Ðề: Thiết kế sổ sách bằng excel
THIẾT KẾ SỔ SÁCH
Các nội dung chính: tạo sổ sách chạy tự động bằng excel
Bước 1: tạo sheet thông tin doanh nghiệp:
Bước 2: tạo sheets Nhật ký chung và đặt tên sheets là: NKC
Bước 3: tạo bảng cân đối phát sinh
Bước 4: tạo Sổ cái tài khoản và tài khoản chi tiết
Bước 5: tạo sổ quỹ tiền mặt, tạo sổ tiền gửi ngân hàng
Bước 6: tạo bảng kết quả hoạt động kinh doanh
Buốc 7: tạo bảng cân đối kế toán
Bước 8: tạo bảng lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
Bước 1: tạo sheet thông tin doanh nghiệp:
-Năm là nhập năm tài chính hiện tại , Tại ô D15 đặt tên Name box là nam: 2013
- Từ ngày: nhập ngày làm sổ là này bắt đầu mổ sổ, Tại ô D17 đặt tên Name box là ngay1=> công thức là: ="01/"&D16&"/"&D15
- Đến ngày: nhập ngày kết thúc làm sổ là khóa sổ, Tại ô D18 đặt tên Name box là ngay2=> công thức là: =IF(OR(D16=1,D16=3,D16=5,D16=7,D16=8,D16=10,D16=12),31,IF(OR(D16=4,D16=6,D16=9,D16=11),30,29))&"/"&D16&"/"&D15
Có nghĩa nếu tháng trong năm = 1,3,5,7,8,10,12 thì lấy 31 ngày , ngược lại nếu tháng trong năm = 4,6,9,11 thì lấy 30 ngày của năm đó ngược lại lấy 28,29 ngày theo năm có số ngày của tháng 2
- Tại D19 =" Bình Thạnh,"&" "&"Ngày"&" "&DAY(ngay2)&" tháng "&MONTH(ngay2)&" năm "&YEAR(ngay2)
Dùng hàm ngày tháng năm làm để tính và chuyển sang dạng text, lấy nơi đóng đô làm tiêu điểm
- Tại D20="Từ ngày " & TEXT(ngay1,"dd/mm/yyyy") & " đến " & TEXT(ngay2,"dd/mm/yyyy")
Dùng hàm text để định dạng cho nó từ ngày bắt đầu mở sổ cho đến ngày kêt thúc ghi sổ và khóa sổ
Bước 2: tạo sheets Nhật ký chung và đặt tên sheets là: NKC
Sheets này là gốc cho toàn mọi quá trình lên sổ cái và sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, BCKQKD, CĐPS….. là sheets nguồn do đó ta đặt các công thức mãng cho nó để nó cung cấp dữ liệu cho các sổ sách cần làm và thiết kế theo mẫu ở hình vẽ minh họa và bước quan trọng nhất chính là đặt công thức mãng cho nó
Xác đinh thông tin doanh nghiệp dùng hàng nối & để lấy dữ liệu từ sheets thông tin doanh nghiệp
- Tại ô A1=ThongtinDN!$C$5&" "&ThongtinDN!$D$5
Nghĩa là tại cột thông tin doanh nghiệp lấy cột đơn vị và tên đơn vị nối lại thành một chuỗi
= > Copy công thức xuống cho địa chỉ và mã số thuế công ty
- Tại Ô D8 ="Từ ngày " & TEXT(ngay1,"dd/mm/yyyy") & " đến " & TEXT(ngay2,"dd/mm/yyyy")
Xác đinh ngày làm việc từ ngày đến ngày nào kết thúc hoặc có thể làm
= Ô D20 bên sheet: Thông tin doanh nghiệp
- Đinh dạng cột A : ngày ghi sổ và cột C ngày chứng từ là DD/MM/YYYY : ngày , tháng , năm theo múi giờ việt nam
- 
- Đặt công thức mãng cho các cột TÀI KHOẢN NỢ là TKNO: nhắp chuột vào ô E11 của cột tài khoản Nợ kéo chuột xuống 1000 dòng vào Name box đặt tên là TKNO => nhấp enter
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô E11 kéo xuống 1000 dòng : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: TKNO
- Đặt công thức mãng cho các cột TÀI KHOẢN CÓ là TKCO: nhắp chuột vào ô F11 của cột tài khoản Nợ kéo chuột xuống 1000 dòng vào Name box đặt tên là TKCO => nhấp enter
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô F11 kéo xuống 1000 dòng : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: TKCO
- Đặt công thức mãng cho các cột SỐ TIỀN PHÁT SINH là SPS: nhắp chuột vào ô G11 của cột tài khoản Nợ kéo chuột xuống 1000 dòng vào Name box đặt tên là SPS => nhấp enter
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô G11 kéo xuống 1000 dòng : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: SPS
