Quy trình luân chuyển hóa đơn mua hàng

[HuyenLy]

Hi mọi người

Mình có vấn đề này muốn thảo luận với các bạn, nếu các bạn có ý kiến hoặc thực tế các bạn đang làm thế nào thì nói cho mình và những bạn khác tham khảo nha.

Về vấn đế thanh toán hóa đơn mua vào
hiện tại mình đang làm như sau:

1. Khi nhận được bộ chứng từ thanh toán (Hóa đơn gốc, đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho gốc) mình sẽ photo thêm 1 tờ hóa đơn kẹp vô, xong nhập vào hệ thống phần mềm kế toán - có xác nhận và kiểm tra của cấp trên trên phiếu hạch toán (2 liên), lưu vào file theo số thứ tự ghi trong hệ thống ở sổ kế toán phải trả

2. Khi đến hạn thanh toán, mình rút 1 liên phiếu hạch toán + hóa đơn photo + đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho gốc (từ nhiều file của nhiều tháng khác nhau) ---> gửi kế toán ngân hàng thanh toán. Mình lưu Phiếu hạch toán gốc và hóa đơn gốc. Khi ký duyệt, các sếp chỉ xem bộ chứng từ thanh toán gồm 1 liên phiếu hạch toán + hóa đơn photo + đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho gốc ----> không có hóa đơn gốc.


Vì hiện giờ, sếp mới muốn xem hóa đơn gốc khi ký phiếu chi tiền, nên yêu cầu phải kẹp hóa đơn gốc vào. và quy trình thay đổi như sau:

1. Khi nhận được bộ chứng từ thanh toán (Hóa đơn gốc, đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho gốc) mình sẽ không photo thêm 1 tờ hóa đơn kẹp vô, mà nhập vào hệ thống phần mềm kế toán bình thường - có xác nhận và kiểm tra của cấp trên trên phiếu hạch toán (2 liên), lưu vào file theo số thứ tự ghi trong hệ thống ở sổ kế toán phải trả

2. Khi đến hạn thanh toán, mình rút bộ chứng từ gồm phiếu hạch toán 2 liên + hóa đơn gốc + đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho gốc (từ nhiều file của nhiều tháng khác nhau) ---> gửi kế toán ngân hàng thanh toán. Khi ký duyệt, các sếp chỉ xem bộ chứng từ thanh toán gồm phiếu hạch toán + hóa đơn gốc (chủ yếu là cái này) + đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho gốc

3. Sau khi thanh toán, kế toán ngân hàng sẽ ghi số thứ tự và ngày tháng của bút toán ngân hàng, xong lấy 1 liên phiếu hạch toán lưu kèm phiếu chi, còn lại trả bộ chứng từ về cho mình, và mình phải lưu lại vào file theo thứ tự như lúc ban đầu lấy ra.

Mình thấy như vậy là hợp lý, khi sếp yêu cầu ký thanh toán phải thấy hóa đơn gốc. Tuy nhiên như thế thì công việc mình bị gấp đôi lên.

Các bạn thì sao? Các bạn làm thế nào?

 

[baotoanagape]

Mình thấy bạn chỉ thêm 1 việc là cất lại cái hoá đơn, nhưng đỡ được việc phải đi photo. Mình thấy những công ty khác cũng làm như vậy, bởi cần hoá đơn gốc để thanh toán. Quan trọng là cách lưu chứng từ của bạn nên dể để có thể tìm lại.