ERP
Ý Nghĩa, Nguồn gốc và sự Phát triễn
Nguyên nghĩa của chữ ERP là Enterprise Resources Planning, hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Chúng ta không nên nghĩ 1 cách cứng nhắc, đó phải là họach định tất cả “mọi nguồn tài nguyên”.
Gốc của của các chương trình ERP, kể cả SAP R/3 đó là MRP Material Requirement Planning , họach định nhu cầu vật liệu. Khởi đầu mới là tập trung vào tài nguyên vật liệu. So với tài nguyên con người về mặt chủ thể và tinh thần thì vật liệu là phần thấp kém, nhưng xét về khía cạnh phương tiện và vật chất nó lại là quan trọng nhất, nó vừa là phương tiện vừa là mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì sản xuất được định nghĩa là luồng vật liệu(dịch vụ) và luồng thông tin đi từ nhà cung cấp(nguyên liệu thô), qua nhà máy(chế biến,tổng hợp) và đến tay người tiêu dùng(thành phẩm). Và lợi nhuận thì tỉ lệ thuận tốc độ của 2 luồng vật liệu và thông tin đó.* Trong đó, thông tin cũng nhằm phục vụ cho luồng vật liệu(dịch vụ). Con người chỉ đóng vai trò chỉ đạo thực hiện sao cho luồng vật liệu đó phục vụ tốt nhất cho người tiêu dùng.
Vì công việc họach định sử dụng đầu vào có thể gọi là “tất cả mọi thông tin có thể được”, những thông tin về thiên tai hay chiến tranh tại địa phương hay trên thế giới, các thông tin về biến động thị trường hay từ các đối thủ cạnh tranh cũng không bị loại trừ. Để làm việc với các nguồn thông tin ngoại vi bất trắc đó, thì thông tin và nhất là thông tin về luồng vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp cần phải chính xác và kịp thời . Có thể nói là chúng ta phải lấy cái thật của doanh nghiệp để đối phó, đáp ứng với cái hư của môi trường mà doanh nghiệp đang họat động ở trong đó, thì cái thật này cần phải rõ ràng và nắm bắt được,từ đó chúng ta mới có thể chủ động vận dụng để đáp ứng với cái hư bên ngoài.
Từ yêu cầu cần có thông tin chính xác và kịp thời đưa đến khái niện nguồn “thông tin thống nhất”.
Khái niệm này hòan tòan chính xác về mặt logic, vì về 1 loại vật liệu không thể có các thông tin khác nhau về số lượng, thứ hai nó (TTTN) có tác dụng là các bộ phận sẽ tự kiểm soát nhau, và để đạt được điều đó cần phải hình thành 1 tổ chức sản xuất hòan chỉnh (business process) từ khâu nhận đặt hàng, sản xuất , mua hàng và giao hàng và 1 công cụ có nhiệm vụ vừa “thực hiện vừa gắn kết tất cả lại với nhau” như 1 dây chuyền trong quản lý sản xuất, đó là chương trình ERP. Và để làm việc có hiệu quả trong tổ chức sản xuất đó,mà bắt buộc phải có, vì bất kỳ sai phạm nào bây giờ sẽ đưa đến những hậu quả dây chuyền và lập tức được phát hiện, thì con người phải thay đổi cách làm việc từ đó hình thành 1 “văn hóa sản suất mới” ,có trách nhiệm hơn và thời gian chính xác, vì theo MRP “tài nguyên quí giá nhất là thời gian”*. Và phong cách này không phải chỉ ảnh hưởng đến các nhân viên trong doanh nghiệp mà còn tác động ra bên ngoài mà trước tiên là các nhà cung cấp, để tồn tại và phát triễn trong mối quan hệ này cũng cần phải thích hợp với nó.
Và đây chính là một thử thách khó vượt qua của nhà tư vấn triễn khai chưa đủ kinh nghiệm và bản lĩnh về phương pháp luận ERP , sự tường tận về giải pháp mà mình đang triễn khai, đồng thời là khả năng nắm bắt sự đa dạng của thực tế sản xuất, khả năng thuyết phục và quan trọng là quyết tâm của cấp lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp . Và đây cũng là nguyên nhân chủ yếu gây nên sự thất bại của đa số các dự án triễn khai ERP.
