I. HÓA ĐƠN
Căn cứ theo TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính có hiệu lực từ ngày 1/6/2014
Căn cứ theo TT 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 có hiệu lực từ ngày 01/09/2014
1. Các loại hóa đơn
Hóa đơn GTGT (Kèm theo PL01): Dùng cho DN nộp thuế theo PP khấu trừ dùng cho các hoạt động sau:
- Bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài
Hóa đơn bán hàng (Kèm theo PL02): Dùng cho các cá nhân, tổ chức nộp thuế theo PP trực tiếp (Hóa đơn thông thường) dùng cho các hoạt động sau:
- Bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài
Hóa đơn xuất khẩu doanh nghiệp không phát hành kể từ ngày 119/2014/TT-BTC có hiệu lực 01/09/2014.
2. Hình thức hóa đơn
- Hóa đơn đặt in : Ký hiệu là P.
- Hóa đơn tự in : Ký hiệu là T.
- Hóa đơn điện tử : Ký hiệu là T.
Tổ chức, cá nhân khi bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng đối với hóa đơn từ 200.000đ trở lên.
3. Thời điểm xuất hóa đơn :
- Đối với hàng hóa : Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Đối với dịch vụ : Là ngày hoàn thành, trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với xây dựng, lắp đặt là điểm nghiệm thu bàn giao, hạng mục công trình khối lượng công trình hoàn thành không phân biệt thu được tiền hay chưa.
4. Cách viết hóa đơn
- Khi xuất hóa đơn cho khách hàng phải ghi đầy đủ thông tin của người mua, người bán. Gạch chéo phần trống từ trái qua phải.
- Hóa đơn phải viết theo số thứ tự từ bé đến lớn.
- Trường hợp mua hàng từ 200.000đ trở lên khách hàng không lấy hóa đơn vẫn phải xuất ghi rõ khách lẻ .
- Trường hợp khách hàng mua hàng trị giá < 200.000 không lấy hóa đơn cuối ngày kế toán phải lập bảng kê và xuất 1 hóa đơn ghi rõ cho khách lẻ không lấy hóa đơn, phần thông tin hàng hóa ghi rõ kèm theo bảng kê.
- Nếu mặt hàng bán nhiều hơn số dòng của hóa đơn thì người bán được phép lập bảng kê ghi rõ ngày tháng và số bảng kê kèm theo.
5. Nhận biết hóa đơn hợp lệ
- Không tẩy xóa chắp vá.
- Có đầy đủ chữ ký của bên mua và bên bán. Trường hợp không có chữ ký của người mua thì doanh nghiệp đóng dấu bán hàng qua điện thoại.
- Thủ trưởng đơn vị (người đại diện theo pháp luật của công ty) phải ký và đóng dấu vào phía bên phải của hóa đơn.
- Trong trường hợp thủ trưởng đi vắng phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người bán hàng ký ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu vào phía bên trái của hóa đơn.
6. Cách xử lý khi viết sai hóa đơn.
Khi viết hóa đơn kế toán có thể viết sai một số thông tin : MST, tên người mua, sai tiền hàng, mức thuế suất... đều là những hóa đơn không hợp lệ kế toán phải thu hồi và xuất hóa đơn khác cho khách hàng.
TH1 : Viết sai nhưng chưa xé ra khỏi quyển.
- Khi viết hóa đơn kế toán phát sai sót nhưng chưa xé ra khỏi cuống kế toán gạch chéo hóa đơn và gấp lên 3 lần tại quyển.
TH2 : Viết sai nhưng đã xé khỏi quyển.
• Chưa kê khai :
- Người bán và người mua lập biên bảng thu hồi hóa đơn sai, ghi rõ lý rõ thu hồi hóa đơn
- Hóa đơn sai thu hồi phải kẹp lại để giải trình với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Xuất hóa đơn mới theo quy định của pháp luật.
*Chú ý : Hóa đơn đã thu hồi trên được đưa vào chỉ tiêu ‘Cột xóa bỏ’ trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý của DN.
• Đã kê khai :
Trường hợp chỉ sai các chỉ tiêu không ảnh hưởng đến tiền hàng, tiền thuế, tổng trị giá thanh toán kế toán lập biên bản điều chỉnh thông tin đóng dấu xác nhận của 2 đơn vị.
