Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm kế toán VACOMs (P.1)

  • Thread starter Mrtrinhhp
  • Ngày gửi
Mrtrinhhp

Mrtrinhhp

Thành viên thân thiết
18/3/15
17
2
3
Hà Nội
vacom.com.vn
Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm kế toán VACOMs (P.1)

HỖ TRỢ VACOM TIỆN LỢI HƠN: 0931 133 233
23491


  1. Làm thế nào để khởi động phần mềm VACOM ?
Để mở phần mềm VACOM người dùng nhấp chuột vào biểu tượng VACOM màn hình, sau đó chọn tên đăng nhập. VC . Mật khẩu: VC

  1. Tôi làm kế toán dịch vụ có nhận hơn một công ty làm thêm. Phần mềm VACOM có bản nào làm được nhiều công ty trong 1 phần mềm không?
Bản này có tên VACOMs Multi. Khi sở hữu bản này bạn sẽ tự tạo theo số công ty (đơn vị) mà bạn đã đăng ký cho đến không hạn chế số lượng đơn vị.

Vào Menu Hệ thống/ Danh sách công ty/Danh sách công ty/ F4: Tạo mới/ Gõ tên doanh nghiệp/Tạo tên dữ liệu/ F10 Ghi lại.

  1. Có cách nào về nhà vẫn làm được phần mềm kế toán ở Công ty không?
Có. Để làm được bản VACOMs thì cài đặt 1 bản chính tại Công ty, 1 bản phụ tại máy ở nhà. Số liệu nhập tại nhà sẽ tự động gửi vào máy chủ tại Công ty ( Trong trường hợp cả 2 máy có Internet và đều đang bật).

Hiện VACOM đã có bản phần mềm kế toán online: VACOM Online cho phép sử dung mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị

  1. Đề phòng mất dữ liệu. VACOM có cách nào sao lưu tự động do người dùng đặt không? Có sao lưu ra USB hay lưu trên google driver?
Có. Bạn vào Menu: Quản trị hệ thống/ Sao lưu dữ liệu dự phòng/ Chọn mũi tên đường dẫn/ Chọn Nhận.

Muốn phục hồi số liệu: Làm tương tự như trên thay vì chọn sao lưu hãy chọn phục hồi.

Lưu ý: Trước khi phục hồi nên sao lưu dự phòng hoặc nhờ hỗ trợ bên VACOM

  1. Bắt đầu sử dụng phần mềm tôi phải khai báo những gì?
Bạn yêu cầu bên VACOM đổi tên công ty và câp mã số bản quyền.

Bạn tự khai báo các thông tin chính như: Địa chỉ, MST, Quyết định áp dụng, khử trùng, sau đó khai báo các loại danh mục: Danh mục TK, danh mục đối tượng, vật tư, hàng hóa, kho…

Thực hiện:

Vào Menu: Quản trị hệ thống/ Khai báo tham số hệ thống/ Chọn dòng cần sửa thông tin/ F3 để sửa lại thông tin/ F10 Ghi lại thông tin đã sửa đổi.

  1. Giải thích dùm tôi về thuật ngữ khử trùng. Có nên đặt khử trùng hay không?
Khử tức là xóa bỏ, trùng là giống nhau. Như vậy khử trùng là xóa bỏ phần trùng nhau

Trường hợp này xảy ra khi 1 nghiệp vụ phát sinh có 2 chứng từ gốc. Ví dụ nghiệp vụ rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt. Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu thu hạch toán: N 1111/C1121, kế toán ngân hàng căn cứ vào giấy báo nợ cũng hạch toán: N1111/C1121. Như vậy theo cách thông thường sẽ bị nhận 2 lần trên sổ sách. Để không bị nhân đôi bạn phải chọn khử trùng.

Mặc định trong VACOM không đặt khử trùng nên bạn chỉ cần làm 1 bên hoặc phiếu chi hoặc báo nợ ngân hàng.Thông thường doanh nghiệp nhỏ sẽ chọn mặc định không khử trùng.

