Ðề: Hệ thống thông tin quản lý nội bộ
Chào các bác. Em là thành viên mới. Em rất muốn nghe các bác thảo luận vấn về kế toán quản trị. Hiện em đang làm kế toán cho công ty may của người Việt tại Nga. Công ty này mới thành lập và đi vào hoạt động được 4 tháng mà em thì mới vào làm ở đây chưa được 2 tháng, số liệu 4 tháng bây giờ em mới tổng hợp và vào sổ, lại chưa có phần mềm, em phải làm trên excel mà sếp yêu cầu có 1 cái báo cáo quản trị tổng quát cho thấy 1 bức tranh toàn cảnh về tình hình công ty. Em lại rất ít kinh nghiệm làm báo cáo. Yêu cầu của sếp em trong báo cáo phải có các mục sau:
- tổng số chi tiêu (lương thực, chi phí sản xuất, chi phí khác...), chỉ số chi so với định mức cho phép được chi;
- nợ phải trả (trả cho chủ đất tiền thuê nhà xưởng; trả tiền nguyên phụ liệu - nếu có);
- tổng số doanh thu, chỉ số thu so với đinh mức phải thu được (căn cứ theo ngày giao hàng);
- nợ cần phải thu từ khách hàng (tương đương với số hàng nào mà khách chưa bán được?);
- hàng vật liệu tồn kho, hàng thành phẩm nằm kho; chỉ số hao hụt nguyên vật liệu (so sánh giữa "số nguyên vật liệu nhập về" với "tổng số nguyên vật liệu còn trong kho và số hàng đã thành phẩm")
- Tổng giá trị phụ tùng máy móc và các vật liệu dùng cho sản xuất (kim, chân vịt, giấy vẽ, giấy cắt, mực in...); chi số mức độ tiêu dùng số lượng phụ tùng như thế nào so với số lượng hàng hóa làm ra
- Tổng tiền lương công nhân trong tháng, chuyển sang khấu trừ mức ứng trước như thế nào, ai còn nợ ai đã xong; cần có cả cột tiền lương cần giữ lại (từ 1-3 tháng) phòng trường hợp CN hủy ngang HD. Những người mới sang thì số tiền ứng ra lo thủ tục giấy tờ đã nộp chưa, nộp cho ai, bao nhiêu.
- tổng tiền lương đã chi (nếu có)
- Các khoản khấu trừ đầu tư, các khoản này cần công gộp dần nếu kinh doanh vẫn đang lỗ, nhưng đến lúc nào đó là có thể trích ra nếu đã có lời.
- Lợi nhuận thuần (sau tất cả các chi phí, khấu trừ); chỉ số hoàn vốn thực tế so với dự định
- lỗ lãi cơ bản trên 1 cổ phần (Chia giá trị cty ra 100 phần)
- Tổng các phần đầu tư thêm vào máy móc, TSCĐ
- Tổng số vốn lưu động cho sản xuất ở mức dộ hiện tại (là tổng tiền hiện đang quay vòng trong sx: là tổng mua nguyên vật liệu, công nợ của khách hàng, số đã thanh toán, số hàng tồn kho)
- Thêm thông tin vế các chỉ số số liệu về mức khấu hao hàng ngày (tính chung từ tất cả các khoản đầu tư, chi phí sản xuất, điện, chi phí lương cố định của cán bộ) để có con số khái quát thêm vào để xác định được mức giá trị thành phẩm tối thiểu cần phải đặt ra.
- ngoài ra còn gì nữa mà thấy cần thiết mà hiện giờ sếp chưa nghĩ ra thì tự thêm vào
2- Bảng kế toán phải mạch lạc, phải gộp toàn bộ các báo cáo vào 1 file, chứ khg phải mất công phải mở hết file này đến file khác để tra cứu. Mỗi 1 phần báo cáo nằm 1 sheet: nghĩa là để ở nhiều sheet khác nhau trong cùng 1 file, mỗi mục (đã yêu cầu và đã liệt kê bên trên) nằm mỗi sheet khác nhau, và kết quả của nó thì đặt LINK sang trang Báo cáo chung , và link ngược lại để khi xem bảng Báo Cáo Chung nếu cần thiết để mở rộng coi sâu vào chi tiết thì có thể truy cập ngay đến sang sheet thông tin đó Có thể về lâu dài, cần lập sẵn file template của Excel, để khi cần chỉ cần cắt dán thông tin vào, là ra kết quả ngay.