1. Sắp xếp chứng từ gốc theo tuần tự
- Việc đầu tiên doanh nghiệp cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng, hóa đơn đầu vào đầu ra phải được kẹp chung với tờ khai thuế
- Chứng từ, hóa đơn phải được kèm theo phiếu thu, phiế xuất kho, hợp đồng thanh lý nếu là hóa đơn bán ra; hóa đơn mua vào phải được kèm với phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý; kèm theo phiếu kế toán trong trường hợp bán chịu. Tất cả chứng từ kèm theo đều phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
2. Báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế phải được sắp xếp theo trình tự thời gian- Báo cáo của năm nào phải kèm theo chứng từ của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn…
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung)
- Sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15 tiến hành kiểm tra sổ cái các tài khoản quan trọng như 131, 331, 111…
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp hợp đồng đầu vào/ đầu ra đầy đủ theo tuần tự đối với từng loại hợp đồng
- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương…phải có chữ ký đầy đủ
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5. Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng.
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6. Kiểm tra chi tiết khác:
- Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản- Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
- Kiểm tra các khoản phải trả
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
- Kiểm tra lại việc định khoản các khoản phải thu và phải trả
- Kiểm tra lại bảng lương
