Mail Merge

[DucThuan]

Mail merge!

Các bác nào có dùng mail merge (trong word) xin chỉ giúp mình với.

- Main document nằm trong word
- Nguồn dữ liệu từ file excel
- Dùng phiên bản trước win XP thì hiển thị được dấu ngăn cách hàng ngàn, hàng trăm,.., %...
- Nhưng dùng Win XP khi merge thì không hiển thị được, không biết tại sao và tôi đã thử nhiều máy có cài win XP vẫn gặp tình trạng này.

VD: 25.325.000 thì chỉ hiển thị khi mail merge là 25325000.

Các bác nào biết xin chỉ giúp với.
Rất là cám ơn.

Liên hệ: tsf264@yahoo.com

 

[levanduyet]

Xin hỏi các Bác về mail merge:

- Nguồn dữ liệu từ file excel
- Dùng phiên bản trước win XP thì hiển thị được dấu ngăn cách hàng ngàn, hàng trăm,.., %...
- Nhưng dùng Win XP thì không hiển thị được, không biết tại sao và tôi đã thử nhiều máy có cài win XP vấn gặp tình trạng này.

VD: 25.325.000 thì chỉ hiển thị khi mail merge là 25325000.

Cám ơn các Bác.

Liên hệ: tsf264@yahoo.com

Hình như bạn hỏi trong world phải không?
Bạn nên hỏi cụ thể và nếu dược thì gởi file bạn muốn thao tác cho tôi, tôi sẽ upload và nhờ các bạn khác giúp bạn.
Chúc bạn thành công, mạnh khoẻ.
Lê Văn Duyệt
levanduyet@gmail.com
levnaduyet@yahoo.com

 

[Bình_OverAC]

VD: 25.325.000 thì chỉ hiển thị khi mail merge là 25325000.

Sau 1 thời gian nghiêng cú bây giờ em đã hiểu được cách xử lý thằng này. Nói thiệt với bác em bị nó hành một thời gian bực mình quá em gở luôn Office XP, Office 2003 để cài Office 2000 cho dể sử dụng. Thật hết biết!

Cách giải quyết vấn đề của bác như sau:

Bước 1: bác cứ làm mail merge bình thường như mọi ngày.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để đưa file word trở về dạng code

Đến đây bác sẽ thấy cái trường số của bác (em giả sử đặt tên nó là “SO”) được thể hiện như sau: { MERGEFIELD “SO”}

Bước 3: Bác chỉnh lại dòng đó như sau: { MERGEFIELD \# "#,###.00" “SO”}

Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F9 để đưa file word trở về dạng bình thường



Như vậy là được rồi đó. Các bác kiểm tra lại thử xem.

Nếu như máy của bác định dạng dấu ngăn thập phân là dấu , kiểu Việt Nam chứ không phải dấu chấm thì sửa lại nhé. “#.###,00” hay bác có thể không cần dùng đến sau dấu thập phân thì “#.###” thế nhé. ​

Cái vụ này em cũng mới học được đấy. Cám ơn bác đả hỏi.​

 

[DucThuan]

Cám ơn OverAC rất là nhiều, để mình thử coi sao.

 

[DucThuan]

Bạn OverAC ơi, tôi đã thử lại theo cách hướng dẫn của bạn rồi, nhưng vẫn y nguyên như vậy. Chắc phải tỉm cách khác rồi. Cám ơn nhé.

 

[Bình_OverAC]

Bạn OverAC ơi, tôi đã thử lại theo cách hướng dẫn của bạn rồi, nhưng vẫn y nguyên như vậy. Chắc phải tỉm cách khác rồi. Cám ơn nhé.Khó hiểu nhỉ em vẩn làm được mà. Hay là bác có thể gởi cho em file đó của bác được không! em muốn xem thử bác đã code nó ntn. về dử liệu thi bác chỉ cần để lại tên các trường là được rồi. Số liệu không cần. Để em xem thử nhé. Bác có thể gởi cho em theo địa chỉ overac@gmail.com

 

[gnurtel]

Cái này tôi cũng đang dùng, cách đơn giản nhất là bác kiếm cái máy nào dùng office 2000 rồi mail merge cho ngon lành, sau đó bác copy cả 2 file word và excel sang máy của bác mà dùng

 

[Bình_OverAC]

Đúng rồi! em cũng ghét sài cái Office 2002 và 2003 lắm.
Mail merge của Office 2000 rất dể sài, dử liệu truy cập tức thời từ file Word sang file Excel.
Còn Office 2002 trở về sau file word copy toàn bộ dử liệu của file Excel vào dử liệu dùng làm mail merge của nó nên nếu bạn cập nhật dử liệu thì phải lưu lại. Mởi lại file ôi rất phiền

 

[DucThuan]

Cám ơn Bác OverAC và các bác khác đã giúp đỡ.

Thật ra tôi đã dùng cách bác đã hướng dẫn rồi, nhưng thật sự không có kết quả.