Ghi chú: cái quan trọng nhất của sheets này là công thức mãng bạn phải nhớ công thức mãng mà bạn đã đặt và các cột công thức mãng này phải kéo độ dài = nhau về độ dài và số dòng để nó cung cấp cho các sổ sách sau này
- Cuối nhật ký chung làm dòng tổng cộng = hàm sum ở cột SỐ TIỀN PHÁT SINH
- Các thông tin khác: tên kế toán, giám đốc, kế toán trưởng lấy bên : thông tin chung doanh nghiệp
= > sau khi thiết kế song sổ Nhật ký chung thì lấy dữ liệu sổ sách của bất kỳ 1 tháng nào đó dán vào để vừa thiết kế sổ vừa thực hành xem mình làm đúng hay sai thông qua dữ liệu thực tế này để kiểm soát xem mình làm đúng hay sai
= > với dạng thiết kế này thì khi định khoản kế toán nợ có bạn luôn dùng dấu ‘ nháy đơn trước tài khoản mục đích phục vụ và cung cấp cho các sổ sau này, nếu bạn ko có nháy đơn thì => các sổ sau này sẽ ko lên được dữ liệu cho: sổ cái, cđps , cđkt….
Bước 3: tạo bảng cân đối phát
Sinh dựa vào quy mô công ty lớn hay nhỏ phát sinh nhiều hay ít tài khoản mà bạn đưa vào sao cho hợp lý, tức công ty phát sinh bao nhiêu tài khoản thì đưa vào bấy nhiêu tài khoản
*Đặt công thức mãng cho việc lấy dữ liệu của số cái tài khoản
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: cột số hiệu tài khoản và tên tài khoản vào Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là HTTK mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho sổ cái sau này
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô C11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 bao gồm số hiệu tài khoản và tên tài khoản : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: HTTK
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột số hiệu tài khoản Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là TKKT mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho sổ cái sau này
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô C11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu TKKT
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: TKKT
* ĐẶT CÔNG THỨC MÃNG CHO VIỆC LẤY DỮ LIỆU LÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH : CĐKT sau này
Tại cột số dư đầu tháng : BÊN NỢ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ ĐẦU KỲ NỢ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSDKN mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô E11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSDKN
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSDKN
Tại cột số dư đầu tháng : BÊN CÓ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÓ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSDKC mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô F11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSDKC
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSDKC
Tại cột số dư CUỐI tháng : BÊN NỢ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ CUỐI KỲ NỢ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSCKN mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô E11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSCKN
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSCKN
Tại cột số dư CUỐI tháng : BÊN CÓ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ CUỐI KỲ CÓ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSCKC mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô F11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSCKC
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSCKC
THIẾT KẾ SỔ SÁCH
