Các công việc phòng kế toán cần thiết lập của kế toán trưởng:
Thiết lập bộ máy kế toán để có thể vận hàng trơn chu và ko chồng chéo các ví trí công việc và đảm bảo tính nhất quán theo một thể thống nhất và quy chuẩn, do đó việc bố trí cơ cấu nhân sự rất là quan trọng
1.Setup bộ máy, quy trình hoạt động của phòng kế toán, xây dựng định biên nhân sự, mô tả công việc chi tiết phân công rõ ràng. Không để chồng chéo các công việc không để người rãnh rỗi ngồi không, còn người thì bận rộn tối ngày.
2.Thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát kế toán của các nhân sự điều hành hàng tuần, tháng, quý, năm
3.Thiết lập phân tích giá thành: món ăn, nước uống, các chi phí giá vốn khác. Làm sao để có lợi nhuận từ việc mua bán thương mại và sản xuất cung cấp dịch vụ của mình có lãi sau thuế
4.Thiết lập quy trình kiểm kê tài sản công cụ dụng cụ, kiểm soát hệ thống hóa tài sản công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.
5.Thiết lập quy chế thanh toán thu chi, nội quy phòng kế toán, quy định thưởng phạt phòng kế toán, quy chế tài chính, quy chế thu chi hoa hồng.
6.Thiết lập hệ thống thiết kế lưu trữ sổ sách với thuế và kế toán nội bộ doanh nghiệp.
7.Tổng hợp đưa ra các báo cáo quản trị thu chi dòng tiền cho doanh nghiệp, báo cáo ngân lưu hoạt động cho doanh nghiệp.
8.Đưa ra các quyết định báo cáo tài chính ngắn hạn và dài hạn. tham mưu cho banh lãnh đạo về tình hình tài chính, và phân tích báo cáo đầu tư
9.Nhân trị:
-Đạo tướng soái: nhân nghĩa lễ trí tín
-Trị nhân: - làm sao để nhân viên nghe mình, làm sao để nhân viên phục tùng mệnh lênh, làm sao để mình vắng mặt nhân viên vẫn làm việc có hiệu quả mà không loạn, do đó thiên thời địa lợi nhân hòa rất quan trọng
-Làm sao để nhân viên đằng sau mình họ không đâm bị thóc chọc bị gạo, làm sao để họ không phản mình, làm sao để họ tin tưởng vào mình
- Làm tướng phải có 5 tài, bỏ mười lỗi. Năm tài là: Trí, nhân, tính, dõng, trung. Trí, thì không loạn; nhân phải thương người; tính, thì chẳng lỗi hẹn; dõng, thì chẳng nên phạm; trung, thì chẳng hai lòng. Còn mười lỗi là: có dõng mà coi chết như không, có việc gấp mà lòng vội, liệu hay mà ham lợi, có nhân mà chẳng nỡ diết, có trí mà chẳng biết sợ, có tính mà hay tin lầm, có trong sạch mà chẳng thương người, có mưu mà lòng đa nghi, có cứng mà hay ỷ mình, có mềm yếu mà ưa dùng người. Làm tướng mà có mười lỗi đó thì không đặng, cho nên làm tướng phải có đủ 5 tài, và bỏ 10 điều lỗi đó, ấy mới gọi là trong thiên hạ vô-địch. Đời nay mà làm tướng, chỉ là có mưu mà không có dõng, ỷ mình dỏi mà chẳng dung người, ngoài thì cung-kính mà trong thì khinh-dể, khoe mình ngôi sáng mà chế kẻ thấp-hèn, có tính kiêu-ngạo, sợ hổ với kẻ dưới, khoe sự dỏi của mình mà dấu điều hay của người, dấu sự sấu của mình mà phô sự sấu của người, ấy là mấy mối tệ của đạo làm tướng, nhiều người vẫn thế, nên làm tướng không hay là vì vậy.
