Điểm khác biệt của kế toán xây dựng và ứng dụng hạch toán kế toán trên excel và phần mềm

[thuha0086]

Chào các bạn. Mình viết bài viết này có 2 mục đích :
- Một là đưa ra các phương pháp mà mình biết về hạch toán kế toán xây dựng.
- Hai là muốn xin thêm ý kiến của của các bạn đã có kinh nghiệm về lĩnh vực này cũng như muốn tìm hiểu vướng mắc của các bạn mới làm kế toán .
Rất mong các bạn đóng góp ý kiến ủng hộ bài viết này.

Phần 1. Kế toán xây dựng hạch toán chi tiết theo công trình , dự án.

Do tính chất riêng lẻ của sản phẩm xây lắp mà kế toán phải hạch toán chi tiết theo công trình. Đối với kế toán sản xuất thông thường, các sản phẩm được sản xuất ra và tính giá thành hàng loạt như sách, bút, vở, ... Còn với các công trình xây dựng thì sản phẩm không thể sản xuất hàng loạt và tính giá thành như nhau. Cùng xây 1 căn nhà giống nhau nhưng nhà trong ngõ có chi phí khác với nhà mặt phố, xây dựng tại Hà Nội khác với Điện biên, Lai Châu, Sơn La, đồng thời các lĩnh vực xây dựng cũng rất khác nhau : Xây nhà ở khác với xây dựng cầu đường,... => hình thành việc tập hợp chi phí, giá thành, doanh thu cho từng sản phẩm đơn chiếc, và phải hạch toán chi tiết theo công trình, hạng mục công trình, từng bộ phận sau đó tổng hợp cho từng dự án.

Cách thức quản lý của kế toán trong xây dựng :
Theo dõi các yếu tố phát sinh theo sơ đồ hình cây, chi tiết cho từng hạng mục nhỏ nhất.
VD :_________________________________________ Dự án khu đô thị A

bao gồm 2 tòa nhà _____________________ Tòa nhà CT1 ---------- Tòa nhà CT2

Mối tòa nhà có 2 hạng mục _____Hạng mục1A---- Hạng mục1B ___ Hạng mục2A -----Hạng mục 2B

Đặt mã cho dự án, công trình lớn nhất trước, sau đó đến các mã bên dưới, để tránh nhầm lẫn, các mã công trình con nằm trong công trình lớn sẽ có chữ cái hoặc số đầu tiên trùng với mã công trình lớn. Như vậy vừa dễ theo dõi, dễ nhớ tên.

Với sơ đồ này : kế toán sẽ đặt mã dự án là (A) Tòa nhà CT1 sẽ có mã (ACT1)---- tòa nhà CT2 Mã (ACT2)
Mỗi hạng mục nhỏ ( có dự toán cho từng hạng mục ) gắn với một mã : ACT1HM1A, ACT1HM1B, ACT2 HM2A, ACT2HM2B

Kế toán tập hợp chi phí, thuế, xác định doanh thu, công nợ của công trình nào sẽ gắn mã công trình vào phần hạch toán, từ đó tổng hợp được chi chí cho các cấp cao hơn :

Cách xử lý trên Excel : theo sơ đồ hình cây

-------------------Chi phí__Doanh thu __Thuế GTGT __Ghi chú Mã CT

Khu đô thị A(DTA)___100________________________ A
- Tòa nhà CT1(CT1)_ 50___________________________ACT1
--+ Hạng mục 1A____ 20___________________________ACT1M1A
--+ Hạng mục 1B____ 30___________________________ACT1M1B
- Tòa nhà CT2(CT2)_ 50___________________________ACT2
--+ Hạng mục 2A____10___________________________ACT1M2A
--+ Hạng mục 2B____ 40___________________________ACT1M2B



Cách xử lý trong phần mềm :
Mỗi phần mềm kế toán có cách xử lý riêng nhưng vẫn theo một nguyên tắc chung :
B1 - Người sử dụng sẽ tự tạo ra mã công trình, dự án trong phần mềm (một số phần mềm gọi là mã vụ việc )
Một số phần mềm cho phép tạo mã hình cây như trên, các mã hình cây được tạo ra trong phần mềm cho phép tập hợp chi phí từ cấp thấp nhất lên cấp cao hơn

___________CTA : ---100 tr ( chi phí )
_____CTA1: ---70tr và CTA2 ----30 tr

Một số chỉ cho phép tạo các mã riêng lẻ, và không tập hợp lên cấp cao hơn được.

