Dùng chứng từ nào ghi nhật ký sổ cái, làm sao để sổ quỹ không bị âm

[Nguyễn Thị Thuý Hường]

Mấy anh chị làm ơn chỉ em với.
Khi đưa các nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký sổ cái thì em không biết dùng chứng từ nào cho đúng.
- Giả sử mua hàng bằng tiền mặt thì em có thể dùng phiếu chi (cho hoá đơn A) để định khoảnlúc này có cần dùng phiếu nhập kho không)
Nợ 156: 10.000
Nợ 133: 1.000
Có 111: 11.000
- Còn nếu ngày 1/1/06 mua hàng A, nợ lại. Ngày 3/1/06 trả tiền.
a)Mua hàng: dùng hoá đơn hay phiếu nhập, nếu dùng phiếu nhập thì không thể thể hiện được số VAT
Nợ 156: 5.000
Nợ 133: 500
Có 331: 5.500
b)Khi trả tiền hàng: dùng phiếu chi.
Nợ 331: 5.500
Có 111: 5.500
*Em còn một vấn đề khác nữa, anh chị chỉ em nha:
Giả sử quỹ em hiện còn 100.000. Ngày 2/4/06 mua hàng trị giá 330.000 (nhân viên tự bỏ tiền ra trả). Ngày 3/4/06 em xuất kho bán hàng được 440.000. Ngày 4/4/06 em mới ghi phiếu chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp, trong phiếu chi em ghi như sauxem như mình mua hàng tiền mặt)
Nợ 152: 300.000
Nợ 133: 30.000
Có 111:330.000
Em phải ghi vào nhật NKSC và Sổ quỹ Tiền mặt làm sao để sổ quỹ không bị âm mà vẫn có thể thực hiện được thứ tự sau nhập hàng, bán hàng, thu tiền, trả tiền mặt nhà cung cấp.Việc nhân viên tự bỏ tiền không thể hiện trong chứng từ.

 

[tungson]

Mấy anh chị làm ơn chỉ em với.
Khi đưa các nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký sổ cái thì em không biết dùng chứng từ nào cho đúng.
- Giả sử mua hàng bằng tiền mặt thì em có thể dùng phiếu chi (cho hoá đơn A) để định khoảnlúc này có cần dùng phiếu nhập kho không)
Nợ 156: 10.000
Nợ 133: 1.000
Có 111: 11.000

Qui trình của một nghiệp vụ mua hàng như sau:
- Khách hàng gửi thư báo giá, Mình đồng ý giá và yêu cầu chuyển hàng tới cho mình. Khách hàng sẽ mang hàng tới giao kèm theo hoá đơn. Thủ kho kiểm tra hàng hoá và ghi phiếu nhập. Khách hàng cầm phiếu nhập+ hoá đơn lên phòng kế toán lấy tiền.
- Khi chi tiền, em có thể kèm theo cả hoá đơn và phiếu nhập sau phiếu chi. Nếu không đủ liên phiếu nhập để lưu, em có thể ghi chi tiết ở phần diễn giải trên phiếu chi. "Chi thanh toán tiền hàng, hoá đơn số.. ngày..., phiếu nhập số... ngày..."

- Còn nếu ngày 1/1/06 mua hàng A, nợ lại. Ngày 3/1/06 trả tiền.
a)Mua hàng: dùng hoá đơn hay phiếu nhập, nếu dùng phiếu nhập thì không thể thể hiện được số VAT
Nợ 156: 5.000
Nợ 133: 500
Có 331: 5.500

Ý nghĩa của phiếu nhập: Dùng để theo dõi, chứng minh và quản lý số lượng, chủng loại hàng hoá nhập xuất. (Chỉ có số lượng và chủng loại thôi nhé, không thể hiện tiền). Vì thế căn cứ hoá đơn để hách toán.

Sếp em hỏi : 5,5 triệu này lá khoản gì vậy? --> Em đưa hóa đơn cho sếp xem.
Sếp hỏi tiếp: Hàng này mình nhận chưa? nhập đủ không? --->Em đưa phiếu nhập cho sếp coi.[/QUOTE]

*Em còn một vấn đề khác nữa, anh chị chỉ em nha:
Giả sử quỹ em hiện còn 100.000. Ngày 2/4/06 mua hàng trị giá 330.000 (nhân viên tự bỏ tiền ra trả). Ngày 3/4/06 em xuất kho bán hàng được 440.000. Ngày 4/4/06 em mới ghi phiếu chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp, trong phiếu chi em ghi như sauxem như mình mua hàng tiền mặt)
Nợ 152: 300.000
Nợ 133: 30.000
Có 111:330.000
Em phải ghi vào nhật NKSC và Sổ quỹ Tiền mặt làm sao để sổ quỹ không bị âm mà vẫn có thể thực hiện được thứ tự sau nhập hàng, bán hàng, thu tiền, trả tiền mặt nhà cung cấp.Việc nhân viên tự bỏ tiền không thể hiện trong chứng từ.

Muốn không âm thì phải thu trước, chi sau. Làm bút toán mượn tiền bỏ vào quỉ rồi hãy đi mua hàng.

Thân mến.