Từ 1 yêu cầu cần có thông tin chính xác để phục vụ cho việc họach định tài nguyên vật liệu đã phát triễn và hình thành 1 hệ thống quản lý hòan chỉnh kết hợp với công nghệ thông tin hiện đại nhất, là tính nhân văn của nó. Cũng như từ 1 hạt giống tốt đã phát triễn thành 1 cây hoàn chỉnh với những hiệu quả ngoài những dự tính ban đầu, và bản thân hạt giống đó vẫn tiếp tục hiện hữu nhưng có điều hơi mờ nhạt đi dưới con mắt của nhiều người bởi những cành và hoa lá xung quanh.
Dĩ nhiên những thông tin đó không phải chỉ sử dụng để hoạch định. Nhưng chúng ta nên biết rằng đối với nhà quản lý hoạch định cực kỳ quan trọng. Công việc hoạch định của nhà quản lý có thể so sánh công việc thử nghiệm của nhà phát minh sáng chế, có được kết quả là 1 sản phẩm có giá trị hôm nay là kết quả của bao nhiêu sự thử nghiệm của ngày hôm qua với không ít thành công lẫn thất bại. Vì không phải hoạch định nào cũng có thể thực hiện được. Phải cần bao nhiêu dữ liệu(soft data) của hoạch định mới có được 1 lệnh sản xuất cụ thể (hard data).
Như vậy 1 cơ cấu đầu tiên cần có là 1 hệ thống liên hòan thống nhất dữ liệu vật tư giữa các bộ phận: Nhận đơn đặt hàng, đặt mua nguyên liệu, sản xuất và giao nhận hàng, và dĩ nhiên không thể thiếu dó là MRP hoạch định.
Từ bộ phận sản xuất phát sinh quan hệ với 2 nguồn tài nguyên khác đó là máy móc, thiết bị và con người (equipment and human resources).
Ngoài ra các bộ phận mua bán phát triễn thêm các mối quan hệ khác: bên trong thì có tài nguyên tài chính kế tóan, bên ngoài là các mối quan hệ khách hàng và với nhà cung cấp , từ đó các module kế tóan, rồi CRM (Customer Relation Management) hay SRM(Supplier Relation Management), Supply chain (Chuỗi cung câp) hay APO v.v. được gắn kết thêm vào.
Như vậy với một chương trình ERP thực sự ta có được những gì:
Giám đốc điều hành: có được những thông tin kịp thời và chính xác để:
1. Điều hành công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.
2. Có đủ thông tin để lập kế hoạch, có công cụ mô phỏng thử nghiệm để có được kết quả trước khi tiến hành sản xuất. Để cuối cùng cho ra 1 lệnh sản xuất tốt nhất có thể được, phù hợp với khả năng cung cấp nguyên vật liệu và công suất của nhà máy.
3. Một hệ thống công cụ quản lý tốt cùng với những nhân viên tương xứng với hệ thống.
4. Tòan nhà máy có 1 văn hóa sản xuất tốt, hứa hẹn đem hiệu quả và lợi ích cụ thể cho mọi người và có ảnh hưởng tốt đối với xã hội.
Có được những kết quả trên thì ERP mới có thể đáp ứng phần nào kỳ vọng của mọi người đã đặt vào nó.
Và không riêng sản xuất kinh doanh mà bất kỳ ngành quản lý nào cũng cần có ERP của ngành đó. Vật liệu thì có khác nhau nhưng thông tin chỉ có một. Thông tin phải đầy đủ, chính xác, kịp thời để điều hành và chấn chỉnh .
Như vậy kết luận ERP là kết quả từ 1 mục tiêu hay nhu cầu chính đáng, đã tìm ra được 1 công cụ 1 phương pháp để đạt được mục tiêu đó và ngoài ra hơn thế nữa.
* và hình ảnh từ “Material Requirement Planning” của George Plossl.
Nhờ xem dùm và cho biết ý kiến.
Lê Văn Đức