Các nội dung chính: tạo sổ sách chạy tự động bằng excel
Bước 1: tạo sheet thông tin doanh nghiệp:
Bước 2: tạo sheets Nhật ký chung và đặt tên sheets là: NKC
Bước 3: tạo bảng cân đối phát sinh
Bước 4: tạo Sổ cái tài khoản và tài khoản chi tiết
Bước 5: tạo sổ quỹ tiền mặt, tạo sổ tiền gửi ngân hàng
Bước 6: tạo bảng kết quả hoạt động kinh doanh
Buốc 7: tạo bảng cân đối kế toán
Bước 8: tạo bảng lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
Bước 1: tạo sheet thông tin doanh nghiệp:
-Năm là nhập năm tài chính hiện tại , Tại ô D15 đặt tên Name box là nam: 2013
- Từ ngày: nhập ngày làm sổ là này bắt đầu mổ sổ, Tại ô D17 đặt tên Name box là ngay1=> công thức là: ="01/"&D16&"/"&D15
- Đến ngày: nhập ngày kết thúc làm sổ là khóa sổ, Tại ô D18 đặt tên Name box là ngay2=> công thức là: =IF(OR(D16=1,D16=3,D16=5,D16=7,D16=8,D16=10,D16=12),31,IF(OR(D16=4,D16=6,D16=9,D16=11),30,29))&"/"&D16&"/"&D15
Có nghĩa nếu tháng trong năm = 1,3,5,7,8,10,12 thì lấy 31 ngày , ngược lại nếu tháng trong năm = 4,6,9,11 thì lấy 30 ngày của năm đó ngược lại lấy 28,29 ngày theo năm có số ngày của tháng 2
- Tại D19 =" Bình Thạnh,"&" "&"Ngày"&" "&DAY(ngay2)&" tháng "&MONTH(ngay2)&" năm "&YEAR(ngay2)
Dùng hàm ngày tháng năm làm để tính và chuyển sang dạng text, lấy nơi đóng đô làm tiêu điểm
- Tại D20="Từ ngày " & TEXT(ngay1,"dd/mm/yyyy") & " đến " & TEXT(ngay2,"dd/mm/yyyy")
Dùng hàm text để định dạng cho nó từ ngày bắt đầu mở sổ cho đến ngày kêt thúc ghi sổ và khóa sổ
Bước 2: tạo sheets Nhật ký chung và đặt tên sheets là: NKC
Sheets này là gốc cho toàn mọi quá trình lên sổ cái và sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, BCKQKD, CĐPS….. là sheets nguồn do đó ta đặt các công thức mãng cho nó để nó cung cấp dữ liệu cho các sổ sách cần làm và thiết kế theo mẫu ở hình vẽ minh họa và bước quan trọng nhất chính là đặt công thức mãng cho nó
Xác đinh thông tin doanh nghiệp dùng hàng nối & để lấy dữ liệu từ sheets thông tin doanh nghiệp
- Tại ô A1=ThongtinDN!$C$5&" "&ThongtinDN!$D$5
Nghĩa là tại cột thông tin doanh nghiệp lấy cột đơn vị và tên đơn vị nối lại thành một chuỗi
= > Copy công thức xuống cho địa chỉ và mã số thuế công ty
- Tại Ô D8 ="Từ ngày " & TEXT(ngay1,"dd/mm/yyyy") & " đến " & TEXT(ngay2,"dd/mm/yyyy")
Xác đinh ngày làm việc từ ngày đến ngày nào kết thúc hoặc có thể làm
= Ô D20 bên sheet: Thông tin doanh nghiệp
- Đinh dạng cột A : ngày ghi sổ và cột C ngày chứng từ là DD/MM/YYYY : ngày , tháng , năm theo múi giờ việt nam
-
- Đặt công thức mãng cho các cột TÀI KHOẢN NỢ là TKNO: nhắp chuột vào ô E11 của cột tài khoản Nợ kéo chuột xuống 1000 dòng vào Name box đặt tên là TKNO => nhấp enter
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô E11 kéo xuống 1000 dòng : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: TKNO
- Đặt công thức mãng cho các cột TÀI KHOẢN CÓ là TKCO: nhắp chuột vào ô F11 của cột tài khoản Nợ kéo chuột xuống 1000 dòng vào Name box đặt tên là TKCO => nhấp enter
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô F11 kéo xuống 1000 dòng : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: TKCO
- Đặt công thức mãng cho các cột SỐ TIỀN PHÁT SINH là SPS: nhắp chuột vào ô G11 của cột tài khoản Nợ kéo chuột xuống 1000 dòng vào Name box đặt tên là SPS => nhấp enter
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô G11 kéo xuống 1000 dòng : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: SPS
