EXCEL fans

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 2 - Bai 2

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 2 : Bảo vệ cho file Excel

Hơ hơ, Hà Nội chiều thứ 7 sao trong lòng lâng lâng thế. Nào tiến lên hỡi các chiến sĩ, hãy để lại sau lưng tất cả mọi ưu phiền toan tính. Cứ từ từ rồi khoai sẽ nhừ, cho dù bạn có bộ não của Anh Xờ Tanh thì cũng không thể viết nên lịch sử nhân loại. Những gì chúng ta đang thụ hưởng, là thành quả tri thức của con người trong nhiều năm tồn tại và phát triển

Bảo mật ư, là cái gì thế hả? Đối với tôi, con virus lớn nhất chính là hệ điều hành Microsoft Windows đáng chít. Hàng ngày, chúng ta che dấu, chống ăn cắp, chống phá hoại, mà không biết rằng Thế Giới này chỉ là một ma trận ảo. Cái gì rồi cũng sẽ phôi pha, duy chỉ có em yêu là tồn tại

Có cái cửa nào mà không có khóa. Có cái khóa nào mà không có chìa. Thôi thì ghé tai vào đây nói nhỏ : password to open trong File\ Save As\ Tools \General Options\ gõ mật khẩu là “a” vào và không ai có thể mở file này ra được nữa

Ở bên trong Tools\ Protections\ bạn có thể lựa chọn các phương án bảo vệ cho workbook, worksheet sao cho người ta không thể thêm vào một sheet, thay đổi độ rộng của cột, định dạng một ô hay thay đổi giá trị của nó, hoặc theo dõi những thay đổi mà người khác (ngồi ở một máy tính khác) đã làm trên workbook của mình

Cuối cùng, xin lưu ý khi Protect Worksheet, tất cả các cell sẽ bị khóa và ta không thể định dạng hay thay đổi giá trị của chúng, bởi vì chế độ mặc định đã là như thế. Để vẫn có thể thay đổi giá trị của một cell nhất định, ta chọn cell đó, Format\ Cells\ Protection\ và bỏ dấu tùy chọn Locked, rồi sau đó mới Protect Worksheet này

Chúc các bạn một buổi tối thứ 7 êm đềm trong hạnh phúc. Nhớ ...giữ gìn sức khỏe, trời có thể có mưa!!!

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 2 - Bai 3

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 3 : Danh mục các phím tắt mặc định

Chào buổi sáng!

Nào ta cùng mở Help\ Microsoft Excel Help\ Contents\ Using Shortcut Keys\ để tìm cái danh mục đó. Tổng cộng 28 trang - dài quá, ta chẳng cần phải nhớ. Phương pháp là mọi thao tác với Excel bạn đều phải thực hiện được bằng bàn phím

Muốn di chuyển :
Ctrl_Tab : di chuyển giữa các workbook
Ctrl_Page Up, Page Down : giữa các sheet
Ctrl_phải, trái, lên, xuống : đến ô đầu tiên có dữ liệu
Ctrl_Home, hoặc End : để đến ô A1, hoặc ô cuối cùng có dữ liệu trong bảng tính
Ok, vậy là bạn đã có thể chạy nhanh như chớp

Muốn thực hiện một lệnh, hãy dùng Alt+Hot Key để truy xuất vào thanh menu, ví dụ, ta dùng Alt+F+S, chứ không dùng Ctrl_S. Bởi vì như vậy ta mới nhớ được nhiều, và những phím tắt ta tạo ra sau này, có thể sẽ đè lên các phím tắt đã có

Một kinh nghiệm nữa cho bài này, là đọc Help mỗi khi bạn quan tâm đến bất cứ một điều gì đó

Thôi! Dừng ở đây đã nhé, chúc các bạn một ngày nghỉ cuối tuần - thật nhiều điều vui vẻ

 

[handung107]

Cho mình bổ sung chút, nếu workbook của bạn có nhiều sheet và không phải lúc nào tab của chúng cũng xuất hiện trên màn hình ,bạn sẽ thấy mệt mỏi khi phải cuộn qua nhiều tab hoặc dùng bàn phím để kích hoạt một sheet ,bạn có thể làm như sau :hiễn thị danh sách thả xuống gồm tên các sheet bằng cách nhấn phím chuột phải lên một trong các mũi tên bên trái các tab của các sheet nằm ở workbook . chọn sheet từ danh sách .