  1. Làm thế nào để biết mình vào không cân đối giữa tiền mặt và tiền gửi trong trường hơp có đặt khử trùng?
Trường hợp này rất dễ xảy ra. Để biết vào chưa đủ hoặc chưa cân đối. Bạn mở báo cáo: Bảng cân đối tài khoản. Sẽ thấy tổng ps nợ không bằng tổng ps có.

Muốn kiểm tra chi tiết bạn vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết tiền gửi để so sánh.

  1. Tại sao nhân viên triển khai lại hướng dẫn nhập hàng thông qua tài khoản công nợ (331) tất, mặc dù chúng tôi có cả nghiệp vụ mua hàng trả ngay bằng tiền mặt?
Để thống nhất cách làm VACOM hướng dẫn khách hàng nên hạch toán thông qua tài khoản 331 vì:

Để dễ làm, tránh trường hợp lúc hạch toán qua công nợ, lúc hạch toán tiền mặt

Để tránh sai sót. Vì khi nhập hàng bằng tiền mặt thông thường bạn phải làm 2 phiếu là phiếu nhập và phiếu chi. Việc nhầm số tiền giữa hai phiếu có thể xảy ra nên rất khó kiểm tra. Dấu hiệu là khi xem báo cáo tổng hợp NXT tổng giá trị nhập có thể khác tổng phát sinh Nợ tk 156.

Ngoài ra khi xem báo cáo công nợ sẽ phản ánh được hết diễn biến mua hàng của khách hàng. Nếu qua tài khoản tiền mặt sẽ không lên báo cáo.

Và điều quan trọng hơn là VACOM đã thiết kế nút: Tạo phiếu chi ngay trên màn hình phiếu nhập. Điều này sẽ giúp khách hàng không phải gõ lại thông tin.

Và đặc biệt cách làm như vậy không sai chế độ kế toán.

Với trường hợp bán hàng chúng tôi cũng khuyến cáo thống nhất qua tài khoản công nợ 131

Với trường hợp đặc biệt khách hàng không chịu làm theo quy tắc trên vẫn có thể làm bình thường. Tuy nhiên lưu ý so sánh báo cáo để tránh nhầm.

Cách kiểm tra là so sánh 2 sổ: Sổ chi tiết tài khoản 156 với sổ chi tiết hàng hóa.

  1. Hướng dẫn kinh nghiệm đặt mã trong phần mềm?
Mã nên viết tắt, không có khoảng trắng, không có ký tự đặt biệt và phải có tính chất gợi nhớ. Mã không nên đặt quá dài ( 10 ký tự), có thể đặt theo chữ hoặc số hoặc kết hợp cả 2. Tốt nhất là các mã có độ dài bằng nhau.

Mã nhóm có lưu ý sau: Khi doanh nghiệp phân loại nhiều nhóm sẽ xảy ra trường hợp: 1 khách hàng thuộc nhiều nhóm, hoặc 1 mặt hàng thuộc nhiều nhóm. Điều này sẽ gây ra bất tiện khi xem báo cáo. Vậy phải khảo sát kỹ khách hàng có trường hợp đó không, nếu có sẽ hạn chế chia nhỏ nhiều nhóm. VD thay vì chia nhóm: Phải thu, nhóm Phải trả chỉ tạo 1 nhóm là: KH ( nhóm khách hàng)

Với phần mềm VACOM thì mã không có ý nghĩa nhiều do có chức năng tìm kiếm theo tên. Nên hoàn toàn có thể đặt theo số thứ tự. Vd: 0001,0002 ….

  1. Hóa đơn bán hàng khác phiếu xuất kho ở đâu? Cách dùng?
Hóa đơn bán hàng trong VACOM mặc định kiêm phiếu xuất kho. Hóa đơn bán hàng dùng trong trường hợp thương mại. Định khoản trong phiếu này là định khoản kép N131/C5111,33311: Giá bán

N632/C156: Giá vốn

Phiếu xuất kho chủ yếu dùng cho nguyên vật liệu xuất cho sản xuất

N621/C152: Giá vốn

Như vậy doanh nghiệp thương mại khi bán hàng phải vào phiếu: Hóa đơn bán hàng

  1. Tại sao khi vào hóa đơn bán hàng không thấy có giá vốn, phiếu xuất kho cũng không có giá?
Giá vốn thông thường sẽ không hiện ra. Chỉ hiện ra khi bạn tính giá cuối kỳ

Phiếu xuất kho: Giá trị trên phiếu xuất kho là giá vốn. Vì vậy cũng không hiện ra cho đến khi bạn chạy tính giá vốn

Thực hiền: Vào phân hệ Hàng tồn kho/ Tính giá vốn hàng xuất.

