Phần mềm kế toán có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp?

  • Thread starter onesimply
  • Ngày gửi
O

onesimply

Guest
20/11/14
0
0
0
30
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Hình vẽ trên là mô hình hoạt động cơ bản nhất và đơn giản nhất của một phần mềm kế toán theo đó hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này người dùng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống theo cách phân loại của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều file vật lý.
Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thử của từng tài khoản
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính, quản trị trong công đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ nhu cầu quản trị.
Như vậy nhìn vào mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặt dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép kế toán thủ công.
Tại sao cần ứng dụng phần mềm kế toán trong quản lý doanh nghiệp?
Tính chínhh xác

So với việc ghi chép kế toán bằng thủ công, sử dụng phần mềm giúp các khâu tính toán, ghi chép sổ sách và kết xuất báo cáo một cách chính xác hơn nhiều. Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị đều phải được lập lại từ đầu mà đôi khi mất vài ngày tới một tuần mới hoàn thành thì nay công tác tính toán, cộng sổ được thực hiện chính xác 100% trên máy.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào duy nhất một nguồn là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán. Trong khi đó công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách cho nên dễ dẫn tới tình trạng khi tổng hợp xảy ra việc sai lệch dữ liệu trên các sổ làm công tác kế toán tổng hợp bị sai
Tính hiệu quả
Trong xã hội cạnh tranh ngày nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.
Công tác kế toán thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi đó phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kế xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian và điều này chính là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.
Tính chuyên nghiệp
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các tổ chức tài chính, nhà đầu tư, kiểm toán và các cơ quan chức năng có liên quan. Đây là yếu tố cũng hết sức có giá trị khi xây dựng thương hiệu cho riêng mình.
Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,... tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
Đối với kế toán viên
Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay
Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ.
Đối với kế toán trưởng
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các Sổ sách, Báo cáo kế toán
Cung cấp tức thì được bất kể số liệu kế toán nào, tại bất kể thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
Đối với thủ trưởng đơn vị
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
Có được đầy đủ thông tin kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định điều chỉnh hoạt động, quyết định đầu tư, sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Đối với cơ quan thuế và kiểm toán: Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các đơn vị
 

Xem nhiều