B2 - Sử dụng mã công trình (mã vụ việc) Khi hạch toán : chứng từ dùng cho công trình nào thì cần cập nhật mã công trình vào chứng từ đó, Phần mềm sẽ tự tổng hợp các chứng từ theo công trình để lọc ra báo cáo.

B3 - Phân bổ : Nếu một chứng từ dùng cho nhiều công trình khác nhau có thể lựa chọn phân bổ ngay cho từng công trình , hoặc đưa vào một mã công trình ảo “ mã khác” hoặc “mã chứng từ chờ phân bổ" .Mã này để đến cuối kỳ khi làm xong cả công trình, hoặc định kỳ sẽ lấy số tổng hợp rồi mới phân bổ theo tiêu thức lựa chọn.

Ví dụ : chi phí điện nước dùng chung cho các công trình A. B. C thuộc dự án xây dựng chung cư cao cấp.
Chi phí tập hợp chung được là 1500 : không biết số chi tiết cho công trình nào
Doanh thu của A trong kỳ : 6000
Doanh thu của B trong kỳ : 5000
Doanh thu của C trong kỳ : 10000

Kế toán tạo ra 3 mã công trình CTA. CTB, CTC
và mã :CCC : mã chung chờ phân bổ
cuối kỳ căn cứ vào số tập hợp được trên mã CCC. Người sử dụng chọn chỉ tiêu phân bổ theo doanh thu
số tiền 1500 sẽ được phân bổ theo hệ số : 6:5:10

B4 - xem báo cáo : Đối với các phần mềm cho phép tạo mã dạng hình cây, các báo cáo sẽ tự tổng hơp lên cấp cao hơn và người sử dụng chỉ cần xem báo cáo. Đối với các phần mềm không theo dõi được kế toán có thể kết xuất từng công trình, hạng mục đã tập hợp ra excel rồi thực hiện thủ công phép cộng ngoài excel để lên báo cáo tổng hợp của cả dự án cần theo dõi.

 

[duyvinh]

Chào các bạn. Mình viết bài viết này có 2 mục đích :
- Một là đưa ra các phương pháp mà mình biết về hạch toán kế toán xây dựng.
- Hai là muốn xin thêm ý kiến của của các bạn đã có kinh nghiệm về lĩnh vực này cũng như muốn tìm hiểu vướng mắc của các bạn mới làm kế toán .
Rất mong các bạn đóng góp ý kiến ủng hộ bài viết này.....

Bạn đưa ra vấn đề này với 2 mục đích, song người viết bài tiếp không biết bắt đầu từ đâu, giá như bạn đóng khung một vài điều kiện rồi cùng bàn luận có lẽ sẽ cô đọng hơn.
Chẳng hạn: Đối với 1 cty tư nhân thi công xây dựng thuần (không có các hoạt động khác như vừa xây dựng, vừa đầu tư, vừa cung cấp vật liệu vừa thuê ngoài...vv), nguồn vốn của tư nhân (khôngc ó vốn ngân sách....) và câu hỏi ở đây là: Tính giá thành sản phẩm xây dựng giữa excel và phần mềm như thế nào cho nhanh, chính xác và hợp lý?

Đối với 1 cty xây dựng thì cách hạch tóan để nắm đựơc chi phí cho từng hạng mục công trình, từng dự án cũng chỉ mới thỏa mãn 1/4 toàn bộ công việc kế toán: bởi vì còn công nợ của từng khách hàng/nhà cung cấp cho từng dự án. Còn nguồn vốn dành cho từng dự án (nếu vốn sử dụng từ nhiều nguồn khác nhau). Còn theo dõi các hợp đồng tín dụng, hạn mức tín dụng cho từng dự án (nếu có). Từ đó các đơn vị nên xây dựng các phương pháp quản lý kế toán theo yêu cầu quản lý.

 

[thuha0086]

Phần 2 : Kế toán xây dựng và mối quan hệ với dự toán .

Kế toán xây dựng thường quản lý công trình dự án theo dự toán, Tuy nhiên dự toán lại mang tính kỹ thuật và có nhiều điểm không tương đồng với cách quản lý của kế toán chính vì vậy mà kế toán thông qua một đối tượng trung gian để quản lý đó là bản kế hoạch chi phí chi tiết.
Mô hình quản lý cụ thể như sau :
Dự toán công trình ( do bên kỹ thuật lập ) => Bảng kế hoạch chi phí chi tiết ( được lập từ dự toán ban đầu nhưng dưới dạng số liệu kế toán có thể sử dụng được) => kế toán theo dõi các chi phí tập hợp được thông qua dự toán => Bảng quyết toán công trình ( kế toán theo dõi tổng hợp doanh thu, chi phí từ công trình so với quyết toán ) => kiểm toán công trình (Có thể có hoặc không) (Chi phí thực tế có thể tăng giảm theo báo cáo kiểm toán) = > Quyết định cuối cùng của chủ đầu tư dự án về thanh quyết toán công trình.

