Giải pháp nào cho việc quản lý t/t tạm ứng

[cubicuncon]

Hiện nay tôi đang bị đau đầu cho việc quản lý ctừ t/t tạm ứng. Chưa tìm ra được phương án nào tối ưu cả. Nhờ các bác chỉ giúp.

1. Phương án 1. Khi làm thanh toán tạm ứng thì làm 1 phiếu thu đúng bằng số tiền tạm ứng và làm 1 phiếu chi đúng bằng số tiền t/t t/ứ.

Theo phương án này thì sinh ra 1 phiếu thu zỏm.

2. Phương án 2. Thiếu tiền thì thì làm thêm 1 phiếu chi, thừa tiền thì làm thêm 1 phiếu thu.

Trong trường hợp thừa tiền thì không sao, nhưng trong trường hợp thiếu tiền thì ctừ gốc kèm với phiếu chi là gì? Phôtô thêm 1 giấy đề nghị t/t đề kẹp vào phiếu chi hay là như thế nào? Còn ctừ gốc thực thì kẹp theo ctừ t/t tạm ứng (hạch toán nợ chi phí/ có phải thu tạm ứng).

3. Phương án 3. ???

Cách nào là tốt nhất các bác ơi? Chổ các bác làm như thế nào? Kẹp ctừ gốc ra làm sao?

 

[Nguyen Tu Anh]

2. Phương án 2. Thiếu tiền thì thì làm thêm 1 phiếu chi, thừa tiền thì làm thêm 1 phiếu thu.

Cách này là chính xác vì đã phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh.

Trong trường hợp thừa tiền thì không sao, nhưng trong trường hợp thiếu tiền thì ctừ gốc kèm với phiếu chi là gì? Phôtô thêm 1 giấy đề nghị t/t đề kẹp vào phiếu chi hay là như thế nào? Còn ctừ gốc thực thì kẹp theo ctừ t/t tạm ứng (hạch toán nợ chi phí/ có phải thu tạm ứng).

- Khi tạm ứng, bạn kẹp "Giấy đề nghị tạm ứng" vào "Phiếu chi".

- Khi thanh toán tạm ứng, thừa hay thiếu tiền thì sẽ kẹp "Giấy thanh toán tiền tạm ứng" cùng với "Phiếu thu" hoặc "Phiếu chi" và kẹp thêm hóa đơn chi phí (bản photo).

"Giấy đề nghị tạm ứng" và "Giấy thanh toán tiền tạm ứng" có mẫu sẵn của Bộ tài chính, nội dung ghi trên đó rất chi tiết và cụ thể nên bạn yên tâm khi hoàn tạm ứng, không lo thiếu và thừa.

 

[cubicuncon]

Cám ơn Nguyễn Tú Anh.

Nhờ Tú Anh giải thích thêm 1 chút.

1. Giả sử lúc đầu tôi tạm ứng 1 triệu, và có "Giấy đề nghị tạm ứng" được duyệt và kẹp vào phiếu chi. Phần này là ok rồi.

2. Tôi chi hết 1,2 triệu và tôi làm "Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng". Như vậy phải chi thêm 200.000đ nữa.

"Giấy đề nghị t/t tạm ứng" + "Các hóa đơn, ctừ của người bán" được kẹp với "Phiếu thanh toán tạm ứng".

Thế còn phiếu chi thêm 200.000đ nữa thì thì ctừ gốc của nó là gì để kẹp vào? Phôtô cái gì? Phôtô "Giấy đề nghị t/t tạm ứng" hay là "Các hóa đơn của người bán" hay là cả 2?

Khi này ta có tới 2 chứng từ do kế toán lập ra có phải không? "Phiếu thanh toán tạm ứng" và "Phiếu chi".

Cám ơn Tú Anh nhiều.

 

[anhthuan]

To Cubicuncon

Bạn Nguyễn Tú Anh đã trả lời bạn mọi vấn đề rồi thi, bạn vẫn chưa hiểu vấn đề à?. Để tôi giải thích quy trình luân chuyển chứng từ cho:
b1: Người có nhu cầu tạm ứng phải làm "giấy tạm ứng", trình GD phê duyệt cho tạm ứng, kế toán căn cứ vào đó mà hạch toán tạm ứng, thủ quỹ chi tiền. Lúc này chứng từ của bạn là "giấy đề nghị tạm ứng" và " phiếu chi tiền"
b2: Khi hoàn thành công viêc, người đã tạm ứng phải hoàn tạm ứng bằng" giấy đề nghị thanh toán tạm ứng", kèm theo bảng kê, hoá đơn liên quan và trình xin chữ ký của GD phe duyệt cho hoàn tạm ứng. Lúc này xảy ra 2 trường hợp:
- Số đã tạm ứng nhiều hơn số xin hoàn tạm ứng. Chứng từ hạch toán của bạn lúc này là: hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng kê chi phí, phiếu thu số tiền còn lại
- Số tiền đã tạm ứng thấp hơn số xin hoàn tạm ứng. Chứng từ lúc này là: hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng kê, phiếu chi (nhớ là phải có phê duyệt của lãnh đạo nhé)
Tất cả chỉ có thế thôi, làm gì đến nỗi phức tạp đâu

 

[Song Huong]

Trong bảng thanh toán tạm ứng có dòng số tiền chi quá tạm ứng/chi không hết. Trên phiếu chi/thu bổ sung tạm ứng bạn chỉ cần ghi chi/thu bổ sung cho phiếu thanh toán tạm ứng số...ngày...Khi kiểm toán nội bộ kiểm tra thi xuất trình cho họ xem. Không phải photocopy 01 bộ chứng từ nữa đâu.

