghiệp vụ mua hàng đã có đầy đủ chứng từ liên quan thì kế toán có bảo vệ được với Cơ quan thuế về chi phí được trừ của nghiệp vụ mua hàng đó không? Câu trả lời cũng là “chưa chắc”. Tại sao lại như vậy? Để trả lời câu hỏi này chúng ta cần phải xem xét một cách cẩn thận về sự phù hợp, tính logic, chặt chẽ của từng chứng từ trong bộ chứng từ kể trên.
Hợp đồng kinh tế
Các nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn, thời gian thực hiện lâu dài thì nhất thiết phải có Hợp đồng kinh tế, để đưa ra những cam kết ràng buộc trách nhiệm giữa bên mua và bên bán. Hợp đồng cũng là một căn cứ, để khẳng định giá trị và tầm quan trọng của một giao dịch. Nếu một tờ hóa đơn có giá trị lớn mà không có Hợp đồng đi kèm, thì đây là một dấu hiệu để cơ quan thuế đặt câu hỏi về tính thực tế của giao dịch. Hợp đồng và các chứng từ khác có quan hệ mật thiết với nhau về nội dung .
- Thứ nhất về mặt giá trị: Giá trị ghi trên Hợp đồng phải bằng với giá trị ghi trên Hóa đơn và Chứng từ thanh toán. Nếu số liệu trên ba chứng từ này (Hợp đồng, Hóa đơn, Chứng từ thanh toán) không bằng nhau thì kế toán cần phải giải thích được. Ngoài trường hợp giá trị Hợp đồng bằng giá trị ghi trên Hóa đơn, có hai khả năng xảy ra:
+ Khả năng 1: Giá trị trên Hợp đồng lớn hơn giá trị trên Hóa đơn. Trong trường hợp này, nếu không có Phụ lục điều chỉnh giá trị hiện thực thì cơ quan thuế sẽ xử lý bên bán bằng cách coi giá trị trên Hợp đồng là doanh thu. Như vậy, doanh thu của bên bán sẽ bị tăng lên so với doanh thu đã khai theo Hóa đơn. Trường hợp này, bên bán bị rủi ro, bên mua không bị rủi ro.
+ Khả năng 2: Giá trị ghi trên Hợp đồng nhỏ hơn giá trị ghi trên Hóa đơn. Trên thực tế, trường hợp này không phải là hiếm gặp. Sở dĩ, sau khi ký Hợp đồng, Bên mua có thể có phát sinh mua thêm hoặc thậm chí yêu cầu bên bán cho gửi giá, nên giá trị ghi trên Hóa đơn có thể lớn hơn rất nhiều so với giá trị thực tế ghi trên Hợp đồng. Trong trường hợp này, bên mua đã hạch toán chi phí theo giá trị ghi trên tờ Hóa đơn. Nếu DN không làm Phụ lục điều chỉnh bổ sung hoặc bỏ Hợp đồng cũ, ký lại Hợp đồng mới sao cho có sự trùng khớp về mặt giá trị so với Hóa đơn, thì cơ quan thuế sẽ xác định con số ghi trên Hợp đồng cũ là chi phí. Như vậy, trường hợp này chi phí của bên mua sẽ bị giảm đi và lợi nhuận trong kỳ của bên mua sẽ tăng lên đúng bằng số chênh lệch giữa giá trị ghi trên Hóa đơn và giá trị ghi trên Hợp đồng cũ. Trường hợp này, Bên mua sẽ bị truy thu thuế TNDN và tiền phạt chậm nộp tương ứng với phần lợi nhuận tăng thêm.
- Thứ hai, về mặt thanh toán. Điều khoản thanh toán ghi trong Hợp đồng sẽ có quy định về thời hạn thanh toán. Cơ quan thuế sẽ so sánh thời điểm trên Chứng từ thanh toán và thời hạn thanh toán ghi trong Hợp đồng để bắt lỗi DN. Có 2 khả năng xảy ra:
+ Khả năng 1: DN thanh toán trước hoặc đúng hạn so với thời hạn thanh toán ghi trên Hợp đồng. Trường hợp này sẽ không có rủi ro.