  1. Làm kế toán thì nên chọn giá vốn theo phương pháp nào? Vì sao?
Tùy theo từng doanh nghiệp sẽ chọn cách tính giá vốn phù hợp. Ở đây chúng tôi không phân tích lợi hại về mặt tài chính.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thì nên chọn phương pháp tính giá vốn là: Bình quân gia quyền tháng.

Tại vì: Giá vốn sẽ rất dễ kiểm tra khi có sai sót. Trong 1 tháng 1 mặt hàng chỉ có 1 giá bình quân duy nhất. Các phương pháp khác sẽ tính liên hoàn nên rất khó kiểm soát.

Như vậy, phương pháp bình quân gia quyền tháng được khuyến dùng

  1. Cách kiểm tra giá vốn hàng bán đã tính đúng chưa?
Đây là câu hỏi vô cùng quan trọng với doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Vì giá vốn quyết định kết quả kinh doanh. Đã rất nhiều trường hợp khách hàng không kiểm tra kỹ giá vốn đã đi nộp báo cáo dẫn đến số phạt rất nhiều. Nguyên nhân chủ yếu là:

Người sử dụng phần mềm quá tin vào phần mềm mà không biết cách kiểm tra đúng hay sai. Số liệu chạy ra thế nào là in ra như thế, không biết mình tính giá vốn theo phương pháp gì.

Do người hướng dẫn sử dụng không hướng dẫn kỹ và cảnh báo khách hàng.

Để tránh sai sót xảy ra VACOM khuyến cáo như sau:

Về phía khách hàng trước khi in báo cáo phải kết xuất Excel kiểm tra

Về phía VACOM chúng tôi đã thiết kế phần cảnh báo sai giá vốn khi xem báo cáo NXT. Đây là tiện ích riêng có của chúng tôi.

  1. Tại sao giữa báo cáo NXT hàng hóa lại không khớp với tài khoản 156 …? Cụ thể báo cáo nhập hàng không bằng tổng hợp phát sinh Nợ tk 156, tương tự với bên có…? Cách kiểm tra?
Thông thường nếu chỉ có hàng hóa và chỉ sử dụng tài khoản 156 thì giữa báo cáo NXT với bảng cân đối tk 156 phải bằng nhau.

Vậy cách kiểm tra là phải kiểm tra số dư tồn kho đầu kỳ với số dư đầu kỳ tk 156

tiếp đến kiểm tra: Tổng giá trị nhập với tổng phát sinh nợ tk 156

tiếp đến kiểm tra: Tổng giá trị xuất với tổng phát sinh có tk 156

Và nếu khớp thì đương nhiên số dư cuối phải bằng nhau.

Tai sao phải nói chi tiết như vậy. Vì có rất nhiều người không biết cách kiểm tra cứ bảo số dư cuối hàng tồn kho không bằng số dư cuối tk 156. Thực ra số dư chỉ là kết quả của phép tính: Tồn+Nhập- Xuất.

Khi đã xác định được lệch ở phần nào, ví dụ tổng nhập kho với tổng ps nợ tk 156. Cách tìm như sau

Lấy số lớn trừ số nhỏ để xem lệch bao nhiêu. Từ đó xem sổ lớn hơn nếu thừa 1 phiếu đúng bằng kết quả trừ thì tốt nhất.

Trong trường hợp kết quả đó không trùng với 1 chứng từ thì bắt buộc chúng ta phải mở chi tiết 2 sổ để kiểm tra

Lưu ý: Khi nhâp xuất kho hàng hóa, nếu hạch toán nhầm N156 thành N128 hoặc khi xuất bán N632/C156 nhầm thành N632/C142 thì trong kho vẫn lên đúng nhưng tk 156 sẽ lệch với thẻ kho.