10.Đối nội – Đối ngoại:
-Đối ngoại: giao dịch và tạo mối quan hệ với cơ quan thuế và khác, tiếp xúc những người kế toán trưởng khác để học hỏi thêm kinh nghiệm quản trị và thiết lập hệ thống kế toán
-Đối nội: trị nhân bình ổn, với các bộ phận phòng ban thì hài hòa suôn sẽ
1/Nhân viên tiếp phẩm kiêm kế toán bếp hàng hoá vật tư đầu vào:
-01 nhân viên thu mua gọi là nhân viên tiếp phẩm, phụ trách việc thu mua đầu vào, Bếp trưởng dự đoán báo số lượng người, tiệc cần lập, Bếp trưởng căn cứ thực đơn + Định mức món ăn = > Lập bảng kê đề nghị mua hàng (số lượng rau, củ, quả….) = > chuyển cho Nhân viên thu mua đầu vào tiến hành đi mua (chợ, siêu thị….)
Bếp trưởng:
+ Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. Thực đơn chọn sẵn (Set Menu), Thực đơn tự chọn (À La Carte), Thực đơn tiệc (Buffet, Banquet …).
+ Định mức đầu vào nguyên vât liệu khống chế theo tỷ lệ 30%/ doanh thu bán ra
+ Cập nhật giá thành thực phẩm và doanh thu hàng ngày => dựa trên bảng giá thu mua đầu vào mà phòng kế toán cung cấp
+ Kết hợp nhân viên Thu Mua: nếu thấy đầu vào đắt : thông báo với ban giám đốc đồng thời đề xuất phương án đề xuất thu mua để giảm thiểu chi phí đầu vào cho rẻ
+ Căn cứ số lượng thực khách = > bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau , củ, quả….chuyển qua cho nhân viên tiếp phẩm tổ chức thu mua cung ứng kịp thời
Yêu cầu của một nhân viên tiếp phẩm:
-Lập Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phượng pháp ước lượng ? = > Lập giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng = > trình kế toán trưởng ký duyệt = > tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể = > Theo dõi công nợ đến kỳ thanh toán sẽ xử lý theo yêu cầu, kiểm soát công nợ được chi tiết theo từng đối tượng: số công nợ , thời gian thanh toán
-Lập bảng kê chi tiết hàng hoá đầu vào khi thu mua: số lượng? đơn giá? Thanh tiền? chủng loại? hình thức thanh toán? => lập bảng kê chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp
-Mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác được chuyển sang cho kế toán nội bộ Đầu vàonhập liệu: phiếu nhập kho nội bộ, phiếu chi tiền nội bộ…..
-Các văn bản giấy từ thủ tục cần: Giấy đề nghị cấp hàng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê hàng hóa vật tư , hóa đơn bán lẻ…= > mọi chứng từ hàng hóa chuyển cho kế toán nội bộ Đầu vào (Kế toán) lưu trữ bảo quản
-Tổ chức công tác tìm nguồn nguyên vật liệu đầu vào có chất lượng để đảm bảo cung cấp kịp thời : tìm kiếm hàng ngoài Chợ để tìm nguồn đầu vào cho giá thật rẻ càng tốt => giảm thiểu chi phí yếu tố đâu vào
Thiết lập danh sách nhà cung ứng:
-Liên hệ tìm kiếm các đơn vị tổ chức, cá nhân tập thể để tìm kiếm nguồn hàng mới sao cho giá rẻ, đảm bảo chất lượng đầu vào => lập các bảng kê danh sách nhà cung cấp đầu vào để thuận tiện công tác liên hệ thu mua : tên mặt hàng, điện thoại liên hệ (di động, bàn…), tên người đại diện để liên hệ…….
-Thiết lập tách biệt danh sách hàng hóa đầu vào mua ngoài chợ và hàng hóa mua ở siêu thị
-Cuối tháng căn cứ doanh thu của hóa đơn bán ra Theo Thuế chế lại danh sách bảng kê vật tư hàng hóa dựa theo bill thanh toán của khách hàng đã ăn uống = > lập danh sách chi tiết = > Nhân viên tiếp phẩm đại diện ký, giám đốc ký, kèm theo chứng minh nhân dân của các cơ sở đã thu mua
-Các mặt hàng ko có ngoài chợ, và các đầu mối, hoặc chất lượng ko đảm bảo: thịt cá, rau củ, quả….bắt buộc phải lấy ở siêu thị
-Các mặt hàng: rượu, bia, nước ngọt, nước mắm…….có trong danh sách bắt buộc phải lấy siêu thị và phải có hóa đơn (vì đây là mặt hàng công nghệ dân ko thể chế biến để bán ko có căn cứ nào để giải trình với cơ quan thuế sau này => phải lấy siêu thị để có hóa đơn)
Hỗ trợ:
-Có xe đưa đón đến nơi thu mua
-Hỗ trợ phụ cấp tiền: xăng nếu tự đi xe cá nhân, điện thoại hàng tháng….
