Các trường hợp mất hóa đơn GTGT được hướng dẫn tại Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BCT theo đó việc mất , cháy, hỏng hóa đơn:
“1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định”
Cụ thể như sau:
1, Xử lý trong trường hợp mất hóa đơn đầu ra: (Do bên bán làm mất)
Khi phát hiện mất hóa đơn đầu ra (dù lập hay chưa lập) kế toán cũng phải thông báo với cơ quan thế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC ( phụ lục 3 thông tư 39/2014/TT-BTC) trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện ra mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng ( ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của kỳ nghỉ đó.
- Mức phạt tiền đối với người bán làm mất hóa đơn đầu ra: liên 2 – giao cho khách hàng : từ 4 triệu đến 8 triệu đồng khi làm cháy , hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập ( liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập ( liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bả ngi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồn, chứng từ chứng mình việc mua banshangf hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp mất cháy hòng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về -kế toán ( từ 500 – 1 triệu theo điều 12 của NĐ 105/2013/NĐ-CP)
(Nếu làm mất liên 1 hoặc liên 3 thì doanh nghiệp cũng bị xử phạt theo quy định của NĐ 105 này)
- Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất ( liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hàng quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ ( người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần hóa đơn để bảo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn
- Trường hợp mất cháy hỏng hóa đơn đã lập ( liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xửa phạt người bán theo quy định của điểm này.
2, Xử lý trong trường hợp bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2:
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc nguoiwf mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì chúng ta làm như sau:
- Bên làm mất báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
- Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật ( hoặc người được ủy quyền) đóng dấu ( nếu có ) trên biên bản. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.\
- Sau chụp liên 1 của hóa đơn: ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu ( nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Vậy là sau khi làm biên bản, và chụp lại liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.
Mức phạt: do bên mua làm mất hóa đơn liên 2 – đầu vào: từ 4 đến 8 triệu ( theo Khoản 4, Điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập ( liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc,, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt, còn nếu có từ 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hàng quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền
+Nếu liên quan đến bên thứ 3, (VD người vận chuyển) thì bên nào thuê vận chuyển thì trách nhiệm thuộc về bên đó phải báo cáo mất và chịu phạt
3, Lưu ý về khoản phạt
- Công ty làm mất hóa đơn sẽ làm báo cáo mất hóa đơn BC21/AC về chờ quyết định xử phạt của cơ quan thuế. Khi nào có thông báo của CQT về mức phạt thì lúc đó sẽ mang tiền đi nộp ( thời hạn là 10 ngày – được ghi trên quyết định xử phạt). Thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm. Nếu chúng ta đã làm BC21/AC gửi CQT rồi mà sau 1 năm không thấy thông báo phạt là chúng ta không bị phạt nữa
- Mức phạt trên là dành cho việc LÀM MẤT HÓA ĐƠN. Còn nếu bạn cố tình trốn tránh hoặc không nộp phạt, hoặc báo chậm quá 05 ngày thì sẽ bị sử phạt tiếp theo việc nộp chậm theo Điều 13 Thông tư 10/2014/TT – BTC:
“1. Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, theo quy định.
Ngoài bị phạt tiền, tổ chức, cá nhân phải lập và gửi lại cơ quan thuế các thông báo, báo cáo đúng quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trong thời hạn quy định nộp thông báo, báo cáo thì không bị xử phạt.
2. Đối với hành vi vi phạm về nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn:
a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 5 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
b) Trường hợp nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, từ ngày thứ 6 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
c) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.”
