Khi tôi làm Kế Toán Trưởng cho một Cty nước ngoài, trong một hệ thống tập đoàn toàn cầu . Công Ty tôi sử dụng SÁP và nhiều phần mềm chuyên dụng khác. Tất cả các dữ liệu, tất cả thông tin từ các phần mềm khác phải đưa vào SAP, Các hoạt động của công ty còn chưa có quy trình, chưa có phần mềm thì tôi là người mô tả hệ thống và yêu cầu của phần mềm. Tôi phụ trách một dự án phần mềm để chuyển đổi sổ sách kế toaán từ IFRS sang VAS thực hiện trên SAP. Việc set up và dữ liệu trên hệ thống nó đi vào đi ra thế nào, quy trình kiểm soát được vận dụng như thế nào ở phần mVaềm và các quy trình kiểm soát nội bộ thực hiện bổ sung sau đó. Tôi muốn nói điều này để làm gì: vấn đề quan trọng phải hiểu ERP là một công cụ. một công cụ mà khi người ta tạo ra nó người ta có thể hiện tư duy, tư tưỡng về quản trị, kiểm soát ở trong đó.
Tôi thẩm định và khảo sát rất nhiều ERP của Việt Nam và của nước ngoài, cái gọi là phục vụ cho SME đó. Đứng ở góc độ thẩm định để chọn tôi dựa trên giá trị lợi ích thực sự mà cái phần mềm hay cái ERP đó mang lại cho DN là gì? Có xứng đáng với gái trị bỏ ra để đầu tư không? Nếu không lựa chọn nó thì có giải pháp nào thay thế mà tốt và hiệu quả hơn không?
Tôi cũng là dân học lập trình thời gian dài, phần mềm mà tôi thực hành lúc học là phần mềm kế toán, và tôi sử dụng phân mềm trong công việc kế toán từ những năm 2000. Tôi là người ngồi set up cho rất nhiều công ty để có được các thông tin kế toán cho quản trị, cho các quyết định tài chính, Tôi cũng là người đi dạy và hướng dẫn cho tất cả các nhân viên từ phòng kế toán đến các phòng ban khác để kiểm soát thông tin của công ty và phối họp vận hành, kiểm soát. Tối làm tất cả các công việc liên quan đến con số từ lập mẫu biểu, lấy dữ liệu, hạch toán tất cả những công việc khi kế toán nghĩ việc chưa tuyển được. Tối cũng là người đưa ra các con số để cho bộ phận khác sử dụng, và chính tôi cũng là người ngồi phân tích tất cả các số liệu để kiểm soát, phân tích các số liệu để nhận định, cảnh báo, dự đoán và đề xuất giải pháp cải thiện công việc, cải thiện phân công, thay đổi chính sách.v.v.....
Ở mỗi vị trí set up khác nhau thì các set up và sử dụng phần mềm, cách thẩm định phần mềm, thẩm định ERP tôi thực hiện khác nhau.
Ai là người sử dụng cuối cùng ? Nó có 2 ý:
1. Ai là người thực hiện công việc đưa dữ liệu vào phần mềm, ERP thì sẽ có mục đích sử dụng và cách vận hầnh tương ứng
2. Ai là người sử dụng nó không nó đeén việc dùng phần mềm, công cụ này ở phần cứng, tức không nói đến việc sử dụng công cụ mà còn nói sử dụng thông tin được tập hợp trên phần mềm, trên ÊRP.
Tôi đi tư vấn và làm việc nhiều thì thấy người ta chỉ chú ý đến hình thức của các ÊRP đó , phần mềm đó có tiếng hay không? mấy modul nó hoành tráng, các báo cáo nó nhiều v.v... chứ không ai chứ ý đến việc: các nội dung và chức năng đó đem lại lợi ích cụ thể quy ra tiền là gì. Các báo cáo về công nợ, các báo cáo tồn kho, các báo cáo bán hàng đủ kiểu hết nhưng chỉ để biết và ra quyết định theo kiểu cảm nhận thôi chứ không có báo cáo mang tính định lượng. Khi đưa qua kế toán quản trị thì không có một thông tin nào sử dụng được.
Thậm chí khi mua ERP về , theo quy trình mà cái ÊRP đó định sẳn, nhân viên triển khai bắt tuân thủ theo thì DN lại còn phải bổ sung nhân sự để phục vụ cho cái ERP đó nữa. Vậy đó, nếu có nhà tư vấn nào mà biết cách quản lý, biết cách chọn phần mềm, chọn ERP khác để tin gọn quy trình thì sẽ bị nghi ngờ. Nghi ngờ nhà tư vấn, nghi ngờ phần mềm.
===> Muốn lđược gi thì phải có cách làm tương ứng để tạo ra kết quả đó
