Những sai lầm và tầm quan trọng của việc đặt mã:
Trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc đặt mã hàng gần như không có kế hoạch, không đưa ra quy định và đặc biệt cho rằng khi sử dụng phần mềm thì phải đặt mã, làm trên excel thì không phải đặt mã. Những sai lầm này sẽ dẫn tới hậu quả rất lớn sau này như một số tình huống sau đây:
- Tình huống 1 – Doanh nghiệp không đưa ra quy định: Tình huống này dẫn đến hệ thống mã rất lộn xộn, khó tìm kiếm, khó tra mã và phải tìm kiếm theo tên. Khi hàng hóa phát sinh nhiều, tên gần giống nhau thì việc tìm kiếm theo tên rất vất vả.
- Tình huống 2 – Không giao quyền đặt mã: Nếu 1 doanh nghiệp có nhiều người được phép tạo mã, sử dụng chung dữ liệu thì dẫn đến dễ bị trùng mã (1 mặt hàng lại có 2 mã khác nhau, trùng tên). Khi đó công việc kiểm tra lại số liệu, chứng từ để gộp mã, sửa mã mất nhiều thời gian và sai xót
- Tình huống 3 – Làm trên Excel không cần đặt mã: Excel thuần túy sẽ có hạn chế về độ dài ký tự trong công thức (không quá 255 ký tự), tìm kiếm theo tên (phân biệt có dấu, không dấu, dấu chấm, phẩy, cách). Người sử dụng chỉ cần gõ lệch hoặc khác đi 1 ký tự thì excel sẽ tính toán hoặc trả về kết quả sai. Điều này rất nguy hiểm khi làm báo cáo và xử lý số liệu trên Excel
Để khắc phục được những sai lầm trước đẩy, chuẩn hóa hơn trong công tác xử lý số liệu thì việc làm quan trọng hàng đầu chính là hệ thống hóa lại công việc đặt mã.
Những cách đặt mã tối ưu và hay được ứng dụng:
Cách 1: Mã được tăng tự động theo ngày hoặc theo thứ tự. Ví dụ: Mã hàng hiện tại đang là 000123 thì mã kế tiếp sẽ tăng lên là 000124. Trường hợp này thường gặp trong các công ty sản xuất theo đơn đặt hàng với mã hàng trong các đơn hàng là khác nhau. Sản xuất xong cho đơn hàng nào thì mã hàng trước đó tạo sẽ không sử dụng cho đơn hàng sau mà bắt buộc phải tạo mã mới khi phát sinh đơn hàng mới.
Cách 2: Mã được đặt theo chuỗi ký tư quy định. Ví dụ: NL-C-V-A-2 Trong đó NL-Loại NVL, C- Thuộc loại NVL chính, V-Loại vải, A-Chất lượng tốt nhất, 2-Kích cỡ. Trường hợp này thường gặp trong các công ty có mô hình kinh doanh và sản xuất lớn với nhiều mã hàng
Cách 3: Kết hợp 2 cách trên và có dự phòng số ký tự. Ví dụ đặt mã là NVL-C-V001 với 3 số cuối là 001 để dự phòng phát sinh không quá tối đa 1000 loại mặt hàng này. Mặt hàng sau phát sinh thêm tăng lên 1 mã
Sử dụng mã tối ưu cho việc nhập liệu, lên sổ sách, lập báo cáo và tìm kiếm
Như ở phần trên đã phân tích, nếu lập công thức, tìm kiếm, tra cứu theo tên thì sẽ rất khó khăn, dễ nhầm lẫn, sai xót khi tên quá dài. Do vậy, phương án ứng dụng theo mã sẽ trở thành tối ưu nhất, còn theo tên, theo các tham số khác (đơn vị tính, ghi chú, tên…) sẽ trở thành tiêu thức phụ, bổ trợ trong công việc
Các yếu tố thông tin tham gia trong việc đặt mã thì sẽ tùy theo cảm quan người đặt mã, mức độ quan trọng của yếu tố…Thông thường sẽ gồm các yếu tố sau: Loại, nhóm, chất lượng, nhà sản xuất, kích thước…
Trích nguồn: bluesofts
