KẾ TOÁN VIÊN: Theo dõi nhập liệu, hàng hóa, công nợ đầu vào *Công tác 01: Theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, theo dõi tài sản đầu vào +Kế toán hàng hóa, NVL: làm
phiếu nhập kho vật liệu đầu vào, làm phiếu nhập xuất và các chứng từ lưu chuyển nội bộ khác: phiếu chi tiền, phiếu yêu cầu vật tư, giấy đề nghị tạm ứng….
- Cuối tháng kiểm kê và đối chiếu chốt số liệu với các kho các bộ phận: nhà hàng, quầy bar, bếp, buồng phòng…
=
> lên báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn tháng
-
Nếu là hàng chợ: không cần nhập kho mà xuất thẳng theo dõi trên bẳng excel
- Rau củ quả thì lập theo bảng đề xuất mua hàng của bộ phận bếp hàng ngày yêu cầu
- Lập bảng công nợ chi tiết cho các đối tượng thu mua ngoài chợ tổng hợp và chi tiết
-
Khi thanh toán: lập phiếu chi chi tiết các bộ phận sử dụng kèm theo các hóa đơn lẻ sau khi đối chiếu với các chủ nợ => nếu khớp thì thanh toán không khớp thì tìm nguyên nhân xử lý
-
Đối với hàng hóa: khi nhập vào kiểm tra kỹ xem hạn sử dụng còn bao nhiêu lâu nếu từ 5 tháng trở lên thì nhận, còn dưới thì trả lại cho người bán
+ Kế toán TSCĐ, CCDC: theo dõi tình hình tăng giảm tài sản công cụ dụng cụ, theo dõi tài sản tăng giảm các bộ phận sử dụng
- Phân biệt
TSCĐ, CCDC phục vụ bộ phận nhà hàng, bộ phận karaoke, bộ phận Massage, bộ phận phòng nghĩ….
- Lập bảng theo dõi
TSCĐ, CCDC theo tháng, theo dõi tình hình biến động tăng giảm, kết hợp các phòng ban báo hỏng báo mất kịp thời.
-
Chứng từ cần lập: phiếu nhập kho + hóa đơn đỏ GTGT hoặc thông thường + biên bản giao nhận + hợp đồng, thanh lý nếu có…………
-
Hạn chót báo cáo là ngày thứ 4 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
. *Công tác 02: Báo cáo theo dõi công nợ +Công nợ đầu vào: Theo dõi việc thanh toán qua ngân hàng công nợ đầu vào TK
331 theo các đối tượng nhà cung cấp kếp kế toán ngân hàng…..khác để theo dõi tiến độ công nợ thanh toán cho nhà cung cấp
+Lập hệ thống báo cáo công nợ những hàng hoá nào trên > 20.000.000 phải báo cáo lên trên để xem xét
ngân quỹ có đủ để chi trả cho người
Bán để được hưởng phần khấu trừ thuế GTGT đầu vào, tránh tình trạng để lâu ngày quá hạn, hoặc thanh toán bằng tiền mặt => dẫn đến tiền thuế ko được khấu trừ sau này gây thiệt hại cho doanh nghiệp
*Công tác 03: Báo cáo công tác kiểm kê tài sản các phòng ban - Thực hiện việc kiểm kê CCDC, TSCĐ, Hàng hóa vào các ngày cuối tuần kết hợp QLNH, nhân viên kiểm kê bếp và nhân viên quầy bar. Báo cáo thường xuyên, kịp thời số liệu kiểm kê khi có chênh lệch.
-
Hạn chót báo cáo là ngày thứ 4 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
. - Hàng ngày trong tháng thì theo dõi tồn kho 152,156 vào thời điểm cuối tháng mới tổng hợp kiểm kê đối chiếu với Kho các bộ phận có khớp với số liệu số sách thực tế để kiểm tra tồn còn lại bao nhiêu?, sử dụng bao nhiêu? Nguyên nhân chênh lệch => Nếu chênh lệch phải có nguyên nhân và trình Ban lãnh đao xử lý không tự ý điều chỉnh
-
Hạn chót báo cáo là ngày thứ 4 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
. *Công tác 04: Vào ngày 15, và cuối tháng háng tháng đi kiểm kê các bộ phận phòng ban để báo cáo hàng hết hạn sử dụng - Nếu hàng hóa thời gian sử dụng còn 1 tháng thì các bộ phận phải giao lại hàng hóa cho phòng kế toán tổ chức trả lại hàng cho người bán
- Báo cáo nhắc nhở các phòng ban phải thường xuyên đổi hàng luân chuyển để không bị hết hạn sử dụng
= > Báo cáo vào ngày 16, và ngày 1 đầu tháng tiếp theo
*Công tác 05: Báo cáo thuế trên bảng kê excel +Tổng hợp báo cáo thuế bằng exel: -Cập nhập dữ liệu khai báo thuế đầu ra theo mẫu cuối tháng chậm nhất ngày 08 tháng kế tiếp, để
cung cấp dữ liệu sang
Kế toán trưởng tổng hợp khai báo
thuế đầu ra hàng tháng theo đúng quy định luật thuế (nếu chậm phải có lý do)
-Nộp kèm Sổ lưu hóa đơn: ghi chi tiết hình thức thanh toán ở phần ghi chú, và địa chỉ khách hàng
*Công tác 06: Báo cáo tổng hợp hợp đồng kinh tế đã ký kết - Hàng ngày theo dõi và nhập liệu hợp đồng kinh tế đã ký kết theo bảng tổng hợp, chi tiết cho các đối tượng, số tiền, nội dung, ngày tháng, số tiền cọc……….ngày kết thúc thanh lý là ngày nào.
Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
. *Công tác 07: Báo cáo tổng hợp hợp chi phí chi tiết theo bộ phận - Hàng ngày tổng hợp chi phí chi tiết các bộ phận, phòng ban sử dụng chi phí, khi nhập liệu nhập đúng mã phòng ban,
Hạn chót báo cáo tuần là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype.
-Cuối tháng tổng hợp lại báo cáo tháng
chậm nhất là ngày 2 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
. Các công việc khác: -
Theo phương pháp = Tồn đầu + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ = Xuất dung trong kỳ - Lập các phiếu chi tiền, nhập kho, xuất kho nội bộ cho toàn doanh nghiệp
Những công tác phần hành kế toán cần lưu ý: -
Không kiểm kê số lượng: khi hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho: kiểm tra đúng số lượng, kiểm tra có bị biến dạng, vỡ, trầy, dập, nát, hoặc kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn có quyền trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp, không kiểm đếm kỹ = > thiếu hụt, mất mát
-
Không kiểm tra thông tin đơn vị trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế…= > sai các chỉ tiêu trên hóa đơn, khi nhận hàng phải kiểm tra kỹ các thông tin hóa đơn cho kỹ nếu phát hiện sai sót trả lại cho nhà cung cấp kịp thời để xuất hóa đơn khác thay thế hóa đơn bị sai
-
Không kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa: nước ngọt các loại, bia, rượu….trước khi nhập kho => khi kiểm tra hàng hóa nếu hạn sử dụng còn thời gian từ 05 tháng trở lên thì tiến hành nhập kho, nếu dưới xem xét xem mặt hàng trên nếu bán chạy thì vẫn tiến hành nhập kho,còn nếu là mặt hàng không đảm bảo thì không nhập kho kịp thời trả lại nhà cung cấp đổi lại hàng mới thay thế
-
Không đầy đủ chứng từ: Không lập phiếu nhập kho, không có phiếu giao hàng của bên bán, không có hợp đồng kinh tế khi nhận số lượng lớn, không có biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán, người nhận hàng không ký tá đầy đủ
-
Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
-
Đối với hàng hóa: bia, nước ngọt, rượu thì bắt buộc phải nhập kho, còn đối với hàng phục vụ nhà hàng nấu nướng chế biến món ăn: thịt, rau, củ, quả, cá, thịt vịt, ngan…. thì không cần lập phiếu nhập kho, mà chỉ cần lập phiếu chi tiền xuất thẳng 621
-
Thiếu chữ ký người nhận người giao: Phiếu giao hàng của khách hàng hoặc hóa đơn bán lẻ không có chữ ký của bộ phận phòng ban nhận hàng, không thu thập chứng từ đầy đủ = > làm mất mát chứng từ, khi khách hàng đến thanh toán không làm thủ tục đối chiếu công nợ giữa các phiếu giao hàng của khách với công ty
- Thanh toán trùng lặp nhiều lần cho cùng một nghiệp vụ => chi tiền hai lần, cho cùng một hóa đơn hoặc chi vượt tiền so với thực tế mua hàng
-
Không lập bảng kê xuất nhập tồn để chốt số liệu: Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
-
Không biết phận loại: Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
-
Xử lý hàng thừa thiếu: Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.phát hiện thiếu, thừa khi kiểm kê không báo cáo với ban lãnh đạo mà tự ý điều chỉnh sửa lại số lượng cho phù hợp và tồn kho khớp giữa số sách và thực tế
-
Khống tính và xuất đúng chi phí bộ phận phòng ban sử dụng: Khi xuất kho sử dụng cho các bộ phận phân bổ và xuất không đúng đối tượng các bộ phận sử dụng, Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
-
Hàng hết hạn sử dụng: Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý. Không thông báo định kỳ nhắc nhở các bộ phận định kỳ 15 hàng tháng phải kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa