Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm kế toán VACOMs (P.2)

  • Thread starter Mrtrinhhp
  • Ngày gửi
Mrtrinhhp

Mrtrinhhp

Thành viên thân thiết
18/3/15
17
2
3
Hà Nội
vacom.com.vn
Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm kế toán VACOMs (P.2)

HỖ TRỢ VACOM TIỆN LỢI HƠN: 0931 133 233

23491


  1. Có cách nào biết chứng từ này do ai làm, làm vào thời gian nào, ai sửa, sửa nội dung gì, ai xóa, ngày giờ xóa, phục hồi lại chứng từ đã xóa?
Có. Bạn vào Menu Quản trị hệ thống/ Nhật ký theo dõi chứng từ/ Thực hiện theo thanh tiêu đề.

  1. Tôi muốn khóa sổ theo từng chứng từ được không? Tức là tôi muốn khóa chứng từ ngân hàng đến hết 31/12/2018, còn các chứng từ khác không khóa để tiếp tục điều chỉnh?
Có. Bạn vào Menu Quản trị hệ thống/ Khóa chứng từ/ Bấm Space Bar chọn chứng từ cần khóa ( Báo nợ, báo có)/F3: 31/12/2018. Nếu muốn bỏ khóa thao tác tương tự/F3 xóa ngày khóa sổ đi

  1. Để tránh nhập liệu nhầm thời điểm. VACOM có phần chọn thời điểm làm việc không? Ví dụ chỉ cho nhập từ ngày 24/07/2017 đến 31/07/2017. Cách làm?
Có. Bạn vào Menu Quản trị hệ thống/ Chọn thời điểm làm việc/F3 gõ ngày bắt đầu : 24/07/2017 đến ngày kết thúc: 31/07/2017.

VACOM cho phép chọn thời điểm làm việc cho tất cả các chứng từ hoặc chỉ chứng từ được chọn.

  1. Tôi muốn kết xuất tất cả các báo cáo ra Excel được không? File Excel có cho phép chèn dòng và đặt công thức như bình thường không?
VACOM cho phép bạn kết xuất 100% các báo cáo ra Excel. File Excel này trình bày đóng khung, đẹp như xem báo cáo. Tại file này cho phép bạn thao tác chỉnh sửa như bình thường.

Cách làm: Mở báo cáo cần kết xuất. Trên thanh tiêu đề bấm vào biểu tượng Excel

  1. Có cách nào không cần thoát khỏi màn hình nhập liệu mà vẫn xem được số dư tài khoản, các báo cáo có liên quan?
Tại giao diện trên mỗi phiếu đều có hiển thị số dư ở dưới cùng của phiếu ( Bên dưới chữ Ghi) : số dư tài khoản liên quan, số lượng, giá trị hàng tồn kho …

Ngoài ra cũng tại từng phiếu ở góc bên phải dưới cùng của phiếu. VACOM đã thiết lập báo cáo liên quan. Bạn chỉ việc bấm vào biểu tượng hình ngôi sao màu đỏ. Khi đó sẽ hiện ra các báo cáo cần xem nhanh.

  1. Hỏi kinh nghiệm khi xem báo cáo?
VACOM cho phép bạn xem báo cáo tổng hợp, từ tổng hợp có thể xem được sổ chi tiết, từ sổ chi tiết xem được chứng từ.

Như vậy kinh nghiệm khi xem báo cáo là:Chỉ xem báo cáo tổng hợp bao gồm: Bảng cân đối tài khoản, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn..

Tại các báo cáo này nếu muốn xem chi tiết sẽ chọn tài khoản hoặc mặt hàng cần xem/ Enter

  1. Tại sao thuế thu nhập doanh nghiệp phần mềm không tự tính 25% trong báo cáo kết quả kinh doanh?
Do bạn chưa kết chuyển tài khoản 821 sang tài khoản 911

VACOM không tự nhân % thuế vì như vậy sẽ dễ bị nhầm do kế toán quên không hạch toán hoặc hạch toán không khớp dẫn đến khi đối chiếu tài khoản và báo cáo tài chính lệch nhau.

  1. Tại sao bảng cân đối kế toán không cân?
Do chưa kết chuyển hoặc kết chuyển chưa hết số dư các tài khoản đầu 5,6,7,8,9

  1. Kinh nghiệm làm báo cáo tài chính trên phần mềm ( Nhanh, chuẩn)?
Đối chiếu các sổ liên quan. Cụ thể:

So sánh sổ kho với các tài khoản 152,154,155,156,632 ..

So sánh sổ tscd với các tài khoản 153,211,214 ..

Và các liên quan khác …

Đặc biệt bạn không nên thực hiện kết chuyển ngay. Đây là bí quyết vì nếu kết chuyển ngay mà kết quả chưa đúng ý bạn sẽ mất công xóa đi rồi kết chuyển lại.

