Các vấn đề về sắp xếp chứng từ kế toán

  • Thread starter ruaconngoc
  • Ngày gửi
R

ruaconngoc

Sơ cấp
1/11/10
12
0
0
36
long an
Xin chào các anh chị, em là kế toán mới ra trường còn nhiều điều chưa biết rất mong các anh chị hướng dẫn thêm. Em xin chân thành cảm ơn.
Em đã xem qua các Đề Tài về sắp xếp chứng từ nhưng vẫn chưa thông nên Gửi đề tài mới. Hy vọng là không vi phạm nội quy diễn đàn.
Vấn đề như sau: Công ty em sử dụng hình thức nhật ký chung.
1 Khi mua hàng hoá, dịch vụ đầu vào em nhận được hoá đơn GTGT. Nếu thanh toán ngay thì em lập Phiếu Chi rùi kẹp với hoá đơn GTGT. Nhưng còn những hoá đơn chưa thanh toán, cuối tháng mình kê vào tờ khai thuế GTGT vậy em lập Chứng từ kế toán (ghi nhận nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán) kẹp với Uỷ Nhiệm Chi. Em thấy tạm ổn. Nhưng có vấn đề là:
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì mình kẹp Phiếu chi với cái gì?
2. Đối với các nghiệp vụ như : Rút tiền gửi NH nhập quỹ, hay nộp tiền vào TK em lại thấy rối không biết là Ở cột chứng từ trong sổ Nhật ký chung là chứng từ gì?Là chứng từ của Ngân Hàng? Phiếu Thu, Phiếu Chi? Hay một Chứng từ kế toán ghi nhận nghiệp vụ? Nghiệp vụ này vừa liên quan tới THu- Chi vừa liên quan đến Ngân Hàng vậy em nên sắp xếp nó vào bên nào (em phân chia chứng từ làm 02 loại: Thu- Chi và Ngân hàng vì công ty nhỏ ít nghiệp vụ).
3. Em chọn cách phân chia chứng từ theo 02 loại: Thu- Chi và Ngân hàng nhưng em lại thấy nó có phần không hợp lý. Ví dụ các nghiệp vụ như:
- Đã nêu ở phần 2 (ở trên) nghiệp vụ vừa liên quan tới Thu- Chi, vừa liên quan tới Ngân Hàng.
- Bán hàng thu chưa thu tiền mình lập chứng từ gì? Nó không thuộc 02 loại trên, Em có cần phân loại thứ 03 là chứng từ chi phí không?
Các anh chị có cách phân loại chứng từ hợp lý xin chia sẽ, hướng dẫn em với. Công ty em nhỏ xíu, có mình em làm hà, hổng biết hỏi ai hết. Sắp tới quyết toán rồi, em lay hoay với đóng chứng từ này hoài. Xin giúp em với

Em xin bổ sung thêm Chứng từ kế toán mà em nói ở trên là Chứng từ mà em dùng để ghi các nghiệp vụ kh6ong liên quan tới thu chi tiền mặt, em kẹp nó chung với uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, Hoá đơn mua hàng chưa thanh toán, hoá đơn bán hàng chưa thu tiền,....
Mẫu của nó đại loại là:
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Ngày.... tháng... năm...
STT Diễn giải Số TK Số tiền
Nợ Có
 
Sửa lần cuối:
Khóa học Quản trị dòng tiền
L

lamxuyen270109

Sơ cấp
Chào bạn ruaconngoc! mình cũng là kế toán mơí ra trường nhưng sao mình thâý bạn làm lằng nhằng quá! thế này nhé, tất cả các nghiệp vụ mà liên quan đến đồng thời 2 phần như bạn nói thì ta sẽ ưu tiên các chứng từ liên quan đến tiền mặt, ví dụ khi bạn rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ thì chứng từ để ghi sổ sẽ là phiếu thu. Còn với trường hợp mua hàng chưa thanh toán hoặc bán hàng chưa thu tiền thì bạn cứ giữ hóa đơn rồi treo công nợ để theo dõi thôi không phải lập thêm chứng từ gì cả, chứng từ để ghi sổ chính là HĐ GTG. Khi nào thu tiền hoặc chi tiền thì bạn lập phiếu thu, phiếu chi rồi kẹp cùng HĐ thôi
 
S

supeman

Trung cấp
22/5/11
78
0
0
36
quang binh
Bạn ơi có phải chứng từ thu chi đó để cuối năm quyết toán không bạn, mình cũng mới làm nên cũng chưa biết. Những trường hợp nào thì cần có phiếu thu phiếu chi vậy. Còn phiếu xin thanh toán thì để làm gì vậy. Giúp mình với nhé. Thanks
 
S

superdream1983

Guest
23/2/08
45
0
0
42
hà nội
Hi bạn, để cho rễ thì mình cũng trả lời bạn theo từng câu hỏi nhé.
1. Khi mua hàng hoá dịch vụ, nhận hoá đơn GTGT bản gốc thì bạn nên photo lại 1 bản. Lý do là:
- Bàn gốc bạn nên kẹp vào tờ khai thuế để các bác trên cơ quan thuế đến quyết toán nhìn vào tờ khai và bộ hoá đơn gốc sẽ không kêu ca gì.
- Bản hoá đơn photo thì bạn có thể kẹp vào phiếu chi, UNC nếu là thanh toán ngay. Nếu làthanh toán sau thì bản hoá đơn photo đó bạn sẽ kẹp vào chứng từ mua dịch vụ hoặc chứng từ nghiệp vụ khác. Đến khi thanh toán bạn lại lấy hoá đơn gốc ra photo và kẹp vào chứng từ thanh toán. Như vậy khối lượng chứng từ của bạn sẽ rất đầy đủ (lưu ý là trên chứng từ photo nên ghi rõ là chứng từ gốc lưu tại tờ khai thuế tháng nào).
2. Đối với nghiệp vụ vừa liên quan đến ngân hàng vừa liên quan đến thu chi tiền mặt thì ưu tiên nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. ví dụ rút sec ở ngân hàng thì bạn nên lập phiếu thu ghi rõ số seri sec và kẹp chứng từ của ngân hàng liên quan đến việc rút sec. Chắc chắn cuối tháng ngân hàng vẫn có giấy báo nợ cho bạn, khi đó bạn sử dụng giấy báo nợ đó kẹp cùng với sổ phụ ngân hàng. Như vậy chứng từ thu tiền mặt bạn cũng có mà chứng từ ngân hàng cũng có để giải trình với các bác thuế.
3. Về việc phân loại chứng từ kế toán: Tốt nhất là cứ có chứng từ nào phát sinh thì bạn ghi nhận vì đã có hóa đơn photo rồi (do hóa đơn gốc chỉ có một cái mà chứng từ kế toán thì có nhiều). Càng đầy đủ thì càng tốt.

Cho mình hỏi chút, bạn sử dụng phần mềm gì vậy???????????

Bạn ơi có phải chứng từ thu chi đó để cuối năm quyết toán không bạn, mình cũng mới làm nên cũng chưa biết. Những trường hợp nào thì cần có phiếu thu phiếu chi vậy. Còn phiếu xin thanh toán thì để làm gì vậy. Giúp mình với nhé. Thanks

Tất cả các chứng từ liên quan đến kế toán đều được lưu tại công ty để quyết toán thuế trong đó có chứng từ Thu Chi tiền. Đây là các chứng từ bắt buộc phải có. Còn phiếu xin thanh toán hay còn gọi là "đề nghị thanh toán" là loại chứng từ không bắt buộc nhưng nên có, mục đích để xác nhận sự đồng ý của Giám đốc công ty trong việc thanh toán với nhà cung cấp. (Nên thể hiện đầy đủ nội dung thanh toán trên đề nghị thanh toán. Sau này các bác giám đốc có đọc lại thì cũng không thể cãi lại được. he he)
 
Sửa lần cuối:
Kangu

Kangu

Trung cấp
26/6/11
158
2
0
Hưng Yên
bạn superdream1983 ơi, cho mình hỏi nhé, nếu toàn bộ hóa đơn photo hết để kẹp cùng thu chi nhập xuất thì nó làm sao mà có giá trị pháp lý, vì nó chỉ là bản photo.
theo như mình biết thì hóa đơn đi cùng thu, chi, nhập, xuất... làm thành bộ chứng từ gốc.
còn tờ khai thuế là để riêng cùng bctc...
bạn có thể chỉ giáo thêm ko?
vì đó là ý kiến của mình thôi
thanks bạn!
 
T

tyty10389

Trung cấp
9/4/10
57
0
0
36
tan binh
mình cũng mới ra trường! nhưng sắp sếp thì mình làm thế này:
hoá đơn vao kẹp với phiếu chi, hoá đơn ra kẹp với phiếu thu.
unc cho hoá đơn tren 20tr kẹp chung với hd + phiếu chi
xắp sếp chứng từ trong tháng kẹp lại cùng với khai báo thuế.-> kiểm tra đóng tệp cất đi
nếu có 154 nữa thì bạn làm phiếu nhập xuất :pnk kẹp với hd vào, pxk kep voi hd ra
các chứng từ khác như biên bản huỷ hoá đơn ...để chung vào tẹp trong tháng.
còn thu chi ở ngân hàng thì lấy sổ phụ về nhét vào tệp.
chúc các bạn thành công! liên hệ với mình thì www.nhanvienketoan.com
 
Kangu

Kangu

Trung cấp
26/6/11
158
2
0
Hưng Yên
thêm 1 câu hỏi nữa nhé!tyty10389

nếu như nói chỉ tk154 mới có nhập xuất thì cty tớ làm thương mại, ko có 154 thì k nhập xuất ah?
 
nguyenvanhienthuc87

nguyenvanhienthuc87

Guest
10/11/09
23
0
0
Tp. HCM
thu - chi đi cùng với hóa đơn gốc, nếu bct lưu hóa đơn gốc không có ý nghĩ gì nếu bạn không thực thu - thực chi. Vì vậy nếu cần rõ ràng cho bct + dễ tìm kiếm thì kẹp chung với bản photo. Theo mình thì thế
 
T

tyty10389

Trung cấp
9/4/10
57
0
0
36
tan binh
thêm 1 câu hỏi nữa nhé!tyty10389

nếu như nói chỉ tk154 mới có nhập xuất thì cty tớ làm thương mại, ko có 154 thì k nhập xuất ah?
thương mại thì có bạn mua hàng về nhập kho thì phải có 156 chứ nhi? dịch vụ thì ko cần! vì có thể hạch toán luôn n632 có 111. làm gì bạn bắt bẻ mình thế nhỉ đâu thể viết hết ra được!
 
C

congtytnhh

Trung cấp
9/7/11
134
0
0
37
thái nguyên
ôi mấy bạn này làm gì mà rối lên thế tớ đọc song thấy hoa cả mắt cống cả mặt đây này làm gi mà phải đến mức phô tô hóa đơn phiền phức chết được dơn gian the này thôi nhe
1 khi mua hàng nhé nếu như trả tiền ngay thì ban lạp phiếu chi và phiéu nhập kho bạn kep phiếu chi nên trên hóa đơn và phiếu nhập kho ben dưới hóa đơn thế thôi nếu như mà chua trả ngay mà cong ty bạn trả bàng chuyển khoản thì bạn chi lập phiếu nhập kho và cũng kẹp tuong tu như tren khi nào cong ty bạn trả tiền thì se có chúng từ của ngân hàng thì ban dể theo ngay thang phat sinh chung tư do thoi
2. thì tuy ban ban thich viet so hiẹu chung tù cua thu hay chi cung duoc mà ngan hàng cung duọc
 
Kangu

Kangu

Trung cấp
26/6/11
158
2
0
Hưng Yên
tyty10389 ơi, tớ có bắt bẻ đâu, oan quá, vì tớ k bít nên hỏi thôi mà!
có gì mong bạn chỉ giáo nhé!
 
T

tyty10389

Trung cấp
9/4/10
57
0
0
36
tan binh
tyty10389 ơi, tớ có bắt bẻ đâu, oan quá, vì tớ k bít nên hỏi thôi mà!
có gì mong bạn chỉ giáo nhé!
không có gì, chắc là bạn hỏi xoáy quá nên hiểu nhầm thôi! mình cũng mong giúp được nhiều cho các bạn chưa biết thôi.
www.nhanvienketoan.com
 
Kangu

Kangu

Trung cấp
26/6/11
158
2
0
Hưng Yên
uh, thanks bạn nhiều nhé, cùng nhau tiến bộ!:beer:
 
S

superdream1983

Guest
23/2/08
45
0
0
42
hà nội
bạn superdream1983 ơi, cho mình hỏi nhé, nếu toàn bộ hóa đơn photo hết để kẹp cùng thu chi nhập xuất thì nó làm sao mà có giá trị pháp lý, vì nó chỉ là bản photo.
theo như mình biết thì hóa đơn đi cùng thu, chi, nhập, xuất... làm thành bộ chứng từ gốc.
còn tờ khai thuế là để riêng cùng bctc...
bạn có thể chỉ giáo thêm ko?
vì đó là ý kiến của mình thôi
thanks bạn!

Bạn ơi. Giá trị pháp lý nó được thể hiện trên chứng từ gốc. Mà các bác thuế khi vào quyết toán thì lại toàn soi hóa đơn kê trên tờ khai thuế. Vậy ta kẹp hóa đơn gốc để các bác ấy coi là đã có giá trị pháp lý rồi (theo mình được biết thì các bác ấy sẽ không thích hóa đơn photo kẹp với tờ khai đâu. Còn về việc trên phiếu chi kẹp hóa đơn photo. Mình đã nói rõ là trên hóa đơn photo đó bạn ghi rõ bản gốc để ở tờ khai tháng nào thì các bác thuế lật ra là biết thui.
Quan trọng là tiện cho việc quyết toán thuế bạn ạ.

Còn nếu bạn bảo là thu chi căn cứ vào chứng từ gốc, nhập xuất cũng căn cứ vào chứng từ gốc, bạn kẹp hóa đơn gốc vào phiếu thu chi rồi thì lấy cái gì để kẹp với nhập xuất đây???????????????????????.

Cái này là kinh nghiệm thôi, các bạn cho thêm ý kiến nhé
 
Kangu

Kangu

Trung cấp
26/6/11
158
2
0
Hưng Yên
hic, vậy mà trước đến giờ đi học và đi làm mình kẹp chứng từ gốc 1 bộ là thu, chi, nhập, xuất, hđ... còn tờ khai thì kẹp riêng.
hic:wall::alarm:
 
H

Hoài Thương

Guest
Tôi thấy trả lời như superdream1983 đúng với những gì tôi đang thực hiện.
Tại cty tôi, tôi đề xuất Quy đinh về thực hiện và lưu trữ chứng từ kế toán như thế này:
I. Bộ chứng từ nhập kho
1.1 Đối với hàng hoá mua trong nước
1 - Phiếu nhập kho in từ phần mềm kế toán (không có thì ghi sổ bán sẵn theo mẫu)
2 - Hoá đơn (GTGT hoặc hoá đơn bán lẻ dưới 200k)
3 - Phiếu giao nhận hàng hoá
4 - Đơn đặt hàng
5 - Hợp đồng mua bán
(Tuỳ vào mức độ mà có thể giảm bớt mục 4, và 5)
1.2 - Đối với hàng hoá mua ngoài nước
1 - Phiếu nhập kho in từ phần mềm kế toán
2 - Phiếu giao nhận hàng hoá
3 - Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm: Invoice; Bill; Packinglist; Certificate of quality; Quarantity; Certificate of orgine.
4 - Tờ khai hải quan
II - Chứng từ phiếu kế toán: Các trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ không nhập kho mà hạch toán qua các tài khoản chi phí (641;642;627), tài khoản quỹ và các tài khoản khác (241;211...) được lập phiếu kế toán
1 - Phiếu hạch toán in từ phần mềm
2 - Hoá đơn
3 - Giấy giao nhận hàng hoá
4 - Bảng kê hàng hoá, vận chuyển...
5 - Các chứng từ khác (nếu có)
III - Phiếu xuất kho
3.1 Xuất vật tư cho sản xuất:
1 - Phiếu xuất kho in từ phần mềm kế toán
2 - Giấy đề nghị xuất kho
3.2 Xuất bán thành phẩm
1 - Hoá đơn bán hàng
2 - Phiếu xuất kho in từ PMKT
3 - Duyệt giá bán (Trường hợp không co hợp đồng mua bán)
4 - Bảng duyệt giá bán mới nhất; Hợp đồng mua bán
IY - Bộ chứng từ kèm theo phiếu chi, UNC:
4.1 Trường hợp thanh toán các khoản chi phí hạch toán trực tiếp không qua công nợ
1 - Phiếu chi in từ PMKT
2 - Giấy đề nghị thanh toán
3 - Hoá đơn
4 - Giấy giao nhận hàng hoá
5 - Đơn đặt hàng hoặc duyệt giá
6 - Bảng kê xác nhận nơi sử dụng vật tư, hàng hoá đã mua
7 - Bảng kê diễn giải nội dung chi phí
4.2 Trường hợp thanh toán đối với chứng từ đã hạch toán qua công nợ (Dư có TK 331)
4.2.1 - Thanh toán bằng tiền mặt
1 - Phiếu chi in từ PMKT
2 - Giấy đề nghị thanh toán
3 - Bộ chứng từ đã nhập kho, đã hạch toán
4.2.2 Thanh toán bằng chuyển khoản
1 - UNC
2 - Bộ chứng từ đã nhập kho, đã hạch toán
3 - Phiếu hạch toán
V - Thanh toán XDCB:
5.1 - Trường hợp thuê nhân công
1 - Hoá đơn tài chính
2 - Biên bản quyết toán giá trị khối lượng hoàn thành
3 - Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành
4 - Bảng giá nhân công được duyệt
5 - HĐồng kinh tế
6 - Bản vẽ thiết kế
7 - Dự toán của hạng mục xây dựng
5.2 Trường hợp khoán gọn
1 - HĐơn tài chính
2 - Biên bản quyết toán giá trị khối lượng hoàn thành
3 - Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành
4 - Bản vẽ hoàn công (nếu có)
5 - HĐ kinh tế
6 - Bản vẽ thiết kế được bên A chấp thuận
7 - Dự toán
VI - Hồ sơ TSCĐ
1 . Đối với TS là nhà xưởng, móng thiết bị, vật kiến trúc...(phần xây dựng)
1.1 Nguyên tắc chung
- Tất cả các hồ sơ thiết kế dự toán và các chứng từ khác được đóng thành 1 bộ hồ sơ cho 1 TSCĐ (mẫu 001-XDCB)
- Mỗi TSCĐ có 1 bộ hồ sơ đi kèm
- Giá trị trên sổ sách kế toán phải = với giá trị trên bảng tổng hợp trong hồ sơ tài sản
(mỏi tay quá, tạm thời thế thôi.)
Cái này nữa...
Công tác chuẩn bị khi quyết toán thuế với cơ quan thuế
Khi nhận được công văn của Chi cục thuế chủ quản thông báo xuống quyết toán thuế, đa phần anh chị em mới vào nghề hoặc chưa đảm đương nhiệm vụ này lần nào đều cảm thấy bối rối. Vậy chúng ta cần chuẩn bị những gì? Cơ quan thuế cần những gì?
1 - Công tác sắp xếp chứng từ gốc
- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng.
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
2 - Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT, XNK, Môn Bài, TTDB,...
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
3 - Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Số nhật ký thu tiền
- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
- Sổ cái các tài khoản: 131, 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
- Sổ khấu hao tài sản cố định
- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4 - Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra.
- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có.
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương
- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5 - Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế.
 
Sửa lần cuối bởi điều hành viên:
M

meoconthongminh

Guest
7/7/09
3
0
1
38
dong nai
Vậy các bạn cho mình hỏi công ty mình nợ nhà cung cấp quá nhiều nợ cả năm nay bây giờ mới trả vậy thì khi trả cho người ta bằng tiên mặt vậy phiếu chi biết kẹp với hóa đơn nào bây giờ?
 
H

Hanght

Sơ cấp
23/9/10
17
1
3
Hà Nội
Bạn tyty10389 ơi cho mình hỏi với nhé
1. Nếu bán hàng hđ <20 triệu, nhưng chưa thu được tiền ngay thì khi thu tiền phiếu thu mình để cùng tệp chứng từ phát sinh hay phải tìm và kẹp cùng hđ bán hàng?
2. Chứng từ ngân hàng nên để cùng các chứng từ khác theo từng tháng hay để riêng cùng sổ phụ?
2. Hợp đồng kinh tế thì nên để cùng chứng từ hay để riêng
 
S

skylibra

Guest
19/5/10
1
0
0
41
Ha noi
Các bác kinh niên cho em hỏi chút. Em đang đau đầu vụ lưu chứng từ. Chứng từ đi kèm của chứng từ gốc có rất nhiều , tỉ dụ làm thanh toán vé máy bay . Bọn em có bảng kê tổng, các bộ phận đã kí xác nhận rồi, còn các vé máy bay photo và lệnh điều công tác dày đến cả gang thì em lưu thế nào cho gọn. Em định file riêng supporting , hoá đơn và bảng kê tổng em lưu riêng , có nên không?
 

Xem nhiều