ERP Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) - Phần 1

Thảo luận trong '[QC] Phần mềm kế toán, giải pháp quản trị DN' bắt đầu bởi ngochb, 11 Tháng mười hai 2004.

12,277 lượt xem

  1. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    Phần 1 : Tổng quan.

    ERP là gì?

    ERP là mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên phân tích hệ thống tổng thể, nó cho phép người điều hành quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.


    Hệ thống này sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin, tài chính, nguồn nhân lực, khách hàng và nhà cung cấp, thiết bị máy móc, quy trình công nghệ và sản xuất.

    Tại sao hoạt động quản trị doanh nghiệp phải sử dụng hệ thống ERP ?

    ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin.

    Có 5 lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP

    • Tích hợp thông tin tài chính:
    Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau. ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp.
    • Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng
    Với ERP, DN có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối.
    • Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất
    ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho DN.
    • Giảm bớt hoá đơn
    ERP giảm bớt hoá đơn thông qua việc giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận hàng.
    • Chuẩn hoá thông tin nhân sự
    Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đơn vị kinh doanh, ERP có thể cung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lý nhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm.
     
    Last edited: 11 Tháng mười hai 2004
    #1
  2. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    Phần 2 : Đã đến lúc cần chuyên môn hoá sản xuất và triển khai ERP

    Theo Gartner, tạp chí nghiên cứu hàng đầu về CNTT, tỷ lệ thành công của các dự án CNTT trên thế giới đạt chưa đến 20%, một con số đáng thất vọng. Trong kỳ suy thoái kinh tế toàn cầu hiện tại, nhiều công ty đã rà soát lại và phát hiện ra nhiều phần mềm (PM) chưa được khai thác thực sự, một số PM khác thì không thể tích hợp được với nhau, kết quả chung là bộ phận tin học cứ phình ra và tiêu tốn ngân sách, trong khi năng suất lao động chung không tăng lên bao nhiêu. Một chuyện vui là các công ty tin học đáp ứng lại vấn đề này bằng cách thuyết phục khách hàng mua thêm một PM khác có tác dụng tích hợp các PM hiện có của khách hàng, các hệ thống này được gọi là ``enterprise-wide application integration system`` (EAIS) và bán khá chạy. Thế là để giảm độ phức tạp do có quá nhiều PM, giải pháp lại là mua thêm một PM nữa!


    Sự thất bại của các dự án CNTT một phần do khách hàng mua hệ thống không đáp ứng nhu cầu, nhưng phần lớn hơn là do sai sót trong triển khai dẫn đến hệ thống mới không đi vào công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc phát triển các hệ thống ERP, người ta cũng đầu tư nghiên cứu triển khai ERP. Loạt bài này giúp bạn đọc hiểu được phần nào về những cơ sở lý thuyết triển khai ERP và kinh nghiệm áp dụng tại Việt Nam.

    Các chủ thể liên quan đến việc triển khai ERP

    o Nhà cung cấp hệ thống (software vendor): là người tạo ra sản phẩm ERP, ví dụ Oracle, Exact, SAP... Để cho gọn trong bài này ta sẽ gọi là Hãng PM.

    o Nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng (Value Added Reseller - VAR): đây là hệ thống phân phối cho Hãng PM. Những đơn vị này trực tiếp phát triển thị trường và bán sản phẩm (ERP). Thông thường họ làm luôn việc nghiên cứu yêu cầu, tình trạng thực tế của khách hàng và tư vấn về ERP, cũng như tư vấn về lộ trình mua và triển khai, tức là cung cấp các dịch vụ gia tăng cho khách hàng.
    o Nhà tư vấn triển khai (Implementer): Đây là người trực tiếp triển khai ERP cho khách hàng. Họ cũng thường là những người cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Vì vậy, trong suốt quá trình triển khai và hỗ trợ khách hàng thường chỉ làm việc với nhà tư vấn triển khai. Đa số các nhà tư vấn triển khai đều có quan hệ chặt chẽ vỡi Hãng PM và được cập nhật thường xuyên về những thay đổi trong sản phẩm, và họ cũng thường phải vượt qua các kỳ kiểm tra thường xuyên và ngặt nghèo của Hãng PM.

    Nhà tư vấn triển khai cũng sẽ gặp vấn đề nếu như VAR đưa cho khách hàng một hệ thống không phù hợp, ngược lại VAR không thể tư vấn cho khách hàng mà không hiểu cặn kẽ về hệ thống định giới thiệu, tức là có kiến thức tư vấn triển khai. Vì mối tương tác như vậy nên trong đa số trường hợp nhà tư vấn triển khai cũng chính là VAR, triển khai cho khách hàng các hệ thống mà họ tư vấn. Do lý do này, khái niệm VAR chỉ chung cho VAR kiêm Nhà tư vấn triển khai.

    Điểm khác biệt căn bản giữa VAR và Hãng PM hệ thống: Hãng PM là công ty tin học với lực lượng đa số là các chuyên viên lập trình và kỹ sư hệ thống, VAR lại thường xuất xứ từ các đơn vị tư vấn quản trị. VAR không cần biết PM được tạo ra như thế nào, dùng nền tảng hay ngôn ngữ gì, mà chỉ cần biết doanh nghiệp cần chu trình nghiệp vụ nào để giới thiệu cho họ hệ thống ERP thích hợp, và giúp họ sử dụng được hệ thống mới này. Tóm lại, một chuyên viên của VAR cần 50% kiến thức ERP và 50% về nghiệp vụ quản lý. Công việc của VAR cũng giống như một kiến trúc sư không cần biết cách làm ra viên gạch hay cánh cửa, nhưng rất giỏi trong việc ghép những vật liệu đó lại phù hợp với yêu cầu sử dụng và túi tiền của khách hàng.

    Những VAR uy tín trên thế giới có tiểu sử về tư vấn quản lý rất mạnh. Một số được tạo ra từ những hãng kiểm toán hàng đầu, như Accenture (Mỹ) được tách ra từ hãng Andersen Worldwide; Cap Gemini Ernst & Young từ sự hợp nhất của bộ phận tư vấn của Ernst & Young và công ty tư vấn tin học hàng đầu châu Âu Cap Gemini; IBM Consulting từ sự hợp nhất bộ phận tư vấn của IBM và bộ phận tư vấn của hãng kiểm toán PriceWaterhouseCoopers v.v... Tại Việt Nam, các VAR này chưa chính thức hiện diện, mặc dù các hãng kiểm toán sinh ra chúng như KPMG/Arthur Andersen, Ernst & Young, PriceWaterhouseCoopers đều đã có mặt từ lâu.
    Các VAR lớn này được chia ra nhiều bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách một hệ thống ERP. Ngoài ra còn có nhiều VAR nhỏ hơn chuyên chú vào một hệ thống ERP như Magnus của Hà Lan chỉ chuyên làm SAP (hãng này hiện đại diện độc quyền cho phần mềm SAP tại Việt Nam dưới tên Team Synergia).