Vì vậy, để trước khi thực hiện kết chuyển bạn chỉ cần xem: Bảng cân đối tài khoản. Tại báo cáo này bạn chọn: Kết xuất ra Excel. Tại đây bạn đặt công thức cộng, trừ xem trước kết quả. Nếu kết quả đúng ý lúc đó mới tiến hành kết chuyển.

Và điều đặc biệt là sau khi làm xong bạn phải bình tĩnh kiểm tra lại cho chắc chắn. Chỉ tiêu nào chưa hiểu hoặc chưa phù hợp trao đổi lại với nhân viên Vacom được tư vấn.

  1. Tôi muốn thay đổi cỡ chữ trên báo cáo thì phải làm như thế nào?
Để sử dụng chức năng này, bạn thực hiện thao tác view in chứng từ hoặc báo cáo, cạnh biểu tượng Máy in sẽ có mục chức năng sửa mẫu in. Tại đây bạn có thể chỉnh được khổ giấy in ngang,dọc, A3,A4, căn lề trái phải…..Sau khi thực hiện các bước chỉnh sửa mẫu in, Bạn bấm vào mục Save Report ở cuối trang mẫu in để lưu lại thay đổi.

Khuyến cáo : để tránh tình trạng chỉnh sửa không đúng mục đích, yêu cầu làm sai lệch cột bảng trong mẫu in, bạn nên liên hệ với nhân viên hỗ trợ của VACOM để được trợ giúp vấn đề này.

  1. Hiện tại công ty tôi đang sử dụng phương pháp “Nhập trước xuất trước” để tính giá xuất hàng tồn kho. Nay tôi muốn đổi sang tính theo phương pháp “Bình quân gia quyền tháng”. Vậy tôi phải làm gì để thay đổi phương pháp tính giá xuất kho?

  • VACOM cung cấp cho khách hàng các phương pháp tính giá vốn khác nhau như: Nhập trước xuất trước, bình quân gia quyền, trung bình di động, thực tế đích danh. Và khách hàng hoàn toàn có thể tự thay đổi phương pháp tính giá vốn cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của đơn vị mình.
  • Để thay đổi phương pháp tính giá vốn, Bạn vào menu Quản trị hệ thống / Danh mục chứng từ / Các bạn F3 sửa các phiếu có liên quan đến giá vốn, hiện tại đang để chữ F tại mục Tính giá thành chữ B/ Ghi lại.
  • Lưu ý : chỉ sửa các chứng từ có liên quan đến giá vốn hàng xuất, các chứng từ liên quan đến đầu vào như : phiếu nhập kho, nhập khẩu, nhập xuất thẳng, nhập thành phẩm…. thì mặc định mục Tính giá là T ( giá thực tế)

  1. Trong danh mục khách hàng của tôi có một đối tượng công nợ có hai mã khác nhau. Khi tôi muốn xóa đi một đối tượng thì phần mềm thông báo “Đã có số liệu phát sinh, không xóa được!” Vậy tôi phải làm gì để xóa bớt đi một đối tượng?
Nguyên tắc đồng bộ số liệu không cho phép người sử dụng xóa các danh điểm đã phát sinh số liệu hạch toán. Vì vậy, để xóa đi một mục trong danh mục đã có phát sinh số liệu, người sử dụng cần phải chuyển các bút toán phát sinh của mục đó sang một mục khác bằng cách sửa chứng từ phát sinh, sau đó người sử dụng mới có thể xóa danh điểm đó được.

Vacom hỗ trợ người dùng chuyển phát sinh từ đối tượng này sang đối tượng khác thay cho việc phải sửa thủ công từng chứng từ đã phát sinh. Tại danh mục đối tượng Bạn bấm F6 ( chuyển phát sinh), tại form này bạn chọn đối tượng cần chuyển ở ổ Mã cũ và nhập đối tượng nhận phát sinh ở ô Mã mới.

  1. Làm thế nào để nhận dữ liệu từ Excel vào phần mềm VACOM?
Vacom hỗ trợ người dùng có thể nhận được danh mục, số dư đầu kỳ và phát sinh chứng từ từ Excel vào phần mềm.

ở 1 số danh mục lớn như : Danh mục đối tượng, danh mục hàng hoá…Bạn Enter vào chi tiết từng nhóm/ Bấm F5 để hiển thị Form nhận danh mục từ Excel / Tạo file Excel theo thứ tự lần lượt từng cột tương ứng.

ở số dư đầu kỳ tài khoản và tồn kho hàng hoá, bạn bấm F6 để hiện thị Form nhận số dư / Tạo file excel theo thứ tự các cột trong form.

Đối với việc nhận phát sinh vào chi tiết từng chứng từ. Vacom chia thành 2 nhóm chứng từ. Chứng từ kế toán : Để nhận phát sinh các loại chứng từ liên quan đến hạch toán nghiệp vụ kế toán : Phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo có, phiếu kế toán khác, phiếu bù trừ công nợ….

Chứng từ hàng hoá : Để nhận phát sinh các loại chứng từ liên quan đến hàng tồn kho : Phiếu nhập kho, phiếu nhập khẩu, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn dịch vụ, phiếu điều chuyển kho, phiếu nhập xuất thẳng……

Trong thư mục chứa phần mềm, có mục ExcelTemp chính là thư mục chứa 2 file Excel mẫu nhận phát sinh chứng từ vào phần mềm.

  1. Làm thế nào để từ màn hình nhập dữ liệu có thể có thể chuyển sang màn hình xem báo cáo mà không cần tắt màn hình nhập dữ liệu?
Tại bất kỳ giao diện chứng từ nhập liệu nào, VACOM đều thiết kế có mục xem báo cáo nhanh, bạn có thể tích vào mục ông sao đỏ ( góc phải dưới cùng của chứng từ) để chọn báo cáo nhanh cần xem. Khi thoát báo cáo, phần mềm lại trở về giao diện nhập liệu chứng từ đang thực hiện.

  1. Tôi phải làm gì khi mở chương trình ở máy trạm thì phần mềm hiện thông báo lỗi: “File qlbh.prg does not exist”
Phần mềm thông báo lỗi như vậy là do máy tính của bạn chưa được kết nối với máy chủ hoặc việc phần quyền kết nối đến chương trình VACOM trên máy chủ chưa đúng. Hãy yêu cầu nhân viên quản trị mạng kiểm tra kết nối giữa máy tính của bạn và máy chủ.

  1. Làm thế nào để hủy một chứng từ đã lưu?
Để hủy một chứng từ bạn có thể thực hiện như sau:

F2 tìm kiếm chứng từ cần huỷ, nếu bạn muốn xoá 1 dòng trong chứng từ đã lưu, và giữ lại các dòng hạch toán khác, bạn bấm F3 vào chứng từ cần Huỷ/ chọn dòng cần xoá và bấm F8 / rồi Lưu lại chứng từ.

Nếu bạn muốn Huỷ cả 1 chứng từ đã phát sinh,bạn bấm F2 tìm kiếm chứng từ và bấm F8 để xoá chứng từ.

  1. Tôi sử dụng màn hình tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu. Nhưng khi thực hiện, tôi chỉ lọc ra được dữ liệu của tôi mà không lọc được dữ liệu của người khác. Vậy tôi phải làm sao để có thể thấy được dữ liệu của những người dùng khác đã nhập vào phần mềm?
Lý do bạn không thấy được dữ liệu của người dùng khác là do bạn không được phân quyền cho phép xem dữ liệu của người khác. Hãy liên hệ với người quản trị hệ thống chương trình VACOM (Admin) của bạn để được phân thêm quyền.

Thao tác : Vào menu Quản trị hệ thống / Quản lý người sử dụng / chọn User cần sửa/ Tích vào mục Tất cả chứng từ / Ghi lại.

  1. Tôi muốn thay đổi mật khẩu thì làm sao?
Bạn muốn đổi mật khẩu thì cần làm như sau:

Vào menu Quản trị hệ thống / Quản lý người sử dụng / Chọn User cần sửa/ bấm Sửa/ Gõ mật khẩu mới và nhập lại vào dòng Nhập lại mật khẩu / Ghi lại

  1. Tôi có thêm một tài khoản chi phí là 64278, nhưng khi tôi thực hiện chức năng Kết chuyển xác định KQKD xong thì xem báo cáo thấy tài khoản này vẫn còn số dư. Tôi phải làm sao?
Khi bạn thêm mới các tài khoản liên quan đến doanh thu, chi phí (các tài khoản không có số dư cuối kỳ), thì bạn phải khai báo các tài khoản đó vào mục Phân bổ kết chuyển tự động

Cách khai báo như sau:

Vào menu Kế toán tổng hợp / Phân bổ – kết chuyển tự động / Chọn mũi tên ( góc phải) để vào mục khai báo / Khai báo các bút toán kết chuyển / F4 thêm mới bút toán kết chuyển

Như vậy tài khoản bạn mới thêm đã được khai báo.



  1. Tôi muốn tạo thêm một User sử dụng phần mềm VACOM thì làm như thế nào ?
Để tạo một User mới bạn làm như sau:

Vào menu Quản trị hệ thống / Quản lý người sử dụng/ Thêm mới/ Nhập tên user và mật khẩu / Bấm vào mục phân quyền cho User, User đó được quyền sử dụng gì thì bỏ trống ô tích, User đó bị khoá mục nào thì tích vào chi tiết từng ô để khoá quyền.
 

Thành viên trực tuyến

  • xediengiatot
  • BOM CHI

TEXT LINK

Xem nhiều