Phần mềm ưu việt cho các đơn vị Bán lẻ tại Việt Nam

[Phần mềm BRAVO]

Phần mềm BRAVO 7 ERP-VN và Bài toán đặc trưng tại DN chuỗi bán lẻ​

04 vấn đề cơ bản khiến cho các doanh nghiệp bán lẻ lúng túng khi quản lý đó là:

- Quản trị tài chính chuỗi cửa hàng;
- Quản lý nhân viên bán hàng;
- Kiểm soát hàng hoá;
- Quản lý khách hàng.

Công ty TNHH Thương mại BOO (BOO) - một trong những công ty lớn về sản xuất và phân phối các sản phẩm thời trang. Với hệ thống cửa hàng lớn, việc quản lý các hoạt động bán hàng tại đây được quan tâm đặc biệt. Nhằm đảm bảo vận hành tốt hoạt động và nâng tầm tính chuyên nghiệp – đẳng cấp cho thương hiệu, tháng 2/2017 vừa qua, BOO đã tin tưởng lựa chọn Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO làm đối tác cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP-VN.

Chi tiết Hệ thống BRAVO ERP-VN tại BOO được triển khai cho: Bộ phận Bán hàng và Dịch vụ khách hàng, Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Kho, Bộ phận Nhân sự - Tiền lương, Bộ phận Tài chính – Kế toán.

• Với bộ phận Mua hàng: Yêu cầu được đặt ra: mua hàng nguyên phụ liệu cho gia công, mua hàng gia công và mua hàng dịch vụ hành chính, sửa chữa. Với BOO, bộ phận mua hàng phải phối hợp được với bộ phận Sản phẩm để thiết lập định mức tồn trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại nguyên phụ liệu.

• Với bộ phận Kho: Phần mềm đã đảm bảo được yêu cầu về điều phối hàng hóa, quản lý kho cũng như quản lý Logistic và giao nhận.

• Với bộ phận Nhân sự: Hệ thống của BRAVO giúp BOO quản lý được các vấn đề về hợp đồng lao động, bảo hiểm, quản lý công việc, quản lý cấp phát đồng phục, chấm công, lương…

• Với bộ phận Kế toán tài chính: Hệ thống BRAVO đã kế thừa được dữ liệu của tất cả các phân hệ còn lại nhằm quản lý và lên các báo cáo phù hợp.

• Bộ phận phận bán hàng và dịch vụ khách hàng: Đây là bộ phận vô cùng quan trọng và cần được quản lý tốt đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bán lẻ. Với BOO, phần mềm BRAVO đã hỗ trợ tốt được yêu cầu tại đây như:

- Import (Nhận dữ liệu) kế hoạch bán hàng (dạng Excel) vào phần mềm để theo dõi.

Với hệ thống nhiều cửa hàng, đa dạng về mặt sản phẩm cũng như các chương trình khuyến mãi được áp dụng liên tục, lại khác nhau tại các vùng miền hay đối tượng khách hàng. Hệ thống BRAVO đã thiết lập để BOO có thể khai báo chương trình khuyến mại, chiết khấu. Khai báo, nhằm cập nhật được bảng giá sản phẩm, chính sách khuyến mại, chiết khấu theo từng mặt hàng, nhóm hàng, cửa hàng, vùng miền, từng đối tượng khách hàng/nhóm đối tượng khách hàng. Tự động cập nhật giá, chính sách khuyến mại theo thời gian hiệu lực của chương trình.

- Thực hiện bán hàng: Phần mềm BRAVO xử lý POS tại cửa hàng.

- Nhận dữ liệu từ văn phòng công ty mẹ về từng cửa hàng (theo cơ chế tự đồng bộ đã thiết kế cập nhật): Bảng giá, chính sách, mã vật tư, mã khách hàng, mã cửa hàng.

- Bán hàng theo chính sách Công ty ban hành, một số thủ tục khi thực hiện bán hàng trên phần mềm. Đặc biệt, Với BOO ngoài các khách hàng lẻ còn có các khách buôn (nhà phân phối), chương trình cũng tạo các luồng dữ liệu liên quan đến các bộ phận khác như kho hay kế toán để xử lý các đơn hàng bán buôn.