    Chuyên môn hóa hãng PM và VAR - Xu hướng của Thế Giới
    Trước kia, các Hãng PM thường tự bán và triển khai PM cho khách hàng, nhiều khi còn cạnh tranh với các VAR của chính họ. Gần đây, xu hướng chuyên môn hoá đã thắng thế, các Hãng PM đã hoàn toàn dựa vào VAR để bám sát và đưa ra các giải pháp phù hợp cho khách hàng. Cách phân công công việc này giúp Hãng PM tập trung phát triển sản phẩm mà không phải lo lắng triển khai cho vô vàn khách hàng với những yêu cầu rất khác nhau, trải trên diện rộng (xuyên quốc gia) luôn cần trợ giúp kỹ thuật khi có sự cố. Họ giao việc này cho các VAR trên khắp thế giới hiện đang rất gần khách hàng, hiểu khách hàng. Ngược lại, VAR không cần đầu tư phát triển ERP mà vẫn có giải pháp cung cấp cho khách hàng và thu phí từ các dịch vụ tư vấn lựa chọn, triển khai, đào tạo, trợ giúp và tất nhiên là một khoản hoa hồng bán PM do Hãng PM trả. Hãng PM nghe ý kiến từ các VAR, nhờ VAR thử nghiệm trước khi phát triển thêm các tính năng và tung sản phẩm ra thị trường. Mối quan hệ cộng sinh này rất khăng khít và là nền tảng phát triển ERP hiện đại.

    (còn tiếp)
     
    #2
  3. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    (tiếp phần 2)
    Tình hình phân phối, triền khai ERP tại Việt Nam

    Việt Nam hiện còn tụt hậu quá xa trong tổ chức, phân phối và triển khai ERP. Số lượng các nhà sản xuất trong nước và nhập khẩu cộng lại hiện cũng đã đưa ra được sự lựa chọn nhất định cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau với giá từ vài ngàn đến vài triệu USD (xem TGVT - PCW B số tháng 11/2003). Tuy nhiên, chưa hãng phần mềm ERP nào xây dựng được một hệ thống VAR mạnh và chuyên nghiệp. Các hãng PM của ta thiên về ``tự sản tự tiêu``, một nửa công ty cặm cụi phát triển PM cho nửa kia ngược xuôi đem bán và trợ giúp khách hàng; hãng PM nước ngoài thì e dè chưa tin tưởng công ty Việt Nam có thể làm VAR và vẫn dựa chính vào các đối tác VAR truyền thống, chỉ tác động được vào một khoảng hẹp các khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài.
    Quan hệ hãng PM/VAR phát triển chậm đối với các hãng PM Việt Nam do thị trường nhỏ, khách hàng chưa nhiều, mối lo mất bản quyền, thiếu quy trình triển khai chuẩn hoá để có thể chuyển giao lại cho VAR... Đối với các hãng PM nước ngoài, sự lo lắng về chất lượng dịch vụ do VAR địa phương cung cấp và chưa xem trọng mảng doanh nghiệp trong nước là những nguyên nhân chủ yếu.

    Do thiếu vắng mạng lưới VAR, các doanh nghiệp PM (ERP) Việt Nam chỉ có thể phục vụ khách hàng trong một phạm vi hẹp, ví dụ như Lạc Việt có thể được biết đến trong TP. HCM và các tỉnh phía Nam nhưng gần như vắng bóng tại các tỉnh phía Bắc. Kết quả là những khách hàng lớn có cơ sở ở cả hai miền sẽ không chọn mua PM Việt Nam vì chỉ được hỗ trợ tại một đầu, dù trong một số trường hợp có thể họ chấp nhận được PM nội địa. Việc phát triển chi nhánh lại tốn kém mà gần như chưa có hãng PM ERP nào làm được một cách hiệu quả, và như đã nói, khi lượng khách hàng lớn đến mức độ nhất định, hãng PM sẽ không đủ khả năng quy tụ được các chuyên gia tin học và quản trị để tổ chức quản lý, phát triển sản phẩm, tư vấn và triển khai sản phẩm. Nếu các hãng PM ERP nước ngoài đã không cùng lúc phát triển và quản lý được hai loại nguồn lực rất khác nhau này, thì có lẽ các hãng PM ERP của Việt Nam cũng nên suy nghĩ về vấn đề có tính chiến lược này.

    Hiện một số doanh nghiệp PM đã cố gắng phổ cập sản phẩm của mình cho người dùng cuối như tổ chức các khoá học thường xuyên cấp chứng chỉ, hoặc đưa PM vào dạy trong một số trường ĐH, cao đẳng... Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ thích hợp với các PM đại trà như MS Office hoặc các PM kế toán nhỏ. Với những PM phức tạp như ERP với nhiều phân hệ và công cụ đi kèm, cách làm này sẽ mang tính cưỡi ngựa xem hoa, người học xong không đủ kiến thức để doanh nghiệp có thể tự lựa chọn triển khai sản phẩm được (thường các hãng nước ngoài đều cần hàng năm với nhiều chương trình huấn luyện chuyên sâu để đào tạo ra một chuyên gia có thể đem PM đi triển khai cho khách hàng). Nên chăng thay vì đào tạo mà tập trung đầu tư xây dựng một hệ thống VAR với tính chuyên nghiệp cao và lợi ích lâu dài.
    Khó khăn chính, theo chúng tôi, nếu doanh nghiệp PM Việt Nam đi theo hướng này là phải chuẩn hoá được tài liệu huấn luyện, triển khai cũng như các chu trình nghiệp vụ trong sản phẩm và chuyển giao được những kiến thức này cho các đối tác VAR, cũng như xây dựng được quan hệ làm việc hai chiều giữa các VAR và Hãng PM.ÿ
     
    #3
  4. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    Phần 3: Phân phối và triển khai ERP - Phương pháp

    Sử dụng ERP, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo từ cả nhà cung cấp và khách hàng, cùng quá trình chuyển giao tri thức được thiết kế kỹ lưỡng thì có bỏ một đống tiền mua ERP cũng bằng vứt qua cửa sổ.