 

[Van Van]

*Em còn một vấn đề khác nữa, anh chị chỉ em nha:
Giả sử quỹ em hiện còn 100.000. Ngày 2/4/06 mua hàng trị giá 330.000 (nhân viên tự bỏ tiền ra trả). Ngày 3/4/06 em xuất kho bán hàng được 440.000. Ngày 4/4/06 em mới ghi phiếu chi trả tiền hàng cho nhà cung cấp, trong phiếu chi em ghi như sauxem như mình mua hàng tiền mặt)
Nợ 152: 300.000
Nợ 133: 30.000
Có 111:330.000
Em phải ghi vào nhật NKSC và Sổ quỹ Tiền mặt làm sao để sổ quỹ không bị âm mà vẫn có thể thực hiện được thứ tự sau nhập hàng, bán hàng, thu tiền, trả tiền mặt nhà cung cấp.Việc nhân viên tự bỏ tiền không thể hiện trong chứng từ.

Thực ra em có thể thể hiện việc nhân viên tự bỏ tiền ra cũng chẳng sao. Em có thể hạch toán trong trường hợp này như sau:
Ngày 2/4/06 Khi nhân viên mua hàng và bỏ tiền túi ra trả. Căn cứ vào chứng từ mua hàng em hạch toán:
Nợ 152: 300.000
Nợ 133: 30.000
Có 338 (Chi tiết): 330.000
Đến ngày 3/4/06 Khi xuất bán hàng em hạch toán bình thường.
Ngày 4.4.06 Trả tiền nhân viên em hạch toán:
Nợ 338 (chi tiết): 330.000
Có 111: 330.000
Như vậy cũng không sao đâu.

 

[Nguyễn Thị Thuý Hường]

Vấn đề là ngày 4.4.06 em đã ghi 4 phiếu chi cho 4 hoá đơn khác nhau (và các phiếu chi này đều ghi là nợ 156, nợ 133 và có 111) và các phiếu nhập hàng ngày 2.4.06 em cũng đều ghi tương tự vậy. Tới nay thì lại phát sinh thêm nhiều phiếu thu, chi khác nữa. Sổ nhật ký sổ cái thì em sửa được, vì mới làm trên máy, chưa vào sổ. Còn phiếu thu, chi thì làm sao sửa đây.

Ah, em còn thắc mắc nữa. Nếu mình không dùng phiếu nhập hạch toán cho việc mua hàng nhưng khi xuất hàng bán thì phải dựa vào phiếu xuất phải không( nợ 632, có 156). Tại vì có khi cuối tháng này em xuất hàng sang đầu tháng kia em mới xuất hoá đơn (khi đó mới dựa vào hoá đơn tính doanh thu), do khách hàng yêu cầu gom nhiều lần rồi mới xuất cho trên 100.000 .

 

[tungson]

Vấn đề là ngày 4.4.06 em đã ghi 4 phiếu chi cho 4 hoá đơn khác nhau (và các phiếu chi này đều ghi là nợ 156, nợ 133 và có 111) và các phiếu nhập hàng ngày 2.4.06 em cũng đều ghi tương tự vậy. Tới nay thì lại phát sinh thêm nhiều phiếu thu, chi khác nữa. Sổ nhật ký sổ cái thì em sửa được, vì mới làm trên máy, chưa vào sổ. Còn phiếu thu, chi thì làm sao sửa đây.

Ah, em còn thắc mắc nữa. Nếu mình không dùng phiếu nhập hạch toán cho việc mua hàng nhưng khi xuất hàng bán thì phải dựa vào phiếu xuất phải không( nợ 632, có 156). Tại vì có khi cuối tháng này em xuất hàng sang đầu tháng kia em mới xuất hoá đơn (khi đó mới dựa vào hoá đơn tính doanh thu), do khách hàng yêu cầu gom nhiều lần rồi mới xuất cho trên 100.000 .

Em bổ sung phiếu thu trước ngày bị âm. Giả sử ngày 2/4 em phải mượn tiền nhân viên. khi đó đã có 10 phiếu thu. Em có thể làm phíếu thu số 10B và thu số tiền mượn đó. Hoac làm theo cách của VanVan cũng được.
Mà sao bài viết này có tên của Tú Anh sửa nhỉ? Hay Tú Anh tạo nick ảo để chơi trò "đố vui không có thưởng" vậy?:biggrin:

 

[Nguyễn Thị Thuý Hường]

Của Hường gởi thật đó. Do chị Tú Anh chỉnh sửa gọp 2 nội dung lại thôi.Trong sổ quỹ tiền mặt em đã sửa phiếu thu, phiếu chi đều thành ngày 4 hết, em ghi thu trước, sau đó mới chi, thì không bị âm. Nhưng trình tự đưa vào NKSC thì sao? Do em phải nhập hàng rồi mới xuất hàng.Không bổ sung chứng từ không được sao? Thật ra trên những phiếu chi ngày 2 có thể sửa lại ngày 4 dễ dàng, còn sửa TK em thấy khó quá, nhìn là thấy sửa liền.

 

[PHIHUNGVN]

Của Hường gởi thật đó. Do chị Tú Anh chỉnh sửa gọp 2 nội dung lại thôi.Trong sổ quỹ tiền mặt em đã sửa phiếu thu, phiếu chi đều thành ngày 4 hết, em ghi thu trước, sau đó mới chi, thì không bị âm. Nhưng trình tự đưa vào NKSC thì sao? Do em phải nhập hàng rồi mới xuất hàng.Không bổ sung chứng từ không được sao? Thật ra trên những phiếu chi ngày 2 có thể sửa lại ngày 4 dễ dàng, còn sửa TK em thấy khó quá, nhìn là thấy sửa liền.

Nếu em không muốn làm phiếu thu, chi bổ sung thì em có thể bảo với người đi mua hàng viết cho cái giấy đã ứng tiền của cá nhân họ để mua hàng kèm theo chứng từ mua hàng lúc đó em chỉ phải hạch toán khoản đó vào TK 3388 hoặc 141 là xong thôi mà.