Từ dự toán ban đầu bên kỹ thuật kết hợp với kế hoạch, kế toán sẽ lập một bảng kế hoạch chi tiết về chi phí :
Ví dụ : Kế hoạch chi phí dự án khu đô thị phía Bắc
__________STT____Tên đối tượng____Đơn vị tính___Khối lượng____Đơn giá___Thành tiền
__________A_________Vật liệu________________________________________105.000.000
_________A001_______Cát__________m3_________1000_______30.000________30.000.000
_________A002_______Thép_________m__________1500_______50.000________75.000.000
__________B_________Nhân công_______________________________________500.000.000
_________B001____Nhân công đào đất___________________________________250.000.000
_________B002____Nhân công xây dựng__________________________________250.000.000
__________C________Máy thi công _____________________________________ 600.000.000
_________C001______Máy Xúc__________________________________________400.000.000
_________C002______Máy Đào _________________________________________200.000.000
__________D______Chi phí khác ________________________________________100.000.000
_________D001___Điện,nước, điện thoại____________________________________20.000.000
_________D002___Lán trại_______________________________________________80.000.000
Tổng cộng __________________________________________________________2.000.000.000

Đây là một ví dụ đơn giản nhất vê bản kế hoạch chi phí mà kế toán có thể sử dụng để kiểm soát toàn bộ chi phí công trình. Mỗi công trình khi xây dựng theo quy định cần phải có dự toán, và dự toán này là cơ sở để làm quyết toán sau này. Nếu vì một lý do nào đó mà các chi phí thực tế chênh lệch quá nhiều so với dự toán thì cần phải có sự điều chỉnh dự toán cho khớp với thực tế. Bản dự toán cuối cùng điều chỉnh là căn cứ để làm quyết toán, cũng là căn cứ để chủ đầu tư công thanh toán tiền cho công trình, ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn.
Khác với các ngành sản xuất khác trong nền kinh tế. Ngành xây dựng cần một lượng rất lớn vốn đầu tư, thiết bị, máy móc, vật liệu, và cả công sức, con người đê thực hiện một công trình. Vì vậy cần phải có một hệ thống kiểm soát chặt chẽ khoa học, tránh thất thoát lãng phí. Và một trong những công cụ được sử dụng chính là dự toán. Thông qua dự toán mà kế toán có thể nắm được khối lượng vật tư, nhân công, máy móc và các chi phí khác xuất dùng cho công trinh. Khi quyết toán với bên thuế, Cơ quan thuế bên cạnh việc kiểm tra các chứng từ kế toán, còn kiểm tra bản dự toán, quyết toán, để xem xét mức độ hợp lý của chi phí và doanh thu.

Bản kế hoạch chi phí được lập từ dự toán, là kết quả rút gọn tương đối chính xác từ dự toán và kế toán có thể sử dụng để kiểm soát chi phí từ công trình.
Bản kế hoạch thông thường được chia làm 4 phần như trên : Vật liệu, Nhân công, Chi phí máy thi công, chi phí khác. tương đương với các tài khoản 621.622,623,627 trong kế toán.

Cách sử dụng bản kế hoạch chi phí chi tiết :
- Kế toán tập hợp chứng từ vào các khoản mục tương đương với bản kế hoạch chi phí : ví dụ : trong tháng thi công có 5 hóa đơn xuất thép cho công trình : kế toán tập hợp toàn bộ số lượng thép, thành tiền thép và hình thành cột thực tế bên cạnh cột kế hoạch, Lấy cột kế hoạch trừ đi cột thực tế để biết số thép hiện tại chênh lệch so với dự toán ban đầu như thế nào

_________________Kế hoạch____________________Thực tế__________________Chênh lệch kế hoạch- Thực tế
_________________Vật Liệu ____________________Vật Liệu__________________
___Thép __DVT_____Số lượng___Thành tiền___Số lượngTT___Thành tiền TT_______CL số lượng____CL thành tiền
__________m_______1000______50.0000______800________40.000____________2000__________10.000