+ Khả năng 2: Thời điểm thanh toán trên Chứng từ thanh toán phát sinh sau thời hạn thanh toán ghi trên Hợp đồng hoặc Biên bản bàn giao. Trong trường hợp này, Cơ quan thuế sẽ yêu cầu DN điều chỉnh kỳ khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu DN xin hoàn thuế GTGT thì cơ quan thuế sẽ không cho hoàn thuế GTGT, đối với những trường hợp DN thanh toán không đúng thời hạn ghi trên Hợp đồng. Dù phải điều chỉnh kỳ khấu trừ thuế GTGT, hay không được hoàn thuế GTGT, đều gây ra cho DN những rắc rối không thể khắc phục được. Bởi vậy, để tránh những rủi ro đó, DN cần phải theo dõi điều khoản thanh toán ghi trên Hợp đồng. Nếu đến hạn mà DN vẫn chưa thanh toán được cho bên bán, thì phải làm Đơn xin gia hạn thanh toán và phải được bên bán đồng ý chấp nhận. Có như vậy, Cơ quan thuế mới chấp nhận cho DN hoàn thuế hoặc kê khai khấu trừ đúng kỳ nó phát sinh. Để minh hoạ cho trường hợp DN bị Cơ quan thuế bắt điều chỉnh kỳ khai thuế VAT khấu trừ, chúng ta cùng suy ngẫm ví dụ sau.
Ví dụ: Tháng 3/2015, DN A ký Hợp đồng mua một lô hàng của DN B có giá trị là 1 tỷ đồng, thuế GTGT 10% là 100 triệu đồng và được DN B viết hoá đơn ngay trong tháng 3 đó. DN A đã kê khai thuế GTGT được khấu trừ của tờ Hóa đơn đó cho Quý 1/2015. Giả sử, Quý 1/2015 tổng số thuế GTGT đầu ra của DN A là 90 triệu đồng nhỏ hơn so với tổng số thuế GTGT được khấu trừ của một tờ Hoá đơn mua vật liệu là 100 triệu đồng (Quý này chỉ có 1 tờ Hoá đơn GTGT mua vào). Do đó, Quý 1/2015 DN A không phải nộp thuế GTGT. Tuy nhiên, trong Hợp đồng có ghi thời hạn thanh toán là sau 90 ngày, kể từ khi Hai bên ký kết, tức là hạn cuối thanh toán là ngày 30/6/2015. Đến hạn thanh toán, DN A vẫn chưa thanh toán cho DN B và cũng không làm đơn xin gia hạn. Đến tháng 10/2015, DN A mới chuyển khoản thanh toán cho DN B. Năm 2017, Cơ quan thuế vào quyết toán với DN A, họ xem lại điều khoản thanh toán ghi trên Hợp đồng và yêu cầu DN A điều chỉnh kỳ khai thuế GTGT khấu trừ của tờ hoá đơn mua vật liệu trong Quý 1 sang Quý 4/2015. Như vậy, Quý 1/2015 sẽ không được khấu trừ 100 triệu tiền thuế mà phải khai khấu trừ cho Quý 4/2015. Do đó, số thuế GTGT phải nộp của Quý 1/2015 phải là 90 triệu đồng. Doanh nghiệp A bị truy thu 90 triệu đồng thuế GTGT và số tiền chậm nộp của 90 triệu đồng đó theo lãi suất 0,05% ngày (từ ngày 01/07/2016 áp dụng mức phạt tiền thuế chậm nộp là 0,03% ngày) cho tới thời điểm Cơ quan thuế quyết toán. Còn sang Quý 4/ 2015, DN A có sự điều chỉnh như thế nào thì tác giả không đề cập nữa, vì nếu trình bày vấn đề này sẽ rất dài dòng và phức tạp. Qua đó, chúng ta thấy, việc DN bị Cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh kỳ khai thuế GTGT đầu vào cũng gây ra những thủ tục rắc rối và những rủi ro nhất định.