Ghi chú: cái quan trọng nhất của sheets này là công thức mãng bạn phải nhớ công thức mãng mà bạn đã đặt và các cột công thức mãng này phải kéo độ dài = nhau về độ dài và số dòng để nó cung cấp cho các sổ sách sau này
- Cuối nhật ký chung làm dòng tổng cộng = hàm sum ở cột SỐ TIỀN PHÁT SINH
- Các thông tin khác: tên kế toán, giám đốc, kế toán trưởng lấy bên : thông tin chung doanh nghiệp
= > sau khi thiết kế song sổ Nhật ký chung thì lấy dữ liệu sổ sách của bất kỳ 1 tháng nào đó dán vào để vừa thiết kế sổ vừa thực hành xem mình làm đúng hay sai thông qua dữ liệu thực tế này để kiểm soát xem mình làm đúng hay sai
= > với dạng thiết kế này thì khi định khoản kế toán nợ có bạn luôn dùng dấu ‘ nháy đơn trước tài khoản mục đích phục vụ và cung cấp cho các sổ sau này, nếu bạn ko có nháy đơn thì => các sổ sau này sẽ ko lên được dữ liệu cho: sổ cái, cđps , cđkt….
Bước 3: tạo bảng cân đối phát
Sinh dựa vào quy mô công ty lớn hay nhỏ phát sinh nhiều hay ít tài khoản mà bạn đưa vào sao cho hợp lý, tức công ty phát sinh bao nhiêu tài khoản thì đưa vào bấy nhiêu tài khoản
*Đặt công thức mãng cho việc lấy dữ liệu của số cái tài khoản
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: cột số hiệu tài khoản và tên tài khoản vào Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là HTTK mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho sổ cái sau này
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô C11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 bao gồm số hiệu tài khoản và tên tài khoản : để đặt tên mãng dữ liệu
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: HTTK
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột số hiệu tài khoản Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là TKKT mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho sổ cái sau này
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô C11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu TKKT
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: TKKT
* ĐẶT CÔNG THỨC MÃNG CHO VIỆC LẤY DỮ LIỆU LÊN BÁO CÁO TÀI CHÍNH : CĐKT sau này
Tại cột số dư đầu tháng : BÊN NỢ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ ĐẦU KỲ NỢ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSDKN mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô E11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSDKN
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSDKN
Tại cột số dư đầu tháng : BÊN CÓ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÓ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSDKC mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô F11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSDKC
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSDKC
Tại cột số dư CUỐI tháng : BÊN NỢ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ CUỐI KỲ NỢ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSCKN mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô E11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSCKN
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSCKN
Tại cột số dư CUỐI tháng : BÊN CÓ
- Quét khối vùng dữ liệu từ tài khoản 111 đến 911 gồm: chỉ riêng một cột SỐ DƯ CUỐI KỲ CÓ Name box đặt tên cho vùng dữ liệu là PSCKC mục đích để nó cung cấp dữ liệu cho bảng CĐKT
Hoặc làm theo lệnh: Tại Ô F11 tại tài khoản 111 kéo xuống đến tài khoản 911 chỉ có cột số hiệu tài khoản: để đặt tên mãng dữ liệu PSCKC
vào Iinsert/Name/ Define Name/ Names in workbook: PSCKC
Sửa lần cuối:
