Quy Trình Mua Hàng Của Công Ty: Khác Biệt Gì Giữa Doanh Nghiệp Thương Mại, Xây Dựng Và Sản Xuất?

[ARITO ERP]

Trong bất kỳ tổ chức nào, hoạt động mua hàng đóng vai trò cốt lõi, quyết định hiệu quả vận hành, năng lực cung ứng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng quy trình mua hàng giống nhau. Vậy sự khác biệt giữa các loại hình doanh nghiệp nằm ở đâu?

Giới thiệu chung về quy trình mua hàng của công ty​

Quy trình mua hàng là tập hợp các bước từ khi xác định nhu cầu, lập yêu cầu mua hàng, phê duyệt, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, đặt hàng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng, thanh toán và lưu trữ chứng từ. Mục đích là:

• Đảm bảo nguồn cung đầu vào ổn định
• Tối ưu chi phí
• Đáp ứng tiến độ sản xuất - kinh doanh
• Tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật

Các bước cơ bản trong một quy trình mua hàng điển hình​

Bước 1: Xác định nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng (PR)
Bộ phận có nhu cầu (kế hoạch, sản xuất, dự án…) lập PR, ghi rõ tên hàng hóa, mã hàng, quy cách, số lượng, thời gian cần.

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu mua hàng
PR được trưởng bộ phận, kế toán, giám đốc hoặc các cấp thẩm quyền phê duyệt tùy theo hạn mức chi tiêu.
>> Xem thêm: Phê duyệt là gì? Quy trình phê duyệt chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng khảo sát thị trường, xem xét tiêu chí chất lượng, giá cả, năng lực giao hàng, hồ sơ pháp lý.

Bước 4: Lấy báo giá và đàm phán
Thu thập báo giá từ ba nhà cung cấp trở lên (với hàng hóa giá trị lớn), thương lượng để tối ưu giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán.

Bước 5: Lập đơn đặt hàng (PO) và ký kết hợp đồng
PO ghi nhận cam kết mua bán, kèm theo hợp đồng với giá trị lớn hoặc hàng hóa cần ràng buộc trách nhiệm pháp lý.
>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa chuẩn nhất 2025

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra chất lượng
Bộ phận kho phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa so với đơn đặt hàng. Nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản và thông báo để xử lý kịp thời.

Bước 7: Thanh toán và lưu trữ chứng từ
Sau khi nhận hàng đạt yêu cầu, kế toán thực hiện thanh toán theo điều khoản hợp đồng, lưu chứng từ phục vụ quyết toán và kiểm toán.
>> Xem thêm: Chi Tiết 7 Bước Cơ Bản Trong Quy Trình Mua Hàng

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại​

Đặc điểm nổi bật​

Doanh nghiệp thương mại nhập hàng để bán lại nên tốc độ quyết định thành công. Quy trình thường ngắn gọn, ưu tiên sự linh hoạt, nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát công nợ nhà cung cấp.

Các bước cụ thể​

• Dựa trên doanh số bán ra và tồn kho để lên kế hoạch nhập hàng
• Ưu tiên nhà cung cấp có giá tốt, chiết khấu cao, thời gian giao hàng ngắn
• Quy trình thanh toán thường nhanh để nhận ưu đãi giá (trả trước, trả ngay)

Quy trình mua hàng của công ty xây dựng​

Đặc điểm nổi bật​

Quy trình mua hàng gắn chặt với tiến độ công trình. Khối lượng vật tư lớn, chủng loại đa dạng, đòi hỏi kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt. Từng hạng mục mua hàng thường gắn liền với hồ sơ thanh toán dự án.

Các bước điển hình​

• PR xuất phát từ kỹ sư công trình, được phòng dự án tổng hợp
• Phòng vật tư tìm nhà cung cấp có năng lực, báo cáo ban giám đốc phê duyệt
• Thường yêu cầu test mẫu vật tư trước khi nhập hàng loạt
• Thanh toán chia theo tiến độ giao hàng hoặc nghiệm thu công trình

Quy trình mua hàng của công ty sản xuất​

Đặc điểm nổi bật​

Công ty sản xuất mua nguyên vật liệu đầu vào, quy trình mua hàng chặt chẽ, phối hợp đa phòng ban (kế hoạch, kho, mua hàng, QC). Ưu tiên tính ổn định và chất lượng của nhà cung cấp, không chỉ giá rẻ.

Vai trò của các bộ phận liên quan​

• Kế hoạch sản xuất: dự báo nhu cầu, lập kế hoạch nguyên vật liệu
• Kho: kiểm tra tồn kho, xác nhận số lượng cần mua
• Mua hàng: tìm nhà cung cấp, đàm phán, đặt hàng
• QC: kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào

Điểm khác biệt so với doanh nghiệp khác​

• Cần lập BOM (Bill of Materials) chi tiết, quản lý theo lệnh sản xuất
• Quy trình phức tạp hơn vì ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất, không thể chậm trễ hoặc sai nguyên vật liệu

So sánh quy trình mua hàng giữa các loại hình doanh nghiệp​

Loại hình	Đặc điểm	Ưu tiên
Thương mại	Nhập hàng hóa để bán	Giá, chiết khấu, tốc độ nhập
Xây dựng	Mua vật tư cho công trình	Chất lượng, tiến độ, nghiệm thu
Sản xuất	Mua nguyên vật liệu sản xuất	Chất lượng ổn định, đúng tiến độ, đúng quy cách

Những lưu ý khi xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả​

• Thiết lập thẩm quyền phê duyệt rõ ràng theo hạn mức chi tiêu
• Đánh giá nhà cung cấp định kỳ để duy trì chất lượng
• Ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng để giảm rủi ro, chuẩn hóa quy trình, tối ưu chi phí và thời gian
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ, đảm bảo minh bạch cho kiểm toán

Kết luận​

Mỗi loại hình doanh nghiệp có đặc thù riêng trong quy trình mua hàng. Việc hiểu rõ sự khác biệt và xây dựng quy trình phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tiến độ và nâng cao năng lực cạnh tranh.

>> Xem chi tiết cách xây dựng và tối ưu: Quy Trình Mua Hàng Của Công Ty Và Sự Khác Biệt Giữa Các Loại Hình Doanh Nghiệp