Trường hợp sai sót làm ảnh hưởng đến tiền hàng, tiền thuế kế toán phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm cho hóa đơn nào, số lượng hàng hóa, tiền hàng, thế suất trong trường hợp sai sót...(Không ghi âm)
7. Thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế.
a. Đối tượng mua HĐ tại chi cục thế
- Tổ chức không phải là DN nhưng có hoạt động kinh doanh ( hộ kinh doanh cá thể không thành lập công ty)
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT trên tỷ lệ % doanh thu
- DN sử dụng hóa đơn tự in , đặt in có rủi ro cao về thuế( DN có vốn sở hữu dưới 15 tỷ không sở hữu các cơ sở vật chất như nhà xưởng, kho hàng , các phương tiện vận chuyển)
- Doanh Nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi…
- Doanh Nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.
b. Thủ tục mua HĐ tại chi cục thuế.
- Các loại giấy tờ:
+ Tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn lần đầu phải có Văn bản cam kết ( Kèm theo phụ lục số 06)về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. (02 bản)
+ Đơn đề nghị mua hoá đơn (kèm theo phụ lục số 07)) (02 bản)
+ Chứng minh thư nhân dân của người đứng tên trong đơn. Trường hợp người đứng tên trong đơn ủy quyền cho nhân viên cấp dưới đi mua hóa đơn thì phải có Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật, và Chứng minh thư nhân dân của nhân viên được ủy quyền. (02 bản photo CMTND không cần công chứng của người đi mua hóa đơn và 02 bản giấy ủy quyền).
+ Giấp phép đăng ký kinh doanh (bản sao y) (02 bản không cần công chứng)
Chú ý: Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân mua hoá đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hoá đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế nơi mua hoá đơn. (Mang theo con dấu vuông để đóng dấu tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của hóa đơn)
8. Thủ tục đặt in hóa đơn.
Khi doanh nghiệp thành lập xong đã nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh và đi vào hoạt động tiến hành các hoạt động buôn bán hàng hóa dịch vụ. Muốn xuất hóa đơn cho khách hàng thì doanh nghiệp phải tiến hành đặt in hóa đơn
Kế toán doanh nghiệp làm theo các trình tự các bước như sau :
B1 : Làm công văn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp xin đặt in HĐ (Kèm theo phụ lục số 08).
Sau 5 -10 ngày cơ quan thuế có công văn trả lời về việc đặt in hóa đơn (Kèm theo phụ lục số 09).
B2 : Khi nhận được thông báo đặt in kế toán cần chuẩn bị các thủ tục sau :
- Công ty liên hệ với nhà in ( nhà in phải có giấy phép đăng ký kinh doanh còn lực và có chức năng in ấn).
- Công ty và nhà in tiến hành trao đổi với nhau về mẫu số hóa đơn, ký hiệu và số lượng hóa đơn...
- Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao công chứng.
- Giấy giới thiệu của Công ty mang tên người đi đặt in hóa đơn.
- Giấy CMTND của Giám đốc photo.
- Giấy CMTND photo của người đi đặt in hóa đơn.
Khi thủ tục đã hoàn thành kế toán cầm bộ hồ sơ trên đến nhà in để ký kết hợp đồng và đặt in.
B3 : Khi hóa đơn đặt in hoàn thành kế toán làm thủ tục thanh lý hợp đồng với nhà in và yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp để tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Kiểm tra số lượng hóa đơn phải đủ 50 số và có 3 liên Liên 1 -> liên 2--> liên 3.
9. Thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế.
Sau khi đặt in hóa xong đưa vào sử dụng doanh nghiệp phải làm thông báo hành hóa đơn kèm theo liên 2 gửi cho cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn 5 ngày.
- Gửi thông báo trực tiếp đến cơ quan quản lý thuế.
- Thông báo phát hành hóa đơn mẫu (Kèm theo phụ lục 10). In làm 2 bản có chữ ký của doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế và giữ lại 1 bản tại doanh nghiệp có xác nhận của cơ quan thuế.
- Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và lần sau nếu có sự thay đổi về hình thức hóa đơn).
10. Thông báo tình hình sử dụng hóa đơn
Mẫu thông báo tình hình sử dụng hóa đơn (Kèm theo phụ lục 11).
