Bạn làm như thế này nhé. Thủ tục BHXH thông thường sẽ bao gồm: điều chỉnh hàng tháng, chốt sổ BHXH, chế độ, và làm lại sổ/thẻ.
1/ Về điều chỉnh hàng tháng: nếu có tăng giảm về nhân sự, điều chỉnh về lương đóng BHXH thì mới cần làm form mẫu báo với cơ quan BHXH, những người không thay đổi gì thì không cần báo. Form mẫu cố định là D02-TS (nộp 02 bản) và công văn D01-TS (01 bản), tùy từng TH thì sẽ có thêm những giấy tờ kèm theo.
Lưu ý: nếu nhân viên không làm việc/nghỉ không lương/ốm đau từ 14 ngày trở lên thì sẽ không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên đó. Như vậy nghĩa là: nếu nhân viên vào làm trước hoặc vào ngày 15 tháng này thì tháng này được đóng BHXH, BHYT, BHTN nếu sau ngày 15 thì tháng sau được đóng. Nếu nhân viên nghỉ trước ngày 15 của tháng này thì bạn báo giảm tháng này, nghỉ từ ngày 15 của tháng này thì báo giảm vào tháng sau (tiền BHYT sẽ thay đổi nếu nghỉ sau ngày 5, đọc ở dưới)
- Tăng mới: làm thêm mẫu TK1-TS (bắt buộc in 2 mặt nhé) (nộp 01 bản)
- Điều chỉnh lương: QĐ tăng lương (nộp 01 bản)
- Báo giảm: có 2 loại báo giảm
+ Báo giảm tạm thời (cho các trường hợp thai sản, nghỉ không lương/ ốm đau từ 14 ngày trở lên mà công ty không thỏa thuận đóng BHXH với người nghỉ....), ghi rõ vào D02-TS là lý do giảm nhé, ví dụ như Thai sản, .....
+ Báo giảm hẳn (nghỉ việc), ghi rõ vào D02-TS là giảm hẳn, kèm theo QĐ chấm dứt HĐLĐ (nộp 01 bản), và thẻ BHYT của người nghỉ việc.
=>>> tháng này của bạn: nếu chị nghỉ thai sản nghỉ việc trước ngày 15 thì bạn báo giảm thai sản cho chị ấy vào tháng 5, còn đâu nếu chị ấy vẫn làm việc sau ngày 15 thì tháng này vẫn phải đóng BHXH cho chị ấy.
Cực kỳ lưu ý vấn đề này nhé, nếu bạn không muốn bị gặp rắc rối khi xử lý chế độ thai sản cho chị ấy.
2/ Về chốt sổ BHXH: nếu có người nghỉ việc và bên bạn không nợ tiền đóng BHXH quá 1 tháng thì mới làm được thủ tục này nhé. Nộp sổ BHXH kèm theo khi báo giảm hẳn ở trên.
Nếu chưa đóng tiền BHXH thì cứ báo giảm bình thường nhưng không nộp sổ để chốt. Khi nào đóng tiền rồi thì làm công văn D01-TS nộp kèm sổ BHXH yêu cầu BHXH chốt cho.
3/ Chế độ: bây giờ tất cả các loại chế độ đều sử dụng C70A-hd (nộp 02 bản) + giấy tờ kèm theo.
- Khám thai: 05 tờ c65-hd ghi rõ là nghỉ khám thai
- Thai sản: bản sao công chứng giấy khai sinh của em bé + phiếu thanh toán trợ cấp thai sản (cái này mình không rõ giờ có phải nộp không vì lâu chưa làm thai sản nhưng cứ làm cho chắc nhé)
=>> Với TH bên bạn thì chị nghỉ thai sản sẽ được hưởng: khám thai (5 ngày nghỉ hưởng lương BHXH trả), thai sản (6 tháng nghỉ hưởng lương BHXH trả + 2 tháng lương cơ bản 1.150.000 đ).
=>>Tất cả các mẫu trên đều có hướng dẫn điền của BHXH, bạn tìm và đọc để làm nhé, cũng đơn giản và dễ hiểu. Có thể tham khảo trang BHXH của tp. Hồ Chí Minh, ở đó hướng dẫn rất đâỳ đủ và không khác BHXH của Hà Nội.
Mình cũng làm BHXH ở quận Cầu Giấy, ở đây đông nên không bị soi quá kỹ về giấy tờ nên cứ yên tâm mà làm, lên đến quản lý nếu không sai sót gì quá nhiều thì người ta cũng không bắt phải làm lại đâu.
Về phần tiền đóng BHXH thì thế này:
Hàng tháng, BHXH sẽ gửi thông báo đóng tiền qua bưu điện cho bạn để bạn biết số tiền phải đóng. Nhưng rất chậm chạp, đến giờ mình còn chưa nhận được thông báo đóng tiền BHXH của tháng 4, trong khi hạn để mình claim nếu BHXH tính sai số tiền phải đóng vào tháng 4 là 26/5.
Thế nên, nếu công ty không gặp khó khăn về tài chính thì bạn chủ động tính tiền BHXH của cả công ty và nộp vào cuối tháng luôn để đỡ bị tính lãi.
Việc chủ động tính tiền BHXH là cần thiết vì mình sẽ so sánh được là BHXH có tính sai hay không, BHXH rất hay tính sai do sót này nọ, quên này nọ nhé (nhất là 04 tháng đầu năm).
Nguyên tắc tính tiền BHXH sẽ như thế này: cứ qua mùng 5 hàng tháng, nếu bạn không cắt thẻ thì số tiền đóng BHYT sẽ bị tính giống tháng trước sau đó cộng thêm nếu tăng mới, tiền đóng BHXH và BHTN sẽ được tính sau ngày cuối cùng của hàng tháng dựa theo những điều chỉnh mà đơn vị báo lên.
Nên với những TH nhân viên nghỉ việc sau ngày mùng 5, và trước ngày 15 của tháng thì bạn sẽ phải đóng tiền BHYT tháng đó, báo giảm tháng đó để không phải đóng BHXH, BHTN cho người ta nhé.
Mình nghĩ là mình đã chia sẻ hết những gì cơ bản nhất và cần lưu ý nhất trong việc làm BHXH rồi. Cứ tự tin lên mà làm thôi, sai thì sửa, lúc đầu thì ai cũng bỡ ngỡ cả