Sau đây xin hướng dẫn cơ cấu quản trị và tầm nhìn của một vị trí trưởng phòng nhân sự phải có
Theo hình thực tế hiện tại của doanh nghiệp phòng nhân sự xin được đề xuất kế hoạch nhân sự và công tác đạo tạo tuyển dụng và các chế độ nhân viên trong toàn doanh nghiệp như sau: 1/Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp: hệ thống hóa cơ cấu quản lý của doanh nghiệp -
Bản mô tô mả các vị trí công việc tướng ứng đi kèm -
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bằng hình ảnh: sự liên kết giữa các bộ phận, bộ phận nào là trực thuộc của bộ phận nào, ví trí cao nhất là phong ban đơn vị nào và thấp nhất là đâu -
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tổ chức công việc ví dụ:
2/ Lập quy chế lương, thang bảng lương, nâng lương, chế độ khen thưởng, chế độ phạt rõ ràng rành mạch - Lập quy chế thanh toán lương, trả lương - Chế độ nâng lương, hạ lương, giảm lương… - Xây dựng hệ thống thang bảng lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty mức lương thấp nhất là bao nhiêu cao nhất là bao nhiêu… - Định kỳ bao nhiêu lâu tăng lương một lần -Quy định chung về thang lương: 1/Kể từ ngày 1/1/2014 theo Điều 3 Nghị định số 182/2013/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho doanh cụ thể như sau: a) Mức 2.700.000 đồng/tháng áp dụng đối với DN thuộc địa bàn thuộc vùng I.
b) Mức 2.400.000 đồng/tháng áp dụng đối với DN thuộc địa bàn thuộc vùng II (Áp dụng cho quận Ninh Kiều thành phố Cần Thơ)
c) Mức 2.100.000 đồng/tháng áp dụng đối với DN thuộc địa bàn thuộc vùng III.
d) Mức 1.900.000 đồng/tháng áp dụng đối với DN thuộc địa bàn thuộc vùng IV.
2/ Mức lương thấp nhất trả cho người lao động đã qua học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng theo quy định của nhà nướcđể làm căn cứ đóng bảo hiểm. Cụ thể = 2.400.000 + (2.400.000 * 7%) =2.568.000
3/ Đối với nhân viên mới tuyển dụng mức lương được hưởng khi thử việc 02 tháng đầu là 80% so với mức lương cơ bản bậc 01, nếu đạt yêu cầu sẽ là nhân viên chính thức áp dụng bậc 01 nguyên năm, và tăng lương theo đúng quy định (trừ các trường hợp có thành tích xuất sắc nâng cao hiệu quả kinh doanh). 4/ Mỗi năm tăng lương 01 lần theo mức và hệ số định biên trên (Đối với cấp trưởng bộ phận trở lên mức tăng là 1.000.000 đ/năm. Còn đối với nhân viên là 500.000 đ/năm). 5/ Các trường hợp nâng lươngđặc biệt, xét về năng lực, các yếu tố phẩm chất (siêng năng, cần cù, sáng kiến, thành tích xuất sắc... ) thì phải có đề xuất của các trưởng bộ phận quản lý và được sự phê duyệt của Ban Giám Đốc. 6/ Mức tăng tối đa của quản lý là 9 năm, của nhân viên tối đa là 6 Mục đích ý nghĩa: xây dựng quy chế thang lương để đảm bảo tính công bằng giữa nhân viên củ và nhân viên mới, đảm bảo tính công bằng về lương thưởng cho người lao động khi làm việc tại doanh nghiệp. ví dụ:
3/ Xây dựng Nội quy công ty, và nội quy nội bộ các phòng ban riêng biệt: Xây dựng quy chế nội bộ công ty, quy định về lề lối làm việc, nội quy riêng chi tiết của các bộ phận phòng ban - Nội quy – Quy định của toàn bộ công ty
- Nội quy – Quy định của từng bộ phận phần hành
- Quy định về giờ giấc làm việc
- Quy định về phân ca sắp ca làm việc
- Quy định về thời gian nghỉ ngơi
- Quy định về trách nhiệm của người lao động tại doanh nghiệp
- Quy định về hình thức kỷ luật, và khen thưởng
- Quy định về việc nâng lương thưởng và khác
- Quy định ngày nghỉ, ngày lễ, tết và các ngày nghỉ phép năm.....
