BÀI VIẾT VỀ KHÁI NIỆM ĐẶT CỌC, TẠM ỨNG, KÝ CƯỢC, TRẢ TRƯỚC CHO NGƯỜI BÁN
Trong quá trình làm việc, nhiều người không phân biệt hoặc thấy không cần thiết phải phân biệt sư khác biệt giữa các khái niiệm : đặt cọc, tạm ứng, ký quỹ, ký cược.
- Đa số dùng từ theo thói quen và cách hiểu riêng của mình, điều đó sẽ có thể mang đến thiệt hại tiền của. Ví dụ khi ký hợp đồng, khi bên mua trả trước số tiền cho bên bán, nhưng lại dùng từ đặt cọc. Nếu vì một lý do gì đó, hợp đồng này bên bán không có hàng để thực hiện được hợp đồng này. Như vậy theo luật dân sự thì bên bán phải trả lại số tiền nhận đặ cọc và trả thêm số tiền bằng số tiền đặt cọc nữa.
- Tương tự như vậy: thói quen khi trả tiền trước cho người bán mọi người hay dùng từ “ tạm ứng” , hoặc khi nhân viên xin được ứng trước tiền lương thì kế toán hay DN vẫn hay dùng từ này. Hoàn toàn khác với nôi dung quy định trong chế độ kế toán : “tạm ứng” là số tiền do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
- Cũng như vậy khi thuê tài sản, số tiền ký cược lại được gọi là tiền đặt cọc, hoặc tiền ký quỹ nhưng thực chất đó là tiền ký cược
Trong bài viết này tôi trích dẫn Luật Dân Sự của nước Viêt Nam định nghĩa về Đặt Cọc, Ký Quỹ, Ký Cược. Nội dung tham khảo trong chế độ kế toán Việt Nam về tạm ứng để được chia sẻ với mọi người về sự khác biệt này. Mong rằng giúp được cho chúng ta sự thận trọng cần thiết trong cách dùng từ, và cũng để hiểu chính xác cách dùng từ trong công việc liên quan đến tài chính kế toán sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1. Đặc điểm pháp lý của đặt cọc theo quy định của Bộ luật dân sự như sau:
a. Khái niệm: Điều 358, BLDS 2005 quy định
i. “Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự”. Như vậy, đặt cọc là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó một bên giao cho bên kia một tài sản trong một thời hạn nhất định nhằm xác nhận các bên đã thống nhất sẽ giao kết hợp đồng hoặc đã giao kết hợp đồng và buộc bên phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết.
ii. . Trong trường hợp hợp đồng dân sự được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác.
b. . Đặc điểm pháp lý của đặt cọc
i. Đặt cọc thực hiện hai chức năng bảo đảm: đặt cọc có thể được giao kết nhằm mục đích bảo đảm cho việc giao kết hợp đồng; cũng có thể nhằm bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng; hoặc nhằm cả hai mục đích trên. Đây là điểm tạo ra sự khác biệt giữa biện pháp đặt cọc và các biện pháp bảo đảm khác. Thông thường các biện pháp bảo đảm khác chủ yếu bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng nhưng biện pháp đặt cọc được giao kết trước hợp đồng chính thức lại nhằm mục đích bảo đảm cho việc giao kết hợp đồng, tránh sự bội tín trong giao kết hợp đồng.
ii. Chủ thể của hợp đồng đặt cọc gồm hai bên: Bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc. Tùy vào sự thỏa thuận của các bên mà mỗi bên có thể là bên đặt cọc hoặc bên nhận đặt cọc. Nhưng thông thường thì bên nào nắm giữ phần tài sản có sẵn như bên có nhà để bán, cho thuê hay bên nào sẽ phải đầu tư công sức tiền bạc để thực hiện công việc nhất định thì sẽ trở thành bên nhận đặt cọc.
iii. Đặt cọc là hợp đồng thực tế. Hay nói cách khác, hợp đồng đặt cọc chỉ phát sinh hiệu lực khi các bên đã chuyển giao cho nhau tài sản đặt cọc
iv. Tài sản đặt cọc mang tính thanh toán cao. Nếu như tài sản cầm cố, thế chấp là bất kỳ tài sản nào đáp ứng được các yêu cầu luật định thì tài sản đặt cọc chỉ giới hạn trong phạm vi hẹp gồm: tiền, kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị khác. Như vậy, tài sản như quyền tài sản, bất động sản không trở thành đối tượng của đặt cọc
v. Việc đặt cọc phải được lập thành văn bản (khoản 1 Điều 358): Cần có sự phân biệt giữa tiền đặt cọc và tiền trả trước: trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì số tiền này được coi như tiền trả trước.
2. Khái niệm tạm ứng quy định trong kế toán
a. Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
b. Người nhận tạm ứng (Có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
c. Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
d. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
3. Khái niệm về kỳ quỹ , ký cược trong kế toán và luật dân sự
a. Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim loại quý, đá quý hay các giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong toả tại Ngân hàng để đảm bảo việc thực hiện bảo lãnh cho doanh nghiệp.
b. Ký cược là việc doanh nghiệp đi thuê tài sản giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị cao khác nhằm mục đích rằng buộc và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê tài sản phải quản lý, sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả tài sản đúng thời gian quy định. Tiền đặt cược do bên có tài sản cho thuê quy định có thể bằng hoặc cao hơn giá trị của tài sản cho thuê.