Kế toán thường xuyên phải cập nhật số lượng thực tế chi dùng cho công trình vào bảng này để biết được khối lượng, số lượng, số tiền thực tế tại công trình thấp hơn hay đã vượt dự toán ban đầu, từ đó có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp, vì chủ đầu tư thường căn cứ vào dự toán để chi tiền cho công trình, nếu chi vượt dự toán và không giải trình được thì công ty sẽ bị thiệt hại. Đây cũng là căn cứ để kế toán điều chỉnh các hóa đơn, thêm hoặc bớt các khoản chi phí cho công trình,

Hiện nay đa phần kế toán thực hiện việc tập hợp, so sánh với bản kế hoạch chi phí này thông qua excel, các phần mềm kế toán hiện nay rất ít phần mềm thực hiện phần này và quy trình thực hiện khá phức tạp.
b1 - Tạo mã dự toán trong phần mềm : mỗi mã bao gồm khối lượng, đơn vị , thành tiền , thuế VAT nếu có
b2 - Tập hợp chi phí trên các chứng từ : các chứng từ phải được gắn mã công trình và gắn mã dự toán
B3 - Xem báo cáo : phần mềm sẽ có các báo cáo tương ứng thông qua các mã dự toán được tập hợp, và lên con số so sánh để kế toán theo dõi được chi phí
Khi dự toán thay đổi : Phần mềm sẽ cho phép thay đổi các chỉ tiêu của dự toán về khối lượng, hoặc thành tiền và lên các báo cáo theo số liệu mới nhất.

Lưu ý :
- kể cả khi thực hiện trong excel và trong phần mềm, kế toán cần phải tách riêng được các chi phí cho từng công trình, rất dễ nhầm lẫn giữa các công trình với nhau. Khi một chi phí được tập hợp chung cho nhiều công trình, cần có sự phân bổ phù hợp đê hạch toán. mỗi một công trình sẽ có dự toán riêng, và chi phí phát sinh riêng, cần tập hợp và lưu trữ chứng từ chi tiết cho từng công trình để tránh nhầm lẫn.
- Khi xuất hiện một chi phí mà kế toán không biết chi phí đó thuộc hạng mục nào của dự toán, kế toán sẽ tạm thời ghi nhận chi phí đó vào phần chung của dự toán. sau đó tùy theo quyết định của người quản lý để điều chỉnh, nếu chi phí đó là phù hợp mà thiếu trong dự toán thì cần phải bổ sung, còn nếu là chi phí không hợp lệ phải loại bỏ ra khỏi công trình.
- Không đồng nhất các chỉ tiêu của bản kế hoạch chi phí với một vật tư chi tiết cụ thể : ví dụ trong dự toán có chỉ tiêu Thép 10mm-50mm : có nghĩa là gồm rất nhiều các loại thép từ 10 - 50 và tất cả các loại thép này đều tập hợp về một chỉ tiêu trong bảng dự toán. Đơn giá của chỉ tiêu không phải là đơn giá riêng mà thưởng là số trung bình của các loại thép được tính toán một cách phù hợp.

 

[thuha0086]

Phần 3 : Quản lý vật tư, hàng tồn kho trong kế toán xây dựng

Đặc điểm riêng của hàng hóa vật tư trong lĩnh vực xây dựng : Vật tư không tập trung tại một kho cố định mà di chuyển theo vị trí các công trình. Các kho là kho tạm thời được dựng lên trong quá trình xây dựng công trình, sau đó khi công trình đã xây xong kho và vật cũng được thanh lý.
Có rất nhiều vật tư không thể để trong kho được mà thường để ngay tại chân công trình, đồng thời do các tính chất của vật tư ngành này rất dễ thất thoát, hư hỏng từ các yếu tố thời tiết, các nguyên nhân khách quan, và chủ quan trong quá trình sử dụng. Ví dụ đất, cát được đổ để san lấp công trình nhưng gặp trời mưa to sẽ bị trôi thậm chí làm tắc các đường thoát nước.

Nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu trong kế toán xây dựng thường sử dùng phương pháp kê khai thường xuyên vì các vật tư tại công trình nằm rải rác rất dễ xảy ra mất mát trong quá trình sử dùng, vì thế kế toán vật tư cần phải theo dõi chặt chẽ lượng hàng hóa vật tư tồn kho, nhập xuất kho trong kỳ,
- Khi tạo lập các kho vật tư đối với ngành này, kế toán cần căn cứ vào danh mục các công trình đang thi công để tạo lập các kho tương ứng. như vậy vừa tránh được nhầm lẫn khi hạch toán theo kho vừa dễ quản lý. Ví dụ khi có một dự án xây dựng cầu đường B. kế toán sẽ tạo một kho cho dự án này. tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho liên quan đến các công trình trong dự án được thực hiện và tính toán theo mã kho này.