Kiểm soát:
-Tất cả hàng hóa phải có bảng kê đầu vào, hoặc hóa đơn lẻ của nhà cung cấp, tất cả phải có chữ ký xác nhận khi mua chợ, kết hợp với bếp trưởng để cung cấp kiến thức chất lượng và đặc điểm của hàng hóa nguyên liệu mua vào đạt yêu cầu
-Nếu giao hàng tại doanh nghiệp phải kiểm tra chéo ba bên: bảo vệtrung gian kiểm soát +người bán giao hàng(nhà cung cấp) ký tá xác nhận + nhân viên thu mua kiểm tra giá cả, chất lượng hàng hóa = > nếu đạt thì cho nhập kho bàn giao bộ phận yêu cầu, ko đạt trả lại hàng hóa, vật tư. Mục đích: tránh tình trạng biển lận về chênh lệch giá giữa nhân viên thu mua và người cung cấp, hoặc ghi lại phiếu thu mua theo giá khác
-Hàng ngày sau khi thu mua xong nhân viên tiếp phẩm giao lại cho kế toán đầu vào cập nhập giá mua vào => lập bảng kê đối chiếu so sánh giá cả => để báo cáo lên giám đốc kiểm soát, gửi bếp trưởng, kế toán trưởng một bản để cùng kiểm soát
-Hàng ngày, tuần, tháng, quý lập bảng kê đối chiếu quyết toán Mua bán so với tạm ứng phát sinh trong kỳ đó
-Liên hệ thường xuyên, giao dịch với nhà cung cấp để đặt và mua nguyên vật liệu, hàng hóa CCDC theo nhu cầu thực tế tại các nhà hàng.
2/ Kế toán quầy, kế toán thu ngân
Viết bill bán hàng,nhập số liệu vào phần mềm,kiểm tra kho hàng hoá tại quầy,xuất hoá đơn bán hàng,báo cáo thu-chi cuối ngày
1. Hỗ trợ khách nhập thông tin đơn hàng và thông tin số tiền thành toán
2. Giới thiệu tới khách hàng các dịch vụ đang cung cấp, các chương trình đang khuyến mại.
3. Giao phiếu bảo hành, phiếu quà tặng, phiếu thăm dò ý kiến cho khách( nếu có).
4. Phối hợp với bộ phận Store kiểm tra giá bán những sản phẩm chạy chương trình khuyến mãi vào đầu mỗi ca.
5. Chịu trách nhiệm thu tiền, in hóa đơn, kiểm tra tiền thừa cho khách hàng mua hàng Tại công ty, chuẩn bị tiền chi tiêu hàng ngày trong nhà hàng, báo cáo doanh số hàng ngày cho Trợ lý hoặc Quản lý nhà hàng.
6. Theo dõi hàng hoá nhập hàng, xuất tại cửa hàng trong ca mình trực.
7. Hạch toán trên phần mềm bán hàng. Cuối ngày chuyển toàn bộ bill thanh toán và Phiếu order lên cho Ban Giám đốc
8. Thực hiện yêu cầu thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt hoặc sử dụng thẻ tín dụng và cập nhật ngay vào phần mềm bán hàng. Khi nhận được tiền của khách, Thu ngân trả lại phần tiền thừa cho khách và chuyển cho phục vụ bàn chuyển trả lại khách
09. Phối hợp với Kế toán thanh toán theo dõi và thu nợ theo hợp đồng trả sau của khách hàng
1. Cuối ngày, tổng hợp toàn bộ số tiền hiện có tại quầy bao gồm số tiền thu từ khách hàng, số tiền lẻ nhận từ Ban Giám đốc hoặc Phòng Kế toán, tiền thu thừa (nếu có), tiền TIP của khách hàng, in phiếu tổng và chuyển tiền cho Thủ quỹ hoặc Giám đốc, ký biên bản giao nhận tiền
11. Sắp xếp công việc cuối ca,In báo cáo bán hàng cuối ngày;
12. Báo cáo bán hàng gửi cho Ban Giám đốc, tình hình hóa đơn GTGT sử dụng trong ngày
13. Vệ sinh quầy thu ngân hàng ngày vào đầu mỗi ca, giữ quầy thu ngân sạch sẽ và ngăn nắp.
14. Quản lý công cụ làm việc
3/Kế toán doanh thu nội bộ (NH+KS+Ka+Mas):Sky bar, lễ tân, nhà hàng hàng, massage, coffeelonge ngày tổng hợp báo cáo doanh thu nội bộ lên phòng kế toán.