Trong quá trình làm việc, nhiều người không phân biệt hoặc thấy không cần thiết phải phân biệt sư khác biệt giữa các khái niiệm : đặt cọc, tạm ứng, ký quỹ, ký cược.
- Đa số dùng từ theo thói quen và cách hiểu riêng của mình, điều đó sẽ có thể mang đến thiệt hại tiền của. Ví dụ khi ký hợp đồng, khi bên mua trả trước số tiền cho bên bán, nhưng lại dùng từ đặt cọc. Nếu vì một lý do gì đó, hợp đồng này bên bán không có hàng để thực hiện được hợp đồng này. Như vậy theo luật dân sự thì bên bán phải trả lại số tiền nhận đặ cọc và trả thêm số tiền bằng số tiền đặt cọc nữa.
- Tương tự như vậy: thói quen khi trả tiền trước cho người bán mọi người hay dùng từ “ tạm ứng” , hoặc khi nhân viên xin được ứng trước tiền lương thì kế toán hay DN vẫn hay dùng từ này. Hoàn toàn khác với nôi dung quy định trong chế độ kế toán : “tạm ứng” là số tiền do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
- Cũng như vậy khi thuê tài sản, số tiền ký cược lại được gọi là tiền đặt cọc, hoặc tiền ký quỹ nhưng thực chất đó là tiền ký cược
Trong bài viết này tôi trích dẫn Luật Dân Sự của nước Viêt Nam định nghĩa về Đặt Cọc, Ký Quỹ, Ký Cược. Nội dung tham khảo trong chế độ kế toán Việt Nam về tạm ứng để được chia sẻ với mọi người về sự khác biệt này. Mong rằng giúp được cho chúng ta sự thận trọng cần thiết trong cách dùng từ, và cũng để hiểu chính xác cách dùng từ trong công việc liên quan đến tài chính kế toán sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1. Đặc điểm pháp lý của đặt cọc theo quy định của Bộ luật dân sự như sau:
a. Khái niệm: Điều 358, BLDS 2005 quy định
i. “Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dân sự”. Như vậy, đặt cọc là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó một bên giao cho bên kia một tài sản trong một thời hạn nhất định nhằm xác nhận các bên đã thống nhất sẽ giao kết hợp đồng hoặc đã giao kết hợp đồng và buộc bên phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết.
ii. . Trong trường hợp hợp đồng dân sự được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng dân sự thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thoả thuận khác.
b. . Đặc điểm pháp lý của đặt cọc
i. Đặt cọc thực hiện hai chức năng bảo đảm: đặt cọc có thể được giao kết nhằm mục đích bảo đảm cho việc giao kết hợp đồng; cũng có thể nhằm bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng; hoặc nhằm cả hai mục đích trên. Đây là điểm tạo ra sự khác biệt giữa biện pháp đặt cọc và các biện pháp bảo đảm khác. Thông thường các biện pháp bảo đảm khác chủ yếu bảo đảm cho việc thực hiện hợp đồng nhưng biện pháp đặt cọc được giao kết trước hợp đồng chính thức lại nhằm mục đích bảo đảm cho việc giao kết hợp đồng, tránh sự bội tín trong giao kết hợp đồng.
ii. Chủ thể của hợp đồng đặt cọc gồm hai bên: Bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc. Tùy vào sự thỏa thuận của các bên mà mỗi bên có thể là bên đặt cọc hoặc bên nhận đặt cọc. Nhưng thông thường thì bên nào nắm giữ phần tài sản có sẵn như bên có nhà để bán, cho thuê hay bên nào sẽ phải đầu tư công sức tiền bạc để thực hiện công việc nhất định thì sẽ trở thành bên nhận đặt cọc.
iii. Đặt cọc là hợp đồng thực tế. Hay nói cách khác, hợp đồng đặt cọc chỉ phát sinh hiệu lực khi các bên đã chuyển giao cho nhau tài sản đặt cọc
iv. Tài sản đặt cọc mang tính thanh toán cao. Nếu như tài sản cầm cố, thế chấp là bất kỳ tài sản nào đáp ứng được các yêu cầu luật định thì tài sản đặt cọc chỉ giới hạn trong phạm vi hẹp gồm: tiền, kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị khác. Như vậy, tài sản như quyền tài sản, bất động sản không trở thành đối tượng của đặt cọc
v. Việc đặt cọc phải được lập thành văn bản (khoản 1 Điều 358): Cần có sự phân biệt giữa tiền đặt cọc và tiền trả trước: trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì số tiền này được coi như tiền trả trước.
2. Khái niệm tạm ứng quy định trong kế toán
a. Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
b. Người nhận tạm ứng (Có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
c. Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
d. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
3. Khái niệm về kỳ quỹ , ký cược trong kế toán và luật dân sự
a. Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim loại quý, đá quý hay các giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong toả tại Ngân hàng để đảm bảo việc thực hiện bảo lãnh cho doanh nghiệp.
b. Ký cược là việc doanh nghiệp đi thuê tài sản giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị cao khác nhằm mục đích rằng buộc và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê tài sản phải quản lý, sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả tài sản đúng thời gian quy định. Tiền đặt cược do bên có tài sản cho thuê quy định có thể bằng hoặc cao hơn giá trị của tài sản cho thuê.