    Khi các hãng sản xuất ERP hoặc tư vấn của nước ngoài trình diễn sản phẩm cho khách hàng, họ không bao giờ quên nhấn mạnh việc hãng mình có một ``methodology`` (tạm dịch: phương pháp luận) trong việc triển khai ưu việt hơn các đối thủ. Trong các bản chào giá của họ phí triển khai thường bằng hoặc hơn giá trị của phần mềm. Ngược lại, các hãng phần mềm và khách hàng Việt Nam thì xưa nay thường quen... không tính phí triển khai, coi như một phần ``gia tăng`` thêm, nếu muốn bán được phần mềm. Đã là phần phụ thì hoặc là làm qua loa cho xong, hoặc ngược lại người bán hàng đành cắn răng chịu thiệt khi cuối cùng thời gian và nhân lực đổ vào việc triển khai tốn kém gấp nhiều lần dự kiến mà chẳng có cơ sở gì để tính phí cho khách hàng.Vì vậy, đã đến lúc các nhà sản xuất và khách hàng sử dụng phần mềm kế toán và ERP tại Việt nam nên bắt đầu làm quen với việc lập kế hoạch và ngân sách một cách nghiêm túc cho vấn đề triển khai tách rời khỏi phí phần mềm.

    Cơ cấu nhân sự
    Lập kế hoạch là khâu đầu tiên. Cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo (steering committee) là lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp (DN), như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng... và một số phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho DN, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Nhưng việc cần làm ngay là đưa ra một cơ cấu nhân sự kịp thời và hợp lý.
    Về phía khách hàng, cần phải có một người là Chủ nhiệm dự án (project manager). Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm chính từ phía DN trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ... Muốn làm được những điều này chủ nhiệm dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong DN, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.
    Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển khai dự án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua Chủ nhiệm dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía DN, đảm bảo các mốc hoàn thành đúng hạn.

    Tư vấn quản lý (management consultant) rất cần cho DN trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho DN.
    Tư vấn hệ thống (application consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà triển khai dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của Tư vấn quản lý là các trưởng bộ phận nghiệp vụ và những người dùng hạt giống tại DN.

    Tư vấn kỹ thuật (technical consultant) là một nhân viên tin học thuần túy. Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của DN, đưa ra các đề xuất giúp DN cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền ...) để hệ thống mới có thể chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống... Tư vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng... của hệ thống mới hoạt động tốt với nhau.
    Người dùng hạt giống (key user): Người dùng hạt giống là những người dùng chính được các phòng ban chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người dùng hạt giống sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ DN. Người dùng hạt giống là đối tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút đi người dùng hạt giống sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người dùng hạt giống không những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án, những gián đoạn có thể xảy ra...
    Phụ trách chất lượng (quality assurance manager): nhiều nhà triển khai ngoài Tư vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn chính ở mức không thể dàn xếp được.
     
    #4
  5. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    (tiếp phần 3)

    CÁC GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI

    Trong phần này chúng tôi sẽ trình bày các bước triển khai mẫu để bạn đọc tham khảo. Phương pháp triển khai này gồm 05 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai chỉ đề cập đến các bước liên quan trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng...).

    Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch
    Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của DN nói chung DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được.
    Các công đoạn gồm:
    - Thiết lập đội dự án và phòng dự án.
    - Thiết lập các thủ tục quản trị dự án.
    - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án.
    - Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án.
    - Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm.
    - Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính.

    Bước 2: Thiết kế
    Các công đoạn gồm:
    - Đưa ra các quy trình nghiệp vụ.
    - Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện.
    - Thiết lập và thử cấu hình hệ thống.
    - Huấn luyện người dùng.

    Bước 3. Chuyển đối dữ liệu
    Các công đoạn gồm:
    - Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu.
    - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối.
    - Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
    - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống.

    Bước 4. Chạy thử
    Các công đoạn gồm:
    - Chạy thử để kiểm tra
    - Điều chỉnh lần cuối

    Bước 5. Bàn giao
    Công đoạn gồm:
    - Chạy chính thức.
    - Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng.
    - Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ.

    LỜI KẾT
    Bài viết này chỉ nhằm nhắc nhở các nhà quản lý khi tìm mua hệ thống ERP cần yêu cầu nhà sản xuất hoặc triển khai trình bày cụ thể về cách họ sẽ triển khai hệ thống và sự tham gia của DN vào quá trình triển khai. Vì quá trình triển khai rất quan trọng và liên quan đến nhiều loại chuyên viên khác nhau nên cần đưa ra một ngân sách đủ lớn cho việc triển khai ngoài ngân sách cho việc mua phần mềm, không nên tìm cách cắt giảm ngân sách này dẫn đến việc nhà cung cấp ERP phải cắt ngắn thời gian hoặc cắt bớt nhân lực làm giảm chất lượng của việc triển khai và kết quả là DN không dùng được hết khả năng của hệ thống. Ÿ
     
    #5
  6. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    Phần 4: Phân phối và triển khai ERP - Cách giải quyết bài toán giá thành trong ERP

    Để có thể áp dụng phân hệ sản xuất của ERP tiêu chuẩn vào tính giá thành, những doanh nghiệp (DN) đang sử dụng phương pháp tính chi phí thực cần chuyển sang phương pháp tính giá thành định mức (Standard Cost- SC).
    Phần lớn doanh nghiệp của ta mới làm được một việc gọi là `tập hợp giá thành`, tức là tổng kết từ phòng kế toán các khoản đầu vào trước đó đã được định khoản vào các tài khoản giá thành, cộng với một số phân bổ của chi phí gián tiếp (như lương văn phòng, chi phí tiếp thị v.v…). Theo cách này, sẽ không thể tính toán được giá thành của từng đơn vị sản phẩm ngay trong tháng và nhìn chung phòng kế toán thường bị trễ nhiều tuần hoặc hàng tháng so với thực tế dưới phân xưởng dẫn đến việc báo cáo thường đi sau, không thể giúp ban giám đốc có được báo cáo giá thành tức thời để đưa ra ngay được chính sách giá, cũng như các lượng định về nguồn tiền (để mua nguyên vật liệu - NVL) có thể cần cho các tháng tới.

    Các phần mềm ERP hiện đại đều thể hiện một tư tưởng khác về quản lý và hoạch định giá thành, đó là quản lý theo giá thành định mức . Đây là phương pháp tính giá thành tiêu chuẩn mà mọi hệ thống ERP của nước ngoài từ lớn như SAP, Oracle tới các hệ thống nhỏ hơn như Accpac, Solomon, Exact đều sử dụng. Các phần mềm ERP nội địa cũng đang cố gắng đi theo con đường này, vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp cần hiểu bản chất của cách quản lý giá thành này để có thể tạo được tiếng nói chung với các nhà sản xuất hệ thống ERP và vận dụng được tối đa ích lợi của ERP.

