H
Với các bạn đang làm đồ án tốt nghiệp, luận văn, hay viết sách thì đây quả là một tính năng tuyệt vời, sử dụng style, nó thống nhất và xắp xếp các chỉ mục mà bạn ấn định trong file văn bản document, như: Chương, Phần, I, 1, a, và các thứ tự, cỡ chữ, kiểu chữ đều được format thống nhất cùng định dạng từ đầu chí cuối văn bản, thêm nữa từ những style định sẵn này người soạn có thể bố trí được ngay một mục lục, mục lục động với số trang thay đổi khi văn bản thay đổi.
Trước hết, bạn vào Word, mở Format ->Style, hộp thoại Style xuất hiện, bạn chọn List là All Styles, tìm đến các Style Heading để chỉnh sửa, trên hộp thoại cho sẵn chế độ preview của từng style heading này, nếu chưa thoả mãn với các định dạng, bạn có thể bấm vào Modify để chỉnh sửa (nên chỉnh sửa lại hết, vì default của các style đề bằng font Arial.
Bạn cần biết việc sắp xếp Heading 1, Heading 2 là có thứ tự, vì vậy cần chỉnh sửa sao cho phù hợp, ví dụ như: Chương I tương đương Heading 1 thì để chữ hoa, dòng đơn và nên cách trên, cách dưới 12 đến 18 pt ....
Khi bấm vào Modify, cửa sổ Modify Style xuất hiện, hộp Base on là để ngầm định dòng trước, và Style for Following paragraph ấn định kiểu dòng sau của Style đó (sau khi bấm Enter xuống dòng), bạn nên để hai lựa chọn này đều là Normal.
Nhìn xuống phía dưới, Nút format chính là nút để bạn thực hiện các thao tác chỉnh sửa Style: Font, Paragraph (đoạn), Táb, Border và Numbering, hãy chọn các Menu này để chỉnh sửa, nó cũng tương tự như việc định dạng thông thường trong menu Format.
Định dạng song, nếu bạn muốn nó có hiệu lực ngay thì chọn Auto update, muốn cho kiểu style được dùng chung trong một template thì chọn add template.
Bạn nên chọn một Shortcut Key cho từng Style để thuận tiện khi soạn thảo, thường nên để Heading 1 là Ctrl + 1, Heading 2 là Ctrl +2 ....
Thế là xong phần Heading, bạn tiếp tục chọn tới các Style có chữ đầu là TOC trong Style List, tiếp tục chỉnh sửa lại mấy style này, nó để làm gì vậy, thưa bạn, cái TOC này phục vụ cho việc làm mục lục sau này của bạn đấy, TOC tương đương Heading 1, vv..
Thế là xong phần chỉnh sửa các Style, bây giờ khi soạn thảo văn bản, hãy cứ soạn thô các đầu chương mục như một đoạn văn thường, soạn xong hết cái luận văn thì chúng ta tiếp tục công việc gắn Style cho nó, nhanh hơn nhiều lắm đấy.
Chọn xong kiểu cho từng chương mục, OK, đến bây giờ mới tiếp tục làm Mục Lục.
Bạn vào Insert -> Index and Table, chọn Tab Table of Contents, tinh chỉnh lại theo ý mình muốn :
Show page numbers: cho hiện số trang
Right align page numbers: Canh phải số trang
Hai lựa chọn này thường ngầm định được chọn, bạn không nên bỏ, đọc nó là hiểu rồi phải không.
Show levels: chọn mức, cái này là tuỳ theo bạn, bạn muốn tạo mục lục cấp mấy (nhưng không thể vượt quá số heading sử dụng trong văn bản đâu)
Tham khảo và trỉnh sửa thêm trong Options hoặc Modify nếu thấy cần thiết, cũng giống như làm với Style thôi, OK.
Bây giờ bạn đã có một cái mục lục tuyệt vời rồi đấy, hãy thử di con trỏ tới số trang trong mục lục đó xem, nó sẽ đưa bạn đến ngay trang cần đọc.
Trước hết, bạn vào Word, mở Format ->Style, hộp thoại Style xuất hiện, bạn chọn List là All Styles, tìm đến các Style Heading để chỉnh sửa, trên hộp thoại cho sẵn chế độ preview của từng style heading này, nếu chưa thoả mãn với các định dạng, bạn có thể bấm vào Modify để chỉnh sửa (nên chỉnh sửa lại hết, vì default của các style đề bằng font Arial.
Bạn cần biết việc sắp xếp Heading 1, Heading 2 là có thứ tự, vì vậy cần chỉnh sửa sao cho phù hợp, ví dụ như: Chương I tương đương Heading 1 thì để chữ hoa, dòng đơn và nên cách trên, cách dưới 12 đến 18 pt ....
Khi bấm vào Modify, cửa sổ Modify Style xuất hiện, hộp Base on là để ngầm định dòng trước, và Style for Following paragraph ấn định kiểu dòng sau của Style đó (sau khi bấm Enter xuống dòng), bạn nên để hai lựa chọn này đều là Normal.
Nhìn xuống phía dưới, Nút format chính là nút để bạn thực hiện các thao tác chỉnh sửa Style: Font, Paragraph (đoạn), Táb, Border và Numbering, hãy chọn các Menu này để chỉnh sửa, nó cũng tương tự như việc định dạng thông thường trong menu Format.
Định dạng song, nếu bạn muốn nó có hiệu lực ngay thì chọn Auto update, muốn cho kiểu style được dùng chung trong một template thì chọn add template.
Bạn nên chọn một Shortcut Key cho từng Style để thuận tiện khi soạn thảo, thường nên để Heading 1 là Ctrl + 1, Heading 2 là Ctrl +2 ....
Thế là xong phần Heading, bạn tiếp tục chọn tới các Style có chữ đầu là TOC trong Style List, tiếp tục chỉnh sửa lại mấy style này, nó để làm gì vậy, thưa bạn, cái TOC này phục vụ cho việc làm mục lục sau này của bạn đấy, TOC tương đương Heading 1, vv..
Thế là xong phần chỉnh sửa các Style, bây giờ khi soạn thảo văn bản, hãy cứ soạn thô các đầu chương mục như một đoạn văn thường, soạn xong hết cái luận văn thì chúng ta tiếp tục công việc gắn Style cho nó, nhanh hơn nhiều lắm đấy.
Chọn xong kiểu cho từng chương mục, OK, đến bây giờ mới tiếp tục làm Mục Lục.
Bạn vào Insert -> Index and Table, chọn Tab Table of Contents, tinh chỉnh lại theo ý mình muốn :
Show page numbers: cho hiện số trang
Right align page numbers: Canh phải số trang
Hai lựa chọn này thường ngầm định được chọn, bạn không nên bỏ, đọc nó là hiểu rồi phải không.
Show levels: chọn mức, cái này là tuỳ theo bạn, bạn muốn tạo mục lục cấp mấy (nhưng không thể vượt quá số heading sử dụng trong văn bản đâu)
Tham khảo và trỉnh sửa thêm trong Options hoặc Modify nếu thấy cần thiết, cũng giống như làm với Style thôi, OK.
Bây giờ bạn đã có một cái mục lục tuyệt vời rồi đấy, hãy thử di con trỏ tới số trang trong mục lục đó xem, nó sẽ đưa bạn đến ngay trang cần đọc.
