Với mô hình công ty nhận nhân sự rồi cung cấp lại cho khách hàng, trước hết cần xác định bản chất hợp đồng và vai trò của công ty: công ty là bên cung cấp dịch vụ cho khách hàng, chịu trách nhiệm tổ chức/cung ứng nhân sự và thu tiền theo hợp đồng, hay chỉ làm trung gian hưởng phí.
Nếu công ty thực sự cung cấp dịch vụ và chi phí nhân sự trực tiếp gắn với từng hợp đồng/khách hàng, có thể tập hợp vào chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154), mở chi tiết theo từng hợp đồng, khách hàng hoặc loại dịch vụ. Khi dịch vụ hoàn thành hoặc phần dịch vụ đã cung cấp đủ điều kiện ghi nhận giá vốn, kết chuyển phần chi phí tương ứng sang TK 632. Doanh thu dịch vụ ghi nhận theo quy định áp dụng cho doanh thu cung cấp dịch vụ; khoản phải thu theo hợp đồng ghi nhận riêng và thuế GTGT, nếu có, phải xác định theo chính sách thuế của dịch vụ tại thời điểm phát sinh.
Sơ đồ khái quát cần điều chỉnh theo chứng từ và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:
- Chi phí nhân sự trực tiếp và chi phí trực tiếp khác: Nợ TK 154 / Có các tài khoản liên quan.
- Khi hoàn thành hoặc xác định phần dịch vụ đã cung cấp: Nợ TK 632 / Có TK 154.
- Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu: Nợ TK 131 hoặc tài khoản phù hợp / Có TK doanh thu dịch vụ; thuế GTGT đầu ra chỉ ghi nhận nếu giao dịch thuộc diện chịu thuế và đủ điều kiện áp dụng.
Không nên đưa toàn bộ chi phí trực tiếp của dịch vụ vào TK 6422 chỉ vì đây là hoạt động “cho thuê nhân sự”. TK 6422 thường phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc nhóm chi phí quản lý; chi phí trực tiếp tạo ra doanh thu dịch vụ cần được phân loại theo bản chất và chính sách kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí quản lý chung, chi phí bán hàng hoặc chi phí không trực tiếp tạo ra dịch vụ vẫn phải hạch toán theo đúng bản chất, không đưa máy móc vào TK 154.
Nếu công ty chỉ là đại lý/môi giới, không kiểm soát dịch vụ và chỉ hưởng hoa hồng hoặc phí môi giới, cách ghi nhận doanh thu có thể khác: doanh thu có thể là phần phí/hoa hồng được hưởng thay vì toàn bộ số tiền thu từ khách hàng. Cần xem hợp đồng, trách nhiệm với người lao động, quyền kiểm soát dịch vụ, nghĩa vụ thanh toán và rủi ro của công ty trước khi kết luận.
Nên mở sổ chi tiết theo từng hợp đồng/khách hàng để xác định doanh thu, chi phí trực tiếp, chi phí phân bổ và lãi gộp. Không nên lấy câu trả lời cũ trong thread làm căn cứ pháp lý; cần đối chiếu thông tư chế độ kế toán doanh nghiệp mà công ty đang áp dụng và quy định thuế GTGT hiện hành.
Để hạch toán cụ thể cần bổ sung: loại hợp đồng với khách hàng, công ty ký hợp đồng lao động với nhân sự hay mua dịch vụ từ đơn vị khác, cách tính phí, trách nhiệm khi nhân sự nghỉ/vi phạm, kỳ cung cấp dịch vụ và phương pháp kê khai thuế GTGT.