    Căn bản về phương pháp giá thành định mức (SC)
    Về mặt lý thuyết, phương pháp này khá dễ hiểu và đã được dạy từ lâu trong các chương trình kế toán quản trị. Theo phương pháp này, giá thành của một đơn vị sản phẩm được phân nhỏ xuống giá thành của các cấu phần (NVL, nhân công, quản lý phí …) tạo nên sản phẩm đó. Ví dụ công ty X bán các ghế được lắp ráp từ 4 cái chân với giá mua vào là 500 đồng một chiếc, một cái mặt ghế giá 5.000 đồng, một cái tựa có giá 4.000 đồng, một số đinh ốc giá 300 đồng, một phần năm công lao động với giá 30.000 đồng/công, cộng với phí gián tiếp (điện nước, khấu hao, quản lý phí) là 300 đồng, thì SC của chiếc ghế sẽ là 17.600 đồng theo như bảng tính dưới đây:

    Giá thành định mức 17.600 này sau đó sẽ được sử dụng trong báo cáo trước khi phòng kế toán có thể thu thập được các dữ liệu thực tế. Ví dụ vào ngày 29/2/2004 phòng kế toán của công ty X từ báo cáo của bộ phận kho biết rằng họ đã bán được 1.000 cái ghế thì ngay hôm đó họ đã làm được báo cáo chi phí giá thành phân xưởng cho giám đốc là 17.600.000 đồng, không cần chờ đến khi thu thập được các số liệu thực tế về nguyên liệu thực xuất từ kho hoặc lương thực trả cho công nhân. Có thể thấy ngay, báo cáo chi phí lợi nhuận của từng tháng luôn có thể đưa ra ngay trong tháng đó. Ngoài ra, việc lập kế hoạch tài chính cũng rất thuận lợi, vì dựa trên con số ước tính về lượng hàng bán ra từng tháng là doanh nghiệp đã có thể lên được ước tính về luồng tiền mặt cũng như các ước tính về khoản phải thu, kế hoạch đặt NVL…

    Nhưng chúng ta cũng thấy nếu làm theo cách này thì sẽ nảy sinh một số vấn đề:
    - Giá thành các cấu phần có thể thay đổi, chi phí cho tháng sau có thể không thật chính xác.
    - Cũng vì lý do trên tổng giá thành trên thực tế cuối cùng sẽ chênh với tổng giá thành định mức, làm cho sổ kế toán không khớp.
    - Có một số định mức khó tính toán ví dụ như định lượng của một lớp sơn trên bề mặt sản phẩm.
    - Các cấu phần tạo nên sản phẩm có thể lại là bán thành phẩm từ một dây chuyền khác chứ không đơn giản như ví dụ nêu trên, làm cho việc tính giá thành đơn vị trở thành khá phức tạp.

    Người ta đã giải quyết các vấn đề trên như sau:
    - Dựa trên thực tế về độ dao động của giá và chính sách trong công ty để đưa ra một khoảng thời gian thích hợp cho việc điều chỉnh SC. Ví dụ một công ty đa quốc gia lớn như Castrol với một mặt hàng tương đối ổn định là dầu nhớt sẽ điều chỉnh SC của mặt hàng này mỗi năm một lần, trong khi một công ty nhỏ làm về giấy vệ sinh của VN thì có thể sẽ cần điều chỉnh SC mỗi quý hoặc nửa năm một lần.
    - Người ta chấp nhận có sự sai số tạm thời giữa chi phí tính theo SC và chi phí thực, sai số này sẽ được điều chỉnh bằng một bút toán điều chỉnh lên SC khi phòng kế toán thu thập được chi phí thực tế .
    - Để định lượng được thật sát với thực tế doanh nghiệp, không có cách nào khác là cần có cán bộ thống kê phối hợp với quản đốc phân xưởng thường xuyên theo dõi và ghi nhận lượng sử dụng thực tế.
    - Việc sản phẩm có cấu trúc phức tạp có thể tạo khó khăn cho kế toán thủ công, nhưng lại được xử lý tương đối dễ dàng trong các hệ thống ERP như phần sau sẽ nêu chi tiết hơn.

    Cách sử dụng SC trong một ERP tiêu chuẩn
    Trước hết cần khẳng định lại là các ERP chỉ giải quyết bài toán giá thành theo một cách duy nhất là dùng SC và phần này thường nằm trong phân hệ sản xuất (production/manufacturing module) chứ không phải trong phân hệ kế toán tài chính như một số doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn. Trước khi có thể tính được giá thành người dùng sẽ được yêu cầu khai báo một số thông tin căn bản như sau:

    Công thức sản phẩm (Bill of Material-BoM): có dạng tương tự như bảng tính trong ví dụ trên. BoM trong các hệ thống ERP thường cho phép khai báo nhiều tầng theo hình cây. Ví dụ, sản phẩm A được làm từ B và C, B lại là một bán thành phẩm được làm từ E và F, v.v... Tùy theo cách cấu tạo của mỗi phần mềm, BoM có thể sẽ bao gồm luôn cả các cấu phần không phải NVL ví dụ như công lao động hoặc các chi phí phân bổ. BoM phải được khai báo đến mức chi tiết cuối cùng là các đơn vị NVL đã được khai báo trong phân hệ Kho hoặc các đơn vị lao động đã được khai báo trong phần khai báo của phân hệ sản xuất.

    Chu trình sản xuất (Routing): routing chỉ ra `con đường` đi từ NVL cho đến khi ra được sản phẩm hoàn chỉnh, con đường đó sẽ đi qua các phân xưởng khác nhau và tại mỗi phân xưởng sẽ đi từ chiếc máy này sang chiếc máy khác. Routing còn có phần khai báo thời gian chỉ ra bán sản phẩm sẽ dừng lại tại mỗi máy trong bao lâu. Phần mềm sẽ dựa vào những khai báo này để tính chi phí phát sinh mỗi khi sản phẩm đi qua một máy.