Hoá đơn GTGT
Một trong những điều kiện rất quan trọng, để được cơ quan thuế chấp nhận cho DN khấu trừ thuế GTGT và được hạch toán vào chi phí được trừ đó là: Hoá đơn phải là hợp pháp. Nếu người mua lấy phải Hoá đơn bất hợp pháp thì mức xử phạt sẽ rất nghiêm trọng. Trên thực tế, không phải kế toán nào cũng cẩn thận và biết cách kiểm tra tính hợp pháp của Hoá đơn GTGT. Nhiều người cho rằng, Hoá đơn GTGT có đầy đủ con dấu và chữ ký của người bán thì đó là Hoá đơn hợp pháp, điều này chưa chắc đúng. Để khẳng định bước đầu về tính hợp pháp của Hoá đơn, kế toán cần phải kiểm tra các thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, kiểm tra seri của tờ Hoá đơn xem họ có đăng ký phát hành không? Việc kiểm tra các thông tin này, được thực hiện bằng cách gõ tên công ty và mã số thuế trên trang Thông tin người nộp thuế của Tổng cục thuế. Sau đó mở trang Thông tin hoá đơn, rồi gõ seri của tờ Hoá đơn mà người bán định xuất, xem người bán có đăng ký phát hành với Cơ quan thuế hay chưa. Nếu các thông tin đó đều tốt, thì cũng chưa thể yên tâm khẳng định tờ Hoá đơn đó là hợp pháp. Vậy bước tiếp theo kế toán cần phải làm gì?
Bước thứ hai, kế toán cần phải yêu cầu người bán phô tô Liên 1 và Liên 3 xem có khớp với tờ Hoá đơn (Liên 2) mà DN đem về không? Nếu cẩn thận hơn nữa thì phải trực tiếp xem người bán viết Hoá đơn và phải trực tiếp ký tươi vào vị trí người mua hàng cho cả 3 liên đó. Trên thực tế, nhiều DN lợi dụng chính sách khai thuế là tự khai, tự nộp. Do đó, hiện tượng 3 liên có giá trị khác nhau là có thể xảy ra, nhất là tình hình mua bán hoá đơn diễn ra rất phổ biến như hiện nay. Đây là một hiện tượng gian lận của người bán. Những nhà cung cấp như vậy, cho dù ngày hôm nay họ vẫn đang hoạt động và hoá đơn của họ có đăng ký phát hành, nhưng một ngày nào đó họ bỏ trốn thì không ai biết trước được. Nếu người mua mà lấy phải hoá đơn của người bán như vậy thì chắc chắn sẽ gặp phải rủi ro, cho dù hoạt động mua bán là có thật. Vậy có cách nào, để phòng ngừa khả năng người bán bỏ trốn mà DN vẫn bảo vệ được chi phí được trừ với Cơ quan thuế?
Bước thứ ba, kế toán yêu cầu người bán in Tờ khai thuế của một vài kỳ trước xem họ có đầu vào của mặt hàng mà họ bán cho DN không? Để tránh tình trạng họ chỉ có đầu ra mà không có đầu vào, như thế cũng là dấu hiệu của việc kinh doanh bất hợp pháp. Mặt khác, người mua phải yêu cầu người bán in cho Tờ kê khai thuế của kỳ mua hàng, xem người bán có khai GTGT đầu ra bằng với GTGT đầu vào của người mua không? Nếu người bán cũng khai GTGT đầu ra bằng với GTGT đầu vào của người mua, thì kế toán lưu lại bản Tờ khai đó trong hồ sơ và hoàn toàn yên tâm về tính hợp pháp của Hoá đơn. Tuy nhiên, theo quy định mới hiện nay, khi khai thuế GTGT, DN chỉ cần khai trên sheet Tờ khai, bỏ kê khai các Phụ lục về Bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra. Do vậy, các phụ lục này kế toán tự làm trên Excell. Khi đó, người mua có thể xin tờ phô tô Giấy đăng ký kinh doanh của người bán hoặc một tờ hóa đơn đầu vào của người bán, để có cơ sở khẳng định người bán có kinh doanh mặt hàng mà mình mua và yên tâm vì họ không phải là DN kinh doanh bất hợp pháp.
