Khi nhắc đến phần mềm được sử dụng trong các doanh nghiệp, người ta chỉ thường nghĩ đến phần mềm kế toán hoặc các phần mềm quản lý riêng lẻ như nhân sự, mua hàng, bán hàng... Ngày nay, khi công nghệ phát triển cộng với những yêu cầu về quản trị ngày càng cao thì các doanh nghiệp cần một phần mềm có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào khác. Giải pháp ERP là ưu tiên số một để giải quyết bài toán đó cho các doanh nghiệp.
Tiêu chí đầu tiên của các
phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Trong đó, thông tin kế toán là một phần cốt lõi. Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ.
Kế toán là một tập con của một hệ thống ERP. Phần mềm kế toán liên quan đến các giao dịch kế toán như: các khoản phải thu, khoản phải trả, tài khoản và thanh toán lương… Sự khác nhau giữa phần mềm kế toán truyền thống và hệ thống ERP thể hiện ở một số điểm sau:
- Ghi nhận bằng bút toán hạch toán
Trong hệ thống ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, bước thao tác khác nhau và các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Nhưng việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, người ta có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với đó các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng. Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.
- Thiết lập tài khoản trung gian
Trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp Việt có thể sử dụng các tài khoản trong danh mục tài khoản mà được bạn coi như không thuộc hệ thống tài khoản hạch toán chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.
Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp có các chứng từ kế toán tổng hợp để thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động. Cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa ERP và các phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.
Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERPkhông cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
Vì hệ thống được thiết kế để quản lý theo một quy trình, nếu bạn cắt đứt một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa. Kéo theo đó, việc kiểm soát số liệu kế toán cũng sẽ khó khăn.
Tuy nhiên, trong trường hợp buộc phải cắt rời một số quy trình, để giữ được kiểm soát, cần phải tạo ra các đối tượng liên kết cũng như đặt ra các quy tắc thực hiện bên ngoài, buộc người dùng phải tuân thủ theo.
- Cấu trúc hệ thống tài khoản và danh mục linh hoạt
Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, bạn có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản. Mặc khác, bạn có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch của bạn có nhiều trường thông tin để phân tích được đa chiều hơn. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, với mọi quy mô.
- Hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên
Cơ chế dữ liệu tập trung của hầu hết ERP cho phép hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.
Chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, kế toán giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệ thống phản ánh.
Hiểu được rõ sự khác biệt của hệ thống ERP và phần mềm kế toán truyền thống sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ bản chất cả phần mềm này và sử dụng chúng hiệu quả nhất.