    Sau khi đã làm các khai báo về BoM và Routing hệ thống đã sẵn sàng để hoạt động. Mỗi khi người dùng kích hoạt một lệnh sản xuất, hệ thống sẽ từ BoM và lượng sản phẩm cần sản xuất tính ra lượng vật tư cần dùng, sau khi kiểm tra lại với phân hệ Kho xem có cần mua bổ sung thêm loại vật tư nào không (thao tác này thường được gọi là MRP- Material requirement planning) hệ thống sẽ đưa lệnh sản xuất vào routing.
    Hệ thống sau đó cũng sẽ tự động tạo ra các bút toán ghi nợ/có thích hợp vào các tài khoản NVL, bán thành phẩm, thành phẩm, giá thành phân xưởng để chuyển lên phân hệ kế toán tài chính.

    Lời kết
    Phân hệ sản xuất của một ERP tiêu chuẩn sử dụng phương pháp giá thành định mức. Vấn đề rút ra ở đây là trước khi đưa ERP vào sử dụng tính giá thành, doanh nghiệp cần chuyển từ phương pháp tính chi phí thực sang phương pháp giá thành định mức. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bảng tính Excel để theo dõi giá thành theo cách này khi chưa có ERP. Với các bút toán điều chỉnh được làm định kỳ, doanh nghiệp có thể yên tâm rằng, giá thành ghi nhận theo phương pháp SC, sẽ sai số không đáng kể với giá thành thực. Nhưng những lợi ích về quản lý và lập kế hoạch từ việc dùng SC thì rất lớn. Khi doanh nghiệp đã quen với phương pháp SC có thể tự tin đưa ERP vào áp dụng.
     
    #6
  7. vietstarcom

    vietstarcom Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    15
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Ha Noi
    Cám ơn Bác bài viết của Bác quá hay và bổ ích>>>

    Bác có tài liệu gì về mảng sản xuất cho em một ít tham khảo được ko?
    bác cho em hỏi luôn cái.Cái overhead trong sản phẩm ERP có thể cho phép ta giải quyết bài toán như này ko ạ??
    Một cơ sở SX trong kỳ thực hiện sản xuất 3 loại SP là: A,B,C với các nguồn chi phí về NVL và NC đã được xác định rõ khi sx SP chỉ có nguồn chi phí SXC(TK627) là chờ đến cuối kỳ mới tiến hành phân bổ và sẽ phân bổ khoản CFC này cho các SP theo tỉ lệ sau:
    A:B:C=30:40:30
    Hoặc thông thường nhất các đơn vị sản xuất thường dùng là phân bổ CFC theo chi phí NVL hoặc chi phí NC trực tiếp hoặc theo cả hai…

    Với bài toán như thế này hiện tại em chưa biết phải giải quyết được mà mục đích của việc phân bổ CFC là phải làm được điều này.Hiện tại mới đơn thuần chỉ là việc đã xác định được sẵn khoản chi phí này và nhập vào.Nếu như vậy khi sản xuất một số lượng lớn SP ta sẽ mất rất nhiều thời gian để cập nhật khoản chi phí này.Liệu có thể định CFC cho từng loại item là bao nhiêu % dc ko vì nếu như thế thì tốt hơn rất nhiều.
    Mong bác giải đáp giùm
    Cám ơn Bác.
     
    #7
  8. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    Thực sự là tôi ko có nhiều kiến thức về mảng này nhưng tôi sẽ cố gắng thu thập thêm tư liệu cung cấp cho bạn và mọi người. Hy vọng sẽ giúp được bạn.

    Kinh nghiệm triển khai ERP tại FPT

    Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm 6 công ty thành viên và 3 chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị.

    Bước đầu nhận thức

    Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP - Enterprise Resource Planning).
    Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon. Giải thích vì sao FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì 'ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN. Do vậy, các công ty PM VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống PM các giá trị của tác nghiệp và quản trị. Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên PM VN không đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp'. Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài.

    Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình, theo ông Ngọc, không hẳn là điều phù hợp với tất cả các DN. Với những DN nhỏ, mới áp dụng tin học vào quản trị có thể lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau đó có thể tìm đến bài toán tổng thể hơn. Ông Ngọc cũng lưu ý cần tránh xu hướng yêu cầu PM phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều DN, vì đặc thù của DN VN hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức mạnh của CNTT và không lâu dài. Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng theo phương thức quản lý (QL) tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho DN.

    Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức. Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP. Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai.

    Kinh nghiệm triển khai

    ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh. Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên.

    Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều. Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai. Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát... để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO.

    Tuy nhiên, theo ông Ngọc, thành công của ERP hầu như không can hệ gì đến việc DN đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng CNTT. 'Một DN ứng dụng CNTT ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành công ERP', ông Ngọc khẳng định. Vấn đề cốt lõi là DN đó có mạnh về phương thức QL và cam kết của lãnh đạo hay không. Còn khi triển khai, tự yếu tố CNTT sẽ đi kèm theo giải pháp. Khi đó, DN có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT.

    Hiệu quả

    Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định.

    Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003).

    Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT. ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty.

    Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác. DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp.
     
    Last edited: 11 Tháng mười hai 2004
    #8
  9. ngochb

    ngochb Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    20
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Về đâu !
    ERP trong môi trường đại học

    Nói đến ERP (Enterprise Resource Planning), người ta nghĩ ngay đến các hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, từ năm 2000 trở lại đây, xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học (ĐH) đang phát triển mạnh mẽ. Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, Peoplesoft đã và đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm ĐH lớn tại Mỹ, Anh, Đức... Ở Việt Nam, công ty CMC là nhà cung cấp giải pháp quản lý thông tin tổng thể đầu tiên cho các ĐH theo mô hình ERP. Thực tế ứng dụng ở ĐH Nông Nghiệp 1 Hà Nội và một vài nơi khác đã cho thấy triển vọng của cách làm này.

    Khái niệm ERP cho ĐH

    Một hệ thống ERP nói chung sẽ tích hợp tất cả các hoạt động quản lý và hành chính của DN từ khi nhập nguyên liệu, sản xuất cho đến khi bán hàng và sau bán hàng, bao gồm các phân hệ tài chính - kế toán, nhân sự, hậu cần, sản xuất, dịch vụ bảo hành và khách hàng, lập kế hoạch, báo cáo... Đối với mô hình ĐH, hệ thống ERP phải được chỉnh sửa và thêm bớt một số phân hệ như quản lý đào tạo - nghiên cứu, thư viện... (xem mô hình ERP mà hãng SAP đã áp dụng cho một số ĐH trên thế giới - hình 1).

    Tại sao ĐH nên áp dụng ERP?