Như vậy, nếu người mua kiểm tra một cách cẩn thận các thông tin của người bán theo các bước trên, thì cho dù một ngày nào đó trong tương lai, người bán bỏ trốn, người mua vẫn bảo vệ được tính hợp pháp của hoá đơn.
Ngoài tính hợp pháp của Hoá đơn, kế toán cũng phải lưu ý về một số nội dung ghi trên Hoá đơn như: Tên hàng hoá, số lượng, đơn giá,...
- Đối với DN thương mại, tên hàng hoá mua vào phải khớp với tên hàng hoá bán ra. Tức là, DN muốn được khấu trừ và hoạch toán chi phí được trừ thì phải đảm bảo nguyên tắc “Mua gì, bán ấy”. Do vậy, tên gọi hàng hoá nhập phải thống nhất với tên hàng hoá xuất kho hoặc xuất bán. Nếu có trường hợp, mua theo “bộ” nhưng bán lẻ theo “chiếc” thì DN cần phải có văn bản giải thích về quy cách và cách quy đổi từ “bộ” sang “chiếc”...
- Đối với DN sản xuất hoặc DN xây dựng, tên của vật liệu mua vào phải đúng với loại vật liệu dùng cho sản xuất, phù hợp với công năng sử dụng vật liệu hoặc dự toán công trình. Ví dụ, DN có một chiếc ô tô theo hồ sơ kỹ thuật về TSCĐ là xe chạy dầu. Tuy nhiên, DN lại lấy hóa đơn xăng để đưa vào chi phí thì các hóa đơn xăng xe sẽ bị loại bỏ,...
- Về số lượng, đối với DN thương mại phải đảm bảo nguyên tắc “Mua 1 - Bán 1”. Nếu không đảm bảo nguyên tắc đó, thì kế toán phải giải trình tại sao mua nhiều nhưng bán ít? Hàng tồn kho để đâu? Có thanh lý hàng hỏng hay quy trình huỷ hàng quá đát,...?
- Đối với DN sản xuất, các yếu tố đầu vào phải phù hợp với định mức sản xuất hoặc dự toán công trình. Không được lấy hoá đơn của vật liệu này bù cho vật liệu khác,...
- Về giá trị ghi trên hoá đơn, kế toán cần phải lưu ý rằng, những hoá đơn thông thường cần phải ghi theo giá thị trường, không được gửi giá một cách vô căn cứ. Hiện tượng này rất hay gặp trong các DN hiện nay, kết quả là, cơ quan thuế sẽ loại bỏ những hoá đơn mua hàng có giá quá cao so với thị trường.
Chứng từ thanh toán
Chứng từ thanh toán cũng là một điều kiện rất quan trọng, để Cơ quan thuế cho phép DN được khấu trừ thuế và hoạch toán vào chi phí. Theo quy định hiện nay, nếu giá trị giao dịch lớn hơn 20 triệu đồng thì buộc phải thanh toán qua ngân hàng, kể cả những Hóa đơn trực tiếp (trước 02/8/2014 hóa đơn trực tiếp không phải chuyển khoản). Chứng từ thanh toán đủ điều kiện, phải đảm bảo về hình thức thanh toán và nội dung thanh toán.
- Thứ nhất, về hình thức thanh toán
+ Đối với những giao dịch có giá trị nhỏ (dưới 20 triệu đồng) mà người mua thanh toán bằng tiền mặt thì chứng từ thanh toán là Phiếu thu. Yêu cầu của phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký, thậm chí cả con dấu của người bán. Cần phải lưu ý rằng, ngoài tờ Hóa đơn, kế toán phải yêu cầu người mua lấy cả Phiếu thu của người bán. Trường hợp, mua nhiều loại mặt hàng mà trên tờ Hóa đơn không liệt kê cụ thể, thì còn phải yêu cầu người bán cung cấp thêm Phiếu xuất kho /Bảng kê ghi rõ tên và số lượng từng mặt hàng.