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 2 - Bai 4

Cho mình bổ sung chút, nếu workbook của bạn có nhiều sheet và không phải lúc nào tab của chúng cũng xuất hiện trên màn hình ,bạn sẽ thấy mệt mỏi khi phải cuộn qua nhiều tab hoặc dùng bàn phím để kích hoạt một sheet ,bạn có thể làm như sau :hiễn thị danh sách thả xuống gồm tên các sheet bằng cách nhấn phím chuột phải lên một trong các mũi tên bên trái các tab của các sheet nằm ở workbook . chọn sheet từ danh sách .

Ái chà, cái này rất hay đó, vì thế mà sau này người ta mới phát minh ra con chuột

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 4 : Nhấn nút chuột phải; sử dụng Customize

Không phải chỉ trong Excel, mà trên tất cả các phần mềm thuộc bộ Microsoft Windows, ta luôn có thể kích phải chuột để biết được các lệnh cơ bản có thể thực hiện được với đối tượng đó

Ví dụ của bác handung107 rất hữu ích khi có quá nhiều sheet trong workbook

Nhấn nút phải chuột vào thanh trạng thái, ta có thể lựa chọn công thức tính tổng (Sum) hay đếm số lượng các ô có giá trị (Count) trong các ô đã chọn, kết quả được thể hiện trên Status Bar này

Bạn cũng có thể nhấn phải chuột vào thanh menu hoặc thanh công cụ, chọn Customize, trong Customize\ Commands\ Categories\ New Menu ta kéo Commands\ New Menu và thả vào thanh menu để tạo menu mới

Trong Customize\ Commands\ Categories\ Macros ta kéo Commands\ Custom Menu Item (hoặc Custom Button) và thả vào thanh menu (hoặc thanh công cụ) để tạo câu lệnh (hoặc nút lệnh) mới

Khi Customiza đang mở, ta có thể nhấn phải chuột vào các câu lệnh và nút lệnh để thay đổi tên, hoặc gán cho chúng một macro nào đó mà sau này ta sẽ tạo ra

Khi thay đổi tên, ta có thể gán phím nóng bằng cách đặt dấu “&” ở ngay trước một ký tự trong tên đó. Ví dụ ta đặt tên là “My Com&pany” thì phím nóng là “P”

Kết thúc cho bài này, bạn lưu ý Tools\ Customize và Tools\ Options là hai nhóm lệnh quan trọng của Excel

Tạm biệt các bạn, hẹn gặp lại vào ngày mai nhé

 

[Le thi Minh Trang]

Gởi Anh Tuanktcdcn!
Em mới cập nhật ctrình mới của anh nhwng chạy trên Excel97 thì không được.Với lại trong chương trình mới nầy hình như Anh đã đổi tên Sheet TAIKHOAN thành Sheet DMTK nên khi chạy phần Bảng cân đối em phải insert thêm Sheet TAIKHOAN thì mới chạy được.Còn phần assistant mới diển giải nội dung chi tiết tài khoản chưa hiện được chử Việt làm cho khó đọc .Vài lời cùng Anh.Hãy làm cho chương trình êm hơn nữa ngen.Em :Lê thị Minh Trang

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 2 - Bai 5

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 5 : Không nên dùng chế độ tự động save dữ liệu

Trời , nhìn bác erpvn cầm dao phay dạo quanh diễn đàn mà phát khiếp, bác thẳng tay như thế thì lấy đâu ra người ủng hộ cho Excel fans nữa?

Chào cả nhà, các bạn đang nhập dữ liệu vào bảng tính? Đột nhiên cúp điện, thế là toi công gõ máy suốt cả tiếng đồng hồ. Hãy để Excel tự động save dữ liệu. Ta thực hiện như sau : Vào Tools\ Add-Ins, đánh dấu vào mục Autosave Add-in rồi OK. Thoát tất cả các cửa sổ Excel và vào lại. Trong menu Tools giờ đã có lệnh Autosave sẵn sàng cho ta sử dụng, bạn có thể điều chỉnh chế độ save từ 5 đến 10 phút một lần

Vấn đề là ở đây, Excel thực hiện như một cái máy, có những lúc ta chưa muốn save thì nó cứ đến hẹn lại lên. Bực lắm khi vừa thực hiện một thao tác sai thì nó đã save lại rồi, ta không thể undo được nữa

Tình hình còn căng thẳng hơn khi ta sử dụng một macro phức tạp. Giả sử bạn dùng một macro chuyển dữ liệu vào Bảng cân đối số phát sinh gồm 50.000 câu lệnh. Một lỗi xảy ra và Excel auto save, bảng dữ liệu trở thành một bãi chiến trường bung bét không thể cứu vãn được

Không còn cách nào khác, chúng ta phải gỡ bỏ chế độ Autosave này. Vào Tools\ Add-Ins, bỏ chọn mục Autosave Add-in rồi OK. Thoát Excel và vào lại (Nói chung ta sẽ luôn phải thoát ra và vào lại như thế)