*Công tác 01: Theo dõi ấn Chỉ, hóa đơn chứng từ
+Theo dõi sử dụng ấn chỉ: tổ chức công tác theo dõi doanh thu và kết hợp với bộ phận Lễ Tân để xuất hóa đơn
-Cuối tuần: báo cáo đã sử dụng: Từ số nào đến số nào? Xóa bỏ bao nhiêu tờ gồm những số nào? Lý do xóa bỏ là gì? Xuất thay thế bao nhiêu tờ số nào thay thế cho số nào? Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
-Cuối hàng tháng: tổng hợp đã dùng bao nhiêu số trong tháng? Từ số nào đến số nào? Xóa bỏ bao nhiêu tờ? lý do xóa bỏ là gì? Xuất thay thế bao nhiêu tờ số nào thay thế cho số nào, lý do thay thế? Hạn chót báo cáo là ngày thứ 10 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
-Đồng thời nộp hóa đơn đã xuất lại cung ngày của báo cáo tháng
- Đối với hóa đơn ăn uống xuất ra phải kẹp các bill hoặc bảng kê các món ăn đi cùng theo thực đơn
*Công tác 02: Kế toán công Nợ
+ Kế toán công nợ nội bộ đầu ra: Theo dõi chi tiết công nợ đầu ra cho các đối tượng khách hàng, liệt kê chi tiết công nợ để theo dõi
-Cuối tuần: Báo cáo công nợ tổng hợp vào cuối tuần cho từng đối tượng khách hàng,ngày mua là ngày nào, ngày hẹn thanh toán là ngày nào? Lý do chưa trả? Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30
-Cuối tháng: Báo cáo công nợ tổng hợp vào cuối tháng cho từng đối tượng khách hàng,ngày mua là ngày nào, ngày hẹn thanh toán là ngày nào? Lý do chưa trả? Hạn chót báo cáo là ngày thứ 2 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặcskype
-Ghi rõ số ngày trễ hạn thanh toán của các đối tượng, số ngày đến hạn cần thanh toán
-Báo cáo tổng hợp các khoản khách đặt cọc thanh toán trước
-Liên hệ khách hàng để truy thu công nợ kịp thời có đúng thời gian lịch trình khách đã hẹn thanh toán (Công nợ chậm nhất là 07 ngày nếu quá phải báo lên trên để xem xét)
-Chủ động xuất hóa đơn để giao khách hàng +các bill, bảng kê đi kèm hóa đơn = > đúng và đầy đủ thủ tục chứng từ
*Công tác 03: Báo cáo thuế trên bảng kê excel
+Tổng hợp báo cáo thuế bằng exel:
-Cập nhập dữ liệu khai báo thuế đầu ra theo mẫu cuối tháng chậm nhất ngày 08 tháng kế tiếp, để cung cấp dữ liệu sang Kế toán trưởng tổng hợp khai báothuế đầu ra hàng tháng theo đúng quy định luật thuế (nếu chậm phải có lý do)
-Nộp kèm Sổ lưu hóa đơn: ghi chi tiết hình thức thanh toán, và địa chỉ khách hàng
*Công tác 04: Báo cáo tổng hợp số lượng phòng bán ra trong tuần, tháng
- Tổng hợp số lượng phòng đã bán được hàng ngàytrong tuần một cách chi tiết theo các loại phòng mà doanh nghiệp đang có ví dụ: standar bao nhiêu phòng trong ngày? Phòng Víp bao nhiêu phòng bán được trong ngày?.......... Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
- Cuối tháng chậm nhất ngày 02 của tháng kế tiếp tổng hợp lại số lượng phòng bán được chi tiết theo các loại phòng mà doanh nghiệp đang có ví dụ: standar bao nhiêu phòng trong ngày của tháng? Phòng Víp bao nhiêu phòng bán được trong ngày của tháng?..........