Như bác gnurtel đã nói thì làm từ excel 2000 rồi chuyển sang, đúng là không có vấn đề gì vẫn chạy như bình thường, định dạng bên excel như thế nào thì khi merge y chang như vậy.
Khổ nổi là khi chúng ta làm từ đầu đến cuối trong môi trường XP thì vẫn đang tìm cách. Và file của mình liên quan đến merge thì nhiều lắm, không thể đem sửa trong môi trường 2000 hết được.
Vấn đề là ở file nguồn từ đầu mới set up là trong môi trường nào, nếu ban đầu từ XP thì cũng hơi khó đấy.
Cám ơn các bác. Mình đang tỉm cách khác đây.

 

[hope]

Mấy hôm nay mình cũng đang vò đầu bứt tai vì cái ý tưởng này. Đang làm báo cáo tài chính hộ một công ty nhỏ, đang theo thứ tự (hy vọng không có bác nào làm ở thuế đọc bài này ): lập bảng kê thu/chi làm căn cứ -> lập sổ cái, báo cáo tài chính, phiếu thu/chi cập nhật tự động theo bảng kê, mail merge tỏ ra khá hữu ích trong việc lập phiếu thu/chi và giấy đề nghị thanh toán, nhưng mình đã rất rất bối rối cùng vì một câu hỏi như bạn.
Câu trả lời khá cổ điển: sử dụng help trong Word. Kết quả như sau:
{ MERGEFIELD FieldName [Switches]}
Formatting by using field codes
To control other aspects of formatting, press ALT+F9 to display field codes, and then add switches to the merge fields.
For example:
• To display the number "34987.89" as "$34,987.89," add the Numeric Picture switch (\#).
• To print client names in uppercase letters, add the Format switch (\*).
• To ensure that the merged information has the same font and point size you apply to the merge field, add the \* Charformat switch.
Như vậy, nôm na là như sau:
Bạn OverAC rất đúng,nhưng hơi ngược một chút:
1. Ấn Alt+F9
2. Sửa lại:
{ MERGEFIELD “SO” \# "#,###.00" }
3. Ấn Alt+F9
Nếu bạn thấy có gì đó trục trặc, lại làm lại như mình: Vào help, đánh từ khoá "mergefield". Có thể có chút gì đó sai sót trong quá trình typing của mình (vốn cẩu thả mà, mặc dù là kế toán )

 

[DucThuan]

Rất là cảm ơn bạn HOPE, nhưng không biết bị cái giống gì mã nó cũng y nguyên như vậy thôi. Thì mình cũng đã từng vào help như thế, nhưng mình cũng không chịu thua đâu.
Thanks nhiều.

 

[vongphuc]

Attn : Mail merge

Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính Excel ra Word. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trong Excel bao gồm các cột : Tên phiếu (thu hay chi), ngày tháng, họ và tên (người nộp tiền hoặc người nhận tiền), địa chỉ, số tiền (bằng số và bằng chữ), số chứng từ gốc đi kèm, … và ta phải đưa những dữ liệu này ra file Word để in phiếu thu (hoặc phiếu chi). Như vậy ta sẽ dùng mail merge

Để thực hiện mail merge, ta cần có 2 tập tin riêng biệt. Tập tin thứ nhất gọi là tập tin dữ liệu (Data Excel Worksheet), trên sheet đầu tiên của tập tin này có dòng đầu tiên chứa tiêu đề cho cột tương ứng, từ dòng thứ 2 trở đi là chứa dữ liệu

Tập tin thứ hai gọi là tập tin chính (Main Word Document), tập tin này chứa nội dung chung của văn bản muốn in, và có chừa sẵn một số chỗ trống cho phép điền dữ liệu từ Data Excel Worksheet vào

Quy trình thực hiện như sau :
1 - Mở tập tin Main Word Document, chọn lệnh Tools / Mail Merge
2 - Creat / From Lettters và chọn Active Windows (hoặc Change Document Type)
3 - Get Data / Open Data Source, tại Files of Type chọn All Files (*.*), và tìm tới folder chứa tập tin Data Excel Workbook và chọn tập tin này, nhấn OK, nhấn Edit Main Document
4 - Trong tập tin Main Word Document, ta đặt dấu chèn vào đúng vị trí định chèn dữ liệu
5 - Click chuột vào Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge và chọn tên tiêu đề cột tương ứng cần chèn
6 - Lặp lại với các vị trí khác cho đến khi đã chọn hết tất cả các thông tin cần thiết
7 - Tiến hành trộn bằng cách thực hiện các chức năng tương ứng sau trên thanh công cụ Mail Merge :

View Merged Data : xem thử việc trộn có thành công hay không (lấy dữ liệu của record hiện hành)
First Record : về record đầu tiên
Previous Record : về record kế trước record hiện hành
Go to Record : cho biết record hiện hành
Next Record : đến record kế sau record hiện hành
Last Record : đến record cuối cùng
Mail Merge Helper : gọi lại màn hình mail merge ban đầu
Check for Errors : kiểm tra lỗi phát sinh trong quá trình mail merge (nếu có)
Merge to New Document : Merge và lưu vào một tập tin Microsoft Word mới
Merge to Printer : merge và xuất ra máy in
Start Mail Merge : bắt đầu quá trình merge theo yêu cầu
Find Record : tìm kiếm thông tin trên các mục dữ liệu
Edit Data Source : hiệu chỉnh lại một số thông tin có sai sót trên tập tin Data Excel WorkSheet