+ Đối với những giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, thì bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng hoặc bù trừ /cấn trừ công nợ. Vậy thanh toán như thế nào, để được coi là thanh toán qua ngân hàng? Kế toán cần phải lưu ý rằng: Có những trường hợp thanh toán qua ngân hàng nhưng cũng không được Cơ quan thuế chấp nhận. Ví dụ, người mua mang tiền ra ngân hàng nộp trực tiếp vào tài khoản của người bán, hoặc người mua chuyển khoản từ tài khoản của mình sang tài khoản của người bán, nhưng tài khoản này không được đăng ký với Cơ quan thuế. Nếu thanh toán qua ngân hàng theo hai trường hợp như trên, thì chi phí của giao dịch đó sẽ không được Cơ quan thuế cho phép khấu trừ thuế và không được hạch toán vào chi phí được trừ. Nhiều DN không để ý điều này và hậu quả là khi quyết toán thuế sẽ bị Cơ quan thuế xuất toán, DN bị truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và tiền phạt chậm nộp thuế tính theo lãi suất 0,03%/ngày. Như vậy, kế toán cần phải rất lưu ý về vấn đề thanh toán, nếu không rủi ro sẽ rất nghiêm trọng. Vậy, để phòng ngừa rủi ro cho các tình huống trên, người mua cần phải yêu cầu người bán cung cấp Mẫu 08-MST, để biết được một số thông tin của người bán, đặc biệt là số tài khoản mà người bán đã đăng ký với Cơ quan thuế.
Tóm lại, thanh toán qua ngân hàng phải đảm bảo người mua chuyển khoản từ tài khoản của mình sang tài khoản của người bán, cả tài khoản người mua và người bán đều phải được đăng ký với Cơ quan thuế theo Mẫu 08-MST.
- Thứ hai, về nội dung thanh toán. Khi chuyển khoản, kế toán cần phải ghi rõ thanh toán cho Hợp đồng hay Hóa đơn cụ thể nào. Tránh tình trạng DN mua nhiều lần gối đầu của người bán, các lần mua lại có thời hạn thanh toán khác nhau. Do đó, để đảm bảo thanh toán đúng hạn, không bị nhầm lẫn giữa các lần mua hàng và đảm bảo cho việc giải trình với Cơ quan thuế về việc thanh toán đúng hạn, ủy nhiệm chi phải ghi rõ nội dung thanh toán cho Hợp đồng cụ thể nào đó. Nếu có khoản thanh toán nào bị chậm so với thời hạn ghi trên Hợp đồng, thì cần phải làm Đơn xin gia hạn và phải được người bán chấp thuận. Kế toán làm được như vậy, mới tránh được rủi ro về việc Cơ quan thuế yêu cầu DN dịch chuyển kỳ kê khai khấu trừ thuế GTGT như đã đề cập ở phần trên.
Ngoài ra, giá trị thanh toán cũng cần phải đặc biệt lưu ý. Nếu giá trị thanh toán không khớp với giá trị ghi trên Hóa đơn, thì Cơ quan thuế cũng có lý do để gây bất lợi cho DN. Đặc biệt là, trường hợp giá trị trên chứng từ thanh toán nhỏ hơn giá trị ghi trên tờ Hóa đơn, nếu điều này xảy ra thì cơ quan thuế sẽ xác định chi phí theo con số ghi trên chứng từ thanh toán. Khi đó, lợi nhuận trong kỳ của DN sẽ bị tăng lên, điều này dẫn tới việc DN bị truy thu thuế TNDN và tiền phạt chậm nộp thuế. Để tránh rủi ro trên, kế toán cần phải lập Đơn xin gia hạn thanh toán hoặc Biên bản đối chiếu công nợ (nếu ở thời điểm kết thúc niên độ)...
Tóm lại, để Cơ quan thuế chấp nhận cho DN được kê khai khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT và được hạch toán vào chi phí được trừ thì một trong những điều kiện mà DN phải tuân thủ là chứng từ thanh toán phải đảm bảo theo đúng quy định. Kế toán cần phải lấy Mẫu 08-MST của người bán, để chuyển khoản cho đúng số tài khoản mà người bán đăng ký với Cơ quan thuế. Đồng thời, phải đọc và theo dõi việc thực hiện Hợp đồng để kịp thời điều chỉnh, bổ sung các chứng từ liên quan và thanh toán cho đúng hạn.
