Các bạn không hiểu vấn đề này rồi. Tôi xin lây một ví dụ thế này cho các bạn hiểu nhé.
Đối với các đơn vị lớn có đầy đủ các phòng ban rõ ràng. Viêc quản lý hóa đơn xuất và nhập hàng hóa này không thuộc chức năng của phòng tài chính kế toán mà nó thuộc phòng kế hoạch kinh doanh.
Phòng kế hoạch kinh doanh dựa trên cơ só hàng hóa hoặc các biên bản đối chiếu xác nhận, các hợp đồng kinh tế với các đối tác rồi viết hóa đơn xuất hàng. Liên 2( Liên đỏ) giao cho khách hàng. Liên 1( Liên tím giữ lại tại cuống ở phòng kế hoạch. còn liên 3 thì xé ra giao cho phòng kế toán kẹp vào chứng từ thanh toán thu - tiền khách hàng kế hợp vớii phiếu xuất kho (Cũng lừ liên 3) do phòng kế hoạch cung cấp.
Nguyên tắc đối chiếu số liệu giữa phòng kế hoạch và phòng kế toán phải khớp nhau như vậy vừa quản lý chặt chẽ vừa tăng độ chính xác khi kiểm soát chéo giữa các phòng ban. Phòng tài chính kế toán không được tự tạo ra
các giấy tờ hợp thức mà chỉ nhận các giấy tờ này từ các phòng ban khác chuyển qua làm cơ sở hạch toán mà thôi. Có như vậy mới tránh được sự tự hợp thức hóa chứng từ của phòng kế toán và tạo nên sự minh bạch trong quản lý tài chính.