Chính sách Bán hàng cho khách hàng việc quản lý thông tin khách hàng cơ bản như: email, Số điện thoại, Tên, giới tính, ngày sinh, lịch sử giao dịch của khách… nhằm nắm bắt và triển khai các chương trình phù hợp với từng khách hàng được tiến hành thuận lợi. Đặc biệt, BRAVO tích hợp được tính năng chính sách bán hàng cho nhân viên và liên kết với phân hệ nhân sự để tính lương. Đó là ưu điểm của việc sử dụng hệ thống ERP, vì các phòng ban có thể kết nối, kế thừa dữ liệu của nhau nhằm quản lý tốt công việc chung.

Với việc nắm vững các bài toán đặc trưng của nhiều lĩnh vực khác nhau, cộng với đội ngũ nhân viên Triển khai giàu kinh nghiệm, phần mềm BRAVO đã đáp ứng được các yêu cầu quản trị cụ thể tại từng doanh nghiệp. Với BOO, dự án đã nghiệm thu trong vòng 5 tháng triển khai và hiện tại, phần mềm đã được đưa vào sử dụng ổn định.

>>> Chi tiết về Bài toán nghiệp vụ dành cho Doanh nghiệp bán lẻ.

 

[Phần mềm BRAVO]

Thiết lập một phần mềm quản lý bán hàng và công nợ​

Trước tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nội dung của 2 mức độ của quy trình nghiệp vụ bán hàng mà các doanh nghiệp sẽ quản lý dựa theo quy mô doanh nghiệp và lượng đơn hàng, với các mức độ từ cơ bản tới nâng cao như sau:

• Mức độ cơ bản nhất: Hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ quản lý khi phát sinh hóa đơn bán hàng nhằm ghi nhận số lượng hàng hóa và doanh thu tương ứng với đối tượng khách hàng cụ thể. Theo đó, các số liệu phát sinh sẽ là căn cứ để quản lý công nợ phải thu của khách hàng, bảo hành hay đổi trả… Với mức độ này, doanh nghiệp có thể nắm được các số liệu doanh thu, công nợ một cách cơ bản nhất. Đủ đảm bảo cho ban lãnh đạo nắm bắt tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp trong kỳ mà từ đó có các chính sách tương ứng.
• Mức độ thứ 2: Sẽ phức tạp hơn nhiều khi nhà quản trị muốn nắm bắt được các đơn hàng, hợp đồng đã ký kết với khách hàng và tình trạng hiện thời của nó ra sao. Rõ ràng chúng ta có thể thấy từ đơn hàng, hợp đồng đến khi xuất hóa đơn bán hàng ghi nhận số lượng bán thực tế là một khoảng cách xa. Trong đó có nhiều tình huống sẽ không quản lý được nếu không tổ chức theo dõi một cách chính xác nhất. Một số yêu cầu quản trị có thể đặt ra như số lượng đơn hàng đã thực hiện/chưa thực hiện – ngày dự kiến giao hàng, bảng kê đơn hàng và phân bổ hàng cho các đơn hàng, công nợ/lãi lỗ theo hợp đồng, hạn thanh toán….

>> Quy trình thiết lập phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

• Xác định nhu cầu quản trị khả thi của doanh nghiệp

Một vấn đề tuy đơn giản nhưng thật khó xác định đó là nhu cầu của doanh nghiệp vì trong cuộc sống, nhu cầu luôn là không giới hạn. Tuy nhiên khả năng chi trả lại luôn là bị giới hạn (yếu tố này không khó xác định) và năng lực của chính doanh nghiệp cũng bị giới hạn. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ chỉ quản lý những thông tin, quy trình nghiệp vụ thực sự cần thiết với mình.

• Xây dựng quy trình quản trị chuẩn cho doanh nghiệp

Căn cứ theo nhu cầu quản trị và năng lực thực tế mà doanh nghiêp có thể xây dựng quy trình phù hợp và tốt nhất nên theo tiêu chuẩn chất lượng ISO sẽ giúp ích được rất nhiều cho việc triển khai ứng dụng giải pháp ERP sau này.
Tuy nhiên một lưu ý đặt ra là quy trình phải chuẩn và phải có khả năng ứng dụng được trong thực tế của doanh nghiệp. Nếu không quy trình cũng chỉ là một thứ trưng bày cho có mà thôi.

