Thông thường, công ty nên xây dựng chính sách hạn mức tạm ứng cho từng cấp bậc cụ thể, quy định điều kiện, thời gian hoàn....
Khi phát sinh nghiệp vụ tạm ứng thì lập phiếu tạm ứng và theo dõi chi tiết từng cá nhân trên sổ tài khoản 141. Khi thu hồi tạm ứng thì lập phiếu thu.
Do bạn là công ty TNHH 2 thành viên trở lên:
Trong điều lệ phải quy định rõ ràng về hạn mức vay của ban điều hành.
Nếu trường hợp giám đốc vay tiền vượt mức tạm ứng cho phép thì phải lập hợp đồng vay rõ ràng giữa công ty và cá nhân giám đốc, bao gồm: tiền vay, thời hạn vay, lãi suất....
Nếu trường hợp vay quá nhiều thì phải có sự đồng ý của hội đồng thành viên và vẫn lập hợp đồng vay bình thường.
Đây là nguyên tắc đảm bảo minh bạch và giảm thiểu rủi ro về quản lý.
Chúc bạn thành công.