Quy Trình Mua Sắm Hàng Hóa Theo Ngưỡng Giá Trị: Hiểu Đúng Để Triển Khai Hiệu Quả

[ARITO ERP]

Quy trình mua sắm hàng hóa là một trong những nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị hành chính đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định khi sử dụng ngân sách. Mỗi ngưỡng giá trị sẽ có yêu cầu về hình thức và hồ sơ khác nhau. Nắm rõ từng mức chi tiêu sẽ giúp hạn chế sai sót, tránh rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra, kiểm toán.

Quy trình mua sắm hàng hóa là gì?​

Đây là tập hợp các bước cần thực hiện để mua sắm hàng hóa phục vụ hoạt động của đơn vị, bao gồm: xác định nhu cầu, lập đề nghị mua sắm, khảo sát giá, thẩm định, phê duyệt, ký hợp đồng và nghiệm thu. Quy trình được thiết kế để đảm bảo minh bạch, phù hợp quy định pháp luật và quy chế nội bộ.

Vì sao phải thực hiện đúng theo từng ngưỡng giá trị?​

Mỗi ngưỡng giá trị có quy định cụ thể về hình thức mua sắm và hồ sơ cần chuẩn bị. Thực hiện đúng giúp:

• Đảm bảo tính công khai, minh bạch, tránh thất thoát ngân sách
• Hạn chế rủi ro khi bị thanh tra, kiểm toán
• Tiết kiệm thời gian xử lý và tránh bị trả hồ sơ do sai thủ tục

Quy trình mua sắm hàng hóa theo từng ngưỡng giá trị​

Mua sắm hàng hóa dưới 50 triệu​

Hình thức: mua sắm trực tiếp
Bước thực hiện:

• Lập phiếu đề nghị mua sắm
• Người có thẩm quyền phê duyệt
• Khảo sát giá và lựa chọn nhà cung cấp
• Thực hiện mua sắm, tiếp nhận hàng hóa

Hồ sơ cần có: phiếu đề nghị, báo giá (thường 1 báo giá đủ), hóa đơn, biên bản giao nhận

Mua sắm hàng hóa từ 50 triệu đến dưới 100 triệu​

Hình thức: so sánh báo giá từ ít nhất 3 nhà cung cấp
Bước thực hiện:

• Lập kế hoạch hoặc phiếu đề nghị mua sắm
• Thu thập tối thiểu 3 báo giá
• Thẩm định, phê duyệt phương án mua sắm

Hồ sơ cần có: kế hoạch mua sắm, báo giá từ 3 nhà cung cấp, biên bản so sánh, phê duyệt, hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu
>> Xem thêm: Biểu mẫu đi kèm trong quy trình mua hàng

Mua sắm hàng hóa từ 100 triệu đến dưới 200 triệu​

Hình thức: chào hàng cạnh tranh rút gọn hoặc thông thường
Bước thực hiện:

• Lập kế hoạch mua sắm và yêu cầu kỹ thuật
• Mời chào hàng, thu hồ sơ năng lực nhà cung cấp
• Thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn

Hồ sơ cần có: kế hoạch mua sắm, hồ sơ mời chào, báo giá, biên bản đánh giá, quyết định phê duyệt, hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu

Mua sắm hàng hóa trên 500 triệu​

Hình thức: đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế theo quy định Luật Đấu thầu
Bước thực hiện:

• Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
• Đăng tải thông báo mời thầu, tổ chức đấu thầu
• Đánh giá hồ sơ dự thầu, phê duyệt kết quả và ký hợp đồng

Hồ sơ cần có: quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo đánh giá, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (nếu có)

Bảng so sánh nhanh quy trình mua sắm hàng hóa theo mức giá​

Ngưỡng giá trị​	Hình thức mua sắm​	Hồ sơ cần thiết​
Dưới 50 triệu​	Mua sắm trực tiếp​	Phiếu đề nghị, báo giá, hóa đơn, biên bản giao nhận​
50 - 100 triệu​	So sánh tối thiểu 3 báo giá​	Kế hoạch mua sắm, 3 báo giá, biên bản so sánh, phê duyệt​
100 - 200 triệu​	Chào hàng cạnh tranh​	Kế hoạch mua sắm, hồ sơ mời chào, báo giá, biên bản đánh giá, phê duyệt​
Trên 500 triệu​	Đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế​	Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo đánh giá, phê duyệt, hợp đồng​

Lưu ý khi thực hiện quy trình mua sắm hàng hóa​

• Không chia nhỏ giá trị hợp đồng để né thủ tục, vì đây là hành vi vi phạm
• Luôn khảo sát giá, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật
• Cập nhật văn bản pháp luật mới nhất để tránh áp dụng sai quy định
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, quyết toán và thanh tra

>> Xem thêm: Phân hệ Quản lý mua hàng của phần mềm Arito

Kết luận​

Thực hiện đúng quy trình mua sắm hàng hóa theo từng ngưỡng giá trị giúp nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách và đảm bảo tuân thủ quy định.
>> Xem thêm: Chi tiết từng bước trong quy trình mua sắm hàng hoá theo từng ngưỡng giá trị