• Lựa chọn nền tảng công nghệ xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ phải thu

Trước khi xây dựng giải pháp phần mềm, đơn vị tư vấn phải khảo sát chi tiết nhu cầu quản trị của doanh nghiệp từ đó đề xuất những lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp nhất. Có những công nghệ rất ưu việt nhưng chi phí sẽ tốn kém hoặc đòi hỏi cơ sở hạ tầng đồ sộ để ứng dụng giải pháp. Hoặc một số khác thì tiết kiệm nhưng không đủ đáp ứng một số tính năng quan trọng như bảo mật dữ liệu chẳng hạn.

>> Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ BRAVO

Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống giải pháp quản lý doanh nghiệp (BRAVO 7 ERP-VN), là sản phẩm chính mà BRAVO cung cấp.
Phần mềm quản lý bán hàng BRAVO nhằm trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Giúp Lãnh đạo nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời.
>>> Xem thêm phần mềm quản lý bán hàng của BRAVO

 

[Phần mềm BRAVO]

Phần mềm quản lý bán lẻ chuyên nghiệp BRAVO​

Về phần mềm POS (BRAVO)
Quản lý bán lẻ (phần mềm POS) là một phân hệ nằm trong hệ thống phần mềm quản trị tổng thể - Giải pháp phần mềm ERP của BRAVO. Phần mềm hỗ trợ thực hiện công việc và kiểm soát toàn bộ quy trình bán lẻ tại cửa hàng, quầy hàng… đặc biệt các doanh nghiệp có hoạt động mô hình chuỗi cửa hàng.

Tìm hiểu cách thức hỗ trợ của Phần mềm quản lý bán lẻ BRAVO

​

• Thiết lập danh sách máy tính (các quầy, cửa hàng), các nhân viên tham gia bán lẻ. Khai báo phân quyền kiểm soát thao tác của nhân viên bán lẻ (không cho phép sửa đổi giá, sửa đổi các giao dịch đã bán… tránh gian lận trong làm việc).
• Lập và in phiếu mở phiên (quầy), biên bản giao tiền. Có tính năng tự động mở phiên giao dịch.
• Lập và in các giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy chiết khấu… Ghi nhận tiền khách hàng trả và tiền phải trả lại khách hàng) .
• Lập và in các giao dịch hàng bán lẻ bị trả lại.
• Khai báo và quản lý hàng hóa theo mã vạch, theo serial, hình ảnh... Lập và in mã vạch từ phần mềm.
• Quản lý lượng hàng theo từng kho, điểm bán hàng. Quản lý và theo dõi việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho, các vị trí.
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu, tặng quà… tới từng mặt hàng, nhóm hàng.
• Quản lý theo dõi khách hàng qua thẻ từ, tích điểm thưởng…
• Tra cứu xem các thông tin liên quan về từng mặt hàng, từng khách hàng… nhanh chóng và tiện lợi.
• Thanh toán bằng nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, ví điện tử).
• Lập và in danh sách các loại tiền nộp khi đóng phiên giao dịch.
• Thống kê theo dõi trạng thái hóa đơn bán lẻ theo nhân viên thu ngân và theo hình thức thu tiền (tiền mặt, thẻ ngân hàng).
• Gộp, lập và tự động hạch toán các hóa đơn bán lẻ thành hóa đơn tài chính từ đó lên trực tiếp bảng kê sổ sách kế toán, doanh thu bán hàng, thuế VAT phải nộp…
• Lập và in báo cáo doanh số bán lẻ (theo ngày, nhân viên, phiên bán hàng, mỗi nhóm khách hàng…), Báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng xuất (theo phiên bán hàng, nhân viên, nhóm khách hàng…), Báo cáo việc lập các hóa đơn thuế VAT (từ nguồn dữ liệu bán lẻ)…

>> Chi tiết, mời xem tại: http://bit.ly/2BzDHZF

 

[Phần mềm BRAVO]

Hướng dẫn thao tác trên phân hệ quản lý bán hàng BRAVO​

Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng là một trong những phân hệ cơ bản thuộc Hệ thống Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (BRAVO 7 ERP-VN), sản phẩm chính mà BRAVO cung cấp.

