Phần mềm BRAVO
Cao cấp
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, email là hình thức trao đổi phổ biến của mọi người, đặc biệt đối với dân văn phòng.
Dưới đây là 11 nguyên tắc cốt lõi mà chúng ta cần nắm vững:
1. Tiêu đề email rõ ràng, đúng trọng tâm
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân - liệu rằng bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt - thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.
Một điều lưu ý là nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến.
3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)
4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp
5. Hạn chế dùng dấu chấm than
Việc sử dụng nhiều dấu chấm than có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành". Do vậy,"hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể".
6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn
7. Mọi người đến từ các nền văn hóa khác nhau thì cách nói và viết phải khác nhau
Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
8. Trả lời email, ngay cả những email bị gửi nhầm cho bạn
Chắc chắn là bạn không thể khẳng định rằng mình sẽ không bao giờ gửi nhầm. Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ. Ngoài điều này thì việc trả lời tất cả các email cũng được xem là một quy tắc lịch sự, nhất là khi người gửi làm cùng công ty hoặc cùng ngành với bạn.
9. Đọc lại email trước khi gửi
Điều đó giúp bạn có thể kiểm tra lại được lỗi chính tả và ngữ pháp, ngữ cảnh của email trả lời xem đã phù hợp chưa?
10. Nhập địa chỉ email cuối cùng
Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc. Ngoài ra, nếu đang reply một email thì bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm địa chỉ người nhận trở lại để gửi.
11. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận
Hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.
Bây giờ thì bạn đã biết các quy tắc viết email cơ bản rồi đấy. Hãy áp dụng ngay từ bây giờ nhé.
Nguồn: Sưu tầm
Dưới đây là 11 nguyên tắc cốt lõi mà chúng ta cần nắm vững:
1. Tiêu đề email rõ ràng, đúng trọng tâm
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân - liệu rằng bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt - thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.
Một điều lưu ý là nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến.
3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)
4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp
5. Hạn chế dùng dấu chấm than
Việc sử dụng nhiều dấu chấm than có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành". Do vậy,"hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể".
6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn
7. Mọi người đến từ các nền văn hóa khác nhau thì cách nói và viết phải khác nhau
Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
8. Trả lời email, ngay cả những email bị gửi nhầm cho bạn
Chắc chắn là bạn không thể khẳng định rằng mình sẽ không bao giờ gửi nhầm. Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ. Ngoài điều này thì việc trả lời tất cả các email cũng được xem là một quy tắc lịch sự, nhất là khi người gửi làm cùng công ty hoặc cùng ngành với bạn.
9. Đọc lại email trước khi gửi
Điều đó giúp bạn có thể kiểm tra lại được lỗi chính tả và ngữ pháp, ngữ cảnh của email trả lời xem đã phù hợp chưa?
10. Nhập địa chỉ email cuối cùng
Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc. Ngoài ra, nếu đang reply một email thì bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm địa chỉ người nhận trở lại để gửi.
11. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận
Hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.
Bây giờ thì bạn đã biết các quy tắc viết email cơ bản rồi đấy. Hãy áp dụng ngay từ bây giờ nhé.
Nguồn: Sưu tầm