 

[cubicuncon]

Xin cám ơn Anhthuan, Song Huong nhiều.

1. Như vậy khi chi thêm thì phiếu chi này không có chứng từ gốc kèm theo mà chỉ có ghi chú về ngày tháng, số của chứng từ gốc (giấy đề nghị t/t t/ứ). Như vậy thì cũng không phải là tốt lắm.

2. Như vậy tôi cũng hiểu được tại sao đôi khi ở một số doanh nghiệp người ta lại thích làm phiếu thu đúng = số tiền tạm ứng và làm pc = số tiền đề nghị t/t.

Một lần nữa xin cám ơn Tu Anh, anhthuan và Song Huong. Qua đó tôi suy nghĩ để lựa chọn phương án cho chổ tôi.

 

[Song Huong]

Bạn thận trọng như thế là tốt.
Thường chứng từ luân chuyển như sau:
Khi chi tiền, KTT, GĐ ký duyệt vào "đề nghị thanh toán", kế toán tiền mặt lập phiếu chi chuyển thủ quĩ chi tiền.
Sau đó, thường thì vào ngày hôm sau, kế toán lập báo cáo quĩ kèm theo toàn bộ phiếu thu/chi của ngày hôm trước trình KTT, GĐ ký lại trên phiếu chi. Lúc này phiếu thanh toán tạm ứng vẫn còn ở phiếu chi. Sau đó kế toán quĩ mới chuyển phiếu thanh toán tạm ứng cho kế toán theo dõi tạm ứng vào sổ chi tiết và lưu chứng từ.
Các chứng từ thu chi tạm ứng thì thuế vụ, kiểm toán họ không quan tâm. Thuế vụ chỉ quan tâm đến các chứng từ ghi nợ các tài khoản chi phí. Kiểm toán họ chỉ quan tâm là ông/bà A, B nào đó có nợ tạm ứng số tiên X, Y không bằng cách họ gửi thư xác nhận. Chỉ có mấy bác kiểm toán nội bộ quan tâm đến các chứng từ này thôi. Nhưng mà đã có ông GĐ ký rồi thì còn lo gì nữa.

 

[X_manhung]

Cách này là chính xác vì đã phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh.


- Khi tạm ứng, bạn kẹp "Giấy đề nghị tạm ứng" vào "Phiếu chi".

- Khi thanh toán tạm ứng, thừa hay thiếu tiền thì sẽ kẹp "Giấy thanh toán tiền tạm ứng" cùng với "Phiếu thu" hoặc "Phiếu chi" và kẹp thêm hóa đơn chi phí (bản photo).

.

Theo tôi, khi số thực chi > số tạm ứng thì chứng từ phát sinh là Giấy hoàn ứng và Phiếu chi bổ xung (or PC hoàn tạm ứng còn thiếu).
Khi p.a chứng từ vào sổ sách KT (KT máy) thì :
- Căn cứ vào GHƯ:
Nợ 627, 641, 642....
Nợ 133111
Có 141 (Đúng bằng phiếu chi tạm ứng đầu kỳ)
- Căn cứ vào PC bổ xung:
Nợ 627, 641, 642, ....
Có 111 (SỐ chi vượt tạm ứng ĐK).
Tính toán để khoản 133 chỉ nằm ở GHƯ....

 

[cubicuncon]

To x_manhung,

1. Về hạch toán là ok.

2. Ctừ gốc thì không thể tách để kẹp vào giấy hoàn ứng và phiếu chi được.

 

[minhhuynh]

to cubicuncon
Theo tôi bạn X_manhung nói chính xác nhưng cần bổ xung thêm một số chi tiết như sau:
Trên Giấy thanh toán tạm ứng nếu bạn để ý thì có như có số chứng từ trên Phiếu chi, do vậy bạn phải theo dõi và đánh số liên tục từ đầu năm cho đến khi hết niên độ kế toán.
Trường hợp bạn thanh toán số tiền chi ra > số tiền ứng, trên Phiếu chi bổ xung bạn ghi dòng nội dung: Thanh toán theo chứng từ hoàn tạm ứng số ... ngày...

 

[pthao]

Trong trường hợp số tiền tạm ứng = số tiền thực tế phát sinh thì chứng từ kèm ntn ?

 

[levanton]

Trong trường hợp số tiền tạm ứng = số tiền thực tế phát sinh thì chứng từ kèm ntn ?