Biên bản bàn giao hàng hóa / Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành.
Trên thực tế hiện nay, rất nhiều kế toán ghi nhận doanh thu và chi phí dựa vào thời điểm và giá trị ghi trên tờ Hóa đơn. Kế toán cần phải lưu ý rằng, trong một số trường hợp, doanh thu tính thuế GTGT có thể trùng với doanh thu tính thuế TNDN. Tuy nhiên, một số trường hợp khác, doanh thu tính thuế GTGT lại khác với doanh thu tính thuế TNDN. Bàn về vấn đề này sẽ liên quan đến cả bên mua và bên bán. Khi mà thời điểm xuất hóa đơn không trùng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, thì sẽ nảy sinh nhiều khả năng và có những vấn đề gây tranh cãi. Dù bất luận như thế nào, khi thanh kiểm tra và quyết toán thuế, Cơ quan thuế luôn xử lý dựa trên quan điểm: “Nếu có lợi cho Ngân sách Nhà nước (NSNN) thì im lặng. ngược lại, nếu bất lợi cho NSNN thì phải xử lý DN”. Do vậy, nếu không nắm rõ điều này, thì rất có thể kế toán sẽ tự gây bất lợi cho DN hoặc là Cơ quan thuế sẽ xử lý DN. Để minh họa cho vấn đề này, chúng ta cùng nghiên cứu một số tình huống sau.
Tình huống 1: Thời điểm xuất Hóa đơn xảy ra trước thời điểm hai bên lập Biên bản bàn giao quyền sở hữu hàng hóa. Sở dĩ như vậy, vì DN mua hàng chuyển khoản ứng trước tiền cho người bán, để yêu cầu họ xuất Hóa đơn tương ứng với số tiền ứng trước. Trường hợp này, hai bên chưa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. Do vậy, thời điểm ghi trên biên bản bàn giao /biên bản nghiệm thu công trình xảy ra sau, so với thời gian ghi trên Hóa đơn. Tình huống này, nghĩa vụ thuế của bên mua và bên bán là như thế nào?
- Bên mua: Kế toán khai thuếGTGT khấu trừ và hạch toán vào chi phí được trừ, theo thời điểm ghi trên hóa đơn. Nếu thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thuộc về niên độ sau (thuộc về năm sau) thì Cơ quan thuế sẽ xác định chi phí đó thuộc về năm sau. Như vậy, chi phí của bên mua sẽ bị nhấc từ năm trước về năm sau và do đó, lợi nhuận năm trước sẽ tăng lên đúng bằng số chi phí bị nhấc về năm sau. Kết quả là, DN sẽ bị truy thu thuế TNDN, thuế GTGT đã khấu trừ và phạt tiền chậm nộp thuế. Tình huống này có thể do khách quan từ phía người bán hoặc có thể do chủ quan từ phía người mua.
+ Về khách quan: Thời điểm mua hàng /ứng tiền cận kề với thời điểm cuối năm, hoặc vì lý do nào đó mà người bán không thể cung cấp hàng kịp thời và phải lùi sang năm sau. Việc kế toán chứng minh với Cơ quan thuế về tính khách quan là rất khó được chấp nhận. Cơ quan thuế luôn nghi ngờ về sự chủ động lấy Hóa đơn trước niên độ của Bên mua trong trường hợp này.
+ Về chủ quan: Người mua chủ động lấy hóa đơn để được khấu trừ và hạch toán chi phí trước nhằm làm giảm lợi nhuận của năm hiện tại và do đó giảm nghĩa vụ nộp thuế. Đây là một hành vi rất hay gặp tại các DN.
Dù là khách quan hay chủ quan thì việc người mua khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí cho năm trước (theo thời điểm ghi trên hóa đơn) là vi phạm nguyên tắc phù hợp (vì chi phí này chưa tạo ra doanh thu cho năm hạch toán). Do vậy, Cơ quan thuế có quyền buộc DN dịch chuyển kỳ khai thuế GTGT khấu trừ và chi phí được trừ cho năm sau. Đây là một rủi ro.
