Hoá ra đề tài này chưa thực sự bắt đầu à?
Hình như có một nhầm lẫn nhỏ trong việc xác định phạm vi công việc mà MTNM đề xuất. Một số người hiểu rằng thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ bằng máy vi tính hay vi tính hoá hệ thống kiểm soát nội bộ, theo tôi hơi khó.
Hệ thống kiểm soát nội bộ ở góc độ của một người làm thiết kế hệ thống thì có thể vi tính hoá được nhưng vấn đề ở đây lại chủ yếu liên quan đến nhân tố con người trong quá trình thiết lập HTKSNB. chính vì vậy ý tưởng này sợ là khó thực hiện. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra vẫn có thể được giải quyết bằng cách chúng ta giải quyết ở một số khâu, một số công đoạn nhất định trong hệ thống và sử dụng máy tính là một công cụ quan trọng và chủ yếu để triển khai các ý tưởng thiết kế. Một ví dụ thực tế là hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm kế toán để thu thập, phân loại, xử lý và tổng hợp, báo cáo thông tin tài chính (kể cả thông tin đó là tiền tệ hay phi tiền tệ). Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành của HTKSNB nên việc thực hiện các công việc kế toán bằng máy chính là một phần nào đó vận dụng CNTT vào hệ thống KSNB.
Ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng (ví dụ như các hãng hàng không, công ty điện lực..) ngoài hệ thống kế toán ra, họ vận dụng rất nhiều CNTT làm công cụ thực hiện chức năng của hệ thống kiểm soát như hệ thống ghi chỉ số tiêu thụ, hệ thống điều độ lưới điện quốc gia, hệ thống book chỗ và xử lý vé của hành khách, hệ thống quản lý điều hành bay, hệ thống quản lý và phân tích hiệu quả lao động của nhân viên... tất cả các cái đó cũng là bộ phận của hệ thống KSNB, chẳng qua nó thực hiện các chức năng kiểm soát khác nhau.
Trở lại với mục đích chính của người khởi nguồn ý tưởng tức là thiết kế HTKSNB trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. Như vậy giả thiết là chúng ta có một hệ thống máy tính (bao gồm cả thiết bị, công nghệ phần mềm và nhân lực) đủ mạnh để đáp ứng các nhu cầu thiết kế, vận hành và khai thác thì chúng ta chỉ cần xem xét các tác động của con người trong hệ thống.
- Một hệ thống dù hoàn chỉnh đến mấy thì cũng phải có các tác động nhất định của nhân tố con người, ví dụ đội ngũ vận hành, khai thác, người triển khai ý tưởng và giao tiếp với máy tính (ví dụ hệ thống quản lý mã thuốc, thì máy tính không thể tự nó nhận biết được mã của từng loại thuốc hoặc hệ thống phối liệu của trạm trộn beton không thể tự nó xác định được mình cần beton mác bao nhiêu) vấn đề ở đây xử lý các mối tiếp giáp của hệ thống. Một hệ thống càng có ít mối tiếp giáp (gồm cả tiếp giáp nội và tiếp giáp ngoại tức là các điểm chuyển giao thông tin bên ngoài và bên trong hệ thống) cũng như sự can thiệp của con người trong quá trình vận hành thì độ an toàn và chính xác trong việc thực hiện các kiểm soát nghiệp vụ càng cao.
Ngoài việc xem xét tác động của con người trong quá trình thiết kế, người thiết kế cũng cần để ý đến thiết lập các mối quan hệ nghiệp vụ và quan hệ dữ liệu.
- Trong các hệ thống manual, việc xử lý các mối quan hệ một - một bao giờ cũng đảm bảo độ chính xác cao hơn là một - nhiều hoặc nhiều - nhiều vì đây là hạn chế của con người khi thực hiện các thao tác, các tính toán và các thủ tục lặp đi lặp lại bao giờ cũng kém so với máy tính. Chính vì vậy, khi thiết kế hệ thống KS người ta thường tận dụng sử dụng các mối quan hệ đa chiều của dữ liệu và giao dịch, nó đảm bảo độ chính xác tuyệt đối khi thực hiện các kiểm soát xử lý và hoàn toàn "vô tư" khi nhận diện nghiệp vụ và thực hiện giao dịch. (một ví dụ về sự vận dụng này là ngày trước, chúng ta thường thấy kế toán có cái sổ bàn cờ để đối chiếu số phát sinh và số dư rất chuẩn nhưng khi đưa nó vào máy tính thì lại trở thành tầm thường, máy tính có thể thực hiện các phép đối chiếu đa dạng hơn, oái oăm hơn mà thao tác chỉ trong nháy mắt).
- Vận dụng nguyên tắc máy móc của máy móc. Trong một số hệ thống bằng tay, việc reset lại toàn bộ để thực hiện lại (vì một mục đích nào đó dù xấu dù tốt) đều không để lại dấu vết, trong máy tính cũng vậy, một nghiệp vụ có thể được delete khỏi hệ thống sổ và như bay hơi, không để lại dấu vết nhưng nếu thái độ của người thiết kế sẽ quyết định có hay không thủ tục kiểm soát chính hoạt động của hệ thống máy tính, ví dụ nhiều phần mềm kế toán trước mỗi điều chỉnh phải có thao tác in lại toàn bộ hoăc cập nhật dữ liệu đồng thời ghi chép các hoạt động của user vào log file như ACCPAC chẳng hạn. Do vậy, việc vận dụng nguyên tắc máy móc trong thiết kế thủ tục kiểm soát khi định làm hệ thống KSNB trong môi trường tin học là rất có lợi.
- Hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung - phân tán. cái này là tuỳ chọn của người thiết kế tuỳ thuộc vào khả năng vận dụng của hệ thống.
Còn nhiều cái nữa lắm mà phạm vi diễn đàn không cho phép.
Đây là chủ đề cực hay và hơi "khoai" nhưng trong phạm vi diễn đàn thì hơi khó vì nó rất lớn, thậm chí một luận văn tốt nghiệp đại học cũng chỉ dám đề cập đến một khía cạnh nào đó thôi nên tôi không có tham vọng đưa hết các chi tiết vào đây và cũng do hạn chế nhất định về hiểu biết của cá nhân.
Mong các bác tham gia tiếp và theo tôi thì mỗi người tham gia ở một khâu cụ thể thì sẽ dễ trình bày hơn và bài viết nó mới ngắn được.