Căn cứ theo TT 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính có hiệu lực từ ngày 1/6/2014
Căn cứ theo TT 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 có hiệu lực từ ngày 01/09/2014
1. Các loại hóa đơn
Hóa đơn GTGT (Kèm theo PL01): Dùng cho DN nộp thuế theo PP khấu trừ dùng cho các hoạt động sau:
- Bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài
Hóa đơn bán hàng (Kèm theo PL02): Dùng cho các cá nhân, tổ chức nộp thuế theo PP trực tiếp (Hóa đơn thông thường) dùng cho các hoạt động sau:
- Bán hàng và cung cấp dịch vụ nội địa
- Hoạt động vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài
Hóa đơn xuất khẩu doanh nghiệp không phát hành kể từ ngày 119/2014/TT-BTC có hiệu lực 01/09/2014.
2. Hình thức hóa đơn
- Hóa đơn đặt in : Ký hiệu là P.
- Hóa đơn tự in : Ký hiệu là T.
- Hóa đơn điện tử : Ký hiệu là T.
Tổ chức, cá nhân khi bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng đối với hóa đơn từ 200.000đ trở lên.
3. Thời điểm xuất hóa đơn :
- Đối với hàng hóa : Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Đối với dịch vụ : Là ngày hoàn thành, trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với xây dựng, lắp đặt là điểm nghiệm thu bàn giao, hạng mục công trình khối lượng công trình hoàn thành không phân biệt thu được tiền hay chưa.
4. Cách viết hóa đơn
- Khi xuất hóa đơn cho khách hàng phải ghi đầy đủ thông tin của người mua, người bán. Gạch chéo phần trống từ trái qua phải.
- Hóa đơn phải viết theo số thứ tự từ bé đến lớn.
- Trường hợp mua hàng từ 200.000đ trở lên khách hàng không lấy hóa đơn vẫn phải xuất ghi rõ khách lẻ .
- Trường hợp khách hàng mua hàng trị giá < 200.000 không lấy hóa đơn cuối ngày kế toán phải lập bảng kê và xuất 1 hóa đơn ghi rõ cho khách lẻ không lấy hóa đơn, phần thông tin hàng hóa ghi rõ kèm theo bảng kê.
- Nếu mặt hàng bán nhiều hơn số dòng của hóa đơn thì người bán được phép lập bảng kê ghi rõ ngày tháng và số bảng kê kèm theo.
5. Nhận biết hóa đơn hợp lệ
- Không tẩy xóa chắp vá.
- Có đầy đủ chữ ký của bên mua và bên bán. Trường hợp không có chữ ký của người mua thì doanh nghiệp đóng dấu bán hàng qua điện thoại.
- Thủ trưởng đơn vị (người đại diện theo pháp luật của công ty) phải ký và đóng dấu vào phía bên phải của hóa đơn.
- Trong trường hợp thủ trưởng đi vắng phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người bán hàng ký ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu vào phía bên trái của hóa đơn.
6. Cách xử lý khi viết sai hóa đơn.
Khi viết hóa đơn kế toán có thể viết sai một số thông tin : MST, tên người mua, sai tiền hàng, mức thuế suất... đều là những hóa đơn không hợp lệ kế toán phải thu hồi và xuất hóa đơn khác cho khách hàng.
TH1 : Viết sai nhưng chưa xé ra khỏi quyển.
- Khi viết hóa đơn kế toán phát sai sót nhưng chưa xé ra khỏi cuống kế toán gạch chéo hóa đơn và gấp lên 3 lần tại quyển.
TH2 : Viết sai nhưng đã xé khỏi quyển.
• Chưa kê khai :
- Người bán và người mua lập biên bảng thu hồi hóa đơn sai, ghi rõ lý rõ thu hồi hóa đơn
- Hóa đơn sai thu hồi phải kẹp lại để giải trình với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Xuất hóa đơn mới theo quy định của pháp luật.
*Chú ý : Hóa đơn đã thu hồi trên được đưa vào chỉ tiêu ‘Cột xóa bỏ’ trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý của DN.
• Đã kê khai :
Trường hợp chỉ sai các chỉ tiêu không ảnh hưởng đến tiền hàng, tiền thuế, tổng trị giá thanh toán kế toán lập biên bản điều chỉnh thông tin đóng dấu xác nhận của 2 đơn vị.
