Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP- Phân hệ tài chính kế toán

[Rainy Tran]

Tài liệu này được xây dựng nhằm mục đích mô tả các quy trình nghiệp vụ, xử lý và các giải pháp chi tiết hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của phân hệ tài chính kế toán theo hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp của SS4U.ERP EXPRESS nhằm thống nhất Quy trình quản lý mới khi ứng dụng SS4U.ERP EXPRESS vào doanh nghiệp.
Nhằm đạt được các yêu cầu sau :

• Xây dựng và triển khai chương trình quản lý quy trình sản xuất của doanh nghiệp trên hệ thống SS4U.ERP EXPRESS.
• Là tài liệu hướng dẫn chi tiết đối với người dùng.

Nghiệp vụ xác nhận công nợ hoá đơn mua hàng trong nước

• AP_01: Đơn hàng mua
  • Bộ phận mua hàng sẽ cung cấp thông tin: Nhà cung cấp, PO, mặt hàng,… để bộ phận kho làm phiếu nhận hàng.
• AP_02: Biên bản giao nhận hàng
  • Các thông tin trên Biên bản giao nhận hàng đã được Hoàn thành trên hệ thống sẽ được chuyển tới user Kế toán kho để làm Phiếu nhập kho.
  • Quy trình lập chi tiết tham khảo ở giải pháp Phân hệ mua hàng
• AP_03: Phiếu nhập kho
  • Các thông tin trên phiếu nhập kho đã được Hoàn thành trên hệ thống sẽ được chuyển tới user Kế toán phải trả để tiến hành xác nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp
  • Quy trình lập phiếu nhập kho xem chi tiết ở giải pháp phân hệ mua hàng.
• AP_04: Hóa đơn GTGT
  • Nhà cung cấp gửi hóa đơn GTGT cho Doanh nghiệp để hoàn tất thủ tục mua hàng giữa hai bên.
  • Thao tác này thực hiện bên ngoài hệ thống.
• AP_05: Kiểm tra/ Đối chiếu
  • Kế toán công nợ phải trả tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại giữa hóa đơn GTGT mà nhà cung cấp gửi với các phiếu nhập kho hàng hóa trên hệ thống. Các thông tin chính cần kiểm soát: số hóa đơn, ngày, số seri, mặt hàng, tên, số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ lệ thuế,…
  • Nếu các thông tin ra hóa đơn của nhà cung cấp đã gửi đến không đúng với thực tế hoặc không chấp nhận được vì lý do nào đó. Chẳng hạn, sai Tên công ty, sai mã số thuế, ghi không đúng với quy định của cơ quan thuế,… Khi đó Kế toán công nợ phải trả tiến hành trả lại hóa đơn cho nhà cung cấp.
  • Nếu các thông tin ra hóa đơn của nhà cung cấp đã gửi đến đều đúng và chấp nhận được, Kế toán phải trả tiến hành lập chứng từ xác nhận công nợ phải trả theo hóa đơn trên hệ thống cho nhà cung cấp
  • Thao tác này làm thủ công ở bên ngoài hệ thống.
• AP_06: Xác nhận công nợ phải trả theo hóa đơn
  • Sau khi đã kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT của nhà cung cấp Kế toán phải trả tiến hành xác nhận công nợ.
  • Kế toán phải trả vào màn hình Hóa đơn để tiến hành xác nhận công nợ phải trả. Đường dẫn chương trình: Phân hệ kế toán phải trả (AP)/ Hóa đơn.
  • Kế toán phải trả vào màn hình này nhấn Ctrl+F11 để load chứng từ đã được đẩy tự động từ phân hệ mua hàng sang; kiểm tra lại các thông tin mua hàng, đồng thời kiểm tra hạch toán kế toán của chứng từ. Khi các thông tin đều đã đúng và chấp nhận được thì tiến hành Complete chứng từ.
  • Khi đã Complete (Hoàn thành) chứng từ dữ liệu được tự động đưa lên báo cáo, công nợ của nhà cung cấp tăng lên theo nghiệp vụ. Hệ thống hạch toán nghiệp vụ như sau: Nợ 3319, 133/ Có 3311, 3312. Ở đây, dùng tài khoản trung gian là 3319

Màn hình công nợ hóa đơn

• AP_07: Theo dõi công nợ phải trả trên báo cáo
  • Sau khi kế toán phải trả tiến hành Complete chứng từ thì các dữ liệu được hạch toán vào tổng hợp và đưa lên các báo cáo tự động. User theo dõi công nợ phải trả trên các báo cáo như: Tổng hợp công nợ phải trả, Chi tiết công nợ phải trả,…

Màn hình xem lại các chừng từ đã nhập trong kỳ
Nghiệp vụ xác nhận công nợ hóa đơn bán hàng

• AR_01: Kiểm tra bổ sung thông tin in hóa đơn
  • Kế toán bán hàng sau khi kiểm tra thông tin nhận từ bộ phận bán hàng thì tiến hành bổ sung một số thông tin cần thiết để xuất hóa đơn.
  • Đường dẫn: Phân hệ quản lý bán hàng (OM)/ Hóa đơn/ Hóa đơn (Nội địa/ Xuất khẩu).

Màn hình thông tin hóa đơn

• AR_02: Xác nhận công nợ phải thu theo hóa đơn
  • Kế toán phải thu kiểm tra lại các thông tin công nợ, chứng từ được chuyển sang và tiến hành xác nhận công nợ và theo dõi.
  • Đường dẫn: Phân hệ kế toán phải thu (AR)/ Hóa đơn

Màn hình xác nhận công nợ phải thu theo hóa đơn
Quy trình nhập mới TSCĐ

• FA_01: Đơn đặt hàng
  • Bộ phận mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng mua tài sản cố định. Có thể lập trên hệ thống ở phân hệ mua hàng hoặc lập bên ngoài hệ thống.
  • Nếu lập trên hệ thống thì chỉ ứng dụng chức năng lập đơn đặt hàng chứ không tiến hành nhập kho như các trường hợp lập đơn hàng mua khác.
  • Thông thường quá trình thực hiện mua tài sản cố định đều có sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc từ trước.
• FA_02: Giao dịch mua bán
  • Nhà cung cấp và Bộ phận mua hàng tiến hành các giao dịch mua bán tài sản cố định như giao nhận, lắp đặt, chạy thử, kiểm tra, đánh giá chất lượng,…
  • Quá trình giao dịch này sau khi đã hoàn tất sẽ có biên bản nghiệm thu hoặc Biên bản giao nhận tài sản làm căn cứ. Đồng thời thao tác này được thực hiện bên ngoài hệ thống.
• FA_03: Biên bản giao nhận tài sản
  • Kế toán tài sản nhận được Biên bản giao nhận tài sản hoặc Biên bản nghiệm thu tài sản từ Bộ phận mua hàng và các hóa đơn, chứng từ khác, có thể có cả hợp đồng mua bán,… sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin trên chứng từ.
  • Đây là các căn cứ dùng để nhập liệu tăng tài sản cố định trên hệ thống.

• FA_04: Nhập tăng tài sản cố định
  • Kế toán tài sản cố định tiến hành kiểm tra các thông tin trên hóa đơn chứng từ và thực tế tài sản cố định rồi nhập liêu tăng trên hệ thống.
  • Đường dẫn: Phân hệ quản lý tài sản cố định (FA)/ Chức năng tài sản/ Nhập mới tài sản
  • Sau khi nhập liệu sẽ lưu thông tin ở tình trạng Chưa Duyệt để trình Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt mới tiến hành hoàn thành nghiệp vụ nhập mới tài sản.
  • Tài sản cố định lúc này đang được quản lý ở tình trạng Chưa Duyệt có thể chỉnh sửa được, chưa được xác nhận công nợ, chưa được tính khấu hao,..