Trên phần mềm quản lý bán hàng của BRAVO, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán sẽ theo dõi, quản lý được các nguồn/ khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Ngoài ra, lãnh đạo doanh nghiệp cũng nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời điểm.
Dưới đây là hướng dẫn 8 bước thao tác cụ thể trên phần mềm quản lý bán hàng BRAVO 7:
1. Ghi nhận yêu cầu khách hàng

2. Lập Bảng giá bán hàng

3. Lập Báo giá

4. Đặt hàng bán (SO)

5. Hợp đồng bán

6. Hóa đơn bán hàng

7. Hàng bán bị trả lại

8. Thu tiền khách hàng

>> Chi tiết về chi tiết 8 bước thực hiện, tại đây.

 

[Phần mềm BRAVO]

Hướng dẫn cách cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý​

Để chủ động tối ưu lượng hàng tồn kho và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn còn đúng sản phẩm vào đúng lúc, DN cần xác định và theo dõi các chỉ số dưới đây. Từ đó, sẽ hiểu được về cách tồn kho đang chuyển động trong kinh doanh.

Chỉ số hệ số vòng quay hàng tồn kho

Hệ số vòng quay hàng tồn kho dùng để đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, được xác định bằng doanh thu hoặc giá vốn hàng bán chia cho giá trị hàng tồn kho trung bình. Hệ số này thường được so sánh qua các năm, đề cập đến số lần mà hàng hóa đã bán ra cho một khoảng thời gian cụ thể.
Nếu hệ số vòng quay hàng tồn kho lớn, thì tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho đang là nhanh và ngược lại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp. Tùy thuộc vào tính chất ngành nghề kinh doanh để cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý, vì không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu. Hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho (tổng lợi nhuận / chi phí hàng tồn kho trung bình)

Tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho được tính bằng tổng lợi nhuận trên số tiền đã đầu tư vào hàng tồn kho (tổng lợi nhuận/ chi phí hàng tồn kho trung bình).
Tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho dùng để trả lời các câu hỏi cơ bản như: “Đầu tư vào hàng tồn kho đã cho ra bao nhiêu lợi nhuận?”, “Với mỗi đồng đầu tư vào hàng tồn kho cho ra bao nhiêu đồng lợi nhuận nhận lại?”. Từ đó, có thể xác định xem có đáng để đầu tư vào mặt hàng đó hay không?
Về tỷ lệ phần trăm hàng bán (số hàng đã bán / (số hàng còn tồn + số hàng đã bán) x 100%)

Thêm một chỉ số xác định tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý là: tỷ lệ phần trăm hàng bán (số lượng hàng hóa bán ra so với số lượng hàng hóa nhập từ đầu), được tính bằng công thức sau:
Tỷ lệ phần trăm hàng bán = [Số hàng đã bán / (Số hàng còn tồn + Số hàng đã bán)] x 100%
Chỉ số này dùng để đánh giá hiệu suất bán hàng của sản phẩm, cung cấp cho người dùng biết hàng hóa đang chuyển động nhanh hay chậm và cần phải bán bao nhiêu nữa để xả hàng tồn kho. Tỷ lệ phần trăm hàng bán cung cấp những ý tưởng về sản phẩm nào đang bán chạy và cho phép nhà quản lý thực hiện các quyết định tốt hơn nhập hàng gì, bán hàng gì…?

Đối với các doanh nghiệp lớn, cửa hàng có nhiều chi nhánh thì việc quản lý hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn. Giải pháp được đưa ra ở đây là sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp tổng quan nhất, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền…, cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp. Mọi con số, chỉ tiêu đó bạn đều có thể dễ dàng thống kê bằng việc sử dụng phần mềm. Phần mềm quản lý kho hàng mà BRAVO đang cung cấp đã trở thành sự lựa chọn của gần 3000 khách hàng là các doanh nghiệp vừa và lớn trên cả nước khi giải quyết bài toán “Cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý?”
>> Chi tiết về Phần mềm quản lý kho hàng BRAVO.