- Đối chiếu sơ đồ phòng khi lễ tân sang giữa ngày này với ngày kế tiếp so sánh với bộ phận buồng phòng xem số khách hàng ngày lưu trú có đúng, khách chuyển phòng, khách ở, khách đi, khách check out late, check in…..
*Công tác 05: Báo cáo tổng hợp hợp đồng kinh tế đã ký kết
- Hàng ngày theo dõi và nhập liệu hợp đồng kinh tế đã ký kết theo bảng tổng hợp, chi tiết cho các đối tượng, số tiền, nội dung, ngày tháng, số tiền cọc……….ngày kết thúc thanh lý là ngày nào. Hạn chót báo cáo là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
*Công tác 06: Báo cáo tổng hợp hợp doanh thu
- Hàng ngày tổng hợp doanh thu chi tiết các bộ phận, chi tiết doanh thu cho các bộ phận, ngày giờ ghi nhận, số tiền….. Hạn chót báo cáo tuần là sáng đầu thứ 2 của tuần kế tiếp phải báo cáo thời gian từ 7h30 – 8h30 (hình thức qua mail:chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
-Cuối tháng tổng hợp lại báo cáo tháng chậm nhất là ngày 2 của tháng kế tiếp (hình thức qua mail: chudinhxinh@gmail.com hoặc skype
Những vấn đề phát sinh khác :
-Các khoản chi huê hồng, triết khấu, kê chênh lệch: cho khách hàng thì bao nhiêu lâu ( mấy ngày) ngày khách thì khách nhận được tiền hoa hồng được hưởng? => Phòng kinh doanh sẽ làm giấy đề xuất ban lãnh đạo = > kế toán doanh thu nếu ko có giấy đề xuất đã được duyệt này thì phải thông báo bộ phận liên quan tận thu
-Đối chiếu Công Nợ: Liên hệ phòng kinh doanh chị để kiểm tra đối chiếu tiến độ về việc thanh toán công nợ Đầu ra theo chu kỳ đã thống nhất nếu quá hạn mà khách chưa thanh toán thì hai bên phải liên hệ thông báo qua lại với nhau để tiến hành kiểm tra đối chiếu truy thu Công Nợ kịp thời, sau 1-3 ngày theo thoả thuận nếu khách vẫn chưa chuyển tiền thanh toán như cam kết thì kế toán công nợ phải thu ngay tức thì phải liên hệ phòng kinh doanh thông báo đối chiếu đốc thúc việc truy thu công nợ
-Hợp đồng kinh tế phát sinh: Khách liên hệ phòng kinh doanh đặt tiệc , dự thảo, hội thảo, liên hoan, đám cưới, tiệc…. phòng kinh doanh soạn hơp đồng ký kết hai bên => liên hệ các phòng ban để thực thi hợp đồng => kết thúc xuất hoá đơn, và theo dõi công nợ đầu ra => Phòng kinh doanh chuyển Hơp động + thanh lý hợp đồng sang phòng kế toán lưu trữ => phòng kinh doanh chỉ giữ bản phô tô hợp động kinh tế, thanh lý hợp đồng.
-Ví dụ: hoá đơn vận chuyển hàng hoá, hoá đơn phục vụ văn phòng, hoá đơn công cụ dụng cụ, tài sản khác nếu có….
+Kết hợp lễ tân, phòng ban khác để xuất hóa đơn cho khách hàng
-Kết hợp phòng kinh doanh để nắm bắt thông tin khách hàng: tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán
-Khi xuất hóa đơn lưu ý hỏi xem khách thanh toán bằng hình thức nào để xuất hóa đơn cho phù hợp = > tránh tình trạng khách muốn thanh toán bằng tiền mặt => lại xuất giá trị hóa đơn > 20.000.000 = > phải chuyển khoản gây thủ tục phiền hà sau này => Phương án: có thể chia nhỏ giá trị mỗi hóa đơn < 20.000.000 thành các ngày khác nhau để xuất
-Kiểm kê rà soát các BILL các quầy nhà hàng, skybar, sơ đồ phòng hàng ngày đối chiếu giữa Lễ Tân và Buồng phòng