  1. Hướng dẫn cách hạch toán nghiệp vụ mua công cụ dụng cụ và phân bổ?
Có 2 cách làm:

C1: Nếu không nhập kho, bạn vào phiếu kế toán khác để hạch toán mua CCDC: N142,242,1331/C331. Sau đó phân bổ vào Menu: TSCĐ và CCDC/ Quản lý CCDC để phân bổ

C2: Nhập kho. Bạn vào phiếu nhập hàng N153,1331/C331, sau đó vào phiếu xuất kho N142,242/C153 tổng giá trị trước thuế

Sau đó phân bổ Menu: TSCĐ và CCDC/ Quản lý CCDC để phân bổ

VACOM khuyến cáo nên sử dụng cách 2

  1. Tại sao đã nhập khấu hao TSCĐ và CCDC, trên báo cáo TSCĐ & CCDC cũng đã có số liệu khấu hao nhưng không thấy hạch toán trên tài khoản?
Bạn vào mục Chi tiết hạch toán trong Quản lý TSCD, CCDC kiểm tra mục khai báo tài khoản hạch toán khấu hao TSCD, CCDC

Do bạn chưa chạy mục: Tính khấu hao TSCĐ và Phân bổ CCDC

  1. Hướng dẫn cách tính giá thành công trình sản phẩm. Cả 2 quyết định 133 và 200?
Để tư vấn chính xác phần tính giá thành công trình sản phẩm cho khách hàng. Nhân viên VACOM sẽ tiến hành khảo sát cách tính bên ngoài ( Nếu khách hàng đã có công thức và thấy hợp lý từ trước) hoặc tư vấn phương pháp tính giá thành cho phù hợp ( Nếu cách tính không phù hợp hoặc chưa tính giá thành bao giờ).

VACOM đã được thiết kế đủ các phương pháp sau:

Giá thành trực tiếp

Giá thành định mức

Giá thành hệ số

Giá thành theo đơn đặt hàng

Giá thành phân bước

Tùy từng trường hợp cụ thể VACOM sẽ tiến hành điều chỉnh cho phù hợp

Thông thường với cách tính giá thành theo TT200 sẽ được tập hợp trên các tài khoản (621,622,623,627…) sau đó kết chuyển hoặc phân bổ vào tk 154

Với TT133. Sẽ thay thế các tài khoản (621,622,623,627) thành các khoản mục phí tương ứng. Tránh chia nhỏ tk 154 thành nhiều tiểu khoản. Vi điều này sẽ làm đội phát sinh tk 154 lên nhiều lần. Cơ quan thuế không chấp nhận.

Hiện tại giải pháp tính giá thành theo TT133 mà không đội phát sinh 154 chỉ có ở VACOM.

Quy trình khai báo giá thành sản xuất theo TT200 :

Khai báo tính chất tài khoản : Vào danh mục tài khoản/ F3 các tài khoản tập hợp chi phí ( 621,622,623,627) tài khoản nào bóc tách trực tiếp chi phí cho từng sản phẩm, công trình thì để C ở mục Tài khoản theo dõi chi tiết giá thành. Tài khoản nào phân bổ,dùng chung thì K ở mục đó.

Hạch toán các phiếu nhập kho, phiếu nhập xuất thẳng, phiếu xuất kho, phiếu nhập thành phẩm.

Mở phân hệ chi phí giá thànhà tính giá thành sản xuất.Khai báo các bút toán kết chuyển tương ứng. Chạy giá thành, xác định dở dang và làm bút toán cập nhật giá thành phẩm.

Quy trình khai báo giá thành sản xuất theo TT133 :

Bạn vào danh mục tài khoản/ F3 tài khoản 1541/ Đặt C ở mục Tài khoản theo dõi chi tiết khoản mục phí

Vào danh mục khoản mục phí khai báo các khoản mục để tập hợp chi phí, thông thường khai báo các mã khoản mục để dễ dàng nhận diện trong quá trình hạch toán chứng từ. Ví dụ : SX621, SX622, SX627, SX154.