Vậy để phòng ngừa rủi ro này, người mua có thể thỏa thuận với người bán điều chỉnh ngày ký Biên bản bàn giao hàng hóa cho phù hợp với kỳ khai thuế, mặc dù ngày ký vẫn là ngày mà hai bên chuyển giao quyền sở hữu.
- Bên bán: Trường hợp bên bán nhận tiền tạm ứng và xuất hóa đơn trước sẽ buộc phải khai thuế GTGT đầu ra, dù như thế nào (chủ quan hay khách quan như đã nêu trên) thì Bên bán cũng không lùi được kỳ khai báo thuế GTGT đầu ra. Đó là nguyên tắc có lợi cho NSNN. Như vậy cùng một giao dịch, Cơ quan thuế có thể bắt bên mua dịch chuyển khai thuế khấu trừ sang kỳ sau nhưng lại buộc bên bán phải khai thuế GTGT đầu ra ngay trong kỳ xuất hóa đơn. Vấn đề là bên bán khai Doanh thu chịu thuế TNDN như thế nào? Có hai khả năng xảy ra.
+ Khả năng 1: Kế toán ghi nhận doanh thu chịu thuế TNDN ngay tại kỳ (niên độ) xuất Hóa đơn. Nhiều kế toán chưa có kinh nghiệm cho rằng, khi xuất Hoá đơn thì phải ghi nhận doanh thu khai thuế GTGT và đồng thời cũng là doanh thu chịu thuế TNDN. Nếu kế toán quan niệm như vậy và hạch toán luôn vào TK 511 thì tự gây bất lợi cho DN về số thuế TNDN phải nộp sớm. Cách làm có lợi hơn phải theo khả năng 2.
+ Khả năng 2: Kế toán ghi nhận khoản tạm ứng là doanh thu chưa thực hiện (TK 3387) hoặc ghi Có TK 131. Theo cách ghi nhận này thì khoản tiền nhận tạm ứng chưa phải ghi nhận doanh thu chịu thuế TNDN ngay trong kỳ xuất Hóa đơn. Và như vậy, khi nào hai bên ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa /Biên bản nghiệm thu công trình thì khoản doanh thu chưa thực hiện TK 3387 mới kết chuyển sang TK 511, và khi đó khoản tạm ứng mới được ghi nhận là doanh thu chịu thuế TNDN. Theo cách làm này, về mặt tài chính sẽ có lợi cho DN vì một phần thuế TNDN được lùi sang năm sau.
Tình huống 2: Thời điểm xuất Hóa đơn xảy ra sau thời điểm hai bên lập Biên bản bàn giao quyền sở hữu hàng hóa /Biên bản nghiệm thu công trình. Trên thực tế, tình huống này rất hay gặp đối với các DN mua chịu hoặc các DN hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Tại sao lại như vậy? Sở dĩ là vì, hai bên đã ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc Biên bản nghiệm thu công trình. Tuy nhiên, vì bên mua chưa thanh toán hết tiền cho bên bán hoặc vì lý do nào đó mà hai bên chưa thống nhất được con số cuối cùng nên bên bán chưa xuất hóa đơn cho bên mua. Trong tình huống này, nghĩa vụ nộp thuế sẽ như thế nào đối với các bên?
- Bên mua: Vì là mua chịu nên mặc dù hai bên đã ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa nhưng bên bán vẫn chưa xuất hóa đơn. Điều này có thể gây ra hiện tượng bán trước, mua sau và do đó sẽ vi phạm một nguyên tắc rất cơ bản đó là “Bán trước, Mua sau”. Những hóa đơn chi phí như vậy, sẽ bị Cơ quan thuế xuất toán. Để tránh những rủi ro như vậy, kế toán cần phải lưu ý: Khi mua hàng cần phải lấy Hóa đơn cho đúng thời điểm. Trường hợp mua chịu mà người bán không xuất hóa đơn thì người mua phải ứng trước tiền thuế GTGT cho người bán, để họ viết hóa đơn cho đúng kỳ phát sinh. Đối với những DN sản xuất hoặc hoạt động trong lĩnh vực xây dựng thì cần phải lấy hóa đơn đầu vào phù hợp với thời gian sản xuất hoặc thời gian thi công công trình. Đối với các DN thương mại thì phải đảm bảo thời điểm mua xảy ra trước thời điểm bán.