Trường hợp sai sót làm ảnh hưởng đến tiền hàng, tiền thuế kế toán phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm cho hóa đơn nào, số lượng hàng hóa, tiền hàng, thế suất trong trường hợp sai sót...(Không ghi âm)
7. Thủ tục mua hóa đơn của cơ quan thuế.
a. Đối tượng mua HĐ tại chi cục thế
- Tổ chức không phải là DN nhưng có hoạt động kinh doanh ( hộ kinh doanh cá thể không thành lập công ty)
- Tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT trên tỷ lệ % doanh thu
- DN sử dụng hóa đơn tự in , đặt in có rủi ro cao về thuế( DN có vốn sở hữu dưới 15 tỷ không sở hữu các cơ sở vật chất như nhà xưởng, kho hàng , các phương tiện vận chuyển)
- Doanh Nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi…
- Doanh Nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.
b. Thủ tục mua HĐ tại chi cục thuế.
- Các loại giấy tờ:
+ Tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn lần đầu phải có Văn bản cam kết ( Kèm theo phụ lục số 06)về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. (02 bản)
+ Đơn đề nghị mua hoá đơn (kèm theo phụ lục số 07)) (02 bản)
+ Chứng minh thư nhân dân của người đứng tên trong đơn. Trường hợp người đứng tên trong đơn ủy quyền cho nhân viên cấp dưới đi mua hóa đơn thì phải có Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật, và Chứng minh thư nhân dân của nhân viên được ủy quyền. (02 bản photo CMTND không cần công chứng của người đi mua hóa đơn và 02 bản giấy ủy quyền).
+ Giấp phép đăng ký kinh doanh (bản sao y) (02 bản không cần công chứng)
Chú ý: Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân mua hoá đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hoá đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế nơi mua hoá đơn. (Mang theo con dấu vuông để đóng dấu tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của hóa đơn)
8. Thủ tục đặt in hóa đơn.
Khi doanh nghiệp thành lập xong đã nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh và đi vào hoạt động tiến hành các hoạt động buôn bán hàng hóa dịch vụ. Muốn xuất hóa đơn cho khách hàng thì doanh nghiệp phải tiến hành đặt in hóa đơn
Kế toán doanh nghiệp làm theo các trình tự các bước như sau :
B1 : Làm công văn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp xin đặt in HĐ (Kèm theo phụ lục số 08).
Sau 5 -10 ngày cơ quan thuế có công văn trả lời về việc đặt in hóa đơn (Kèm theo phụ lục số 09).
B2 : Khi nhận được thông báo đặt in kế toán cần chuẩn bị các thủ tục sau :
- Công ty liên hệ với nhà in ( nhà in phải có giấy phép đăng ký kinh doanh còn lực và có chức năng in ấn).
- Công ty và nhà in tiến hành trao đổi với nhau về mẫu số hóa đơn, ký hiệu và số lượng hóa đơn...
- Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao công chứng.
- Giấy giới thiệu của Công ty mang tên người đi đặt in hóa đơn.
- Giấy CMTND của Giám đốc photo.
- Giấy CMTND photo của người đi đặt in hóa đơn.
Khi thủ tục đã hoàn thành kế toán cầm bộ hồ sơ trên đến nhà in để ký kết hợp đồng và đặt in.
B3 : Khi hóa đơn đặt in hoàn thành kế toán làm thủ tục thanh lý hợp đồng với nhà in và yêu cầu nhà in xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp để tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Kiểm tra số lượng hóa đơn phải đủ 50 số và có 3 liên Liên 1 -> liên 2--> liên 3.
9. Thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế.
Sau khi đặt in hóa xong đưa vào sử dụng doanh nghiệp phải làm thông báo hành hóa đơn kèm theo liên 2 gửi cho cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn 5 ngày.
- Gửi thông báo trực tiếp đến cơ quan quản lý thuế.
- Thông báo phát hành hóa đơn mẫu (Kèm theo phụ lục 10). In làm 2 bản có chữ ký của doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế và giữ lại 1 bản tại doanh nghiệp có xác nhận của cơ quan thuế.
- Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và lần sau nếu có sự thay đổi về hình thức hóa đơn).
10. Thông báo tình hình sử dụng hóa đơn
Mẫu thông báo tình hình sử dụng hóa đơn (Kèm theo phụ lục 11).
