1- Khi nói đến hóa đơn chứng từ hợp pháp, bạn phải hiểu đó là các hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật (hoá đơn: theo quy định về in, phát hành quản lý, sử dụng hóa đơn của Chính phủ và Bộ Tài chính; Biên lai thu phí, lệ phí: theo Pháp lệnh Phí và Lệ phí và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành, ...) đối với chi phí phát sinh.
Ví dụ: hóa đơn hợp pháp là hóa đơn do BTC phát hành hoặc là hóa đơn do đơn vị tự in đã được đăng ký và được chấp thuận của cơ quan thuế (Tổng Cục thuế hoặc Cục thuế tùy theo loại hình Công ty, Doanh nghiệp), được ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định, không tẩy xóa, ... Hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn không do BTC ban hành (hóa đơn giả), hóa đơn tự in nhưng chưa được sự chấp thuận của cơ quan thuế, ...
2- Khi nói đến hợp lý là muốn nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hóa đơn hợp pháp chưa đủ mà còn phải hợp lý.
Ví dụ: Hóa đơn ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động SXKD hay không ? Nếu hóa đơn ăn uống là do bạn chiêu đãi người thân, gia đình, ... không liên quan đến hoạt động SXKD thì cho dù có hóa đơn hợp pháp cũng không được xem là chi phí hợp lý và không được hạch toán vào chi phí, giá thành. Để có cơ sở xác định việc phát sinh nói trên là hợp lý, cần thiết phải có các chứng từ khác kèm theo hóa đơn chứng minh chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động SXKD của Công ty.
3- Hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ. Chi phí hợp lệ có thể là sự khởi đầu nhưng cũng có thể là sự kéo theo. Ví dụ, khi Công ty hoạt động SXKD thì trong kỳ chắc chắn phải có phát sinh chi phí, trong khi doanh thu thì có thể chưa có (kể cả khi Công ty chưa bắt đầu hoạt động SXKD vẫn phải có phát sinh chi phí). Vấn đề chỉ còn là chi phí phát sinh có hóa đơn chứng từ hợp pháp hay không và các chi phí phát sinh có hợp lý hay không ?
Chi phí hợp lý, hợp lệ phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp chỉ mới là 3 yêu cầu cơ bản. Trong một số trường hợp, chi phí phát sinh còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như: không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ...), không vượt mức khống chế (chi phí hội họp, tiếp khách, quảng cáo, ... không vượt quá % trên tổng chi phí), nếu chi phí phát sinh quá lớn hoặc chi phí đã trả cho nhiều kỳ thì phải phân bổ dần, ...