    Trước tiên, việc chính phủ các nước khuyến khích ứng dụng CNTT trong giáo dục và sức ép của việc cắt giảm ngân sách giáo dục buộc các ĐH phải tìm phương pháp quản lý hiệu quả hơn, theo mô hình DN hạch toán độc lập. ĐH tích cực áp dụng ERP còn do: Lượng sinh viên tăng nhanh trong khi năng lực và tài nguyên các trường hạn chế; khó khăn trong quản lý khi trường mở thêm chi nhánh; xu hướng tin học hoá giảng dạy và quản lý...

    ERP có thể đưa được vào ĐH vì ĐH cũng là tổ chức có bộ máy hoạt động tương tự những DN lớn, nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, vật tư... ĐH cũng có những "bài toán" cần giải quyết như các cơ quan hiện đại khác: điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm soát chi phí, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán các phòng ban.

    Ích lợi của ERP trong ĐH

    Cũng như trong DN, ERP đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho ĐH, đặc biệt trong việc quản lý tập trung cho những trường lớn có nhiều cơ sở cách xa nhau. ERP cho phép các tổ chức này hoạt động thông qua hệ thống mạng nội bộ và Internet với cấu trúc dữ liệu tập trung. Người sử dụng phân tán ở nhiều nơi có thể cập nhật dữ liệu và lấy thông tin cần thiết cho nhu cầu nghiệp vụ của mình thông qua máy tính cá nhân nối mạng. Nhờ hệ thống, báo cáo được cập nhật thông tin tức thời và thống nhất trong toàn bộ trường.

    Sử dụng ERP, quá trình xét duyệt yêu cầu mua hàng trong nhà trường sẽ được thực hiện chỉ trong 1 ngày, chi phí giảm thiểu đáng kể. ĐH sẽ cùng với các công ty chuyên cung cấp hàng lập sẵn các mẫu hợp đồng thỏa thuận mua vật liệu và thiết bị khác nhau. Khi đơn đặt hàng của trường truyền đến các nhà cung cấp qua Internet, hợp đồng sẽ được phát sinh, giảm thiểu việc tái nhập liệu và nhiều công việc giấy tờ khác.

    ERP cũng rất hữu ích trong quản lý nhân sự. Hệ thống quản lý nhân sự tốt cần có thông tin chính xác, báo cáo hiệu quả. Trước khi sử dụng ERP, dữ liệu được quản lý bằng các tệp dữ liệu sau khi thu thập thông số từ các phòng ban. Quản lý kiểu này gây khó khăn khi báo cáo và kiểm tra số liệu, chẳng hạn số liệu thu nhập cá nhân. ERP cho phép chỉnh sửa nhiều lần thông qua hệ thống quản lý thu nhập online, mọi nhân viên bây giờ có thể tin tưởng và kiểm soát được thu nhập của mình.

    Thách thức khi áp dụng

    ERP thường có đủ chức năng quản lý nhà trường, tuy nhiên các trường sẽ gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai. Nguyên nhân sâu xa là nhiều tổ chức hiện tại thường quen ứng dụng CNTT "rời rạc" cho từng hoạt động chuyên biệt, trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức. Ngoài ra, các giải pháp ERP được thiết lập sao cho ít phải thay đổi nhất khi áp dụng cho các tổ chức khác nhau. Nhưng không thể tránh việc luôn có sai lệch giữa hệ thống ERP với những tình huống cụ thể, những yêu cầu thực tế của các tổ chức riêng biệt.

    Lựa chọn giữa việc "chỉnh sửa" giải pháp chuẩn hay thay đổi hoạt động hiện tại của tổ chức sao cho phù hợp với mô hình ERP có sẵn thường được đặt ra khi ứng dụng ERP. Người dùng cần biết rằng chỉnh sửa chương trình quá nhiều sẽ làm hệ thống xa rời các tiêu chuẩn của nhà cung cấp, đồng nghĩa với việc khó sử dụng các phiên bản cập nhật hoặc mở rộng những chức năng mới. Việc chỉnh sửa do đó sẽ rất phức tạp và tốn kém. Thông thường các tổ chức chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với hệ thống ERP.

    Quá trình đổi mới tổ chức và quy trình làm việc cho phù hợp mô hình ERP thực sự là một thách thức lớn đối với các ĐH. Quá trình này thường kéo dài ít nhất từ 3 đến 5 năm. Trong đó, chuyển đổi được thực hiện từng bước, nhiều quy trình công việc phải thực hiện theo phương án bán tự động để vừa sử dụng được phần mềm vừa linh hoạt trong thực tiễn hàng ngày. Người sử dụng nhiều lúc phải thực hiện thêm công việc liên quan tới quá trình đổi mới mà không đem lại lợi ích trực tiếp cho họ. Điều này đòi hỏi lãnh đạo nhà trường ở các cấp phải có nhiều biện pháp khuyến khích nhân viên tích cực đưa hệ thống ERP vào hoạt động.

    Lời kết

    Cũng giống như các DN lớn, ĐH áp dụng ERP thu được nhiều lợi ích, đặc biệt làm chuyển biến về chất công tác quản lý và điều hành. Tuy nhiên để thành công, nhà trường cần nỗ lực rất lớn thay đổi phương pháp làm việc sao cho phù hợp. Đây là quá trình lâu dài, đòi hỏi nhà trường và nhà cung cấp giải pháp luôn luôn hợp tác với nhau để giải quyết khó khăn hàng ngày khi đưa hệ thống vào thực tế.

    "Không có thắng lợi nào không phải trả giá" (No Pain, No Gain). Đây là logic tất yếu cho việc ứng dụng PM quản lý vào tổ chức nói chung và ERP vào ĐH nói riêng. Người viết hy vọng đây sẽ là một gợi ý mở cho các nhà quản lý khi triển khai dự án "Nâng cao chất lượng giáo dục ĐH" (do Ngân Hàng Thế Giới - WB tài trợ 103,3 triệu USD, trong đó 4,5 triệu USD dùng cho các PMQL trong ĐH)

    Mô hình ERP hãng SAP áp dụng cho một số ĐH trên thế giới

    Quản lý tổ chức
    - Hỗ trợ quyết định & kho dữ liệu
    - Tính toán kinh phí
    - Giải ngân
    - Tài chính
    - Kế toán
    - Quản lý thu nhập

    Quản lý khách hàng
    - Nghiên cứu & phân tích thị trường
    - Quảng cáo sản phẩm
    - Quản lý chương trình
    - Quản lý bán hàng
    - Tuyển sinh
    - Các dịch vụ cựu sinh viên
    - Quảng cáo nhà trường

    Giảng dạy và học tập
    - Xây dựng chương trình đào tạo
    - Lập kế hoạch học tập và thi cử
    - QL sinh viên
    - QL tài khoản sinh viên
    - QL giảng dạy và thi cử
    - QL phòng học và E-learning
    - Các dịch cổng thông tin SV (portal)

    QL học bổng
    - Lập kế hoạch học bổng
    - QL nghiên cứu
    - Kế toán cho các chương trình tài trợ
    - Hoàn trả cho các chương trình tài trợ
    - Báo cáo cho các nhà tài trợ và thanh lý hợp đồng

    Các dịch vụ học tập và sinh viên
    - Cổng thông tin học tập
    - Tư vấn học tập và việc làm
    - Hỗ trợ kinh phí
    - Dịch vụ thuê nhà
    - Các dịch vụ phòng ốc và thiết bị
    - Dịch vụ truyền thông
    - Dịch vụ ký túc xá

    QL hồ sơ, văn bản
    - Định nghĩa luồng công việc và văn bản
    - Thực hiện luồng công việc
    - Theo dõi luồng công việc
    - QL hồ sơ, văn bản
    - Khai thác thông tin

    QL nhân sự
    - QL hệ thống phòng ban và chức vụ
    - Tuyển dụng
    - Hành chính nhân sự
    - QL thời gian
    - Phát triển nhân lực và đào tạo
    - QL lợi tức và hưu trí
    - QL lương

    Vật tư và dịch vụ
    - QL quá trình mua vật tư
    - QL kho
    - QL vật tư thiết bị
    - Dịch vụ thanh lý
    - Phân bổ vật tư thiết bị

    Hỗ trợ kinh doanh
    - QL tiền mặt và ngân khố
    - QL tài sản
    - QL bất động sản
    - QL đi công tác
     
    #9
  10. BambooGreen

    BambooGreen Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    22
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HaNoi
    Cho em hỏi chút.
    Bác nói bên bác có triển khai phần quản lý cổ đông, không hiểu trong cái này nó là cái gì? Bác có thể nêu giúp các yêu cầu nghiệp vụ về phần này của công ty mà hệ thống các bác mua phải đáp ứng không?
    Thanks & best regards!
     
    #10
  11. AMG55

    AMG55 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    38
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HN
    Tôi hi vọng với 1 chút kiến thức, tư liệu mà tôi thu thập được sẽ giúp được bambooGreen trong vụ quản lý cổ đông
    Mô hình giải pháp
    Giải pháp phần mềm “Quản lý cổ đông”sẽ bao gồm các module sau:

    Phận hệ quản trị -bảo mật hệ thống
    Phân hệ đăng ký thông tin
    Phân hệ quản lý phát hành
    Phân hệ quản lý giấy chứng nhận vốn góp VCP
    Phân hệ quản lý chuyển nhượng cổ phiếu
    Phân hệ quản lý cổ tức
    Phân hệ quản lý nơi giao dịch
    Phân hệ quản lý ủy quyền
    Giao tiếp với hệ thống ngoài


    Hệ thống ứng dụng của công ty sẽ bao gồm các phân hệ:
    - Phân hệ đăng ký thông tin
    - Phân hệ quản lý phát hành
    - Phân hệ quản lý giấy chứng nhận vốn góp VCP
    - Phân hệ quản lý chuyển nhượng cổ phiếu
    - Phân hệ quản lý cổ tức
    - Phân hệ quản lý nơi giao dịch
    - Phân hệ quản lý ủy quyền
    - Phân hệ giao tiếp với hệ thống ngoài
    - Phân hệ quản trị, bảo mật hệ thống
    2. Mô tả chức năng các phân hệ
    2.1. Phân hệ đăng ký thông tin
    • Mục đích: quản lý các thông tin đăng ký về cổ đông, nơi giao dịch và các loại cổ phiếu của công ty.
    • Chức năng:
     Đăng ký mới: danh sách cổ đông, địa điểm giao dịch, các loại cổ phiếu
     Cập nhật, sửa đổi, xóa thông tin về cổ đông, địa điểm giao dịch, các loại cổ phiếu
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.4. Phân hệ quản lý phát hành
    • Mục đích: quản lý việc phát hành cổ phiếu của công ty
    • Chức năng:
     Đăng ký phát hành cổ phiếu
     Cập nhật, sửa đổi, xóa thông tin về đợt phát hành cổ phiếu
     Xác nhận đăng ký phát hành cổ phiếu
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.3. Phân hệ quản lý giấy chứng nhận góp vốn cổ phần
    • Mục đích: quản lý các loại giấy chứng nhận góp vốn cổ phần của công ty và cổ đông
    • Chức năng:
     Đăng ký cấp giấy chứng nhân góp vốn cổ phần cho các cổ đông đã mua cổ phiếu
     Cập nhật, sửa đổi, xóa bỏ đăng ký cấp giấy chứng nhận góp vốn cổ phần
     Xác nhận giấy chứng nhận góp vốn cổ phần
     Xác nhận thu hồi giấy chứng nhận góp vốn cổ phần (thu hồi để cấp giấy chứng nhận khác khi chuyển nhượng, hoặc thu hồi để phát cổ phiếu khi đổi cổ phiếu)
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.4. Phân hệ quản lý chuyển nhượng cổ phiếu
    • Mục đích: quản lý việc chuyển nhượng các loại cổ phiếu của công ty
    • Chức năng:
     Đăng ký chuyển nhượng cổ phiếu
     Lập danh sách các chuyển nhượng được HĐQT phê duyệt
     Xác nhận chuyển nhượng cổ phiếu được HĐQT phê duyệt
     Cập nhật, sửa đổi, xóa bỏ các chuyển nhượng cổ phiếu
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.5. Phân hệ quản lý cổ tức
    • Mục đích: quản lý việc tạm ứng cổ tức, chia cổ tức, chi trả cổ tức của công ty
    • Chức năng:

     Đăng ký đợt tạm ứng cổ tức
     Tính toán số tiền tạm ứng cổ tức tự động hoặc do công ty thực hiện bằng tay
     Xác nhận đợt tạm ứng cổ tức đã duyệt và kết thúc
     Tính toán số tiền chia cổ tức tự động hoặc do công ty tự thực hiện bằng tay
     Xác nhận đợt chia cổ tức đã duyệt hoặc kết thúc
     Đăng ký lĩnh tiền trả cổ tức của cổ đông
     Xác nhận các đăng ký linh tiền trả cổ tức trước khi thực hiện trả cổ tức cho cổ đông
     Cập nhật, sửa đổi, xóa bỏ việc tạm ứng cổ tức, chia cổ tức, chi trả cổ tức
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.6. Phân hệ quản lý nơi giao dịch
    • Mục đích: quản lý việc chuyển đổi nơi giao dịch cho các cổ đông
    • Chức năng:
     Đăng ký thay đổi nơi giao dịch cho cổ đông
     Xác nhận thay đổi nơi giao dịch cho cổ đông
     Câp nhật, sửa đổi, xóa bỏ việc thay đổi nơi giao dịch cho cổ đông
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.7. Phân hệ quản lý ủy quyền
    • Mục đích: quản lý việc ủy quyền thực hiện các quyền cổ đông (ví dụ như tham dự đại hội cổ đông, bầu hội đồng quản trị,…) của các cổ đông trong công ty
    • Chức năng:
     Đăng ký ủy quyền (kiểm tra số cổ phiếu tối thiểu phải có để tham gia đại hội cổ đông)
     Cập nhật, sửa đổi, xóa bỏ việc đăng ký ủy quyền
     Xác nhận ủy quyền đã duyệt và kết thúc
     Tra cứu và lập báo cáo
    2.8. Phân hệ giao diện với hệ thống ngoài
    • Mục đích: Trao đổi, nhập, xuất thông tin, dữ liệu với các hệ thông tin bên ngoài như hệ thống thông tin các công ty chứng khoán khi cổ phiếu niêm yết trên thị trường.
    • Chức năng
     Nhập các dữ liệu nhận từ các hệ thống thông tin công ty chứng khoán
     Kết xuất dữ liệu cho các hệ thống thông tin công ty chứng khoán và trung tâm giao dịch chứng khoán
    2.9. Phân hệ quản trị, bảo mật hệ thống
    • Mục đích: Bảo mật phân quyền người sử dụng các công cụ hệ thống
    • Chức năng:
     Quản lý phân quyền người sử dụng
     Quản lý các tham số hệ thống
     Backup/ restore số liệu
    3. Các tính năng chung của hệ thống
    • Giải pháp phần mềm “Quản lý cổ đông” có các tính năng sau:
     Là phần mềm tích hợp phục vụ đầy đủ các chức năng quản lý cổ đông của công ty cổ phần
     Thiết kể mở định hướng kết nối mạng với các công ty chứng khoán và trung tâm lưu ký khi công ty niêm yết cổ phiếu
     Giao diện người dùng thân thiện
     Tất cả các dịch vụ tham số đều được tham số hóa đễ dàng điều chỉnh
     Có khả năng truy vấn khai thác thông trực tuyến
     Hỗ trợ bảo mật nhiều cấp
     Tự động thao tác định kỳ
     Được module hóa nên đễ dàng mở rộng các dịch vụ mới
     
    Last edited: 1 Tháng tư 2006
    #11
  12. hai2hai

    hai2hai VNUNI Makes a difference

    Bài viết:
    2,012
    Đã được thích:
    128
    Nơi ở:
    Hà nội
    Cái này người ta gọi là tính năng chứ không phải chức năng
     
    #12
  13. hieppm

    hieppm Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    72
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    Tp.HCM
    To hai2hai

    Sao 2to2 bắt người ta từng câu chữ thế không biết!!!! Nếu 2to2 đọc tài liệu của Diginet lemon 3 thì càng choáng hơn nhiều đấy!!!
    Viết như thế này chưa ăn thua gì đâu!
     
    #13
  14. AMG55

    AMG55 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    38
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HN
    Hieppm có thể post tài liệu của diginet cho mọi người tham khảo học hỏi được không?
     
    #14
  15. nxskien

    nxskien Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    2
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    HN
    Nghe câu chuyện triên khai ERP trong trường đại học thì hay, nhưng ở VN ta thì có lẽ phải 10-20 năm nữa, khi nào các trường công chuyển hết sang trường tư thì chắc là áp dụng được hihi... làm cho các bác giáo dục ăn lương ngân sách thì chuối lắm, các bác ấy chỉ mong có vốn đầu tư xin đâu đó ở nước ngoài thui, còn dự toán trong năm thì hihi chia nhau hết rùi, món nào cũng đâu vào đấy cả, có đầu tư CNTT cho giáo dục cũng chỉ là mấy cái máy cho trẻ em ta play game, chatting thôi, hix... VN ta có mấy cái trường ĐH có vẻ lớn chứ có nhiều nhặn gì.
    Các bác nào muốn xem cấu trúc của ERP thì mời vào đây : http://www.2020software.com
     
    Last edited: 29 Tháng tư 2006
    #15
  16. dovandinh

    dovandinh Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    3
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    Hau Giang
    Muốn được sử dụng ERP

    Đọc bài viết của bạn về ERP, tôi thấy rất hay. Vậy muốn mua ERP liên hệ với ai? ở đâu? xin bạn chỉ giúp!
     
    #16
  17. PAT

    PAT PAT

    Bài viết:
    287
    Đã được thích:
    3
    Nơi ở:
    Ho chi Minh city
    Bạn thử liên hệ với mình xem sao :

    pat, email : tuan_phianh@yahoo.com

    HP: 0903944850

    Mình hy vọng có thể cung cấp được nhiều thông tin bổ ích cho bạn
     
    #17
  18. smallgent

    smallgent Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    55
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    HCMC
    @pat: chỗ bác có soft nào chuyên về cung ứng vật tư không? Hay bác có thể viết theo yêu cầu của em được không?
     
    #18
  19. hieppm

    hieppm Thành viên thân thiết

    Bài viết:
    72
    Đã được thích:
    1
    Nơi ở:
    Tp.HCM
    To: smallgent

    Bạn có thể gửi mail cho mình yêu cầu được không? hoặc liên hệ với mình qua email này để xem mình có giúp gì được cho bạn không nhé!
    email: hieppm@fbs.com.vn

    Chúc vui vẽ
     
    #19
  20. catus_06

    catus_06 Thành viên sơ cấp

    Bài viết:
    4
    Đã được thích:
    0
    Nơi ở:
    TP HO CHI MINH
    mình mà vào đây sớm thì tốt biết bao nhiêu.Thầy bắt làm thuyết trình về ERP lúc đó không biết ERP là gì chì chăm chăm vào mấy cuốn sách linh tinh,thuyết trình xong thầy chỉ nối một câu"nghe rồi như chưa nghe,tôi còn không hiểu nửa chứ mấy bạn sinh viên".buồn như con chuồn chuồn!!!!!!!!!!!
     
    #20

Chia sẻ trang này