Trong đó :

SX154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

SX621: Chi phí nguyên vật lieu

SX622: Chi phí nhân công

SX627: Chi phí chung

  1. Có thể tính giá thành ngược được không? Tức là căn cứ hóa đơn xuất ra tôi mới nhập kho thành phẩm và đương nhiên phải xuất vật tư tương ứng để sản xuất. Có cách nào tự động không?
VACOM cho phép bạn làm bài toán giá thành ngược như trên. Bạn chỉ cần nhập định mức thành phẩm. Sau đó khi bạn vào: Phiếu nhập thành phẩm/ Chọn xuất định mức. Phần mềm sẽ xuất tương ứng số lượng nhập kho thành phẩm. Bạn sẽ không phải tính ở ngoài rồi nhập thủ công. Và đương nhiên nếu bạn muốn thay đổi định mức cũng vẫn được, hãy làm lại các bước trên.

  1. Tôi làm kế toán doanh nghiệp xây lắp. Công trình kéo dài nhiều năm. VACOM có cho phép xem báo cáo liên năm không hay chỉ tại năm nào xem được năm đấy thôi?
VACOM cho phép bạn xem tất cả các báo cáo liên năm. Chỉ cần các năm đó đã có số liệu nhập trong phần mềm VACOM. Khi xem báo cáo chỉ cần gõ: Từ ngày ( ví dụ: 01/07/2017 đến 30/8/2019)

  1. Tôi muốn gộp 2 hay nhiều mã vào thành 1 được không? Chứng từ tôi đã nhập rất nhiều liệu có phải sửa lại từng chứng từ?
VACOM cho phép bạn gộp mã vào thành 1. Tại danh mục mã bạn chỉ cần trỏ vào mã cần gộp/ F6/Chọn mã mới. Phần mềm sẽ tự động chuyển tất cả các phát sinh liên quan mà không phải sửa lại.

  1. Đang nhập liệu chứng từ phát sinh, nếu thiếu mã có tạo mới luôn được không hay phải thoát ra ngoài danh mục để tạo?
VACOM cho phép tạo mới 100% các danh mục bao gồm: Danh mục tk, danh mục đối tượng, danh mục công trình, danh mục hàng hóa …ngay trong chứng từ nhập liệu ( Đương nhiên bạn phải được phân quyền)

  1. Tôi muốn in toàn bộ danh mục thì in ở đâu?
Tạo danh mục ở đâu chỉ cần bấm F7 sẽ in ra tại đó

Trường hợp thoát khỏi danh mục có thể in cách 2: Vào Menu: Quản trị hệ thống/ Chọn danh mục cần in

  1. Tôi muốn đánh lại số chứng từ tự động cả 1 năm có được không? Cách làm?
Được. Bạn vào Menu: Quản trị hệ thống/ Đánh lại số chứng từ/ Space bar để chọn dòng chứng từ cần đánh lại/ F10 để thực hiện

  1. Tôi muốn in 1 loạt chứng từ cùng loại. Ví dụ in phiếu chi từ ngày 01/01 đến 31/12 bằng 1 nút được không? Cách làm?
Được. Bạn vào Phiếu chi/ Lọc theo điều kiện: Từ ngày 01/01 đến 31/12/ Loại in : Máy in/ Chọn In liên tục

Ngoài ra VACOM cho phép in liên tục ngắt quãng. Bạn vào Phiếu chi/ Lọc theo điều kiện/ đánh dấu chứng từ cần in (Phím Space)/ Loại in : bấm vào nút Máy in/ Chọn In liên tục

Với tất cả các phiếu khác làm tương tự

  1. Thuế GTGT trong phần mềm VACOM có tự động liên kết sang phần mềm HTKK không hay phải gõ lại? Cách làm?
Bạn chỉ cần nhập liệu đúng trong phần mềm VACOM. Số liệu thuế GTGT sẽ tự động chui vào phần mềm HTKK. Bạn chỉ việc in ra

Cách làm: Mở Tờ khai thuế GTGT/F10 để liên kết số liệu/ Sau đó mở HTKK ra bấm Ghi. Sau đó in ra sẽ có mã vạch

Tương tự với báo cáo tài chính.

Phần mềm kế toán VACOMs - Một sản phẩm của công ty phần mềm VACOM​
 

BQT trực tuyến

  • HungTV
    HungTV
    Quản trị viên / Admin

Thành viên trực tuyến

  • HungTV

TEXT LINK

Xem nhiều