Trường hợp đó bạn chỉ lập "Giấy thanh toán tạm ứng" , có phê duyệt của Giám đốc, kèm theo hóa đơn, chứng từ liên quan đến số tiền thực tế phát sinh đó.

 

[BUI CHI THANH]

Về tạm ứng cho nhân viên trong công ty để đi công tác, mua vật tư hàng hóa thì chúng ta mở sổ theo dõi tạm ứng Tài khoản 141.
Khi tạm ứng cho nhân viên chúng ta hạch toán :
Nợ : 141
Có : 111,112
Khi thanh toán tạm ứng thì lập phiếu báo chi hạch toán :
Nợ : 152,156,627,641,642
Nợ : 111,112 (Nếu số tiền tạm ứng còn thường lại nhân viên nhập lại quỷ.)
Có : 141,
Có : 111,112 (Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn phiếu chi )

 

[Lê Trung Nguyên]

To x_manhung,

1. Về hạch toán là ok.

2. Ctừ gốc thì không thể tách để kẹp vào giấy hoàn ứng và phiếu chi được.

Trong giấy thanh toán tiền tạm ứng (phần diễn giải) phát sinh khoản nào thì chứng từ phải kèm theo khoản ấy thôi (đó là chứng từ gốc để lưu). Sau đó chuyển cho KTTrưởng soát và GĐ duyệt. GTTTTƯ này kèm theo chứng từ gốc là căn cứ để bạn ghi sổ kế toán, đơn giản vậy thôi.
Trường hợp bạn nêu viết phiếu thu = số tạm ứng, sau đó viết phiếu chi = số thực chi chỉ có ở những đơn vị làm biếng thôi (và đối với những trường hợp tránh tọa chi tiền mặt), thực chất làm như vậy là không đúng nguyên tắc đâu, thân.

 

[oixanhkd]

Tạm ứng, hoàn ứng

Chào các bác!
Tôi cũng có một vấn đề đang thắc mắc về việc tạm ứng và hoàn ứng đây. Mong các bác xử lý giúp tôi với.
Tôi có một khoản tạm ứng nhân viên là 5 triệu. Khi thanh toán tạm ứng thì hết 4 triệu. Tuy nhiên do tạm ứng và chi nhiều khoản nên hoá đơn không thống nhất một ngày, có khoản là ngày 03.12, có khoản là ngày 15/01. Vây khi thanh toán tạm ứng thì tôi sẽ viết phiếu thu 5 tr, làm phiếu thanh toán tạm ứng rồi kẹp 2 chứng từ này vào hoá đơn của ngày nào. Trên sổ tôi vẫn ghi nghiệp vụ chi theo ngày phát sinh hoá đơn hay sao?
Hic, các bác giúp tôi với.

 

[HoangNamHiCT]

2. Tôi chi hết 1,2 triệu và tôi làm "Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng". Như vậy phải chi thêm 200.000đ nữa.

"Giấy đề nghị t/t tạm ứng" + "Các hóa đơn, ctừ của người bán" được kẹp với "Phiếu thanh toán tạm ứng".

Thế còn phiếu chi thêm 200.000đ nữa thì thì ctừ gốc của nó là gì để kẹp vào? Phôtô cái gì? Phôtô "Giấy đề nghị t/t tạm ứng" hay là "Các hóa đơn của người bán" hay là cả 2?

Khi này ta có tới 2 chứng từ do kế toán lập ra có phải không? "Phiếu thanh toán tạm ứng" và "Phiếu chi".

Chắc bạn đang muốn có chứng từ gốc cho cả phần thu tạm ứng và chi mới 200k.

Theo tôi, bạn làm 1 phiếu thu tạm ứng 1,000,000 : vậy là đã hoàn nhập tạm ứng.
Đồng thời, làm phiếu chi 1,200,000 với các hóa đơn, chứng từ đi kèm.

Cty tôi áp dụng cách này, vì người được tạm ứng là thủ quỹ ở nhà máy, và người chi tiêu tiền thực tế là 2 người khác nhau.

Chào các bác!
Tôi cũng có một vấn đề đang thắc mắc về việc tạm ứng và hoàn ứng đây. Mong các bác xử lý giúp tôi với.
Tôi có một khoản tạm ứng nhân viên là 5 triệu. Khi thanh toán tạm ứng thì hết 4 triệu. Tuy nhiên do tạm ứng và chi nhiều khoản nên hoá đơn không thống nhất một ngày, có khoản là ngày 03.12, có khoản là ngày 15/01. Vây khi thanh toán tạm ứng thì tôi sẽ viết phiếu thu 5 tr, làm phiếu thanh toán tạm ứng rồi kẹp 2 chứng từ này vào hoá đơn của ngày nào. Trên sổ tôi vẫn ghi nghiệp vụ chi theo ngày phát sinh hoá đơn hay sao?
Hic, các bác giúp tôi với.

Phiếu chi cho 4T có hóa đơn đi kèm, bạn có thể ghi theo ngày thực tế phát sinh chi - tức là ngày nhân viên đưa Hóa đơn về để thanh toán tạm ứng. Đâu nhất thiết ngày phiếu chi phải là ngày Hóa đơn.