- Nếu công ty xét các nghiệp vụ diễn ra với phần nhiều là nhập mua xuất thẳng cho công trình không thông qua kho, thì kế toán gắn luôn mã công trình cho các nghiệp vụ nhập xuất nếu hạch toán và tính toán trên excel, còn với các phần mềm kế toán, kế toán sẽ tạo một kho ảo "kho nhập mua xuất thẳng" từ đó sẽ dễ dàng hơn trong việc tính giá xuất hàng tồn kho cuối kỳ.

Phương pháp tính giá hàng tồn kho :
Khi nhập mua vật tư thường chuyển chở thẳng đến chân công trình và nhập vào các kho tại công trình. Giá mua vật tư tại các địa bàn khác nhau rất xa, vì thế phương pháp tính giá vật tư sử dụng thường tính theo phương pháp trung bình, nhập trước xuất trước, phương pháp đích danh và tính chi tiết cho từng kho vật tư tại từng địa bàn.
- với phương pháp nhập trước xuất trước, và đích danh kế toán có thể dễ dàng tính giá và kiểm soát giá các vật tư xuất cho công trình theo đúng giá nhập. tuy nhiên có một nhược điểm là kế toán phải mất thời gian và thực hiện rất chi tiết phần này. có thể xảy ra nhầm lẫn khi theo dõi với số lượng lớn.
- với phương pháp trung bình, phương pháp này chỉ có một giá xuất cho một vật tư theo tháng, mất ít thời gian hơn nhưng có một nhược điểm là khi giá thị trường của một loại vật tư biến động quá lớn trong một thời gian ngắn, việc tính giá trung bình sẽ không còn chính xác và xảy ra tình trạng lượng hàng tồn đã hết nhưng giá trị tồn thì vẫn còn. Ví dụ điển hình là đợt tăng giá thép năm 2009, Một công ty xây dựng cầu đường tính giá trung bình trên phần mềm khi hàng tồn kho đã xuất hết số lượng thì giá trị vẫn còn tơi hơn 900 triệu. Đây là con số không nhỏ và khó có thể làm bút toán xuất hết giá trị còn thừa này.
Các phần mềm hiện nay thường xử lý số còn dư cuối kỳ khi tính giá trung bình bằng cách tạo một bút toán đưa nốt số còn dư vào phiếu xuất cuối cùng hoặc đầu tiên trong kỳ. Tuy nhiên nếu kỳ ở đây được tính theo năm và số dư này quá lớn có thể làm đội giá xuất của một phiếu lên con số rất lớn. Kế toán cần lưu ý khi sử dụng phần mềm.
- Vật tư đến cuối công trình nếu còn dư thừa có thể được điều chuyển cho công trình đang thiếu hoặc được sử dụng cho các hạng mục tiếp theo.

Các báo cáo cần có khi quản lý vật tư trong ngành xây dựng

- Bảng kê chi tiết nhập xuất tồn vật tư theo công trình ( nội dụng thống kê toàn bộ số lượng nhập xuất tồn của các vật tư cho một công trình )
- Báo cáo nhập xuất vật tư theo kho ( báo cáo này thống kê các vật tư nhập xuất theo kho, nếu kho đã gắn với công trình thì báo cáo này cũng là báo cáo chi tiết cho công trình, các kho không gắn với công trình là kho trung gian trước khi xuất dùng cho công trình
-Thẻ , sổ chi tiết một vật tư ( sổ , thẻ này không nhất thiết phải mở cho tất cả các loại vật tư mà chỉ mở cho các vật tư thiết yếu theo dự toán)
Khi mở số theo dõi chi tiết một vật tư cần phân tách được số tập hợp tính trên toàn bộ các công trình có sử dụng vật tư đó, và số chi tiết cho từng công trình, từng kho.

Kiểm kê cuối kỳ và điều chỉnh số liệu theo báo cáo kiểm kê :
- Vật tư tồn kho trong ngành xây dựng rất khó thực hiện kiểm kê, thường chỉ biết được con số thất thoát khi đã xây dựng xong công trình. Kế toán căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị để đưa ra thời gian kiểm kê vật tư hợp lý, giảm thiểu đến mức thấp nhất tình trạng thất thoát.