Nếu chỉ đơn thuần là đối chiếu công nợ thì tất nhiên phải đối chiếu trên cơ sở hóa đơn. Và theo qui định, hàng hóa lưu thông trên đường thì phải kèm theo hóa đơn & phiếu XK.
Tuy nhiên, nếu hợp đồng ký kết với khách hàng quy định xuất hàng theo yêu cầu, định kỳ thanh toán 01 lần (xuất hđ định kỳ) thì sẽ có chứng từ của từng lần giao nhận hàng hóa : phiếu yêu cầu của bên mua, phiếu XK bên bán, phiếu nhập kho bên mua, biên bản giao nhận hàng hóa,.... Định kỳ, căn cứ vào những chứng từ đó và đối chiều thực tế để làm cơ sở xuất hóa đơn & thanh toán.
Nếu thực tế giao nhận không có chênh lệch so với các chứng từ nói trên thì bạn cứ xuất hóa đơn cho khách hàng rồi căn cứ vào hđ mà đối chiếu công nợ.
Nếu thấy có / nguy cơ có chênh lệch thì thuyết phục khách hàng đối chiếu số lượng hàng hóa trước, ra hóa đơn rồi đối chiếu công nợ sau.