Hãy tập cho mình thói quen save dữ liệu bằng tay. Biết chắc đã sẵn sàng, ta nhấn Alt+F+S, thực hiện một lệnh (hoặc một macro), nếu ok ta tiếp tục nhấn Alt+F+S, nếu không ok ta Close workbook và trả lời “No” khi được hỏi

Vậy nếu máy tính treo mà chưa kịp save? Yên tâm đi, mọi thứ vẫn còn nằm đâu đó. Tôi sẽ xem lại và sẽ sớm trình bày với các bạn cách thức recover dữ liệu này. Chắc chắn - Surely

Xin cảm ơn các bạn đã quan tâm

 

[Bình_OverAC]

Hãy tập cho mình thói quen save dữ liệu bằng tay. Biết chắc đã sẵn sàng, ta nhấn Alt+F+S, thực hiện một lệnh (hoặc một macro), nếu ok ta tiếp tục nhấn Alt+F+S, nếu không ok ta Close workbook và trả lời “No” khi được hỏi

Thói quen của tôi: ngón đeo nhẩn tay trái nút S, ngón út tay phải nút ctrl phải (Là Ctrl + S đó mà) chứ Alt+F+S thì theo tôi là hơi lâu.

Ai có hứng thú tìm hiều về phím tắc của Excel xin cứ vào mục help nó sẽ chỉ cho các bạn tất tần tật

 

[HaiTam]

Cùng học Excel

Xin mời các bạn cùng tham khảo Excel Function Dictionary.
Xin cảm ơn bạn Nguyễn Thị Hải Vân đã gửi tài liệu này cho WKT.

 

[HaiTam]

Tiếp theo ...

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 2 - Bai 6

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 6 : Excel tính toán và update dữ liệu như thế nào
Excel tính toán như thế nào?
Excel update dữ liệu như thế nào?
Dò theo đường đi của dữ liệu
(to be continued)

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 2 - Bai 7

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 7 : Sử dụng tên

Đặt tên

Sức mạnh của tên
(to be continued)

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 1

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 1 : Nghiên cứu cái gì bây giờ?

Chào các bạn thân mến của tôi, chiều Hà Nội vừa qua một cơn mưa, trời trở lạnh. Giờ này không biết mọi người đang làm gì nhỉ?

Cái vấn đề mà chúng ta đang hướng tới ở đây, là cách thức xây dựng và sử dụng những macro, sức mạnh diệu huyền tiềm ẩn trong trái tim và đôi bàn tay của bạn

Tuy nhiên, ngay trong lòng bảng tính, Excel đã có những khả năng tuyệt vời bao gồm những lệnh và những tính năng đặc biệt khác mà có lẽ ta chưa khai thác hết

Xin được liệt kê ở đây các lệnh : Format\ Cell, Data\ Sort, Data\ Subtotal, ...và các tính năng đặc biệt : Tools\ AutoCorrect, Data\ PivotTable, Insert\ Function, Tools\ Add-Ins, Tools\ Macro, ...

Sử dụng hàm (Function) là một vấn đề lớn, chúng ta sẽ tách riêng và nghiên cứu trong phần 4

Add-Ins cũng là một thành phần rất quan trọng, nó là công cụ tăng cường khả năng của môi trường phát triển ngôn ngữ lập trình Visual Basic trong Excel

Nào, chúng ta cùng đi vào chi tiết

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 2

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 2 : Add_ins

Một ví dụ đơn giản về add-in, đó chính là lệnh Tools\ Autosave mà chúng ta đã nói trong Phần 2 - Bài 5 hôm trước.

Để phát triển thêm những tính năng mới cho Microsoft Office, nhà lập trình tạo ra các sản phẩm mới và đóng gói chúng thành các file add-in có dạng *.xla, sau đó để cho người dùng tùy ý lựa chọn xem có dùng sản phẩm đó hay không

Nếu muốn dùng, bạn phải cài đặt add-in đó. Trong Excel, ta vào Tools\ Add-Ins, đánh dấu vào add-in cần dùng. Nhấn OK và có thể đó là một lệnh được thêm vào thanh menu và lệnh đó sẽ sẵn sàng cho bạn sử dụng mỗi khi khởi động Excel. Nếu không muốn dùng nữa, ta gỡ bỏ add-in đó bằng quy trình ngược lại

Thực tế là số lượng các add-in quá lớn, người dùng cũng không có nhu cầu sử dụng hết. Nếu tất cả các add-in này đều sẵn sàng hoạt động sau khi Excel khởi động thì Excel sẽ chiếm nhiều bộ nhớ. Vì vậy, khi cài đặt Office, đa số các add-in sẽ chỉ được kích hoạt khi người dùng lần đầu tiên sử dụng chúng. Còn nếu chưa được đụng tới, chúng sẽ chỉ được liệt kê trong danh sách Tools\ Add-Ins

Khi ta có một add-in cho Excel mới, muốn đưa nó vào danh sách này, ta chỉ cần copy nó vào một thư mục xác định. Với mỗi phiên bản Office, đường dẫn đến thư mục này là khác nhau. Với Office 2000, đường dẫn là C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\AddIns

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 3

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 3 : Lệnh sắp xếp Data\ Sort

Lệnh Sort là một trong những công việc phổ biến nhất khi làm việc với cơ sở dữ liệu

Để sắp xếp nhiều hơn 3 trường dữ liệu, ta thực hiện như sau :
(to be continued) ...

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 4

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 4 : Sử dụng Tools\ AutoCorrect

(to be continued) ...

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 5

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 5 : Sử dụng Data\ Validation

(to be continued) ...

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 6

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 6 : Sử dụng Data\ Consolidate

(to be continued) ...

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 7

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 7 : Sử dụng Công thức mảng

(to be continued) ...

 

[vongphuc]

Excel Fans Club - Phan 3 - Bai 8

Phần 3 : Các khả năng có sẵn trong Excel
Bài 8 : Sử dụng Data\ Pivot Tables

(to be continued) ...

 

[Tuanktcdcn]

Phím tắt thông dụng

Phần 2 : Nguyên tắc chung khi làm việc trên Excel
Bài 3 : Danh mục các phím tắt mặc định
Bổ xung:
Trong khi bạn địng dạng dữ liệu, copy công thức trong bảng tính. Theo cách sử dụng thông thường bạn dùng chuột. Đây không phải là cách hay mà rất dở khi chuột kém phẩm chất, bảng dữ liệu có nhiều cột nhiều dòng thì việc đánh dấu (Select) sẽ không được như ý và mất thời gian. Các thao tác quan trọng khác nếu dùng chột cũng rất bất tiện. Tôi xin đưa ra đây một số cách dung phím tắt:
Phím tắt cho việc đánh dấu (Selection)-Việc làm trước khi Format và Edit:
Select một dòng: Đưa con trỏ về ô đầu của dòng nhấn CTRL+SH+ ->
Select một cột: Đưa con trỏ về ô đầu của cột nhấn CTRL+SH+ mũi tên xuống dưới
Select một bảng (table): Đưa con trỏ về ô đầu của bảng nhấn CTRL+SH+ End
Copy công thức không dùng chuột:
B1) Chọn ô có công thức cần copy. Sau đó nhấn CTRL+C
B2) Select vùng sẽ chưa công thức. Sau đó nhấn CTRL+V
Dùng AutoSum không dùng chột:
B1) Chọn vùng có số liệu và thêm ô sẽ chứa tổng (dòng chứa tổng lúc này phải trống)
B2) Nhấn ALT+ = (ALT+dấu bằng)
VD:
A1=10
A2=20
A3=30
A4=40
Đánh dấu vùng A1:A5. Sau đó nhấn ALT+ =
Lúc này ô A5=100.
Nếu các bạn muốn tính tổng các dòng các cột thì lùa chọn vùng số liệu và thêm dòng và cột chứa tổng, các dòng và cột này phải trống.
Insert Function
Thường chúng ta vẫn vào Menu Insert->Functions để chọn hàm. Để thực hiện điều đó bạn nhấn SH+F3
Đặt tên vùng hay ô
Khi chúng ta lập công thức Sum(A1:A10) và thường đặt tên vùng A1:A10=Vtong,va công thức có thể viết thành Sum(vTong).
Cách đặt tên: bạn chọn vùng A1:A10 sau đó nhấn CTRL+F3 Sau đó bạn đặt tên ở mục "Names in workbook"
(Nếu không làm phím tắt bạn vào Insert\Name\Define...)
Dùng Save As:
Khi bạn muốn cất (copy workbook) sang một tên mới thường thì vào File\Save As...
Việc này bạn nhấn SH+F12
Xem các công thức trên sheet:
Thường chúng ta vào công thức trên bảng tính, khi thành công thì công thức cho ra giá trị. Để xem được công thức đó ta phải chọn ô và nhèn lên thanh công thức (View\Formula Bar).
Nếu bạn muốn nhìn thấy toàn bộ công thức trên cả sheet nhấn CTRL+ ~
Nếu muốn trở về chế độ cũ nhấn CTRL+ ~ một lần nữa.
Format Cell...
Nhấn CTRL+1

Để học và nhớ nhanh bạn vứt chuột đi......
Chúc các bạn thành công!