4/Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động: - Tuyển dụng thông qua các kênh: ưu tiên người thân khách sạn giới thiệu, kế đến mạng, tờ rơi, các trang giao vặt khác
- Căn cứ định biên nhân sự số lượng tối đa cần tuyển mộ, và số lượng tối thiếu cần đạt để đảm bảo điều hành doanh nghiệp. Nếu nhân sự nằm trong định biên (Trưởng bộ phận làm đơn yêu cầu bổ sung nhân sự => nộp phòng nhân sự => phòng nhân sự làm công tác tuyển dụng không cần thông qua ban giám đốc, nếu không nằm trong khung của định biên nhân sự thì phòng nhân sự phải thông báo cho ban giám đốc được biết để xét duyệt)
- Số lượng tuyển dụng cho các phòng ban không được phép vượt quá định biên dưới đây:
ĐỊNH BIÊN NHÂN THEO QUY MÔ VÀ TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC DỀ XUẤT SỐ LƯỢNG NGƯỜI TỐI ĐA VÀ TỐI TIỂU CHO CÁC VỊ TRỊ +Xây dựng định biên nhân sự, dự trù nhân sự, phân bổ các ca làm việc, chia ca, tách ca, bố trí nhân lực ở các vị trí công việc, bảng mô tả các vị trí nhân sự.
- Bảng định biên nhân sự: số lượng tối đa bao nhiêu? Số lượng tối thiểu bao nhiêu? Số lượng tối thiểu và tối đa cho các vị trí công việc là bao nhiêu?
- Các bộ phận được phân bổ ca kíp làm việc như thế nào?
-Ghi chú: Định biên nhân sự này được lập tại thời điển từ -Sau 06 tháng sẽ đánh giá lại 01 lần nữa để có định biên mới báo cáo lên ban giám đốc.
-Giai đoạn 01: tuyển dụng +Quy trình nhận nhân sự mới như sau: - Ngày 01: gặp mặt nhân viên cho đọc thuộc nội quy công ty buổi sáng, buổi chiều đọc thông thạo nghiệp vụ chuyên môn của vị trí công việc sắp đảm nhiệm, cuối buổi phòng nhân sự sẽ test lại để kiểm định
- Ngày 02: cho tiếp xúc trực tiếp với bộ phận sắp công tác
- Ngày 03: là ngày cuối cùng làm việc tại bộ phận và trưởng bộ phận sau khi xem xét nghiệp vụ trách nghiệm và nhận định chính thức chấp nhận nhân viên, chính thức trả lời nhận hay ko nhận nhân viên với phòng nhân sự
Trong 03 ngày vẫn trả lương bình thường theo khung thử việc, nếu nhân viên đạt yêu cầu thì trưởng bộ phận sẽ thông báo lại cho phòng nhân sự nếu không đạt yêu cầu thì trưởng bộ phận sẽ phản hồi và trả nhân viên không đạt yêu cầu lại nhân viên mới cho phòng nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới
-Giai đoạn 02: ký hợp đồng thử việc +Nhân viên đạt yêu cầu sẽ ký hợp đồng thời vụ 02 tháng được trả mức lương là 80% so với mức lương chính thức được hưởng
+Sau 02 tháng thử việc nếu nhân viên đạt yêu cầu thì sẽ ký hợp đồng chính thức và hưởng mức lương chính thức
+Tuy theo khả năng và tính chất công việc và thiên tư của nhân viên có gắn bó lâu dài với công ty hay không thì mới xét việc tham gia đóng bảo hiểm và các quyền lợi của nhân viên.
-Giai đoạn 03: công tác đào tạo bồi bổ nghiệp vụ cho nhân viên + Công tác đào tạo: -
Các trưởng bộ phận lập trương trình đạo tạo kỹ năng cứng cho nhân viên xoạn sẵn +Như Lễ Tân: - Kỹ năng ngoại ngữ
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng giải quyết xử lý vấn đề
Định kỳ kiểm tra và trắc nghiệm cuối tháng + Nhà hàng: - Thuộc các menu tên gọi và đặc tính các món
- Kỹ năng giải quyết xử lý vấn đề
- Kỹ năng giao tiếp
Trưởng bộ phận được phép vấn đáp trắc nghiệm nhân viên bất thường chấm điểm sát hạch
Ví dụ: bất ngờ hỏi nhân viên, cà phê sữa gồm những gì, màu sắc, đặc tính nhận dạng, vị nó như thế nào? Giá tiền? Tổng menu bộ phận có bao nhiêu món? Có đọc thuộc danh sách menu hay không?
.....................
Các bộ phận khác tương tự theo đúng chuyên môn bộ phận của mình, sát hạch và theo dõi chi tiết 01 tháng 01 lần
- Định kỳ 03 tháng các trưởng bộ phận phải xem xét và đánh giá mức độ và khả năng của nhân viên để báo cáo lại cho bộ phận nhân sự được biết
+ Chế độ lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty, công tác sắp sếp hồ sơ, công tác bảo quản hồ sơ nhân viên 5/Lập quy trình xin nghỉ phép và xử lý các vấn đề phát sinh -
Nhân viên muốn nghỉ phép: viết đơn trước 01 ngày trình cho trưởng bộ phận ký duyệt / trưởng bộ phận ký duyệt trả lại nhân viên./ nhân viên nộp lại cho phòng nhân sự
(Nếu nhân viên nghỉ phép từ 02 ngày trở lên phải được sự chấp nhận của ban giám đốc phê duyệt)
-
Khi xảy ra các vấn để xung đột: nhân viên( người bị xung đột và người xung đột) trình và họp với tổ trưởng bộ phận để trực tiếp xử lý các vấn đề mâu thuẫn của nhân viên/ nếu trưởng bộ phận không giải quyết được/ chuyển lên bộ phận nhân sự giải quyết/ bộ phận nhân sự không thể giải quyết thì sẽ trình lên bám giám đốc/ Phó giám đốc sẽ trực tiếp xử lý và báo cáo lại cho giám đốc/ nếu phó giám đốc không thể xử lý thì sẽ trình và để giám đốc trực tiếp xử lý mâu thuẫn (Nhân viên công ty không được phép đi bước tắt mà bỏ qua quy trình đã lập nếu vi phạm sẽ không xử lý)
-
Khi xử lý các vấn đề mẫu thuẫn và yêu cầu của nhân viên: bộ phận đó phải trực tiếp họp lại và nộp kết quả ghi nhận của cuộc họp cho phòng hành chính nhân sự. Nếu các vấn đề quá nghiêm trọng sẽ họp hồi đồng quản trị để đánh giá và cho ra kết luận cuối cùng.
-
Nhân viên nghỉ việc hẳn: trước khi nghỉ việc nhân viên phải báo với trưởng bộ phận ít nhất 15 ngày, phòng nhân sự sẽ lo công tác hậu cần tuyển dụng nhân sự mới để cho nhân sự củ bàn giao công việc lại cho nhân sự mới đảm bảo tính chất công việc không bị ứ đọng và ngưng trệ
6/Đăng ký bảo hiểm xã hội va các chế độ phúc lợi cho người lao động khác: - Căn cứ quy chế của công ty nhân viên đảm bảo các yêu cầu sẽ được tham gia đóng bảo hiểm (thời gian làm việc từ 01 năm trở lên, có hồ sơ đầy đủ, có tình thần làm việc gắn bó lâu dài...)
- Phòng hành chánh nhân sự sẽ lập danh sách đề xuất của những nhân viên sẽ được tham gia bảo hiểm trình ban giám đốc phê duyệt
- Hàng quý, năm phòng nhân sự sẽ lập bảng kế hoạch đóng bản kế hoạch những nhân viên đủ điều kiện xét duyệt tham gia đóng bảo hiểm
- Phòng hành chánh nhân sự sau khi trình duyệt cho ban giám đốc thì chậm nhất 05 ngày Ban giám đốc sẽ trả kết quả trả lời lại cho phòng nhân sự được biết để thi hành
7/ Lập các công việc hành chánh: - Giấy chứng nhận, giấp phép
- Công việc khác
- Lưu trữ hợp đồng
- Đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động
- Theo dõi chấm công
- Tính lương cuối tháng
- Theo dõi việc nộp bảo hiểm
- Xử lý các vấn đề mâu thuẫn đang xảy ra trong nội bộ, hòa giải, tham mưu ban lãnh đạo
7/ Thông thạo luật và các nghị định văn bản liên quan đến BHXH, BHYT, các thủ tục chính sách đối với người lao động -
Tạo mối quan hệ ngoại giao bên ngoài: bảo hiểm, kinh tế.... -
Thiết lập mối quan hệ giữa các phòng ban cho hài hòa -
Thông thạo các thủ tục giấy tờ liên quan đến bảo hiểm và người lao động = > Quan trọng nhất là hiểu luật bảo hiểm và luật lao động và các chính sách văn bản khác = > Kiến thức tôi hạn hẹp chỉ có thể nói đại khái vài điều cho bạn tham khảo vậy thôi mong sẽ giúp ích được cho bạn 