- Bên bán: Về nguyên tắc, khi bên bán bàn giao quyền sở hữu cho bên mua thì dù thanh toán hay chưa thanh toán, dù xuất hóa đơn hay chưa xuất hóa đơn, Cơ quan thuế vẫn xác định thời điểm hai bên ký Biên bản chuyển giao quyền sở hữu là thời điểm ghi nhận doanh thu chịu thuế GTGT, thuế TNDN. Do vậy, nếu kế toán ghi nhận doanh thu dựa vào thời điểm xuất Hóa đơn thuộc về năm sau thì sẽ bị Cơ quan thuế nhấc doanh thu từ năm sau về năm trước. Kết quả là, lợi nhuận năm trước sẽ tăng lên và DN sẽ bị truy thu thuế TNDN, thuế GTGT. Để phòng ngừa rủi ro này, tại thời điểm hai bên ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc Biên bản nghiệm thu công trình thì kế toán phải viết Hóa đơn, ghi nhận doanh thu và kê khai thuế. Nếu người mua chưa lấy Hóa đơn thì kế toán không xé khỏi cuống. Sang kỳ sau, khi người mua đã thanh toán hết tiền nợ hoặc hai bên chốt lại con số cuối cùng, thì kế toán xuất tờ hóa đơn khác và kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã kê khai của tờ Hóa đơn chưa xé khỏi cuống.
Ngoài ra, kế toán cũng cần phải lưu ý về giá trị ghi trên Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc Biên bản nghiệm thu khối lượng công trình. Nếu giá trị, khối lượng ghi trên Biên bản bàn giao hàng hóa, Biên bản nghiệm thu khối lượng công trình lớn hơn giá trị, khối lượng ghi trên Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Chứng từ thanh toán thì Cơ quan thuế sẽ xác định doanh thu là giá trị ghi trên Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc Biên bản nghiệm thu khối lượng công trình.
Tóm lại, trong các chứng từ kể trên, nếu có sự chênh lệch về mặt giá trị mà kế toán không có căn cứ giải thích được, thì Cơ quan thuế sẽ chọn con số lớn nhất để áp đặt doanh thu cho Bên bán và con số nhỏ nhất để áp đặt chi phí cho Bên mua.
Trên đây, là một vài chia sẻ về những rủi ro về thuế có thể gặp phải khi DN mua hàng. Đối với các hoạt động mua hàng có giá trị nhỏ, việc thanh toán và giao nhận diễn ra nhanh chóng thì sẽ không có Hợp đồng. Tuy nhiên, với những trường hợp đó, kế toán cần phải lưu ý cho những bộ phận, cá nhân mua hàng cần phải lấy nhiều nhất (có thể) các chứng từ của người bán. Trong bài viết này, vì phải cố gắng tránh hiện tượng lan man nên tác giả không thể nêu hết được các ví dụ cụ thể để minh họa cho từng trường hợp. Tác giả rất mong được bạn đọc, đặc biệt là các bạn sinh viên kế toán, những người mới bước vào nghề, nghiên cứu, suy ngẫm để vận dụng cho công việc được suôn sẻ./.
Tài liệu tham khảo
- Thông tư số 204/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 21/12/2015, quy định về áp dụng quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
- Thông tư 26/2015/TT-BTC, hướng dẫn Thuế GTGT và quản lý thuế tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 215/2013/TT-BTC, hướng dẫn về cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế.
- Nghị định 129/2013/NĐ-CP, xử phạt vi phạm hành chính về Thuế.
- Nghị định 109/2013/ND-CP, quy định xử phạt quản lý hóa đơn.
Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán của Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam
Bài của Ths.Nguyễn Quốc Hưng, Khoa Kế toán - Trường Đại học Lao động - Xã hội