Màn hình nhập tăng TSCĐ

• FA_05: Ký duyệt
  • Ban Tổng Giám Đốc nhận hóa đơn chứng từ trình ký về Tài sản cố định được nhập mới sẽ tiến hành kiểm tra xem xét ký duyệt.
  • Nếu các thông tin có sai sót hoặc không hợp lý sẽ phản hồi hoặc không ký duyệt. Nếu các thông tin đã đúng và hợp lý sẽ tiến hành ký duyệt để Kế toán tài sản cố định hoàn thành nghiệp vụ nhập mới này.
• FA_06: Complete nhập mới tài sản
  • Kế toán tài sản cố định sau khi đã được Ban lãnh đạo ký duyệt sẽ tiến hành Duyệt các thông tin nhập tăng tài sản trên hệ thống.
  • Đường dẫn: Phân hệ quản lý tài sản cố định (FA)/ Chức năng tài sản/ Nhập mới tài sản
  • Ở màn hình này Kế toán tìm lại chứng từ nhập mới và chuyển từ tình trạng Chưa Duyệt sang tình trạng Duyệt để hoàn tất nghiệp vụ nhập tăng tài sản. Khi đó hệ thống hạch toán kế toán như sau: Nợ 211/ Có 2119.

Lập kế hoạch dòng tiền

• Màn hình thực hiện
  • Bước 1: Khai báo Danh mục dòng tiền

• Bước 2: Lập Kế hoạch dòng tiền

• Mô tả:
  • Bước 1: Khai báo Danh mục dòng tiền
    • Chức năng này cho phép khai báo, định nghĩa các chỉ tiêu để lập nên dòng tiền của công ty. Tất cả các chỉ tiêu chi tiết sẽ được khai báo ở đây. Nếu trong quá trình thực tế phát sinh thêm các chỉ tiêu khác để theo dõi thì user sẽ bổ sung ở màn hình này trước.
    • Nút Bật/ Tắt cho phép sử dụng hay ngưng sử dụng một chỉ tiêu nào đó. Nếu trong quá trình phát sinh theo dõi thực tế có những chỉ tiêu nào không còn phù hợp nữa thì user sẽ vào màn hình này để nhấn nút Bật/ Tắt.
    • Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Danh mục dòng tiền.
  • Bước 2: Lập kế hoạch dòng tiền:
    • Chức năng này cho phép khai báo lập chi tiết dòng tiền theo tất cả các chỉ tiêu đã được định nghĩa ở trên.
    • Trước khi thực hiện thao tác khai báo tại màn hình này user nhấn nút để load toàn bộ các chỉ tiêu đã được khai báo định nghĩa sẵn. Sau đó, user tiến hành nhập liệu giá trị theo dõi cho từng chỉ tiêu dòng tiền theo từng kỳ muốn lập.
    • Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền/ Lập dòng tiền (Cash Flow).
  • Chú ý:
    • Dòng tiền cần lấy thêm kế hoạch thanh toán khế ước nhận nợ để tự động lập kế hoạch dòng tiền cho khoản chi trả nợ vay và lãi vay.
    • Căn cứ để lập dòng tiền phải dựa vào kế hoạch ngân sách đã được duyệt ở các Bộ phận phòng ban. Do đó, hệ thống khi lập kế hoạch ngân sách cho khoản chi phí nào sẽ cho chọn luôn thuộc loại dòng tiền nào.

Báo cáo tài chính tổng hợp

• Mô tả
  • Hệ thống phần mềm SS4U.ERP EXPRESS hỗ trợ lập báo cáo tài chính tổng hợp trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu ở thời điểm lập báo cáo tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo của toàn đơn vị theo mô hình đa công ty.
  • Do hệ thống danh mục tài khoản kế toán được cấu thành từ nhiều Segment (như nói ở trên) nên việc phân tách dữ liệu giữa công ty, các chi nhánh rất thuận lợi. Khi cần báo cáo tổng hợp toàn công ty thì sẽ bỏ đi Segment 1 (mã công ty – Company cost).
  • Báo cáo tài chính có thể chi tiết ở VP công ty, các chi nhánh hoặc tổng hợp toàn công ty.
  • Các báo cáo tài chính tổng hợp toàn công ty gồm:
    • Báo cáo cân đối số phát sinh
    • Bảng cân đối kế toán tổng hợp
    • Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp
    • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp tổng hợp
    • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gián tiếp tổng hợp
  • Đường dẫn màn hình: Phân hệ kế toán tổng hợp (GL)/ Báo cáo tài chính/ Báo cáo tài chính

Với mong muốn cung cấp kiến thức về sử dụng ERP, hi vọng phần tài liệu này sẽ giúp cho các bạn có thể hình dung được cách thức vận hành cũng như quy trình trong phân hệ quản trị tài chính của SS4U