Dự toán gồm 3 phần chính: Bản vẻ dự toán, hồ sơ dự toán chi tiết (chi tiết cho các hạng mục, số lượng VL nhân công, chủng loại vật tư cho từng hạng mục ...) và bảng tổng hợp chi phí dự toán gồm TH các hạng mục và tổng hợp các khoản mục chi phí.
Quyết toán công trình bao gồm bản vẻ hoàn công, bản nghiệm thu khối lượng chất lượng thi công(kèm với Nhật ký công trình), bảng tổng hợp chi phí theo hạng mục hoặc khoản mục chi phí thực tế.
Khi quyết toán thuế họ sẽ so sánh 2 bảng tổng hợp dự toán và bảng tổng hợp quyết toán công trình. Nếu các khoản mục hay hạng mục chênh lệch nhau quá, họ sẽ bắt mình giải trình. Nếu đưa bừa chi phí vào 1 hạng mục nào đó, hoặc 1 khoản mục nào đó thì so với dự toán sẽ lòi ra ngay, không cần chuyên môn cũng thấy ngay vô lý.
Tất nhiên nếu lập lại hồ sơ dự toán thì chỉ những người có chuyên môn mới biết được sai lệch của dự toán chi phí so với bản vẻ. Do đó, kế toán nào lỡ không lấy được một số hóa đơn vật liệu nào đó mà phải sử dụng hóa đơn khác để giải trình cho chi phí thì cố gắng làm lại hồ sơ dự toán, hay ít ra, làm lại bảng tổng hợp chi phí của dự toán theo hạng mục hay khoản mục theo số liệu của quyết toán công trình.
Đối với XD tư nhân, kế toán có kinh nghiệm phải biết cân đối ngay từ đầu và biết vật tư nào sẽ khó lấy hóa đơn, vật tư nào dư để chuẩn bị. Có những cơ sở bán các loại gạch cát đá khai thác lậu chẳng hạn, họ hạn chế xuất hóa đơn thì mình phải bảo chủ DN ép họ xuất. Tất nhiên cũng khó vì chẳng ai lại mua cát ở HCM dùng cho công trình ở tận Bình Dương, phải lấy tại chỗ, phải chấp nhận... lấy hóa đơn không đủ thậm chí không có hóa đơn.