Nếu chọn Start Mail Merge thì ta cần lưu ý một số tùy chọn sau :
Merge to : chọn merge ra tài liệu mới, ra máy in, hay ra email
Records to be merged / All : merge tất cả các record
Records to be merged / From … to … : merge từ record from … to …
Check Errors : kiểm tra lỗi phát sinh trong khi merge
Query Options : thiết lập một số điều kiện merge
Cancel : hủy bỏ thao tác merge
Merge : tiến hành merge

 

[vongphuc]

Phù, mệt quá. Tổng kết lại thế này cho dễ nhớ :

Mail Merge :
1 - Word / Tools / Mail Merge
2 - Creat / From Lettters
3 - Get Data / Open Data Source (All files)
4 - Insert Merge Field
5 - Start Mail Merge (All)

Hết

Một số vấn đề có thể xảy ra là :
Định dạng số như các bạn đã nói ở trên
Vấn đề thứ 2 là font tiếng Việt chắc cũng không có khó khăn gì với convertfont3.1 của OverAC
Vấn đề thứ 3 là căn trang sao cho mỗi trang có thể in được 2 phiếu thì ta sẽ đổi Creat / From Letters thành Creat / Catalog và tạo một macro để nó tự động phân trang là được

 

[scarlet_xinh]

Giải quyết vấn đề định dạng số trong mail merge trong môi trường XP cực kỳ đơn giản.
VD: Giả sử Mergefeild"Amount" luon hien ra gia tri la 10000000.
Muốn chuyển 10000000 thành 10,000,000, ta chỉ cấn bấm chuột phải vào 10000000, chọn Edit Field
Trong bảng hiện ra, chọn MergeFeild.
Sau đó, tại góc trái cuối bảng chọn Field Codes.
Tiếp tục, tại ô Field Code ta chỉnh sửa như sau : Mergefield Amount \# ###,###
Click OK.

Thế là xong.
Tương tự, khi thay đổi switches ta sẽ có những định dạng số cần thiết.

 

[Xuan1]

Giải quyết vấn đề định dạng số trong mail merge trong môi trường XP cực kỳ đơn giản.
VD: Giả sử Mergefeild"Amount" luon hien ra gia tri la 10000000.
Muốn chuyển 10000000 thành 10,000,000, ta chỉ cấn bấm chuột phải vào 10000000, chọn Edit Field
Trong bảng hiện ra, chọn MergeFeild.
Sau đó, tại góc trái cuối bảng chọn Field Codes.
Tiếp tục, tại ô Field Code ta chỉnh sửa như sau : Mergefield Amount \# ###,###
Click OK.

Thế là xong.
Tương tự, khi thay đổi switches ta sẽ có những định dạng số cần thiết.

Mình đã làm được rồi, cảm ơn bạn xinh nhé.

 

[Tranghuynh]

In trong Mail merge

Xin chào các bạn
Mình làm việc trong Mail merge bực mình ở chổ khi in thì máy in chỉ cho in từng record và phải in tiếp tục các record khác nếu muốn in thêm. Vậy bạn nào có cách hay hơn (lệnh in 1 lần cho danh sách nhiều khách hàng - nhiều record) thì giúp mình với nhé.
Cám ơn rất nhiều.

 

[mysterious_girl]

1.Bạn nhấn Alt+shift+M (merge to printer) sau đó bạn chọn số record muốn in, from ... to
2.Bạn nhấn Alt+shift+N(merge to new document) để chuyển file mail merge thành file word bình thường. Sau đó bạn chọn số trang cần in.

 

[Tranghuynh]

1.Bạn nhấn Alt+shift+M (merge to printer) sau đó bạn chọn số record muốn in, from ... to
2.Bạn nhấn Alt+shift+N(merge to new document) để chuyển file mail merge thành file word bình thường. Sau đó bạn chọn số trang cần in.

Cảm ơn bạn rất nhiều nhé, mình đã thử Alt+shift+N rất hay, còn Alt+shift+M thì chưa thử, nhưng hy vọng là "như ý".
Chúc bạn vui khỏe.

 

[gacon0904]

Các Anh/Chị cho em hỏi. Khi em mail merge thì cột họ tên có dấu biến thành ?(nguye?n) Cám ơn các Anh/Chị.

 

[DucThuan]

Các Anh/Chị cho em hỏi. Khi em mail merge thì cột họ tên có dấu biến thành ?(nguye?n) Cám ơn các Anh/Chị.

1. Dùng Office 2000 trở về trước thì em chỉ có thể sử dụng font VNI để hiển thị "nguyễn" (thay vì nguyen?n), còn dùng font Unicode thì không được.
2. Dùng office XP trở về sau thì bạn dùng font gì cũng ra chữ đúng cả thôi.
Chào em.